Ciclo PDCA: quais são as 4 etapas e como aplicar?

Em um cenário empresarial onde a busca por eficiência e inovação é constante, contar com uma ferramenta que transforma desafios em oportunidades é essencial. O ciclo PDCA é uma metodologia estratégica que preza pelo aperfeiçoamento contínuo de processos, serviços e produtos. 

Neste texto, você descobrirá como o ciclo PDCA pode ser aplicado de maneira prática em diversas áreas e receberá dicas importantes. Acompanhe os detalhes de cada etapa e veja como a implementação dessa metodologia pode gerar ganhos significativos, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e focado na melhoria constante. 

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O que é ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma ferramenta estratégica utilizada em empresas que desejam melhorar continuamente seus processos e manter a inovação e a qualidade como centro de sua cultura. 

O nome ciclo PDCA é, na verdade, uma sigla das palavras inglesas plan, do, check e act, que significam planejar, fazer, checar e agir. Continue lendo para entender melhor como funciona cada passo e a importância do planejamento, tentativa, coleta de informações e tomada de decisões na sua empresa.

Qual o objetivo do ciclo PDCA?

O objetivo do ciclo PDCA é alcançar melhorias na produção e nos resultados a partir de um planejamento estruturado. A ideia é, basicamente, entender a origem de um problema e traçar estratégias para acabar com ele.

Mas um dos grandes diferenciais dessa ferramenta é que ela é realista: sabe que circunstâncias podem mudar, e também que a chance de resolver totalmente uma questão na primeira tentativa pode ser relativamente baixa, e por isso é um ciclo. Isso significa que, após realizar a última ação da estratégia, voltamos ao planejamento, com a intenção de deixar os processos o mais próximo da perfeição possível. 

Trouxemos um exemplo bem simples para ilustrar na prática: pense em um mercadinho ou mercearia de bairro que abriu em frente a uma escola e está enfrentando dificuldades nas vendas. 

Sem o uso do ciclo PDCA, pode ser que a decisão dos gestores fosse começar a vender materiais escolares para atrair o público e fazer com que eles entrem no comércio. Parece uma boa ideia, não é? O problema é que ela pararia por aí. 

Com o ciclo PDCA, as coisas seriam diferentes. Primeiro, a ideia seria pensada, discutida e aprovada. Depois, a mercearia compraria uma pequena quantidade dos produtos e anunciaria sua disponibilidade. Após uma análise de vendas crítica, se houvesse adesão, materiais escolares seriam um produto fixo nas prateleiras. 

Depois, já começaria o planejamento de outras possibilidades, quem sabe colocar o freezer de sorvetes num lugar visível, chamando atenção das crianças, oferecer condições especiais para pais de matriculados na escola ou montar um grupo de Whatsapp com ofertas. Lembrando que os aprendizados anteriores influenciam no uso ou não de novas ideias. 

Percebeu a diferença? O ciclo PDCA não para na primeira solução encontrada, mas busca continuamente aprimorar os processos, testando, avaliando e ajustando estratégias para alcançar os melhores resultados.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

Para conhecer o ciclo PDCA, é necessário entender o objetivo e os processos de cada uma de suas etapas. Vamos lá?

1 – Plan (planejar)

O primeiro passo é planejar o que será feito. Para facilitar essa etapa, sugerimos que você responda quatro perguntas básicas, nessa ordem:

• O quê? – Qual é o problema que você quer resolver ou evitar? Em que âmbito gostaria de aplicar mudanças para obter resultados melhores?
• Para quê? – Qual resultado exatamente você quer alcançar com suas ações? Atrair mais leads? Vender mais? Alcançar uma satisfação maior dos clientes? O foco aqui é no que vai solucionar a questão, e não no problema em si. 
• O que define um bom resultado? – Aqui, a ideia é colocar uma meta numérica. Por exemplo, 300 novos leads, 50 compras aprovadas a mais ou 97% de satisfação numa pesquisa respondida por clientes.
• Como? – Depois de ter as respostas para as perguntas acima, resta traçar a estratégia que você e sua equipe acreditam que trará bons resultados, com base em experiências passadas, pesquisas ou indicações de especialistas, por exemplo. 

É importante pensar num plano de ação detalhado e listar tudo o que será necessário para que ele tenha sucesso. Em alguns casos, um planejamento financeiro alinhado com as outras áreas da empresa também é interessante. 

Saiba mais: Por que 70% das empresas falham no planejamento de serviços e como você pode não ser uma delas?

2 – Do (fazer)

Esse é o momento de colocar a mão na massa e aplicar tudo o que foi planejado no passo anterior. É importante se atentar para alguns aspectos:

• Garantir que todos os recursos necessários estão disponíveis, evitando paradas inesperadas no plano ou erros;
• Adaptar pequenas questões, se necessário, desde que elas sejam acordadas com toda a equipe e sejam registradas com detalhes e justificativa no documento final do planejamento;
• Treinar corretamente a equipe, garantindo que todos sabem qual é seu papel em cada processo e que tenham os conhecimentos técnicos necessários para executá-lo;
• Monitorar as atividades, observando se não há lacunas ou ações fora do planejamento;
• Registrar todas as ações realizadas, a fim de ter um histórico amplo para ajudar em decisões futuras e evitar repetição de ideias que tiveram resultados negativos.

3 – Check (checar)

O momento de checagem, ao contrário do que pode parecer, não começa depois da aplicação do plano, mas ao mesmo tempo. Isso acontece porque, durante a execução do planejamento, é necessário registrar todos os dados para análise.

Nessa etapa, você deve:

• Comparar os resultados obtidos com aqueles números que você registrou durante a elaboração do plano;
• Observar quais indicadores foram satisfatórios e quais não tiveram o desempenho esperado;
• Encontrar possíveis justificativas para esses resultados, pensando em possíveis modificações que poderiam ser feitas para melhorá-los;
• Avaliar a metodologia de trabalho adotada e o que poderia ter sido feito de maneira diferente. 

Finalmente, esse é o momento de decidir se o experimento foi positivo ou negativo e quais seriam possíveis pontos de melhoria no caso de aplicação definitiva no negócio.

4 – Act (agir)

Depois de classificar os experimentos e decidir se eles continuarão a ser aplicados na empresa, é hora de colocar a mão na massa. Veja as opções possíveis:

• Se o plano foi positivo: faça os possíveis pequenos ajustes que tornam a estratégia aplicável a longo prazo no seu negócio, se for uma ação contínua. No caso de ações pontuais, registre os aprendizados para auxiliar na validação das próximas ideias que surgirem. 
• Se o plano foi negativo: não siga com o experimento, mas identifique e registre quais foram seus principais erros e pontos de melhoria. Talvez a ideia não seja aplicável ao seu negócio ou área, mas é possível que alguns ajustes façam com que ela seja positiva. 

Independentemente se os resultados foram ou não satisfatórios, é muito importante voltar para o primeiro passo. Seja para melhorar ainda mais o que já é positivo ou para remodelar uma ideia falha, a ideia de ser um ciclo implica que o trabalho e seus benefícios sejam constantes e nunca se encerrem, garantindo evolução e aprimoramento contínuos.

Quais são os benefícios de aplicar o ciclo PDCA?

A aplicação do ciclo PDCA pode gerar diversos benefícios para o seu negócio. Vamos conferir os principais deles?

Melhorias contínuas

Quando o ciclo é colocado em ação diversas vezes, o resultado é que os processos vão sendo aprimorados. Assim, você evita que sua empresa fique estagnada e garante os melhores resultados, com implementação de inovações do mercado no cotidiano e exclusão de processos não efetivos.

Menos gastos

Por manter a atenção contínua nos processos, funcionamento de ativos e conduta dos colaboradores, o ciclo PDCA consegue detectar certos problemas, como necessidade de manutenção em equipamentos, procedimentos irregulares ou até mesmo processos defasados. 

Com isso, a empresa tem a possibilidade de ter cada vez menos gastos desnecessários e escolher com cuidado em quais locais ela quer aplicar seus investimentos. 

Padronização dos processos e produtos

Com o ciclo PDCA, o esforço para encontrar e resolver problemas nos processos e o registro do passo a passo de cada atividade incentiva a criação de padrões.

Além disso, é criado o hábito de verificar se as atividades estão sendo feitas da maneira correta  durante o passo “do”, o que tende a ser mantido ao longo de todos os ciclos, ou mesmo depois do seu fim.

Trabalho em equipe

O ciclo PDCA não funciona corretamente se todos da equipe não estiverem engajados e corretamente treinados. Por isso, aplicar essa ferramenta gera uma cultura de trabalho em equipe dentro da empresa, partindo da máxima de que todos os funcionários sabem que dependem uns dos outros para concluir sua parte das tarefas. 

Visão estratégica

O ciclo PDCA ajuda a desenvolver uma visão cada vez mais estratégica, a partir das tentativas, resultados negativos e positivos. A cada ideia, estudo e conclusão, a equipe consegue olhar com mais clareza para o negócio e entender quais atividades podem funcionar melhor.

Satisfação do cliente

É claro que todos os benefícios durante a produção não poderiam deixar de impactar o final da operação: seu cliente. Por entregar produtos e serviços muito mais atualizados e com maior qualidade, a empresa consegue conquistar a satisfação e fidelidade do consumidor. 

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Em quais áreas da sua empresa é possível aplicar o ciclo PDCA?

Por ser uma ferramenta bastante versátil, o ciclo PDCA pode ser aplicado em diversos segmentos de negócio e em vários setores da empresa. Veja alguns exemplos de como ele pode ajudar em diversas áreas:

• No marketing: desenvolvimento de campanhas de lançamento de novos produtos e serviços;
• Na logística: revisão e aprimoramento dos processos de distribuição e entrega;
• Em finanças: redução de custos operacionais por meio da melhoria dos processos financeiros;
• Em TI: implementação de sistemas de gestão integrada e soluções tecnológicas;
• Na produção industrial: melhoria da eficiência dos processos de fabricação, montagem e manutenção;
• No controle de qualidade: gestão e monitoramento rigoroso dos padrões de produção;
• Na auditoria interna: aperfeiçoamento dos processos de verificação e conformidade normativa;
• Na sustentabilidade: criação e implementação de políticas de responsabilidade socioambiental;
• Em saúde e segurança ocupacional: implementação de estratégias para ambientes de trabalho mais seguros;
• No controle de riscos: melhoria dos processos de identificação e mitigação de ameaças.

O que é necessário para incluir o ciclo PDCA na sua empresa?

Apesar de bastante versátil e fácil de aplicar, o ciclo PDCA exige alguns requisitos indispensáveis para funcionar da maneira esperado. Vamos conferir quais são eles?

Tempo

Se você espera uma solução mágica para problemas, não vai encontrar no ciclo PDCA. Essa metodologia exige aprovação de ideias, planejamentos, testes, reformulações, estudos dos resultados e repetições de todos os processos até que o resultado seja totalmente satisfatório.

É preciso que sua equipe tenha tempo o suficiente para investir em todas as etapas, por quantas vezes for necessário, para obter um retorno de alta qualidade.

Disposição para grandes mudanças

Ao aplicar o ciclo PDCA, o time precisa ter consciência da possibilidade de ter que reformular boa parte de seus processos. Nem sempre isso vai acontecer, mas, se o que a empresa busca são pequenas mudanças, existem outras estratégias mais rápidas e menos trabalhosas, como a metodologia Scrum, a ferramenta Design Sprint ou a filosofia Kaizen, que podem se encaixar melhor nessas necessidades. 

Adaptabilidade a uma metodologia rígida

Outra coisa que precisa ser de conhecimento do grupo é que, apesar de ser um ciclo, ou seja, permitir que as etapas sejam realizadas várias vezes, é importante respeitar a ordem de passos estabelecida. 

Vamos voltar ao exemplo do mercado na frente da escola, que comentamos lá em cima: se foi decidido, durante o planejamento, manter a venda de materiais escolares durante um mês antes de avaliar o experimento, é isso que deve ser feito. Pense em como as pessoas recebem, usualmente, no quinto dia útil e imagine se o mercado investisse nas vendas dos materiais somente durante a última semana do mês. Os resultados não seriam condizentes com a realidade.

Por isso, na sua empresa, o momento ideal para flexibilidade é o planejamento. Quando ele for validado, o ideal é que as perspectivas de mudanças sejam registradas para as próximas vezes em que o ciclo for aplicado. É claro que existem ciclos que duram dias, e outros que duram meses, mas é necessário seguir o plano.

Meios de coletar dados

Por fim, a coleta de dados é muito importante para o ciclo PDCA, pensando na checagem. Lembra-se de como, durante o planejamento, você estabeleceu as metas que a empresa gostaria de atingir com essas ações? É indispensável que seja possível ter acesso a esses resultados.

Sejam eles quantitativos, como número de vendas ou dinheiro gasto, ou qualitativo, como satisfação do cliente, é necessário que o planejamento inclua maneiras de ter acesso aos dados que ajudam a avaliar o experimento como positivo ou negativo.

Como surgiu o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA foi inspirado numa metodologia criada na década de 20 pelo estatístico estadunidense Walter Andrew Shewhart. Ela era chamada de ciclo de Shewhart, em homenagem a seu criador, e era composta por três passos, especificação, produção e inspeção, que deveriam ser feitos ciclicamente. 

Quase 30 anos depois, em 1951, o engenheiro William Edwards Deming inseriu mais um passo à metodologia de Shewhart, criando a Roda de Deming, nome que ainda é usado por algumas pessoas como sinônimo de ciclo PDCA.

A partir daí, a ferramenta foi se popularizando e se expandindo, até começar a ser conhecida pelo nome atual.

Dicas para implementar o ciclo PDCA

Reunimos algumas dicas para te ajudar a implementar o ciclo PDCA da melhor maneira na sua empresa. Confira:

Treinamento dos colaboradores

É indispensável ter um bom treinamento para os seus funcionários. Para isso, eles precisam ter pleno conhecimento de alguns pontos importantes:

• Qual o objetivo da atividade que estão executando;
• Como a ação deve ajudar a empresa;
• O passo a passo de cada processo a ser realizado;
• A importância de cumprir os prazos estipulados;
• O que fazer caso algo não saia como o planejado.

A prática leva à perfeição

O ciclo PDCA não é feito várias vezes por acaso. A ideia é que, a cada execução, os resultados sejam melhores e os aprendizados mais proveitosos. É essencial não ter preguiça de refazer os passos pela quantidade de vezes necessária para alcançar o resultado desejado.

Reconhecer os resultados negativos não como falhas, mas sim como uma oportunidade de aprender, também é um passo essencial para manter a motivação e a energia da equipe.

Documente os processos e resultados

Esse aspecto se relaciona bastante com o tópico anterior, porque a documentação de cada atividade é o que permite a reprodução de resultados positivos e a identificação de gargalos em experimentos negativos. 

Não tenha medo de mudanças

A dica principal na aplicação do ciclo PDCA é estar disposto a encarar mudanças como algo positivo no seu negócio. Afinal, o mundo está em constante movimento e essa ferramenta pode ser muito proveitosa para manter sua empresa sempre um passo à frente de seus concorrentes e levando os melhores resultados para seus clientes.

Como usar a tecnologia para implementar o ciclo PDCA?

A tecnologia pode ser uma grande aliada na implementação do ciclo PDCA, porque pode simplificar planejamentos e garantir que todas as etapas estão sendo realizadas da maneira correta. 

O Produttivo é um software que pode ser utilizado para montar checklists, acompanhar a realização de serviços, gerar relatórios inteligentes ou registrar dados e indicadores.

Além disso, contamos com a Manu IA, nossa inteligência artificial especializada em prestação de serviços que ajuda com tarefas burocráticas, revisão de conteúdos e possíveis dúvidas. 
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