Imagine um escritório sem pilhas de papel na mesa, sem impressoras em constante uso e sem armários abarrotados de arquivos antigos. O que, para algumas pessoas, pode parecer muito distante da realidade, está sendo realizado dentro de empresas a partir do movimento paperless, que defende abolir ou, pelo menos, diminuir o uso de papel.
Mais do que apenas uma mudança na maneira de gerar e armazenar documentos, o paperless tem transformado a visão do mundo empresarial sobre o uso da tecnologia aliado à sustentabilidade e segurança de informações. Neste artigo, você vai saber quais benefícios o paperless pode trazer para a sua empresa e o passo a passo para a aplicação. Boa leitura!
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O que é paperless?
Paperless significa, na tradução literal do inglês, “sem papel”. É uma metodologia utilizada por empresas, que consiste em substituir o uso de documentos físicos por alternativas digitais. Em vez de contratos impressos, por exemplo, são utilizadas assinaturas eletrônicas; substituindo notas fiscais, arquivos são armazenados na nuvem.
O movimento paperless defende que, no melhor dos cenários, o uso de papel deve ser totalmente abolido. Mas, em empresas que não conseguem substituir 100% dos processos por abordagens mais tecnológicas, o ideal é reduzir o máximo possível de seu uso.
Paperless não consiste somente em digitalizar papéis que já existem. É, na verdade, uma transformação total na forma de criação, acesso e compartilhamento de informações, dados e documentos. A ideia vai muito além de deixar de usar papel. É uma forma tornar os processos dentro da empresa mais sustentáveis e eficientes, armazenar e compartilhar informações de forma fácil e segura.
Onde aplicar paperless?
A ideia de um mundo sem papel pode parecer muito longe da realidade à primeira vista, mas, na prática, o paperless acontece em diversos setores.
Vamos conferir alguns exemplos de segmentos nos quais o paperless faz a diferença?
Empresas
Dentro das empresas, o paperless torna o ambiente de trabalho um espaço mais organizado e produtivo. Arquivos físicos são substituídos por sistemas digitais de gestão de documentos, relatórios e contratos são armazenados na nuvem e compartilhados eletronicamente.
Além disso, reuniões podem ser registradas utilizando ferramentas digitais, dispensando o uso de papel e facilitando o acesso às informações pelos participantes, no momento em que for necessário, por meio de qualquer dispositivo.
Algumas empresas se beneficiam do paperless a ponto de funcionar com trabalho totalmente remoto. Isso mostra como o paperless pode facilitar a rotina e promover um ambiente de trabalho flexível e conectado.
Bancos e instituições financeiras
O setor financeiro foi um dos primeiros a adotar o paperless. Hoje, processos como abertura de contas, consulta de saldos, envio de extratos e assinatura de contratos podem ser realizados de forma totalmente digital. Isso não apenas agiliza o atendimento, mas também aumenta a segurança, já que plataformas digitais permitem controle rigoroso sobre o acesso e o armazenamento das informações.
Um exemplo prático de como a tecnologia foi incluída dentro de instituições bancárias é o surgimento do Pix em 2020, uma forma de transferência de valores monetários que funciona 24 horas por dia, de forma totalmente gratuita, e que não utiliza papel em nenhuma etapa, sendo realizado de forma totalmente online.
Educação
No setor educacional, o paperless tem revolucionado a interação de professores e alunos com o conteúdo. Plataformas digitais complementam e, em alguns casos, até mesmo substituem cadernos e apostilas, permitindo o acesso a materiais de aula a qualquer momento e lugar.
Isso também facilita o aprendizado a distância, tornando o acesso ao ensino mais inclusivo e adaptável às necessidades de cada estudante. Um exemplo é o aumento do oferecimento de cursos superiores no formato EaD (Educação à Distância), que permite a formação de vários profissionais.
A digitalização também pode beneficiar a administração escolar, eliminando formulários impressos e utilizando um único sistema para integrar matrículas, lançamentos de notas e presença, entrega de trabalhos, boletins e outros documentos.
Governo
Órgãos governamentais lidam diariamente com uma grande quantidade de papel, seja em processos judiciais, documentos oficiais ou atendimento ao cidadão. Com o paperless, serviços como emissão ou renovação de documentos, pagamentos de taxas e solicitações diversas podem ser feitos de maneira digital, reduzindo filas e burocracia.
Além disso, a digitalização é uma grande aliada da transparência, já que sistemas eletrônicos permitem rastrear processos e acompanhar prazos com mais facilidade. Além da economia de recursos, o paperless representa também um avanço na qualidade do serviço público.
Como surgiu o paperless?
Antes de continuarmos, é interessante sabermos mais sobre o contexto em que o paperless nasceu e se popularizou. Paperless é um conceito que começou a ganhar forma com a revolução tecnológica e o surgimento dos primeiros computadores pessoais, nas décadas de 1970 e 1980.
Empresas começaram a explorar a digitalização e registro de documentos em meios eletrônicos, com a intenção de tornar a gestão de informações mais eficiente. Esse movimento foi inicialmente motivado pela necessidade de reduzir o uso de papel em escritórios, economizar espaço físico e otimizar processos burocráticos.
A popularização da internet, nos anos 1990, foi muito importante para o avanço do paperless. Com a internet, nasceu também a possibilidade de compartilhar documentos de forma instantânea. A digitalização deixou de ser apenas uma tendência e começou a ser um método de armazenamento de informações bastante utilizado. Ferramentas como e-mails e sistemas de gestão digital tornaram-se indispensáveis dentro de empresas, facilitando o armazenamento, o acesso e a organização de dados.
Nos anos 2000, a chegada de tecnologias como o armazenamento em nuvem e os dispositivos móveis, como smartphones, tornou o paperless ainda mais útil. Com essas novidades, os documentos não só podiam ser armazenados digitalmente, mas também acessados de qualquer lugar, com segurança e praticidade.
O aumento da conscientização ambiental e a busca por sustentabilidade foram outros fatores que tornaram o paperless uma escolha estratégica para empresas comprometidas com a responsabilidade socioambiental.
Hoje, o paperless não é somente uma solução tecnológica, mas também uma filosofia de trabalho. Seu intuito é refletir as demandas de um mundo cada vez mais conectado, prezar pela agilidade e demonstrar preocupação com o futuro.
Quais as vantagens do paperless?
O paperless oferece uma série de benefícios, desde a economia de custos até a contribuição para a sustentabilidade e a melhoria na segurança das informações.
Vamos explorar algumas das principais vantagens que o paperless pode trazer para os negócios?
Redução de custos
Uma das principais vantagens do paperless é a redução de custos. Ao eliminar a necessidade de imprimir e armazenar documentos físicos, as empresas podem reduzir despesas com papel, tinta, manutenção de impressoras, espaço para arquivos e até mesmo o tempo gasto com processos manuais.
Organizamos uma simulação do que é possível economizar utilizando o paperless no dia a dia do seu negócio.
Exemplo prático de economia
Vamos conferir os valores aproximados de economia por mês para uma empresa que imprime em torno de 5 mil páginas por mês, aproximadamente 100 folhas frente e verso por dia:
- R$ 150,00 com 2.500 unidades de folhas de papel sulfite;
- R$ 2.800,00 com tinta preta suficiente para 5 mil impressões;
Os gastos básicos, com tinta e papel, atingem quase 3 mil reais. Aqui, não estão inclusos o gasto com energia elétrica, móveis ou depósitos para armazenagem dos documentos impressos, grampos, clips, pastas e, principalmente, manutenções preventivas e corretivas das impressoras.
Aumento da segurança
O armazenamento digital é mais seguro que os documentos físicos. Isso acontece porque os sistemas de backup e criptografia protegem informações importantes contra perdas, danos ou acessos não autorizados.
Em vez de depender de arquivos armazenados em gavetas ou pastas, que podem ser perdidos, esquecidos ou guardados em locais errados, empresas escolhem utilizar plataformas seguras. Nelas, os dados sensíveis ficam acessíveis apenas para quem tem permissão, guardados numa pasta específica, o que impede que sejam perdidos, modificados ou excluídos.
Sustentabilidade
O paperless contribui para a preservação do meio ambiente ao reduzir a demanda por papel, diminuindo o impacto no desmatamento e nos processos de fabricação do produto.
Uma unidade de eucalipto, árvore normalmente utilizada na produção de papel, produz aproximadamente 10 mil folhas de papel. Seguindo o mesmo exemplo de uma empresa que gasta 2.500 folhas por mês, por ano, 3 árvores seriam derrubadas exclusivamente para a produção de papel dessa empresa.
A produção do papel também depende do uso de água. É estimado que, para cada folha, sejam utilizados 10 mil litros de água. Isso é equivalente, no caso da empresa que estamos utilizando como exemplo, a 300 milhões de litros de água por ano. Isso equivale a 120 piscinas olímpicas cheias anualmente, ou 10 por mês.
A diminuição do uso de papel também diminui o uso de resíduos, especialmente do plástico utilizado nos cartuchos de tinta, canetas e pastas para armazenamento das impressões.
Recuperação das informações
A recuperação de informações em uma empresa paperless é mais rápida e eficiente. Procurar documentos pelo nome do arquivo em um sistema digital é muito mais rápido e fácil do que encontrá-los em um local físico, entre milhares de outros.
Governança corporativa
Com o paperless, os processos se tornam mais transparentes e os documentos são facilmente rastreáveis. Assim, as empresas têm mais controle sobre a documentação de processos e podem garantir que eles estão sendo realizados em conformidade com regulamentos internos e externos.
Vantagem competitiva
Empresas que adotam o paperless se destacam no mercado pela inovação e adaptação às novas demandas tecnológicas. Além disso, os processos se tornam mais rápidos e os custos para a empresa diminuem, o que permite a inclusão de outros atrativos para seus clientes, mantendo um valor convidativo.
Valorização de marca
Adotar o paperless mostra que a empresa, além de demonstrar preocupação em se manter atualizada, está comprometida com a sustentabilidade. Atualmente, muitos consumidores e parceiros de negócios valorizam instituições que se preocupam com a redução de impactos ambientais.
Muito além de contribuir para a construção da imagem pública da marca, adotar o paperless atrai clientes que priorizam o consumo de empresas sustentáveis e socialmente responsáveis. Além disso, atrai também parcerias que podem ser interessantes, rentáveis e benéficas para a sociedade e a natureza.
Por onde começar a aplicar o paperless na sua empresa?
Implementar o paperless em uma empresa não é um processo imediato, mas com planejamento e as estratégias certas, a transição pode ser feita de maneira eficaz. Trouxemos para você uma lista do que não pode faltar na estruturação de um plano de ação:
Avaliação dos procedimentos
O primeiro passo é avaliar todos os processos que envolvem o uso de papel na empresa. Identifique com que frequência, por quais motivos e em quais situações os documentos físicos são gerados e de que maneira eles são armazenados.
Assim, fica mais fácil observar as maiores oportunidades de otimização de processos e redução de custos. Além disso, você se prepara para atender às necessidades de maneira digital. Por exemplo, se você trabalha com contratos, precisa de um software que permita a assinatura digital quando adotar o paperless.
Digitalização de processos
A partir da análise dos processos feita, um dos primeiros passos é a digitalização de diversos procedimentos. Vamos conferir algumas das ações imediatas?
- Para documentos que já existem em papel: É necessário converter documentos físicos em arquivos digitais, utilizando scanners, por exemplo. Assim, você garante a segurança do histórico da sua empresa. Uma dica é organizar pastas por assunto, tipo de documento, ano e mês.
- Para novos documentos, criados digitalmente: O primeiro passo é escolher um sistema de gestão de serviços que seja compatível com o tipo de serviço que a sua empresa oferece. Para isso, pesquise as funcionalidades mapeadas na etapa anterior.
É importante levar em conta que a digitalização pode ser feita de maneira gradual, começando pelos processos que mais demandam papel. Assim, é possível garantir que a transição seja suave e não interrompa ou prejudique o funcionamento da empresa.
Treinamentos para colaboradores
A mudança para um modelo paperless exige adaptação dos colaboradores às novas ferramentas e processos. Investir em treinamentos é fundamental para que todos aprendam como utilizar as plataformas digitais de forma eficiente e segura.
É importante que a pessoa ou equipe responsável pelo treinamento garanta que todos os colaboradores saibam como realizar todos os processos necessários. No início, o suporte precisa ser garantido em todos os momentos e todas as dúvidas devem ser esclarecidas. Assim, a transição pode ser realizada de maneira tranquila e com boa aceitação da equipe.
Como o Produttivo pode ajudar com o paperless?
O Produttivo é um software para gestão de serviços que elimina a necessidade de papel e o retrabalho, gerando relatórios automáticos a partir de checklists com diversas opções de perguntas. Além disso, ele pode ajudar gestores e equipe a organizar calendários, entregar demandas e avaliar resultados. Vamos conferir as principais funcionalidades?
Checklists
Gerando checklists com o Produttivo, você conta com recursos de confiabilidade e proteção das suas informações. O preenchimento pode ser feito sem internet e sincronizado posteriormente. Você pode escolher entre as dezenas de modelos disponíveis, adaptá-los incluindo questões centrais para o serviço realizado ou criar um documento completamente personalizado. Confira algumas das opções de campos de preenchimento possíveis:
Fotografias
Para a realização de serviços que precisam de comprovação fotográfica, é possível adicionar um campo em que as fotografias são capturadas na hora e inseridas automaticamente pelo próprio app. Confira um exemplo de relatório de relatório fotográfico gerado a partir de uma checklist do app:
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Data, hora e localização
Para ter maior controle sobre a pontualidade dos serviços e poder comprovar sua realização dentro do prazo, o app conta com preenchimento automático de data e hora, e acesso ao GPS.
Assinaturas digitais
Usar papel somente por conta das assinaturas que precisam ser colhidas é coisa do passado. Com o Produttivo, você coleta todas as assinaturas necessárias utilizando apenas um celular ou tablet.
Relatórios inteligentes
Depois de criar e preencher os checklists, o Produttivo gera automaticamente relatórios em PDF ou Excel, de acordo com a sua preferência, prontos para armazenamento na nuvem. Eles podem também ser compartilhados por WhatsApp ou email com seus clientes em apenas alguns cliques.
Plano de atividades
O planejamento das atividades dos colaboradores também não precisa gastar papel. A visão de calendário possibilita agendar serviços de maneira fácil e rápida, comparando agendas e garantindo que seja possível entregar todas as demandas dentro do prazo.
Dados e indicadores
Além disso, os dados e indicadores sobre os serviços realizados são automaticamente extraídos dos relatórios gerados. Isso evita o retrabalho e torna desnecessário o uso de papel para analisar gargalos e pontos fortes da sua empresa.
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