Tanto para empresas quanto para profissionais autônomos, a planilha orçamento prestação de serviços é uma aliada no controle financeiro, listando o preço cobrado por cada peça ou atividade realizada.
Além disso, uma planilha de orçamento permite que você repasse o preço aos clientes de forma clara e confiável — com os valores tabelados documentados, é menos provável que haja algum desentendimento entre as partes.
Neste artigo, veremos o que não pode faltar na hora de calcular o orçamento e também um modelo pronto de planilha para baixar. Acompanhe!
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O que é a planilha orçamento prestação de serviços?
A planilha orçamento prestação de serviços é ideal para repassar o preço aos clientes, pois permite calcular os valores rapidamente e compartilhá-los com apenas alguns cliques.
Existem diferentes formas de elaborar o orçamento, mas a planilha é uma das mais indicadas porque pode ser usada gratuitamente, tem a opção de funcionar mesmo sem acesso à internet, e é fácil para compartilhar com o cliente.
Com a planilha de orçamento, o prestador de serviços pode listar os preços de todas as atividades realizadas e as peças ou componentes utilizados, e rapidamente calcular quanto o cliente tem a pagar. É possível aplicar filtros para que a planilha mostre os valores dos serviços, dos materiais, ou o preço total.
O uso da planilha orçamento prestação de serviços também mostra mais transparência aos clientes, que podem ver que os valores repassados são padronizados.
Quais são os benefícios de uma planilha orçamento prestação de serviços?
A planilha de orçamento de prestação de serviços é uma versão mais moderna dos tradicionais orçamentos em papel. Ela tem o mesmo objetivo, de repassar o preço ao cliente e atuar como uma proposta comercial, mas é mais prática e eficiente.
Veja algumas vantagens de usar essa ferramenta no seu negócio:
Cálculo automático
Para que não seja necessário depender de uma calculadora na hora estimar os custos de um serviço, é possível usar a planilha orçamento prestação de serviços para fazer o cálculo automático dos preços, dispensando as contas de cabeça.
Se você sabe fazer fórmulas de Excel, pode criar uma fórmula exclusiva para obter seu orçamento automaticamente, basta preencher com os dados básicos, como o preço de cada peça e o valor cobrado por cada serviço.
Neste modelo abaixo, por exemplo, você seleciona as peças utilizadas e serviços realizados, e a planilha faz automaticamente o orçamento para você:
Baixe grátis: Planilha orçamento prestação de serviços em Excel
Confiabilidade
Outro benefício de um modelo de orçamento de prestação de serviço Excel é que não é necessário fazer as anotações em papel, que está sujeito a danos, perda e até a erros humanos.
Isso porque, com um orçamento digitalizado, todas as informações ficam armazenadas no computador, sem pilhas de papel que ocupam espaço. Também é uma vantagem para o cliente, que fica com o registro do orçamento sem precisar se preocupar em extraviar ou danificar o documento.
Padronização
Um modelo único permite que seu orçamento seja sempre elaborado de forma padronizada, facilitando o entendimento por todos os colaboradores. Ele ainda garante que todos os clientes recebam o mesmo modelo de documentação.
Produtividade e agilidade
Você já pensou no tempo gasto toda vez que precisa elaborar um orçamento do zero, ou ainda o retrabalho para analisar orçamentos preenchidos de maneira despadronizada por cada colaborador?
Ao usar um modelo pronto e padrão, você só precisa preencher as informações de acordo com o serviço solicitado por cada cliente. Isso ajuda a ganhar tempo no preenchimento, e evita o desgaste para decifrar orçamentos fora do padrão, já que todos seguirão o mesmo modelo.
Como montar uma planilha de orçamento prestação de serviços?
Antes de iniciar seu orçamento no Word ou Excel, tenha em mente que é preciso ter em mãos todas as informações referentes a preços de tudo que é ofertado pela sua empresa. Isso inclui:
- Preço cobrado pelas peças;
- Preço cobrado pelo serviço;
- Custo de entrega;
- Qualquer outro gasto adicional, como multa ou descontos.
Portanto, providencie essas informações (normalmente elas já são tabeladas pela própria empresa) e use-as como base para construir sua planilha de orçamento. Além dessas informações, para montar sua planilha orçamento prestação de serviço você ainda vai precisar de:
Dados do prestador de serviço
São as suas informações legais, como nome e CNPJ da empresa, mas também de contato, como o número de telefone para que o cliente possa entrar em contato. Você também pode incluir o nome do profissional responsável por aquele orçamento.
Dados do cliente
Ao inserir os dados do cliente, além de deixar o documento com aspecto profissional e personalizado, você evita que o orçamento seja usado com finalidades diferentes, assegurando que cada cliente tenha seu orçamento personalizado. Portanto, deixe um espaço para preencher com o nome, CPF ou CNPJ, endereço e telefone do seu cliente.
Serviço
Aqui, abra um campo para explicar de maneira geral o que aquele serviço contempla (atenção: ainda não estamos falando do preço). Alguns exemplos:
- Manutenção corretiva em ar-condicionado;
- Manutenção preventiva de extintores;
- Limpeza de filtros do ar-condicionado.
Assim, caso você queira usar sua cópia do orçamento para consulta posterior, terá tudo registrado de forma fácil de entender, sem precisar analisar cada atividade individualmente para entender do que se trata.
Preço do serviço
É nesse campo que você vai detalhar cada serviço a ser realizado e quanto será cobrado por cada um. Lembre-se que um único serviço, como manutenção, pode englobar várias atividades, por exemplo: troca de peça, limpeza, hora de trabalho, entre outros.
Você também pode separar um espaço para inserir o código do serviço, caso use esse sistema para organização interna.
Preço da peça
Se o serviço também incluir o fornecimento de alguma peça, lembre-se de colocar isso no orçamento. Portanto, se a manutenção inclui troca de filtro (e esse filtro foi fornecido pela sua empresa, agregando custo ao serviço), detalhe a peça e quanto está sendo cobrado por ela.
Lembre-se que podem ser necessárias várias peças, ou mais de uma unidade da mesma peça.
Custos adicionais
Evite ao máximo surpreender o cliente com novas cobranças após finalizar o orçamento. Além de causar má impressão, essa prática pode levar o cliente a desistir de contratar o serviço, já que o novo preço não está alinhado com o que ele esperava.
Por isso, inclua no orçamento toda e qualquer cobrança envolvida naquele serviço, como frete, custos adicionais por hora extra do técnico, cobranças extras por atendimentos fora do horário de funcionamento e tudo que vá impactar no preço final.
Caso tenha dado um desconto ao cliente, esclareça essa informação também: além do cliente se sentir valorizado, ele entende que o preço que está pagando é diferenciado e portanto não é garantido.
Outros
Uma coisa que é clara para o prestador de serviço pode não ser clara para o cliente, então inclua todas as informações relevantes no seu orçamento.
Por exemplo: caso haja a possibilidade do cliente fazer a retirada da peça na loja em vez de optar pela entrega a domicílio, disponibilize essa informação e também deixe espaço para que a opção escolhida possa ser preenchida.
Desse modo, você reduz o risco de mal-entendido entre o cliente e a empresa, já que todo o combinado foi registrado.
Observações
Pensou em mais alguma coisa que deve ser incluída no seu orçamento? Ela pode entrar nesse campo. Algumas sugestões:
- Formas de pagamento;
- Validade do orçamento;
- Data prevista para realização do serviço.
Preço total
O principal objetivo de um orçamento é passar o preço ao cliente. Todos os campos que sugerimos acima são indicados para que seu orçamento seja claro e confiável para todas as partes, mas o preço total é o mais importante.
Nele, você vai somar todos os custos daquele serviço (peças, atividades realizadas e custos adicionais, como frete ou multas) para que o cliente saiba exatamente qual é o valor total a pagar. Esse campo também é importante para que sua empresa faça a cobrança na íntegra, não apenas de um produto ou serviço.
Pagamento
Quando o cliente finalizar o pagamento, você pode carimbar ou assinar seu orçamento para evitar cobranças duplicadas. Se possível, explique também se o pagamento foi feito com antecedência, evitando que haja confusão quanto à realização do serviço.
Planilha orçamento prestação de serviços grátis
Agora que você já sabe o que não pode faltar, chegou a hora de fazer um modelo de orçamento para sua empresa. Você pode usar os tradicionais modelos em papel ou investir nas versões mais modernas, como planilhas no Excel ou em softwares específicos.
Se você prefere usar um modelo pronto, disponibilizamos gratuitamente uma planilha de orçamento em Excel. Veja só como fica:
Faça o download gratuito da planilha orçamento prestação de serviços do Produttivo
A planilha pode ser impressa depois de preenchida, ou você pode mandar por e-mail ao cliente. Sugerimos que sempre guarde uma cópia, para que tanto o prestador quanto o cliente tenham acesso às informações.
O preenchimento é fácil e o cálculo é automático, basta complementar os campos com as informações da sua empresa. Também é possível personalizar com a sua logo e cores.
O Produttivo é um software e aplicativo para gestão de serviços que ajuda em todas as etapas da sua operação, do planejamento à conclusão. Conheça alguns diferenciais do sistema:
- Portal para recebimento de solicitações dos clientes por link personalizado ou QR Code anexado aos equipamentos;
- Visão de calendário para atribuir serviços aos técnicos;
- Modelos digitais de checklists, ordens de serviço e outros formulários;
- Relatórios em PDF que podem ser enviados ao cliente por e-mail ou WhatsApp;
- Plano de atividades para planejar e agendar serviços recorrentes com antecedência;
- Pesquisa de satisfação que ajuda a medir a reputação da sua empresa;
- Funcionamento offline do aplicativo;
- Armazenamento em nuvem;
- E muito mais!
Veja um modelo de orçamento digital feito dentro do sistema Produttivo:
Experimente grátis: Modelo digital de orçamento de serviço
Os preços das peças e serviços podem ser cadastrados no sistema com antecedência. Assim, durante a visita técnica, o técnico pode fazer a emissão do orçamento pelo celular ou tablet com base nas informações cadastradas, rapidinho e sem complicação.
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