Como você controla as visitas técnicas e o desempenho dos equipamentos? O relatório de manutenção é a maneira mais eficaz de fazer esse gerenciamento. Isso porque o documento reúne uma série de informações que dão um panorama geral da operação para os gestores e clientes.
A seguir, entenda como o relatório de manutenção pode ser utilizado pelas empresas, como criar um relatório do zero e tenha acesso a modelos prontos que podem ser baixados ou usados no sistema do Produttivo. Acompanhe!
Experimente grátis: Modelos digitais de relatórios de manutenção em aplicativo
- O que é um relatório de manutenção?
- Quais são os tipos de relatórios de manutenção?
- Quando o relatório de manutenção deve ser feito?
- Qual a importância do relatório de manutenção?
- Quais são os componentes de um relatório de manutenção?
- Como fazer um bom relatório de manutenção?
- Como gerar relatórios de manutenção digitais?
O que é um relatório de manutenção?
O relatório de manutenção é um documento que reúne detalhes sobre a inspeção e reparo de algum equipamento ou sistema.
Nele, encontram-se informações sobre o equipamento que passou pela manutenção, o técnico responsável, o diagnóstico do maquinário, os itens que foram verificados ou trocados e os procedimentos realizados.
Além disso, o relatório de manutenção também serve para orientar a equipe técnica antes do serviço, funcionando como uma lista de verificação de todos os itens que devem ser inspecionados durante a visita técnica.
Sua função é ser um registro confiável e verídico das manutenções realizadas, incluindo análises e avaliações técnicas, além de evidências fotográficas que comprovem o relato apresentado.
Através dele, a gestão consegue reunir e metrificar dados importantes para a operação, como:
- Quais são os equipamentos que precisam de manutenção com mais recorrência;
- Qual o tempo médio entre as falhas de um ativo;
- Materiais, ferramentas e peças mais utilizadas nas inspeções;
- Número de ordens de serviço emitidas em um determinado período de tempo;
- Custos das atividades de manutenção;
- Nível de desempenho da equipe técnica;
- Não conformidades mais comuns;
- Tempo de atendimento investido para cada tipo de reparo;
- Entre outros.
Todos esses dados contribuem para um planejamento operacional mais eficaz e uma gestão assertiva, totalmente baseada em dados.
Quais são os tipos de relatórios de manutenção?
O relatório de manutenção pode ser criado em vários formatos, com diferentes objetivos. Vamos conhecer os mais comuns:
Relatório de manutenção preventiva
O relatório de manutenção preventiva é usado para acompanhar o desempenho de equipamentos e sistemas, entendendo quando alguma peça ou componente deve ser substituído, antes que se torne um problema grave.
Seu principal objetivo é evitar as paradas não programadas nos equipamentos e aumentar a confiabilidade e disponibilidade dos ativos. Por isso, o ideal é criar um planejamento para que os maquinários passem por manutenções preventivas periodicamente, mesmo que não estejam apresentando falhas.
Veja um exemplo de modelo digital de relatório de manutenção preventiva do Produttivo, que pode ser editado e adaptado à sua necessidade:
Modelo digital: Relatório de manutenção preventiva
Relatório de manutenção corretiva
Já o relatório de manutenção corretiva é indicado para paradas não programadas, em que o equipamento apresenta falhas que devem ser corrigidas o quanto antes para que ele possa voltar a operar normalmente.
Por isso, o relatório de manutenção corretiva é mais utilizado em situações emergenciais, registrando a opinião do técnico sobre o problema e as soluções aplicadas para resolvê-lo.
Olha só como fica:
Modelo digital: Relatório de manutenção corretiva
Relatório de manutenção preditiva
O relatório de manutenção preditiva também serve para monitorar o desempenho e saúde dos equipamentos. A diferença é que, além das checagens de dispositivos e sistemas, ele também traz campos para anotações e coletas de dados, que permitem uma análise mais aprofundada dos equipamentos.
A partir dos dados registrados no relatório, a equipe técnica pode identificar tendências e apontar padrões de funcionamento, podendo se preparar para o aparecimento de falhas com antecedência.
É comum que os modelos apresentem campos para registro de análises de vibração ou de análise termográfica, como nos exemplos abaixo:
Modelo digital: Relatório de manutenção preditiva
Relatório de custo de manutenção
O relatório de custo de manutenção é semelhante a um orçamento, reunindo os gastos que o cliente terá para realização do serviço. É possível incluir campos para preço de peças e materiais, valor por hora e outras questões que influenciam no orçamento final.
Ele pode ser usado tanto para passar uma previsão de custos ao cliente quanto para registrar o valor já gasto com os serviços, criando um histórico. Veja só um exemplo criado e preenchido no Produttivo:
Modelo digital: Relatório de custo de manutenção
Relatório fotográfico de manutenção
Como o próprio nome diz, o diferencial do relatório fotográfico de manutenção são as imagens presentes nele. Elas servem tanto para comprovar o serviço quanto para mostrar um “antes e depois” da atividade executada, exibindo de forma clara a importância do serviço.
Dê uma olhada:
Modelo digital: Relatório fotográfico de manutenção
No Produttivo, os relatórios ficam ainda mais confiáveis, porque é possível bloquear a inclusão de registros vindos da galeria do celular dos técnicos e as imagens feitas na hora acompanham data e horário de quando foram tiradas, garantindo a veracidade das informações apresentadas.
Quando o relatório de manutenção deve ser feito?
O relatório de manutenção pode ser feito em todo serviço de reparo, servindo para:
- Comprovar os serviços executados;
- Acompanhar quais equipamentos e ativos foram inspecionados e estão em pleno funcionamento;
- Identificar conformidades, não conformidades e planos de ação;
- Agendar as próximas manutenções;
- Ter previsibilidade de paradas;
- Reunir dados sobre os equipamentos que orientem as decisões da gestão;
- Auxiliar na definição de estratégias em curto, médio e longo prazo;
- Contribuir com o planejamento operacional das manutenções;
- Ajudar a medir o desempenho dos ativos e a produtividade da equipe técnica;
- Prevenir acidentes de trabalho;
- Reduzir custos de manutenções;
- Evitar a necessidade de realização de manutenções corretivas;
- Criar um histórico de dados e indicadores;
- Controlar o estoque de materiais, ferramentas e peças utilizadas no serviço.
Qual a importância do relatório de manutenção?
O relatório de manutenção é essencial para garantir a eficiência, segurança e confiabilidade dos equipamentos. Por servir como um registro detalhado das atividades de manutenção realizadas, ele ajuda na tomada de decisões estratégicas e na melhoria contínua dos processos.
Vamos entender melhor sua importância:
Registro histórico
O relatório de manutenção permite acompanhar o histórico de manutenção de cada equipamento, facilitando diagnósticos e prevenindo falhas recorrentes.
Prevenção de falhas
As informações presentes no relatório podem ser usadas para identificar padrões de desgaste e possíveis problemas antes que causem paradas inesperadas, permitindo que a equipe se antecipe às falhas.
Segurança operacional
O documento também assegura que os equipamentos estejam em boas condições de uso, reduzindo riscos de acidentes e garantindo conformidade com normas regulamentadoras.
Gestão de custos
O preenchimento do relatório ajuda a controlar gastos com manutenção, permitindo identificar oportunidades de economia e otimização de recursos.
Tomada de decisão
Ele ainda oferece dados precisos para a gestão, auxiliando na definição de estratégias de manutenção e outros planos de ação relacionados.
Aumento da vida útil dos equipamentos
O monitoramento contínuo e a manutenção adequada, em conjunto com o registro desses cuidados, prolongam a durabilidade dos ativos, reduzindo a necessidade de substituições frequentes.
Mais produtividade
O acompanhamento dos equipamentos proporcionado pelo relatório de manutenção reduz o tempo de inatividade e melhora a eficiência operacional, garantindo que os equipamentos estejam sempre disponíveis quando necessário.
Quais são os componentes de um relatório de manutenção?
Como vimos, um relatório de manutenção pode ser elaborado com diferentes objetivos, mas é comum que algumas informações se repitam independentemente da função do documento. As informações mais comuns são:
- Dados da empresa (nome, razão social, CNPJ, endereço, telefone, e-mail);
- Dados do cliente (nome, razão social, CPF ou CNPJ, endereço, telefone, e-mail);
- Identificação do profissional que executou o serviço;
- Data e hora de início e fim do serviço;
- Tempo previsto e tempo total de execução;
- Local de realização da manutenção;
- Dados do equipamento (nome, marca, modelo, tipo, número de série);
- Tipo de manutenção a ser realizada;
- Descrição detalhada da atividade realizada;
- Listagem de peças e materiais utilizados no serviço;
- Custos dos serviços para o cliente;
- Diagnóstico com avaliação técnica;
- Observações e recomendações;
- Evidências fotográficas;
- Assinatura do cliente e do responsável pela manutenção.
Lembre-se que a falta de informações em um relatório de manutenção pode ocasionar em retrabalho, falhas e até acidentes.
Como fazer um bom relatório de manutenção?
Existem alguns pontos essenciais que vão aumentar a confiabilidade e qualidade do seu relatório de manutenção. Vamos listar a seguir:
Estabeleça quais as prioridades dos relatórios de manutenção
Dependendo do tipo de manutenção, o objetivo muda: se é uma manutenção corretiva, a prioridade é resolver o problema emergencial. Caso seja preventiva, é possível listar quais componentes dos equipamentos precisam ser revisados e com que frequência.
Por isso, é importante que o objetivo e as prioridades de cada operação sejam definidos antes da produção do relatório, para entender quais dados são mais importantes de serem coletados e apresentados em cada caso.
Use métricas e indicadores para justificar os relatórios de manutenção
Métricas e indicadores precisam ser acompanhados, porque norteiam decisões e contribuem para a aplicação de melhorias em todo o processo.
A partir dos relatórios, é possível obter dados sobre desempenho dos ativos, custos de manutenção, tempo médio entre falhas, tempo médio de cada intervenção e muito mais!
Para a coleta e análise desses dados, a tecnologia faz toda a diferença. Os softwares de gestão de manutenção auxiliam na identificação de gargalos na execução do serviço, na criação de histórico de informações e na identificação das causas das falhas.
Faça um checklist em todos os relatórios de manutenção
Além de agilizar o preenchimento do relatório, os checklists de manutenção contribuem para que o técnico não esqueça nenhum ponto importante da manutenção, incluindo aqueles listados por lei.
As listas podem ser usadas para substituir ou complementar o relatório, oferecendo uma maneira fácil e rápida de registrar os pontos observados.
Descreva os responsáveis e o status de cada tarefa
A descrição dos responsáveis pela execução dos serviços permite que os técnicos tenham clareza em suas atividades, tornando o processo mais rápido e seguro. Além disso, conhecer o status de cada tarefa ajuda a gestão no planejamento dos próximos passos.
Defina o tempo de cada atividade
O tempo de cada atividade faz parte dos indicadores que devem ser acompanhados pela gestão. Saber esse dado com exatidão é importante para que o gestor entenda quanto tempo a equipe técnica leva para realizar cada tarefa, podendo precificar melhor o serviço ou fazer alterações de contrato com seus clientes.
Inclua o nome dos responsáveis pelo relatório
Incluir o nome dos técnicos responsáveis pela manutenção confere mais autoridade ao documento, além de ajudar o gestor a saber qual o volume de manutenções realizadas por técnico. Também cria uma relação de confiança e proximidade com o cliente.
Crie um cabeçalho profissional
Um bom cabeçalho contém informações que ajudam na rápida identificação e diferenciação entre relatórios. Ao consultar o cabeçalho é importante saber quem realizou o serviço, qual é o cliente e quando a atividade foi executada.
Por esse motivo, o cabeçalho deve apresentar dados como:
- Nome da empresa e do cliente;
- CNPJ;
- Endereço;
- Telefone;
- Logo;
- Técnico responsável pela manutenção;
- Data de realização;
- Horário de início e finalização do serviço;
- Dados do local ou equipamento inspecionado.
Tudo isso demonstra um relatório mais profissional, o que impressiona os clientes.
Priorize a padronização
A padronização do relatório de manutenção ajuda na organização e consulta dos documentos, sem falar no profissionalismo que passa para os clientes.
Um formato bonito, contento logo da empresa e uma distribuição organizada das informações, faz toda a diferença.
Identifique as informações principais
Este item é primordial para o bom entendimento do técnico sobre o que precisa ser checado. Por isso, pense sempre numa ordem inteligente e que respeite a sequência de itens que precisam ser inspecionados — isso traz agilidade ao processo e elimina retrabalhos.
Questões de conformidade e não conformidade
Em auditorias e inspeções, essa é uma opção fundamental para entender o estado dos ativos, o tempo de vida útil de cada um e os próximos passos para as manutenções ou trocas dos equipamentos.
Dependendo da maturidade do processo e da tecnologia utilizada, as questões de conformidade também podem estar vinculadas com a geração de dados, gerando notificações sempre que uma não conformidade for encontrada.
Evidências dos serviços realizados
Por último, é recomendado que um relatório de manutenção traga evidências dos itens que foram apontados com problemas e irregularidades, como fotos.
Além de comprovar a realização do serviço, as imagens também ficam guardadas como histórico, o que ajuda os técnicos a estudar os erros, entendendo causas e melhores soluções.
Como gerar relatórios de manutenção digitais?
Os processos de registro e análise das manutenções se tornam ainda mais eficazes quando digitalizados. Com o uso de softwares, os relatórios são preenchidos rapidamente, contam com recursos antifraude, a anexação de fotos é feita na hora e o próprio sistema automatiza atividades recorrentes da equipe técnica.
Um exemplo de sistema que permite a criação de relatórios automáticos e inteligentes é o Produttivo. O agendamento de serviços é feito pelo painel do gestor no computador e a equipe técnica sempre é notificada em seu celular ou tablet sobre as atividades, incluindo informações sobre o local da inspeção e o formulário que deve ser respondido.
No aplicativo, mesmo sem acesso à internet, os técnicos conseguem preencher relatórios, laudos e checklists, com recursos que facilitam o preenchimento. E assim que a inspeção é finalizada, o relatório de manutenção já está pronto para ser enviado ao cliente, conforme o padrão da sua empresa.
Conheça alguns diferenciais do relatório de manutenção criado no Produttivo:
- As informações sobre a empresa, o cliente e o equipamento que passou pela manutenção são preenchidas pelo próprio sistema com base nos cadastros realizados;
- As fotos são anexadas automaticamente ao relatório final;
- É possível bloquear a anexação de fotos vindas da galeria do celular da equipe técnica, permitindo somente fotos tiradas na hora;
- As fotos tiradas na hora pelo aplicativo saem com marcação de data, horário e localização;
- O próprio sistema calcula quanto tempo o formulário levou para ser preenchido, mostrando o tempo total do serviço;
- A localização também é preenchida pelo próprio sistema;
- Os campos textuais podem ser preenchidos por comando de voz;
- As assinaturas são coletadas digitalmente na tela do celular dos técnicos;
- É possível personalizar o relatório escolhendo entre 13 tipos de campo de resposta, cor das seções, tamanho das imagens e fontes e ainda incluir as logos da empresa e dos clientes.
Ao usar sistemas digitais, além de aumentar a agilidade com que a equipe técnica produz o relatório, as informações apresentadas ao cliente se tornam mais seguras, profissionais e confiáveis.
O Produttivo é um sistema completo que oferece soluções para todo o processo de manutenção, conheça algumas delas:
- Agendamento de serviços manualmente ou de forma automática, quando as atividades são recorrentes;
- Acompanhamento do status de realização de cada serviço;
- Criação ordens de serviço, checklists e relatórios totalmente digitais e personalizados;
- Acompanhamento de dados e indicadores criados a partir das informações dos relatórios;
- Recebimento de alertas sempre que uma não conformidade é detectada e agendamento de atividades corretivas para solucioná-las;
- Acompanhamento do nível de satisfação dos clientes através do disparo de pesquisas de satisfação.
Você pode testar o Produttivo gratuitamente e experimentar diversos modelos de relatórios de manutenção sem pagar. Cadastre-se no sistema e tenha acesso a todas as funcionalidades!
