Aprenda como fazer o controle de frota de maneira eficiente, utilizando ferramentas para agilizar e otimizar o processo.
O controle de frota auxilia no acompanhamento da entrada e saída de veículos, seu estado de conservação e outras informações relevantes.
Além disso, a gestão da frota pode ser feita com o auxílio de planilhas e até um sistema de manutenção. Neste artigo, vamos entender a importância do controle de frotas e como realizar esse acompanhamento.
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Importância do controle de frota
Para empresas que trabalham com o uso de veículos, o controle de frota permite identificar quais automóveis estão ausentes, além de fazer o acompanhamento das peças e da necessidade de manutenção preventiva ou corretiva.
Sem o controle adequado, a empresa fica sujeita a uso indevido e até furto do veículo ou suas partes. Também aumenta o risco de danos evitáveis, como falhas causadas por falta de manutenção e multas por mau funcionamento.
Alguns setores que devem fazer o controle da frota são:
- Venda e aluguel de veículos;
- Empresas de transporte, cargas e fretes;
- Prestadoras de serviço com veículos próprios.
Toda empresa que lide com veículos próprios na sua rotina vai se beneficiar de um sistema controle para estar sempre inteirada da própria frota e auxiliar na tomada de decisão quando necessário.
Veja alguns benefícios do controle de frotas:
- Disponibilidade do veículo: sabendo quais automóveis estão em uso e quais estão disponíveis, fica mais fácil organizar o cronograma de utilização dos mesmos;
- Controle de despesas: com a gestão correta da frota, você pode identificar o que está causando gastos (como manutenção) e tomar as medidas necessárias para reduzir os custos;
- Monitoração de rotas: caso seja relevante para seu negócio, realizar a vistoria cada vez que o veículo entra e sai permite identificar as rotas escolhidas e acompanhar se estão de acordo com o esperado ou se há alguma irregularidade;
- Aumento da vida útil: se a empresa fizer o controle correto de todas as partes do veículo, é possível programar as revisões preventivas e reduzir o risco de falhas evitáveis, prolongando a vida útil do ativo;
- Controle operacional: o acompanhamento adequado possibilita prever quais veículos vão precisar de manutenção e quando, assim a empresa pode se programar e não é surpreendida pela necessidade de ação emergencial que poderia levar a queda na produtividade.
Como fazer o controle de frota de veículos
O controle de frota pode ser feito com um documento de papel, uma planilha ou ainda um sistema digital. Apesar dos diferentes formatos, o objetivo é o mesmo: armazenar as informações para histórico e manter questões padronizadas para o acompanhamento.
Os principais pontos de um documento para gestão de frota são:
- Gestão de ativos: é o que permite avaliar o funcionamento adequado de todas as partes, além dos veículos em si, garantindo que operem corretamente e facilitando a identificação de necessidade de troca. Você pode fazer isso por meio de checklists;
- Gestão da manutenção: além dos ativos, uma planilha de controle vai auxiliar na hora de detectar a demanda por manutenção e permitir seu agendamento sem comprometer a frota ou os serviços programados. Um plano de manutenção vai te ajudar com esse controle;
- Gestão de custos: com o acompanhamento das partes e da manutenção, há maior controle dos gastos empregados com a frota e também histórico para avaliar quando é necessário substituir uma peça ou veículo para não prejudicar o caixa.
Pensando nisso, seu checklist para gestão de frota deve conter:
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Dados atualizados do veículo
Aqui entram modelo, cor e ano, mas também outras informações que ajudem a diferenciar um veículo de outro, mesmo os aparentemente iguais, como quilometragem, consertos previamente realizados e outros dados para distinção.
Inspeção de peças
É o espaço para avaliar se todas as partes do veículo estão funcionando corretamente, como os freios, cintos de segurança, nível de óleo e tudo que for relevante para a operação do automóvel.
Relatório fotográfico
Fotos com antes e depois ajudam na comprovação e registram eventuais situações de mau uso ou defeitos, podendo ser usadas também como histórico.
Assinatura
A assinatura do motorista ou cliente que locou o veículo,, assim como do profissional responsável pela vistoria, é uma forma de verificar que todas as partes estão cientes e também se comprometem a retornar o veículo intacto. Inclua também os dados das pessoas envolvidas, como nome completo e número da Carteira Nacional de Habilitação.
Planilha: controle de frota
Você pode usar uma planilha para controle de frota ou ainda investir em um sistema digital, no qual o controle é mais fácil e eficiente.
É o caso do Produttivo, no qual você:
- Preenche checklists digitais prontos ou personalizados;
- Agenda planos de manutenção automáticos;
- Visualiza o histórico de manutenção e serviços por veículo;
- Acompanha quais ativos estão gerando mais não conformidades e alertas;
- Verifica o custo das peças e manutenções.
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