A automatização de processos hoje é muito acessível e pode ser usada por empresas de vários setores para agilizar a operação com economia e eficiência. Mas por onde começar essa mudança?
No artigo a seguir, vamos entender melhor como a automatização de processos funciona, conhecer exemplos, e ainda mostrar como o Produttivo pode ajudar. Boa leitura!
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- O que é a automatização de processos?
- Qual o objetivo da automatização de processos?
- Quais são os benefícios da automatização de processos?
- Como a automatização de processos funciona?
- Quando fazer a automatização de processos?
- Como fazer a automatização de processos na empresa?
- Como o Produttivo automatiza processos na sua empresa?
O que é a automatização de processos?
A automatização de processos é o uso de tecnologias para executar tarefas de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana constante. O objetivo é aumentar a eficiência, reduzir erros e economizar tempo e recursos.
Imagine, por exemplo, que uma empresa de varejo envia e-mails de confirmação de compra para os clientes a cada vez que um produto é adquirido. Fazer esse processo manualmente tomaria muito tempo e ainda haveria o risco de esquecimento por parte da empresa.
Com a automatização desse processo, os e-mails podem ser enviados automaticamente, de forma padronizada, sem o risco de esquecer.
A automatização de processos pode ir muito além do exemplo acima: hoje em dia, é possível contar com a tecnologia para automatizar uma grande variedade de atividades e serviços, como veremos a seguir.
Exemplos da automatização de processos
A automatização de processos pode ser usada hoje por empresas de diversas áreas. Vamos conhecer algumas possibilidades no setor de serviços:
Processos industriais
As indústrias já usam a automatização de processos na utilização de máquinas que operam com pouca ou nenhuma intervenção humana, fazendo corte, montagem, embalagem, entre outras atividades.
Além disso, é possível usar a tecnologia para:
- Manutenção preditiva com sensores: os equipamentos são monitorados por sensores que detectam vibração, temperatura ou desgaste. Assim, o sistema aciona automaticamente alertas antes que a máquina pare de operar;
- Controle de qualidade automatizado: câmeras e sensores verificam defeitos em peças em tempo real, de modo que peças com erro são automaticamente rejeitadas da linha;
- Gerenciamento automatizado de insumos: sistemas que verificam automaticamente o consumo de matéria-prima e disparam pedidos de compra quando o nível está baixo.
Processos logísticos
Os processos logísticos também podem ser automatizados, deixando que a tecnologia realize atividades como:
- Roteirização automática de entregas: o sistema escolhe automaticamente as melhores rotas com base em distância, tempo de trânsito e localização dos clientes;
- Emissão automática de notas fiscais e etiquetas: ao gerar um pedido no sistema, a nota fiscal eletrônica e a etiqueta de envio são criadas e impressas automaticamente;
- Rastreamento em tempo real: sistemas de rastreamento acompanham a localização em tempo real e enviam mensagens automáticas para os clientes a cada etapa (pedido em separação, em transporte, entregue);
- Controle automático de estoque: atualização automática do estoque conforme entrada e saída de mercadorias, com alerta automático quando o estoque atinge o nível mínimo;
- Agendamento automático de coletas e entregas: o sistema agenda coletas com transportadoras ou equipes internas com base na programação de produção ou recebimento.
Processos de manutenção
Na manutenção, alguns exemplos de processos que podem ser automatizados são:
- Agendamento automático de serviços baseado na disponibilidade da equipe, sem necessidade de consultar um calendário ou agenda;
- Checklists digitais que são enviados e preenchidos automaticamente pelo técnico no celular;
- Geração de relatórios de visita automaticamente após a conclusão do serviço.
Qual o objetivo da automatização de processos?
O objetivo da automatização de processos é tornar as tarefas mais eficientes, rápidas, econômicas e com menos erros humanos. Em outras palavras, é usar a tecnologia para otimizar o tempo, reduzir custos e melhorar a qualidade do que é feito.
Quando os processos são automatizados, a equipe pode usar seu tempo para outras atividades, aproveitando melhor os recursos da empresa.
A automatização também é uma aliada na padronização das tarefas e para evitar erros humanos, como esquecimentos.
Quais são os benefícios da automatização de processos?
Quando implementada corretamente, a automatização de processos pode trazer muitos benefícios. Vamos conhecer alguns deles:
Mais produtividade e eficiência
Tarefas manuais e repetitivas são feitas automaticamente, liberando a equipe para focar no que realmente importa.
O que levava horas (ou dias) pode ser feito em segundos, como envio de relatórios, propostas, agendamentos, cobranças, entre outros.
Melhor comunicação
Um software para automatização de processos também pode centralizar todas as informações, melhorando a comunicação e assegurando que toda a equipe tenha o conhecimento necessário da operação para realizar seu trabalho.
Distribuição das responsabilidades
A automatização ajuda a organizar tarefas entre os responsáveis, deixando claro quem cuida de cada etapa do processo.
Isso melhora a gestão de equipe e evita sobrecarga em uma única pessoa.
Controle e monitoramento
Tudo que é automatizado pode ser registrado e analisado depois: datas, responsáveis, etapas, tempo gasto, e outros indicadores. A partir disso, a empresa pode identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
Integração e confiabilidade de dados
Sistemas automatizados podem se comunicar entre si (por exemplo: vendas, estoque e financeiro), eliminando divergência de informações.
Os dados são centralizados e consistentes, o que aumenta a confiabilidade das análises e decisões.
Padronização dos serviços
Com a automatização, os processos seguem um fluxo fixo, o que melhora a qualidade e a consistência do trabalho, evitando a falta de padronização.
Redução de custos
Sistemas automatizados seguem regras fixas, evitando esquecimentos, erros de digitação ou passos pulados. Menos tempo gasto na correção de tarefas = menos gasto com mão de obra e retrabalho.
Como a automatização de processos funciona?
A automatização de processos funciona por meio da substituição de tarefas manuais por ações automáticas, usando sistemas, ferramentas e regras pré-definidas. O processo é estruturado de forma que as etapas sejam executadas sem (ou com pouca) intervenção humana.
Em softwares como o Produttivo, a automatização pode ser feita com o auxílio de diversos recursos, entre eles:
- Página de abertura de chamados para receber solicitações dos clientes automaticamente;
- Plano de atividades automático para agendar serviços recorrentes com antecedência;
- Preenchimento automático relatórios e checklists;
- Envio dos relatórios em PDF, pesquisa de satisfação e outros formulários;
- Extração e análise de dados, que são colocados em gráfico para facilitar a visualização.
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Quando fazer a automatização de processos?
Saber quando automatizar um processo é essencial para garantir que tempo e recursos sejam investidos da forma certa. Vamos conhecer os principais sinais e momentos ideais para fazer a automatização de processos:
Tarefas manuais e repetitivas
Se a tarefa é feita várias vezes por dia, semana ou mês, e sempre da mesma forma, ela provavelmente pode ser automatizada. Isso economiza tempo da equipe, que pode programar a realização da atividade automaticamente e se dedicar a outras coisas.
Um exemplo é o agendamento de manutenção periódica: usando sistemas como o Produttivo, o serviço pode ser programado com antecedência, assim não é preciso fazer o agendamento toda vez.
Erros frequentes
Quando o processo está gerando retrabalho ou falhas por descuido, rasuras ou esquecimento, automatizar pode reduzir esses erros drasticamente.
Se a tarefa depende de lembrete, memória ou atenção de alguém, o risco de esquecer também é grande. Automatizar garante que isso aconteça no tempo certo, sem atraso ou esquecimento.
Falta de padronização
Caso sua empresa não tenha procedimentos operacionais padronizados, pode ser difícil manter a consistência. A automatização pode ajudar, já que os sistemas asseguram que todas as atividades sejam executadas seguindo o mesmo padrão.
Comunicação descentralizada
Se você não consegue saber o que foi feito, quando, por quem ou em que etapa está, a automação pode trazer visibilidade e relatórios.
Como fazer a automatização de processos na empresa?
Que tal implementar a automatização de processos na sua empresa? Preparamos um passo a passo para te ajudar, confira:
1. Mapeamento do processo atual
Primeiro, é preciso entender como o processo funciona hoje:
- Quais são as etapas?
- Quem faz o quê?
- Quais ferramentas são usadas?
- Onde estão os gargalos?
2. Definição do fluxo automatizado
Depois, o processo é reestruturado:
- Quais etapas podem ser automatizadas?
- Quais sistemas vão se comunicar entre si?
- Que regras disparam cada ação?
3. Configuração de ferramentas
Agora é hora de usar ferramentas para aplicar a automação. Pode ser com:
- Softwares específicos, como o Produttivo;
- Sistemas de automação;
- Recursos internos de plataformas.
4. Testes e ajustes
Antes de rodar 100%, é importante testar:
- As etapas estão funcionando como esperado?
- Os dados estão corretos?
- O tempo de execução está adequado?
5. Monitoramento e melhoria contínua
Após implementado, o processo deve ser monitorado:
- Alguma etapa ainda trava?
- O cliente está satisfeito?
- O tempo e custo realmente melhoraram?
Seguindo os passos acima, você garante que a automatização de processos seja não apenas implementada corretamente, mas que ela funcione com eficiência para atingir os objetivos da empresa.
Como o Produttivo automatiza processos na sua empresa?
O Produttivo é um software para empresas que oferecem serviços de campo (como manutenção, inspeções, instalações e vistorias), automatizando processos operacionais.
Com o Produttivo, é possível fazer:
Agendamento automático de serviços
Crie ordens de serviço e agende visitas técnicas com poucos cliques. Os técnicos recebem a programação direto no app, sem necessidade de ligações ou papelada.
Checklists digitais e padronizados
Os formulários e checklists são preenchidos digitalmente no celular ou tablet do técnico durante a visita técnica. Isso evita erros de preenchimento e padroniza todos os serviços.
Geração automática de relatórios
Assim que o técnico finaliza o atendimento, o relatório é gerado automaticamente com fotos, assinaturas e observações.
Esse relatório pode ser enviado imediatamente para o cliente por e-mail ou WhatsApp — sem precisar editar nada.
Integração com outros sistemas (via API)
O Produttivo pode se integrar com ERP, CRM ou sistemas de atendimento. Isso automatiza o envio de dados entre setores e proporciona um controle mais completo da operação.
Controle de tempo e produtividade
O app registra automaticamente horários de início e fim do serviço, ajudando a medir tempo de execução e otimizar agendas.
Dashboards automáticos
Com o Produttivo, você tem acesso a indicadores de desempenho em tempo real: serviços finalizados, atrasos, falhas, produtividade por técnico, entre outros.
Distribuição de tarefas automatizada
O sistema organiza e distribui as ordens de serviço de forma mais inteligente, evitando sobrecarga em um técnico ou falhas de comunicação.
Centralização e confiabilidade dos dados
Todos os dados ficam armazenados em nuvem, com backup automático assim que o técnico se conectar à internet. Assim, você elimina planilhas soltas, papel e informações desencontradas.
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