Uma planilha orçamento prestação de serviços Word ajuda na sua organização financeira e passa confiabilidade para o cliente. Baixe um modelo pronto!
Para empresas ou autônomos, a planilha orçamento prestação de serviços Word é uma aliada no controle financeiro, listando o preço cobrado por cada peça ou atividade.
Além disso, uma planilha de orçamento permite que você repasse o preço aos clientes de forma clara e confiável — com os valores tabelados documentados, é menos provável que haja algum desentendimento entre as partes.
Neste artigo, veremos o que não pode faltar na hora de calcular o orçamento e também um modelo pronto para baixar. Acompanhe!
Veja também: Modelo de orçamento de serviços digital
Planilha orçamento prestação de serviços: benefícios
A planilha de orçamento de prestação de serviços é uma versão mais moderna dos tradicionais orçamentos em papel. Ela tem o mesmo objetivo, de repassar o preço ao cliente e atuar como uma proposta comercial, mas é mais prática e eficiente.
Veja algumas vantagens de usar essa ferramenta no seu negócio:
Cálculo automático
Para que não seja necessário depender de uma calculadora na hora estimar os custos de um serviço, é possível usar a planilha orçamento prestação de serviços para fazer o cálculo automático dos preços, dispensando as contas de cabeça.
Se você sabe fazer fórmulas de Excel, pode criar uma fórmula exclusiva para obter seu orçamento automaticamente, basta preencher com os dados básicos, como o preço de cada peça e o valor cobrado por cada serviço.
Neste modelo abaixo, por exemplo, você seleciona as peças utilizadas e serviços realizados, e a planilha faz automaticamente o orçamento para você.
Mais confiabilidade
Outro benefício de um modelo de orçamento de prestação de serviço Excel é que não é necessário fazer as anotações em papel, que está sujeito a danos, perda ou até a erro humano.
Isso porque, com um orçamento digitalizado, todas as informações ficam armazenadas no computador, sem pilhas de papel que ocupam espaço. Também é uma vantagem para o cliente, que fica com o registro do orçamento sem precisar se preocupar em extraviar ou danificar o orçamento.
Padronização
Um modelo único permite que seu orçamento seja sempre elaborado de forma padronizada, facilitando o entendimento por todos os colaboradores. Ainda garanta que todos os clientes recebam o mesmo modelo de documentação.
Produtividade e agilidade
Você já pensou no tempo gasto toda vez que precisa elaborar um orçamento do zero, ou ainda o retrabalho para analisar orçamentos preenchidos de maneira despadronizada por cada colaborador?
Ao usar um modelo pronto e padrão, você só precisa preencher as informações de acordo com o serviço solicitado por cada cliente. Isso ajuda a ganhar tempo no preenchimento, e evita o desgaste para decifrar orçamentos fora do padrão, já que todos seguirão o mesmo modelo.
Leia também: Orçamento de serviço: como fazer
Como fazer orçamento de serviço Word
Antes de iniciar seu orçamento no Word ou Excel, tenha em mente que é preciso ter em mãos todas as informações referentes a preços de tudo que é ofertado pela sua empresa. Isso inclui:
- Preço cobrado pelas peças;
- Preço cobrado pelo serviço;
- Custo de entrega;
- Qualquer outro custo adicional, como multa ou descontos.
Portanto, providencie essas informações (normalmente elas já são tabeladas pela própria empresa) e use-as como base para construir sua planilha de orçamento. Com esses dados em mãos, você vai precisar:
Dados do prestador de serviço
São as suas informações legais, como nome e CPF/ CNPJ, mas também de contato, como o número de telefone para que o cliente possa entrar em contato. No caso de empresas, você também pode incluir o nome da pessoa responsável por aquele orçamento.
Dados do cliente
Ao inserir os dados do cliente, além de deixar o documento com aspecto profissional e personalizado, você evita que um único orçamento seja usado com finalidades diferentes. Portanto, deixe um espaço para preencher com o nome, CPF ou CNPJ e telefone do seu cliente.
Serviço
Aqui, abra um campo para explicar de maneira geral o que aquele serviço contempla (atenção: ainda não estamos falando do preço). Alguns exemplos:
- Manutenção corretiva em ar-condicionado;
- Manutenção preventiva de extintores;
- Limpeza de máquina.
Assim, caso você queira usar sua cópia do orçamento para consulta posterior, terá tudo registrado de forma fácil de entender, sem precisar analisar cada atividade individualmente para entender do que se trata.
Preço do serviço
É nesse campo que você vai detalhar cada serviço a ser realizado e quanto será cobrado por cada um. Lembre-se que um único serviço, como manutenção, pode englobar várias atividades, por exemplo: troca de peça, limpeza, hora de trabalho, entre outros.
Você também pode separar um espaço para inserir o código do serviço, caso use esse sistema para organização interna.
Preço da peça
Se o serviço também incluir o fornecimento de alguma peça, lembre-se de colocar isso no orçamento. Portanto, se a manutenção inclui troca de filtro (e esse filtro foi fornecido pela sua empresa, agregando custo ao serviço), detalhe a peça e quanto está sendo cobrado por ela.
Lembre-se que podem ser necessárias várias peças, ou mais de uma unidade da mesma peça.
Custos adicionais
Evite ao máximo surpreender o cliente com novas cobranças após finalizar o orçamento. Além de causar má impressão, essa prática pode levar o cliente a desistir de contratar o serviço, já que o novo preço não está alinhado com o que ele esperava.
Por isso, inclua no orçamento toda e qualquer cobrança envolvida naquele serviço, como frete, custos adicionais por hora extra do técnico, cobranças extras por atendimentos fora do horário de funcionamento e tudo que vá impactar no preço final.
Caso tenha dado um desconto ao cliente, esclareça essa informação também: além do cliente se sentir valorizado, ele entende que o preço que está pagando é diferenciado e portanto não é garantido.
Outros
Uma coisa que é clara para o prestador de serviço pode não ser clara para o cliente, então inclua todas as informações relevantes no seu orçamento.
Por exemplo: caso haja a possibilidade do cliente fazer a retirada da peça na loja em vez de optar pela entrega a domicílio, disponibilize essa informação e também deixe espaço para que a opção escolhida possa ser preenchida.
Desse modo, você reduz o risco de mal-entendido entre o cliente e a empresa, já que todo o combinado foi registrado.
Observações
Pensou em mais alguma coisa que deve ser incluída no seu orçamento? Ela pode entrar nesse campo. Algumas sugestões:
- Formas de pagamento;
- Validade do orçamento;
- Data da realização do serviço.
Preço total
O principal objetivo de um orçamento é passar o preço ao cliente. Todos os campos que sugerimos acima são indicados para que seu orçamento seja claro e confiável para todas as partes, mas o preço total é o mais importante.
Nele, você vai somar todos os custos daquele serviço (peças, atividades realizadas e custos adicionais, como frete) para que o cliente saiba exatamente qual é o valor total a pagar. Esse campo também é importante para que sua empresa faça a cobrança na íntegra, não apenas de um produto ou serviço.
Pagamento
Quando o cliente finalizar o pagamento, você pode carimbar ou assinar seu orçamento para evitar cobranças duplicadas. Se possível, explique também se o pagamento foi feito com antecedência, evitando que haja confusão quanto à realização do serviço.
Leia também: Como fazer apresentação proposta comercial + modelo grátis
Modelo de orçamento de prestação de serviço
Agora que você já sabe o que não pode faltar, chegou a hora de fazer um modelo de orçamento para sua empresa. Você pode usar os tradicionais modelos em papel ou investir nas versões mais modernas, como planilhas no Excel ou Word.
Se você prefere usar um modelo pronto, disponibilizamos gratuitamente uma planilha de orçamento.
Você pode acessar a planilha por esse link ou clicar na imagem abaixo.
A planilha pode ser impressa depois de preenchida, ou você pode mandar por e-mail ao cliente. Sugerimos que sempre guarde uma cópia, para que tanto o prestador quanto o cliente tenham acesso às informações.
O preenchimento é fácil e o cálculo é automático, basta complementar os campos com as informações da sua empresa. Também é possível personalizar com a sua logo e cores.
Planilha orçamento prestação de serviço digital
Para quem prefere sistemas digitais em vez das planilhas, uma opção é o modelo digital de orçamento de serviço do Produttivo.
O orçamento é elaborado automaticamente, com recursos como preenchimento por voz, cabeçalho automático com dados da empresa e do cliente, proposta com preço das peças e dos serviços, registro fotográfico e campo para assinatura digital.
Você pode começar a testar o modelo de orçamento digital gratuitamente. Aproveite todos os benefícios do orçamento digital!
