Se é com planejamento que se vai longe, o plano de inspeção é um dos documentos mais importantes no sucesso dos negócios. Afinal, ele garante que as checagens sejam realizadas no tempo correto e seguindo um padrão de qualidade.
Neste artigo te mostramos o que é um plano de inspeção na prática, como ele pode ser construído do zero e ainda oferecemos um plano de manutenção de equipamentos que você pode baixar gratuitamente e adaptar as suas inspeções!
Veja também: Checklists de inspeção digitais para diversos segmentos
- O que é plano de inspeção?
- Para que serve o plano de inspeção?
- Quais são as vantagens do plano de inspeção?
- Como funciona o plano de inspeção?
- Modelo de plano de inspeção e manutenção
- Plano de inspeção exemplos
- Como fazer um plano de inspeção?
- Importância do plano de inspeção
- Quais ferramentas utilizar no processo de inspeção?
- Por que automatizar o plano de inspeção?
- Soluções do software do Produttivo para a criação de planos de inspeção automáticos
O que é plano de inspeção?
O plano de inspeção é um documento que organiza as inspeções realizadas nas empresas. Nele estão contidas informações sobre quais itens precisam ser inspecionados (ativos, frotas, edifícios, produtos), o tipo de inspeção que deve ser realizada, periodicidades de checagens e os responsáveis por cada atividade. Veja um exemplo:
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Para ser montado é necessário que avaliações prévias sejam realizadas, de modo a entender o tipo de inspeção necessária para cada item e a frequência ideal.
São exemplos de inspeções que podem ser realizadas:
- Manutenções preventivas;
- Manutenções corretivas;
- Inspeções veiculares;
- Inspeções de segurança;
- Inspeções anuais de elevadores;
- Inspeções de equipamentos;
- Inspeções termográficas;
- Inspeções visuais;
- Inspeções prediais;
- Inspeções de qualidade;
- Inspeções de produto;
- Inspeções com base em normas regulamentadoras (NR 13, NR 20, etc).
Para que serve o plano de inspeção?
O plano de inspeção organiza as checagens e contribui para que elas sejam realizadas dentro do prazo estipulado, evitando negligências que podem prejudicar as operações.
Além disso, o plano de inspeção também colabora para:
- Prolongamento da vida útil dos ativos;
- Redução de falhas em equipamentos;
- Criação de produtos com mais qualidade;
- Identificação de não conformidades nos itens inspecionados;
- Aumento da segurança dos processos;
- Diminuição dos riscos de acidentes de trabalho.
Quais são as vantagens do plano de inspeção?
O plano de inspeção auxilia as empresas de forma prática e estratégica ao:
- Identificar e reduzir riscos;
- Evidenciar não conformidades;
- Permitir a realização de análises de falhas com base nos padrões apresentados;
- Reduzir custos;
- Garantir cumprimento aos padrões de qualidade;
- Aumentar a qualidade do processo de produção.
Como funciona o plano de inspeção?
Antes de listar quais checagens precisam ser realizadas, o plano de inspeção deve fazer uma avaliação detalhada sobre os itens que vão passar por inspeção, considerando alguns pontos:
- Quais são as situações de risco no ambiente de trabalho?
- Quais acidentes e doenças podem acontecer de acordo com cada atividade?
- Quais normas regulamentadoras precisam ser cumpridas?
- Quais os ativos mais críticos da companhia?
- Como é a depreciação dos ativos e taxas de falhas?
- Quais são os principais indicadores de manutenção, de segurança do trabalho e de produção?
- Quais devem ser as instruções das inspeções para cada avaliação?
- Como serão os procedimentos de amostragem?
- Quais metodologias de avaliação serão utilizadas?
- Quais serão os parâmetros de qualidade adotados?
- Como as informações das inspeções serão coletadas?
Depois de todas essas informações mapeadas, o calendário do plano de inspeção pode ser montado. Ele deve contemplar as datas em que as inspeções serão realizadas, o que será inspecionado em cada uma e os responsáveis.
Para cumprir o plano de inspeção é fundamental que relatórios de inspeção sejam criados, de forma a estabelecer padrões na coleta de informações e facilitar o registro das avaliações. Veja um exemplo de relatório de inspeção de segurança do trabalho:
Nesse caso, a ficha de inspeção foi montada em formato de checklist, no qual as perguntas orientam o que deve ser verificado. Veremos em detalhes, mais adiante, como montar uma boa ficha de inspeção.
Modelo de plano de inspeção e manutenção
Simplificando a criação de planos de inspeção e manutenção, o Produttivo criou uma planilha em Excel, que pode ser baixada gratuitamente. Ela é dividida pelas periodicidades das inspeções (diárias, semanais, quinzenais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais). Veja só:
Baixe gratuitamente o modelo de plano de inspeção e manutenção
Você pode adaptá-la do seu jeito, editando os exemplos e incluindo os itens que precisam ser inspecionados na sua empresa.
Preparamos também um passo a passo em vídeo que te ensina a como utilizar a planilha. Você pode acessá-lo aqui!
Plano de inspeção exemplos
Os planos de inspeção podem ser criados com diferentes objetivos e para os mais diversos segmentos. Veja alguns exemplos:
Plano de inspeção e manutenção
Esse tipo de plano serve para controlar a realização de manutenções e reparos nos ativos. Seu foco é diminuir as falhas apresentadas pelos equipamentos, garantindo uma melhora na saúde e vida útil.
Para isso faz uso de um cronograma que leva em conta o tipo de manutenção mais indicada para cada maquinário e a frequência ideal.
A implementação desse plano de inspeção traz uma série de benefícios para as empresas, como: mais segurança aos operadores, redução no consumo de energia e diminuição no número de falhas.
Plano de inspeção de equipamentos
O plano de inspeção de equipamentos se preocupa com a segurança. Por isso, avalia as condições de uso dos maquinários e o funcionamento de equipamentos de proteção.
Sua função é identificar não conformidades e quebras de padrão no funcionamento dos equipamentos, que representem riscos à operação dos maquinários e aos técnicos responsáveis, para então enviá-los à manutenção.
Esse tipo de inspeção deve acontecer de forma periódica e se baseia nos requisitos e exigências das normas regulamentadoras do setor.
Plano de inspeção de qualidade
A conformidade dos produtos, com os padrões de qualidade estabelecidos pelas empresas, são averiguados a partir do plano de inspeção de qualidade, que estabelece as rotinas de avaliação e cria critérios para a inspeção dos itens.
É o plano de inspeção de qualidade que contribui para que os produtos sejam produzidos de forma eficiente, reduzindo a ocorrência de desperdícios, erros ou refugos.
Plano de inspeção de recebimento
Como o próprio nome diz, o plano de inspeção de recebimento serve para controlar a entrega de produtos ou equipamentos da empresa.
Os produtos precisam passar por uma avaliação prévia que comprove que as especificações técnicas estão em conformidade com as exigências. Isso garante a qualidade das matérias-primas utilizadas no processo de produção e a comprovação da qualidade dos fornecedores.
Como fazer um plano de inspeção?
O plano de inspeção precisa ser claro e detalhado ao mesmo tempo, indo muito além de um simples cronograma com datas e responsabilidades.
Para ser seguido de forma eficiente, ainda conta com outros recursos e ferramentas que melhoram a sua aplicação.
Entenda como fazê-lo do zero:
1. Faça um mapeamento de equipamentos ou produtos a serem inspecionados
O mapeamento é a base do plano de inspeção, porque a partir dele será mais fácil identificar o que deve ser avaliado, como e quais recursos serão necessários nesse processo.
No mapeamento de equipamentos o recomendado é criar um inventário de máquinas que traga as principais informações: nome, número de identificação, fabricante, marca ou modelo do equipamento. Veja um exemplo abaixo:
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Para produtos também é necessário entender quais deles serão avaliados, suas principais características e como acontece o procedimento padrão da produção. Crie um relatório para registrar todas as informações coletadas.
2. Crie um cronograma com as rotinas das inspeções
Em seguida, parta para a construção do cronograma do plano de inspeção. Liste quais processos ou ativos devem passar por avaliação e as periodicidades em que as inspeções vão acontecer.
As inspeções podem ser diárias, semanais, quinzenais, trimestrais, semestrais ou anuais, tudo depende do objetivo do plano de inspeção e das necessidades do item que será averiguado.
No caso dos equipamentos, para ajudar nesse processo de definição de periodicidades, existem alguns critérios que podem ser utilizados:
- Recomendações de fabricantes, normas ou leis: As recomendações variam de acordo com o segmento, mas de modo geral, para identificá-las, basta consultar as orientações dos fabricantes e os manuais de uso e manutenção dos equipamentos. Existem também normas regulamentadoras, como a NR 12, responsáveis por exigir algumas adequações aos ativos, por isso as legislações também devem ser consultadas.
- Mapa de criticidade: Indica o quanto a manutenção de um determinado equipamento é importante. Para descobrir essa informação, você pode analisar quais são os impactos que a falta de manutenção pode trazer para questões financeiras, ambientais ou de segurança do trabalho;
- Uso da sua expertise: Use o conhecimento que você já tem em relação ao equipamento, para definir o que é prioridade naquele determinado momento. Confiar no seu trabalho é uma escolha que te leva ao sucesso.
3. Armazene as informações
Neste momento, você precisa adicionar em uma planilha todas as informações que foram definidas acima. O documento não pode ser desenvolvido de qualquer forma.
No material abaixo, você não precisa ser um especialista em Excel ou em números para desenvolver a sua própria ferramenta. Ela já está organizada e pronta para utilizar. Basta modificar de acordo com as informações da sua empresa.
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4. Identifique os critérios da inspeção
Para ter sucesso, as inspeções devem estar baseadas em critérios que permitam ao inspetor indicar se os itens avaliados estão em conformidade ou não com o que é exigido.
Nesses casos uma série de parâmetros podem ser adotados para nortear a inspeção. São exemplos:
- Cumprimento de normas regulamentadoras;
- Exigências de certificações internacionais (como a ISO 9001);
- Cumprimento de características físicas (comprimento, largura, voltagem, viscosidade);
- Cumprimento de características sensoriais (gosto, aparência, cor, temperatura, vibração);
- Orientação temporal (confiabilidade, durabilidade, praticidade);
- Valores mínimos ou máximos;
- Valores específicos de tolerância;
- Valor conforme ou não conforme.
Leia também: Relatório de não conformidade: o que é e como elaborar
5. Crie uma rota de inspeção
Nos casos em que é preciso se deslocar para colocar em prática o plano de inspeção é preciso criar uma rota de inspeções, levando em consideração:
- O que será inspecionado;
- Quando a inspeção será realizada;
- Quais são os responsáveis;
- Quais recursos e materiais serão necessários;
- Qual será o tempo estimado de duração;
- Qual o caminho mais lógico a ser seguido;
- Quais pontos fundamentais devem ser inspecionados;
- Quais são os riscos do local;
- Quais critérios e parâmetros serão utilizados;
- Quais EPIs são necessários.
As respostas desse questionário contribuem para que as inspeções sejam realizadas de forma otimizada, garantindo que a equipe estará preparada, que os materiais necessários não serão esquecidos e que as melhores rotas foram definidas.
6. Crie uma ficha de inspeção
A ficha de inspeção é o documento em que as informações sobre avaliação dos produtos, processos ou equipamentos são registradas.
Através dela as irregularidades são evidenciadas e ações corretivas podem ser sugeridas para tratá-las.
Uma dica é montar o relatório de inspeção no modelo de checklist, em que as questões servem para orientar a coleta de informações e as respostas podem ser “conforme” ou “não conforme”. Veja um exemplo de relatório de inspeção de manutenção:
As próprias questões podem vir acompanhadas dos critérios e padrões que devem ser inspecionados.
Para elaborar a ficha de inspeção, você pode seguir alguns passos:
- Identificar dados da empresa, do cliente e do responsável pela inspeção;
- Descrever de forma breve a atividade a ser desenvolvida;
- Registrar a data e hora em que a inspeção foi iniciada e finalizada;
- Evidenciar a data da próxima inspeção (caso seja programada);
- Incluir informações do equipamento;
- Inserir o checklist da inspeção;
- Complementar com registros fotográficos;
- Acrescentar o diagnóstico das inspeções;
- Finalizar com as assinaturas.
Crie sua própria ficha de inspeção no Produttivo com várias opções de campo de resposta
7. Revise o Plano de Inspeção
Recomendamos também que a revisão do plano de Inspeção seja feita regularmente.
Verifique se todos os equipamentos foram adicionados, se a periodicidade está correta, se o material está organizado e compreensível. Ao confirmar todas essas questões, o trabalho pode ser concluído com êxito.
8. Analise os dados e indicadores
Por último, porém não menos importante, está a análise de todas as informações recolhidas durante a aplicação do seu plano de inspeção.
É através desses dados que você obtém embasamento para sugerir melhorias, criar planos de ação e apresentar informações concisas para a equipe, cliente ou superiores.
Importância do plano de inspeção
O plano de inspeção é uma ótima ferramenta para reunir dados e transformá-los em informações importantes para a empresa.
Para que você entenda melhor o poder deste documento, vamos colocar como exemplo a inspeção de troca de óleo.
Em equipamentos que contêm mais de mil litros de óleo, o responsável pelo plano de inspeção pode remover uma amostra dessa substância.
Com esse material, é possível descobrir informações importantes. Dentre as mais comuns, encontram-se: viscosidade, cor, fluidez, volume de resíduos e sujeira.
Ao fazer a inspeção de forma regular, é possível analisar a performance da máquina, descobrindo qual é o melhor período para fazer a substituição.
Em um primeiro momento, essa inspeção pode parecer básica, mas ela traz efeitos positivos para a empresa, uma vez que ela ajuda a diminuir, por exemplo: a quantidade de interrupções que são oriundas de problemas com as máquinas.
A regra é clara: quanto mais detalhes sua empresa registrar sobre as inspeções, mais capacidade ela terá para melhorar a performance e eficiência de todas as etapas de produção.
Quais ferramentas utilizar no processo de inspeção?
Algumas ferramentas podem otimizar a implementação do plano de inspeção e a coleta de informações. Veja as principais:
Formulários em Word
O Word é uma ferramenta simples e prática de usar. Permite a criação de formulários e relatórios de forma ilimitada e descomplicada.
É possível utilizar a ferramenta no celular, desde que com acesso à internet; ou imprimir o documento em papel para levar nas inspeções.
Apesar de ser prático, o Word tem recursos restritos, que prejudicam a criação de formulários complexos, a coleta de assinaturas e a anexação de fotos no momento da inspeção.
Ao ser utilizado em papel, o Word também traz desafios para as inspeções, que enfrentam dificuldades e retrabalhos na digitalização das fichas de inspeção, problemas de esquecimento de preenchimentos, rasuras e perdas de documentos.
Baixe gratuitamente: Checklists de inspeção para diversos segmentos
Planilhas em Excel
As planilhas em Excel são outra alternativa para aqueles que desejam digitalizar o plano de inspeção, tendo maior controle sobre os dados coletados nas checagens e reduzindo o uso do papel.
Nas planilhas é possível criar planos de inspeção completos, checklists e gráficos visuais para acompanhar as principais não conformidades relatadas nas inspeções.
Por outro lado, o Excel também apresenta algumas desvantagens na criação e preenchimento dos formulários, como necessidade de acesso à internet e dificuldades no uso direto do celular.
Por isso, é uma ferramenta indicada para começar a organizar os planos de inspeção, mas conforme seu uso vai ficando mais complexo, outros sistemas são mais recomendados.
Aplicativos e softwares
Os aplicativos e softwares especializados na criação de planos de inspeção, são completos e resolvem boa parte dos problemas enfrentados ao utilizar modelos em Word ou Excel.
Nos aplicativos, existem uma série de recursos que facilitam as inspeções, automatizando processos e tornando a verificação mais rápida e segura.
São exemplos de funcionalidades que podem ser encontradas nesses sistemas e que contribuem para uma inspeção eficiente:
- Uso dos recursos mesmo offline;
- Tipos de resposta dos formulários totalmente personalizáveis;
- Inclusão de fotos feita na hora do preenchimento com marcação de data e hora em que foram tiradas;
- Bloqueio de galeria para que apenas fotos tiradas na hora possam ser incluídas nas fichas de inspeção;
- Marcação de questões como obrigatórias, evitando esquecimentos;
- Marcação de geolocalização automática, feita com base nas coordenadas geográficas de onde o preenchimento foi realizado;
- Criação de relatórios digitais personalizados;
- Criação de planos de inspeção automáticos;
- Acompanhamento do status das inspeções;
- Questões de checklists com pontuação e geração de alertas;
- E muito mais!
Por que automatizar o plano de inspeção?
O plano de inspeção automático, feito por meio de sistemas e aplicativos, traz mais eficiência e segurança às operações. Isso porque, os recursos foram criados para resolver problemas comuns na hora de realização, acompanhamento e análise das inspeções.
Ao automatizar o plano de Inspeção, é possível ter informações mais organizadas, consultas à histórico facilitadas e redução nas chances de perda dos documentos.
Sem falar na economia de tempo e aumento de produtividade relacionadas às tarefas que o próprio sistema realiza, dispensando atividades manuais, como é o caso do preenchimento de informações já cadastradas no sistema e do agendamento das inspeções.
Soluções do software do Produttivo para a criação de planos de inspeção automáticos
Uma dica interessante é contar com o apoio de softwares, como o do Produttivo, que otimizam a geração, acompanhamento e comprovação dos planos de inspeção. Nele você tem acesso a inúmeros recursos que poupam tempo da gestão e da equipe técnica, como:
- Agendamento automático de planos de inspeção e manutenção;
- Cadastro e gestão de clientes e ativos;
- Impressão de QR Code para todos os equipamentos ou edifícios;
- Checklists online com recursos como: alertas em tempo real sobre as conformidades relatadas, fotos para comprovação de serviços, assinatura digital, entre outros;
- Histórico de não conformidades e planos de ação;
- Funcionamento offline;
- Relatórios customizáveis com diferentes opções de cores e possibilidade da inclusão da logomarca da empresa e dos clientes;
- Painel para acompanhamento de indicadores sobre as inspeções e sobre o desempenho da equipe técnica.
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