Serviços externos são atividades normalmente terceirizadas, envolvendo tarefas de manutenção, instalação, entre outras.
Justamente por isso, os profissionais e empresas responsáveis pela prestação desse tipo de serviço precisam ter um acompanhamento do que já foi feito, o que está na fila e outras formas de controle.
Vamos entender melhor qual a importância dos serviços externos, como controlá-los para melhorar o desempenho dos técnicos e quais recursos ajudam na gestão para que a tecnologia faça todo o trabalho. Acompanhe!
Veja também: Software para gestão de serviços externos com acesso de qualquer lugar
O que são serviços externos?
Serviços externos são atividades realizadas por empresas ou indivíduos fora da organização principal, mas que são essenciais para a empresa que contratou o serviço.
Esses serviços são contratados para aproveitar a expertise dos profissionais, reduzir custos, melhorar a eficiência e liberar recursos internos para se concentrar nas atividades principais do negócio.
Vamos conhecer alguns tipos de serviços externos:
- Instalação: é muito comum abrir um chamado externo para instalação de máquinas e equipamentos, principalmente os mais complexos, como instalação de ar condicionado;
- Manutenção: serviços de manutenção também tendem a ser terceirizados para profissionais autônomos ou empresas especializadas em assistência técnica do ativo em questão;
- Serviços de reparo: assim como a manutenção, reparos emergenciais (chamados de manutenção corretiva) normalmente são solicitados a técnicos experientes;
- Remoção: além da instalação, a remoção de um equipamento complexo também costuma exigir mão de obra especializada. Um exemplo são as máquinas industriais, que são mais delicadas.
Esses são apenas alguns exemplos de serviços externos. Atualmente, muitas empresas oferecem uma variedade de serviços terceirizados por meio de técnicos experientes e qualificados com objetivo de reduzir custos para o cliente, entre outros benefícios.
Qual a diferença entre serviços externos e internos?
Serviços internos são atividades realizadas por funcionários da própria empresa, utilizando recursos e infraestrutura internos. Esses serviços são geridos diretamente pela organização.
Já os serviços externos são tarefas realizadas por outras empresas ou indivíduos que não fazem parte da organização. Eles são contratados ou terceirizados para aproveitar a especialidade externa.
Normalmente, os serviços internos são aqueles mais essenciais e aderentes ao trabalho da empresa, que não podem parar e por isso faz mais sentido que haja uma pessoa ou equipe responsável.
Por outro lado, os serviços externos são aqueles mais esporádicos, que não têm demanda suficiente para um funcionário próprio e que exigem conhecimentos específicos, de modo que é mais vantajoso para a empresa abrir um chamado quando necessário, em vez de ter um funcionário designado para isso em seu quadro.
Qual a importância do controle de serviços externos?
Geralmente, os serviços externos são prestados por empresas especializadas ou profissionais autônomos a clientes físicos ou jurídicos. O controle dos serviços externos é importante para ambas as partes, vamos conhecer os motivos:
- Acompanhamento de demandas para que não haja atraso;
- Comprovação da realização do serviço contratado;
- Comprovação do pagamento realizado;
- Melhor a comunicação entre cliente, gestor e técnico mesmo em locais diferentes;
- Controle da jornada dos técnicos;
- Monitoramento dos problemas mais comuns.
Uma ferramenta que pode auxiliar no controle de serviços externos é a ordem de serviço, um documento que contém a solicitação do cliente, informações sobre o serviço a ser prestado (como histórico do equipamento) e campos para registro das observações do técnico.
Veja um exemplo de ordem de serviço digital preenchida dentro do sistema Produttivo:
O modelo de ordem de serviço do Produttivo já vem pronto para usar e é totalmente digital, sendo preenchido pelo celular ou tablet do técnico. O documento ainda fica armazenado em nuvem e é compartilhado tanto com a gestão quanto com o cliente.
Experimente grátis: Modelo digital de ordem de serviço para serviços externos
Como fazer o controle de serviços externos?
É totalmente possível fazer o controle de serviços externos mesmo com as equipes em campo. Separamos algumas dicas para te ajudar, olha só:
Comunicação transparente e eficiente
Em primeiro lugar, crie uma cultura de comunicação clara entre gestores, técnicos e clientes para que todos os envolvidos estejam alinhados. Quando há ruídos de comunicação, há mais chance de falhas no planejamento e execução dos serviços.
Padronização dos processos
Outro ponto importante é garantir que todos os processos sejam padronizados. Desde a abertura do chamado até a conclusão do serviço, invista em ferramentas de organização e padronização, como checklists e sistemas de controle de operação.
Controle da jornada de trabalho
A empresa que presta o serviço ainda é responsável por controlar a jornada de trabalho da equipe de campo, garantindo o cumprimento correto das horas e a realização do serviço dentro desse período.
Para isso, você pode optar por um software de controle de jornada e contar com a ajuda de recursos como registro automático de duração do serviço.
Supervisão do trabalho de campo
A supervisão do trabalho de campo é essencial para assegurar que o serviço realizado tenha sido executado dentro dos padrões da empresa e conforme solicitado pelo cliente.
O Produttivo é um sistema que te ajuda nesse processo, por meio de recursos como:
- Portal de abertura de chamados que encaminha as solicitações do cliente de forma prática;
- Envio do chamado com todas as informações diretamente para o celular do técnico, que não precisa ir ao escritório para receber as instruções;
- Relatórios inteligentes que documentam todas as informações do serviço e ficam disponíveis para compartilhamento na hora;
- Registro automático do horário de início e fim do serviço, com cálculo da duração total;
- Inclusão de fotos tiradas na hora, ideal para comprovação do “antes e depois”;
- Dashboard de indicadores que reúne dados como volume de trabalho por cliente ou por técnico, entre outros filtros;
- E muito mais!
Faça o teste: Conheça os recursos do Produttivo para controle de serviços externos sem pagar nada por 15 dias
Coleta de dados e relatórios de desempenho operacional
Faça a coleta e análise de dados obtidos pela equipe durante o serviço, como volume de chamados do cliente, indicadores de falhas dos equipamentos e outras ferramentas para medir o desempenho dos técnicos e a qualidade do serviço prestado.
Tecnologias e software para gestão de equipes de campo
Que tal deixar que a tecnologia faça o trabalho de gestão dos serviços externos por você? Softwares como o Produttivo permitem o acompanhamento e monitoramento do trabalho mesmo à distância, pela tela do computador.
O Produttivo conta com recursos digitais e automáticos que ajudam no controle da sua operação, para que você possa direcionar seu tempo e atenção em outras atividades.
Agende uma demonstração com um consultor e veja como usar o Produttivo para controle dos serviços externos!
Como usar um software para controle dos serviços externos?
Os softwares para controle de serviços externos reúnem todas as ferramentas que você precisa em um único sistema, dispensando os formulários em papel, reuniões e outros recursos manuais e analógicos.
Ao contar com o auxílio da tecnologia, os serviços fluem de maneira mais rápida, confiável e fácil de acompanhar, já que é possível automatizar tarefas que antes precisavam ser feitas manualmente.
Assim, sua equipe ganha mais tempo para execução de atividades importantes, a gestão tem acesso a tudo que está acontecendo, há menos desentendimento com o cliente e você tem a garantia que seus serviços estão sendo realizados dentro do padrão de qualidade da empresa.
Recursos do Produttivo para a gestão de serviços externos
O Produttivo é um software especialmente desenvolvido para controle de serviços externos, como manutenção, instalação, inspeção, entre outros.
Vamos entender como ele funciona:
Painel do gestor
O painel do gestor pode ser acessado de qualquer lugar, basta acessar o site e fazer o login com as suas informações. Nele, irão constar todas as atividades da equipe, mostrando quais estão em andamento, atrasadas, concluídas e na fila.
Por meio do painel, o gestor ainda recebe os chamados dos clientes e pode direcioná-los para os técnicos com um clique. Também é possível selecionar um modelo de ordem de serviço, laudo, checklist ou relatório para que o técnico preencha durante a visita e incluir informações importantes sobre o serviço, como localização e observações especiais.
Se preferir, você pode criar seu próprio formulário totalmente personalizado para atender as necessidades da sua empresa ou do seu cliente. Todos os formulários do Produttivo ainda podem ser customizados com a sua logo.
Além disso, outros recursos do painel do gestor incluem:
- Plano de atividades para agendar serviços recorrentes com antecedência e evitar esquecimentos;
- Dashboard de indicadores automático que reúne os principais dados coletados pelos técnicos em gráficos de fácil entendimento;
- Pesquisa de satisfação para medir a reputação da empresa com o cliente;
- E muito mais!
Aplicativo
Já o aplicativo pode ser baixado no celular ou tablet do técnico que fará os serviços externos. Por meio do app, o profissional recebe a solicitação do chamado com todas as informações necessárias e até o modelo de relatório que deve ser preenchido.
Os relatórios digitais do Produttivo contam com diferenciais como:
- Leitura de QR Code, ideal para consultar o histórico do equipamento;
- Preenchimento por voz para que o técnico não tenha que digitar;
- Preenchimento automático do cabeçalho com dados sobre a empresa, o cliente e o serviço;
- Checklist da inspeção com questões de não conformidade e mais de 13 tipos de resposta, incluindo textos, lista de peças, valores, entre outros;
- Relatório fotográfico com fotos da galeria ou fotos tiradas na hora, com marcação de data e horário para evitar fraudes;
- Assinatura digital para atestar a realização do serviço pelo técnico e a confirmação do cliente.
Faça um teste grátis e comece a usar todos esses recursos agora mesmo!
