A auditoria é um processo que ajuda no controle interno e na gestão da qualidade nas empresas, mas precisa ser implementada corretamente para que seja eficiente. Quando aplicada adequadamente, ela pode trazer muitos benefícios para organização de qualquer segmento.
No artigo a seguir, vamos entender melhor sobre o que é auditoria, qual sua importância e como aplicar na sua empresa com o auxílio de checklists. Boa leitura!
Experimente grátis: Software para criação e preenchimento de relatórios de auditoria digitais
O que é auditoria?
Auditoria é um processo de verificação, seja de um produto, serviço, setor, resultados apresentados, gastos ou até da empresa como um todo.
Seu objetivo é observar se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente, levando em consideração o padrão de qualidade da empresa e as normas regulamentadoras aplicáveis, entre outros critérios.
Ou seja, a auditoria é um tipo de inspeção, atuando como estratégia para garantir boas práticas na empresa e ainda apontar oportunidades de melhorias.
A frequência, responsabilidade e critérios da auditoria devem ser definidos com base nas necessidades da empresa, especialmente quando a vistoria for específica a um setor ou processo.
Para que serve a auditoria?
Como a função da auditoria é acompanhar os processos para garantir seu funcionamento adequado, seu propósito é identificar pontos de atenção (ou seja, quando o resultado não é satisfatório), abrindo espaço para sugestão de melhorias.
Com inspeções periódicas, é mais fácil reconhecer atividades que estão sendo executadas de maneira errada, entender seu impacto no produto ou serviço final, e assim dar margem para eventuais medidas corretivas.
Quais são as vantagens da auditoria?
Por chamar atenção para os pontos fracos da empresa, a auditoria oferece muitos benefícios quando aplicada, tais como:
Redução de custos
A auditoria é uma das melhores ferramentas para identificar fontes de desperdício de recursos e processos ineficientes que estão custando dinheiro à empresa. Ao corrigir esses problemas, a empresa pode reduzir seus gastos e melhorar o fluxo de caixa.
Otimiza o controle
Por ser uma ferramenta de controle interno, a auditoria proporciona mais conhecimento e domínio sobre a operação, e assim favorece a melhoria contínua dos processos.
Durabilidade de máquinas e equipamentos
Outro benefício das auditorias é que elas apontam irregularidades em máquinas e equipamentos, o que permite que a equipe técnica realize as correções necessárias (como troca de peças ou lubrificação). Com isso, os ativos aumentam sua vida útil, durando mais.
Segurança do trabalho
Algumas auditorias são feitas com o objetivo de identificar riscos presentes no ambiente. Dessa forma, a empresa aumenta a segurança no trabalho, preservando a vida, a integridade e a saúde dos colaboradores.
Quais são os tipos de auditoria?
Existem muitos tipos de auditoria que podem ser indicados para diferentes segmentos e situações, conforme a necessidade. Vamos conhecer alguns deles:
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada por representantes da própria empresa para examinar questões internas. Os objetivos podem ser variados, mas normalmente o propósito é assegurar que todos os processos estejam correndo dentro do esperado.
Um exemplo são as inspeções de segurança do trabalho, que analisam se todas as medidas de segurança estão sendo seguidas, como o uso de EPIs, por exemplo.
Auditoria externa
Já a auditoria externa é feita por pessoas que não pertencem ao quadro de funcionários da empresa, como um consultor especializado, ou ainda por órgãos públicos.
Esse tipo de auditoria normalmente é feito quando a empresa precisa de um ponto de vista imparcial. Isso é comum em casos de:
- Possibilidade de venda da empresa;
- Interesse de investidores;
- Fiscalização do cumprimento de leis e normas regulamentadoras;
- Comprovação da veracidade dos dados declarados publicamente;
- Obtenção de certificados.
No caso de fiscalização, normalmente a empresa não pode interferir no processo, já que a auditoria fica a cargo de órgãos públicos especializados.
Auditoria ambiental
A auditoria ambiental pode ser interna, para verificar se a empresa está cumprindo suas políticas ambientais internas, ou externa — nesse caso, é realizada por órgãos como a secretaria do meio ambiente em busca de irregularidades na questão ambiental (como descarte irregular de resíduos), ou ainda por consultorias especializadas para obtenção de certificados como a ISO 14001.
Auditoria hospitalar
Como o nome já entrega, a auditoria hospitalar é realizada em clínicas, hospitais e outros ambientes hospitalares. Normalmente é realizada internamente, com o objetivo de auditar processos específicos desse segmento.
Leia também: Check list limpeza hospitalar: dicas + modelos
Auditoria de qualidade
A auditoria de qualidade é comum em indústrias, mas não está restrita à produção. Seu principal objetivo é verificar se os resultados estão dentro de um padrão pré-estabelecido. Por isso, costuma ser interna, mas também pode ser fiscalizada externamente, dependendo do segmento.
Pode ser aplicada em diversas áreas dentro da empresa, buscando excelência operacional no serviço prestado.
Auditoria de sistemas
Já a auditoria de sistemas é direcionada para o setor de tecnologia, analisando se os softwares utilizados são seguros e adequados às necessidades da empresa.
Além disso, pode envolver a análise de computadores e outros equipamentos de informática, para verificar sua inviolabilidade e confidencialidade das informações ali contidas.
Auditoria operacional
Por sua vez, a auditoria operacional analisa todo o aspecto de funcionamento da empresa. Isso abrange os colaboradores, os processos do dia a dia, os resultados apresentados, e o desempenho da empresa como um todo.
É uma auditoria mais ampla, podendo ser aplicada em todos os setores, e cujo principal objetivo é a eficiência das operações, aliada à saúde financeira da empresa e à qualidade dos processos. Por isso, pode ser feita em conjunto com outros tipos de auditoria.
Auditoria contábil
Um dos tipos mais comuns, a auditoria contábil é responsável por acompanhar a parte financeira da empresa, analisando o que entra e o que sai no fluxo de caixa.
É indicada para identificar débitos indevidos, desvios de dinheiro, fraudes processuais, mau uso do patrimônio, erros nos registros e outras prestações de contas.
Por isso, é comum que seja encomendada por investidores antes de injetar dinheiro na empresa, ou por compradores interessados em adquirir a organização. Nesses casos, é feita por um consultor externo, que indica se o negócio é ou não interessante do ponto de vista financeiro.
Além dos tipos de auditorias que citamos acima, é possível fazer outras análises levando em consideração diferentes critérios e áreas de atuação.
Em todas as situações, o propósito é o mesmo: identificar irregularidades, sinalizar pontos de atenção, e abrir espaço para a implementação de soluções.
Quais as diferenças entre auditoria interna e externa?
A auditoria interna normalmente é realizada por membros da própria empresa, ou por profissionais especializados contratados pela organização. Seu objetivo é melhorar procedimentos internos.
Já a auditoria externa não fica sob o controle da empresa: pode ser realizada por órgãos fiscalizadores ou a pedido de partes interessadas, como possíveis investidores. Também pode ser feita sem nenhum aviso prévio.
Quem faz a auditoria?
A pessoa responsável pela auditoria deve ser um profissional capacitado na área a ser vistoriada. Por exemplo: em uma auditoria de segurança, o auditor responsável pode ser um técnico ou engenheiro do trabalho.
Independentemente da auditoria ser externa ou interna, o importante é que o auditor seja qualificado com os conhecimentos técnicos necessários para identificar falhas e irregularidades.
Como funciona uma auditoria?
A auditoria pode ser realizada por uma comissão interna ou externa, como falamos anteriormente.
Para realizar o processo, primeiro é preciso decidir alguns pontos essenciais a serem observados, como:
- O quê: é o objeto da auditoria, podendo ser um departamento, um produto, uma prática, e até uma pessoa. É possível realizar auditorias mais amplas (na empresa inteira) ou dividir conforme necessário;
- Por quê: qual é o objetivo da auditoria? Ela pode ser de rotina, buscando falhas ocasionais, ou ser motivada por alguma situação, como um acidente de trabalho;
- Quem: outro ponto importante é decidir quem será o auditor, como uma comissão, um profissional específico ou uma empresa terceirizada.
Com essas questões definidas, aí então é possível dar início ao procedimento. O auditor, seja ele uma pessoa ou uma comissão, vai examinar cuidadosamente o objeto da auditoria, usando indicadores e parâmetros para avaliar se há alguma irregularidade, e sugerir intervenções.
Os parâmetros devem ser pertinentes à questão, e também devem ser definidos anteriormente. Por exemplo: imagine uma auditoria de qualidade para avaliar um produto manufaturado.
Para saber se o item produzido atende ao padrão de qualidade, é preciso estabelecer as características que se esperam daquele produto, e o que significa estar fora do padrão dentro dessas métricas. Pode ser o tamanho, a cor, o material, e outras variações.
Muitas vezes, os critérios são definidos por lei ou normas específicas a uma determinada área de atuação. Em outros casos, isso é definido pela própria empresa com base em suas exigências.
Uma vez que a empresa tenha os resultados obtidos com a auditoria, o próximo passo é analisar se há alguma anormalidade e, se houver, estabelecer soluções para que o problema não volte a acontecer.
Recomenda-se realizar avaliações periódicas para evitar a recorrência das irregularidades, e também para analisar, em auditorias posteriores, se os problemas anteriormente identificados foram corrigidos.
Quais são as etapas que compõem uma auditoria?
Agora chegou a hora de ver como executar sua auditoria. Para implementar essa prática, você pode seguir as etapas abaixo e garantir mais eficiência no processo:
Crie um plano anual para as auditorias
Para assegurar a máxima eficiência da auditoria, não deixe que seja um evento isolado — recomendamos que seja feito um planejamento anual para que diferentes tipos de auditoria sejam realizados na frequência ideal para cada necessidade.
Liste quais são os aspectos a serem auditados e a periodicidade de cada um, então elabore um plano de atividades para programar as vistorias e garantir que nenhuma seja perdida por esquecimento ou falta de organização.
Informe as equipes sobre os procedimentos
Peça a opinião e ajuda das equipes para executar as atividades com qualidade e excelência no dia a dia, e notifique-as antes de cada auditoria (quando for pertinente, claro) para assegurar transparência e demonstrar confiança nos funcionários.
Isso também dá a oportunidade de implementar melhorias antes mesmo que as falhas sejam registradas formalmente, gerando proatividade.
Saiba quais setores serão auditados
Não planeje sua auditoria de última hora: organize com antecedência o que será auditado e por quê, assim a coleta de informações é otimizada e o resultado também.
Mapeie e padronize os processos internos
Sua auditoria não vai ser eficaz se a empresa não tiver parâmetros para comparar o resultado. Para isso, mapeie o que espera encontrar em cada aspecto auditado e sinalize quais são os padrões de qualidade estabelecidos.
Outro benefício dessa etapa é que ela dá oportunidade para que as ações corretivas sejam aplicadas antes mesmo da auditoria, já que as equipes têm um registro formal de referência, em vez de agir às cegas.
Estruture e siga um cronograma de ações
O cronograma deve detalhar quando a auditoria irá acontecer, quem realizará e o que será vistoriado, em detalhes para que nenhuma não conformidade passe despercebida.
Desse modo, o auditor otimiza o processo, evita o absenteísmo e garante que todos os aspectos pertinentes sejam realizados.
Faça um checklist com os itens a serem auditados
Uma ferramenta que vai facilitar sua auditoria é o checklist. As listas permitem planejar com antecedência quais os pontos que precisam ser observados, e também registrar se eles estão conformes ou não.
Assim, você garante que a auditoria seja completa e que todas as informações coletadas sejam registradas de maneira fácil de entender.
Para otimizar ainda mais o processo, que tal investir em um checklist digital? O Produttivo é um sistema que te ajuda a planejar, executar e comprovar auditorias e outros serviços.
O aplicativo conta com modelos prontos de checklists, ordens de serviço e relatórios, e também é possível personalizar o seu formulário digital com questões que fazem sentido para o seu negócio.
Veja só um modelo de checklist de auditoria preenchido dentro do sistema Produttivo e exportado em PDF:
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de auditoria
Assim fica mais fácil registrar os itens da auditoria, comprovar com fotos tiradas na hora e com marcação de data e hora, e exigir assinatura digital para comprovar que a inspeção foi feita.
Que tal fazer um teste grátis do Produttivo?
