Reduzir custos de manutenção é um desafio crítico para indústrias que buscam aumentar a eficiência operacional e maximizar a lucratividade.
Custo de manutenção envolve OBZ (Orçamento base zero), planejamento, preventiva sensitiva e outros itens.
É aquele departamento que quando tudo vai bem, ninguém lembra que existe. Quando algo vai mal, dizem que não existe. Quando é para gastar, dizem que não é preciso que exista. Porém, quando realmente esse departamento não existe, todos concordam que deveria existir.
O setor de manutenção é visto como um centro de custo, e esse assunto tem sido um dos principais pontos de interesse nas gestões corporativas.
Este guia reúne as melhores práticas validadas por especialistas, combinando técnicas tradicionais e tecnologias da Indústria 4.0, para ajudar você a cortar gastos sem comprometer a produtividade.
Por que reduzir custos de manutenção é uma prioridade estratégica?
Reduzir custos de manutenção é essencial para garantir a eficiência operacional, a competitividade e a sustentabilidade financeira da operação. Além disso, permite um fluxo de caixa mais saudável e libera recursos para inovação, protegendo a empresa contra riscos e fortalecendo sua posição no mercado.
O objetivo não deve ser simplesmente “gastar menos”, mas otimizar os recursos, aumentar a eficiência e manter a disponibilidade dos ativos. Paradas não planejadas, retrabalhos, desperdício de materiais e falhas em processos de inspeção pesam no orçamento da manutenção.
Mais do que cortar despesas, trata-se de adotar uma abordagem inteligente e orientada por dados para maximizar o retorno sobre os ativos e garantir a continuidade dos negócios. Por isso, manter controle sobre os processos e acompanhar indicadores é fundamental.
Abaixo, veja as dicas que preparamos para você!
1. Planeje com antecedência e alinhe com o setor de produção
Todo combinado sai mais barato, não é mesmo? Portanto, planejar é a chave da economia.
Um cronograma de manutenção bem discutido e alinhado à escala de produção evita custos, paradas e perdas desnecessárias. Permite, também, ajustes nas datas ou períodos de manutenção com antecedência.
Trace um plano a longo prazo e recalibre semanalmente suas demandas. Sempre alinhe com a produção para garantir que as atividades ocorram sem impactar a linha.
2. Crie planos de manutenção somente com o que realmente for necessário
A melhor pedida aqui é o RCM (Reliability Centered Maintenance, ou Manutenção Centrada na Confiabilidade). O estudo de confiabilidade irá direcionar corretamente o que deve ser feito ou não.
A obtenção de informações e procedimentos para a criação de um plano de manutenção também deve envolver os integrantes do departamento técnico e as recomendações do fabricante ou fornecedor do equipamento.
O objetivo é evitar a inclusão de itens desnecessários, redundantes ou que demandam muito tempo. Para estes últimos, é comum criar planos de manutenção específicos, que normalmente são executados em dias sem produção.
Não se trata de revisar tudo o tempo todo. O foco deve ser definir a periodicidade e os ativos críticos com base em dados reais e risco de falha.
Leia também: Depreciação de máquinas e equipamentos: como calcular
3. Evite excessos: nem toda preventiva é vantajosa
Gestão de custos é gestão de riscos, e alguns deles são necessários correr.
Nem toda manutenção preventiva traz o retorno esperado. Embora seja mais segura em termos de riscos operacionais, ela pode gerar custos desnecessários quando aplicada sem critérios claros. O segredo está em equilibrar segurança e economia, evitando trocas e intervenções em equipamentos que ainda estão em boas condições de uso.
Em vez de seguir apenas intervalos de tempo, avalie a condição real dos equipamentos, especialmente os menos utilizados. Basear as intervenções em horas trabalhadas ou ciclos de operação pode evitar desperdícios com consumíveis, mão de obra e paradas desnecessárias.
Revisar periodicamente os planos e adaptar as rotinas com base em dados concretos ajuda a manter o controle dos custos sem comprometer a confiabilidade dos ativos.
Manutenções preventivas têm o menor risco e o maior custo.
Leia também: Manutenção preventiva: o que é e modelo de checklist
4. Invista em manutenção preditiva sensitiva
A manutenção preditiva sensitiva utiliza inspeções periódicas e técnicas acessíveis para identificar falhas em estágio inicial. Isso permite planejar intervenções pontuais com menor custo e maior eficiência.
Por exemplo, ao perceber um aumento incomum de vibração em determinado equipamento, é possível agendar uma parada corretiva antes que a falha evolua e gere danos maiores. Sem esse monitoramento, as chances de uma pane crítica (e cara) aumentam significativamente.
Técnicas simples como inspeção visual, termografia e análise de ruído podem antecipar falhas e eliminar manutenções desnecessárias. Além de acessíveis, ajudam a eliminar manutenções desnecessárias e a prolongar a vida útil dos ativos com mais segurança e economia.
5. Tenha um plano de manutenção emergencial
Manutenções corretivas vão acontecer. O importante é ter um plano com peças-chave, ferramentas, equipe e sequência de decisões definidas.
Um plano de manutenção emergencial é vital para lidar com manutenções corretivas não-planejadas, cuja solução rápida já é conhecida. Esse plano deve detalhar os procedimentos a serem seguidos em caso de falha súbita do equipamento, incluindo quaisquer medidas de segurança adicionais.
Exemplo: quando o equipamento desligar de repente, quais os procedimentos de manutenção devem ser seguidos? Existe algum procedimento de segurança adicional?
Ter um plano de contingência minimiza o impacto financeiro e operacional de emergências, contribuindo para reduzir custos de manutenção.
Leia também: PPCM na manutenção: tudo que precisa saber
6. Gerencie o estoque de peças de reposição
A falta de peças de reposição em estoque pode gerar paradas prolongadas, aumento no tempo de execução das tarefas e compras emergenciais a preços mais altos. Quando a empresa precisa adquirir uma peça com urgência, a escolha recai sobre o primeiro fornecedor disponível, nem sempre o mais econômico ou confiável.
Estoque parado é capital imobilizado. Estoque insuficiente gera paradas. Equilibrar estoques com dados de consumo e histórico é essencial.
Uma boa prática é aplicar a classificação ABC:
- Classe A (20% dos itens, 80% do valor): peças críticas, que exigem estoque garantido;
- Classe B (30% dos itens, 15% do valor): itens de uso moderado, com reposição programada;
- Classe C (50% dos itens, 5% do valor): peças genéricas, que podem ser adquiridas sob demanda.
Esse controle inteligente ajuda a manter a operação fluindo, evita urgências caras e reduz os custos com manutenção.
7. Mantenha um histórico completo das ocorrências dos equipamentos
Ter acesso ao que foi feito em cada equipamento evita retrabalhos, erros e desperdícios. Históricos também ajudam a prever falhas e embasam decisões.
O histórico de ocorrências é uma mina de ouro de informação para a manutenção industrial. Ao documentar detalhadamente todas as intervenções realizadas, é possível identificar padrões de falhas, suas causas e frequência.
Esses dados ajudam a prevenir problemas recorrentes, orientar decisões estratégicas e aprimorar continuamente os planos de manutenção.
Ferramentas como a Matriz de Recorrência, quando associadas à análise de históricos, permitem ações proativas e maior previsibilidade de falhas. Esse tipo de gestão baseada em evidências aumenta a confiabilidade dos equipamentos, reduz retrabalhos e desperdícios e promove o uso mais eficiente dos recursos disponíveis.
Manter registros organizados e acessíveis é essencial para evoluir de uma manutenção reativa para uma abordagem verdadeiramente estratégica e orientada por dados.
8. Tenha um histórico de tempos de execução dos serviços de manutenção
Qual é o tempo médio de manutenção de cada equipamento? Houve algum desvio pontual? Se houve, do mesmo modo, qual foi o motivo e o custo adicional causado por esse desvio?
São perguntas que podem ser respondidas com um histórico de tempos de atendimento. Saber quanto tempo cada tarefa leva ajuda a dimensionar equipes, justificar melhorias e revisar planos.
Quando há desvios, é preciso entender suas causas e mensurar os custos adicionais gerados. Essas informações justificam melhorias, planos de manutenção e priorização de investimentos.
Um histórico detalhado dos tempos de atendimento permite identificar gargalos operacionais, otimizar a alocação de mão de obra e tornar os serviços mais ágeis. Isso se traduz diretamente em uma operação mais enxuta e em custos de manutenção mais controlados.
9. Crie uma árvore de custos da manutenção
Qual foi o equipamento que gerou o maior custo de manutenção em determinado período?
Baseado no custo de manutenção atual, vale a pena substituir algum equipamento problemático?
Uma árvore de custos da manutenção permite visualizar quais equipamentos geram os maiores custos em determinado período, ao detalhar os gastos por centro de custo, tipo de tarefa e ativo.
Com base nessa análise, decisões estratégicas podem ser tomadas, como a substituição de equipamentos que apresentam falhas recorrentes e demandam manutenções frequentes. Essa abordagem também ajuda a detectar gargalos, desperdícios e oportunidades de otimização.
Além de facilitar o controle financeiro, esse nível de detalhamento fortalece a previsibilidade orçamentária e promove ações mais assertivas para reduzir custos de manutenção sem comprometer a eficiência operacional.
10. Obtenha informações de forma rápida
Passar dias criando um relatório ou gráfico é um desperdício de tempo e de recursos da empresa.
A digitalização de OSs, checklists e registros de manutenção permite obter dados atualizados em tempo real, facilitando análises rápidas e assertivas para a tomada de decisão.
Com o uso de ferramentas como o Produttivo, é possível automatizar a coleta de dados, gerar dashboards com indicadores-chave e acompanhar a operação em campo de forma centralizada. Essa visibilidade elimina retrabalhos, agiliza auditorias e contribui diretamente para a redução de custos.
Quando o assunto é custo, tempo é dinheiro. Ter acesso a dados atualizados diariamente permite identificar problemas e oportunidades de forma proativa.
11. Aplique o Orçamento Base Zero (OBZ)
É muito comum traçarmos nosso orçamento baseado em histórico, demandas passadas e necessidades já atendidas. Mas que tal pensar de forma proativa?
O Orçamento Base Zero (OBZ) propõe o caminho inverso: avaliar todas as despesas do zero, justificando cada item com base nas reais necessidades do período atual e futuro.
Com o OBZ, as decisões de investimento em manutenção são guiadas por dados de confiabilidade e pelo ciclo de vida dos ativos. Isso permite prever a necessidade de substituições ou ajustes antes que problemas se tornem urgentes. Por exemplo, um ativo que não exigiu manutenção no último ano pode apresentar falhas agora.
Revisar o orçamento de forma proativa fortalece o controle financeiro, evita gastos desnecessários e direciona os recursos para ações de maior impacto.
12. Monte o mix ótimo de estratégias de manutenção
De acordo com a NBR 5462, a manutenção mais eficaz resulta da combinação equilibrada entre diferentes estratégias.
Manutenção corretiva, preventiva e preditiva não são excludentes. O ideal é combiná-las conforme o tipo de ativo e impacto de falha.
Trace metas claras, monitore os indicadores de desempenho e mantenha uma postura ativa na caça por perdas, principalmente as financeiras. Uma gestão de manutenção estratégica é aquela que combina diferentes abordagens para extrair o melhor desempenho dos ativos com o menor custo possível.
Veja o quadro comparativo abaixo sobre os tipos de manutenção, para entender o que cabe em cada momento e realidade:
| Tipo | Vantagem | Quando usar |
| Preventiva | Evita falhas | Equipamentos críticos |
| Preditiva | Antecipa problemas (sensores/IoT) | Máquinas de alto valor |
| Prescritiva | Recomenda ações (IA) | Processos complexos |
| Corretiva | Solução emergencial | Falhas inesperadas |
Como o Produttivo ajuda na redução de custos na manutenção
O Produttivo é uma plataforma completa que apoia equipes de manutenção a digitalizar processos, reduzir desperdícios e melhorar a performance dos ativos. Veja como ele contribui diretamente para a redução de custos:
- Digitalização de checklists e ordens de serviço: elimina o uso de papel, agiliza o preenchimento e padroniza a execução de tarefas.
- Histórico automatizado e dashboards com KPIs: facilita a análise de desempenho, evita falhas recorrentes e embasa decisões estratégicas.
- Alertas preventivos baseados em tempo, uso ou condição: antecipa intervenções e evita corretivas emergenciais.
- Visão consolidada de custos e prioridades: permite controlar gastos por ativo, tarefa ou equipe, otimizando recursos com foco em resultados.
Com o Produttivo, sua equipe atua com mais controle, previsibilidade e agilidade, reduzindo falhas e otimizando cada investimento em manutenção.
Teste o Produttivo gratuitamente por 15 dias e descubra como empresas conseguem reduzir custos de manutenção com uma gestão digital e eficiente.
FAQ: Perguntas frequentes sobre custo de manutenção
