O software para gestão de equipes externas é uma ferramenta que ajuda gestores em várias atividades, como:

• Comunicação com a equipe de campo;
• Acompanhamento dos serviços realizados;
• Controle da jornada;
• Prevenção de atrasos, retrabalhos e insatisfação do cliente.

Neste artigo, você conhece os principais recursos disponíveis nos melhores softwares do mercado e como eles facilitam o dia a dia da equipe de campo, aumentando a produtividade.

E, de bônus, ainda te indicamos os melhores apps para ter uma gestão completa e eficiente.

Experimente grátis: Checklists, ordens de serviços e relatórios digitais para equipes de campo usarem no celular!

O que é gestão de equipes externas?

A gestão de equipes externas é o gerenciamento de uma série de atividades desenvolvidas por colaboradores que realizam seus trabalhos fora da empresa.

Alguns exemplos são vendedores, representantes, prestadores de serviços e técnicos.

É de responsabilidade da gestão de equipes externas fazer todo o controle do trabalho executado, incluindo: 

• Monitoramento dos colaboradores;
• Controle do tempo de execução do serviços;
• Controle do cumprimento de prazos;
• Engajamento da equipe;
• Organização dos processos;
• Acompanhamento de indicadores de desempenho e qualidade. 

Para auxiliar em todas essas atividades, o ideal é ter um software para gestão de equipes externas.

O app centraliza tudo em uma única plataforma, assim os gestores têm pleno controle sobre processos, realização de serviços e satisfação dos clientes. 

Para que serve um software para gestão de equipes externas? 

Um software para gestão de equipes externas pode transformar a prestação de serviços por meio de várias soluções.

Veja os principais pontos beneficiados:

Padronizar processos

A falta de comunicação entre gestores e equipe externa, ocasionada pela distância ou até pela correria do trabalho, pode contribuir para que o serviço desenvolvido pela equipe de campo seja cada vez mais individual.

Isso estimula os colaboradores a realizarem as atividades cada um do seu jeito, criando e preenchendo relatórios diferentes, por exemplo. 

Com um software para gestão de equipes externas essa dificuldade acaba, porque todo processo deve ser centralizado na ferramenta e obrigatoriamente obedecer um passo a passo. 

Os aplicativos permitem, por exemplo, que sejam criados modelos específicos e únicos de relatórios para cada tipo de serviço, no formato de checklists.

Assim, quando um colaborador é direcionado para aquela atividade, deve necessariamente preencher o relatório padrão criado no aplicativo. 

A distribuição das visitas também é feita pelo software, dispensando comunicações informais por WhatsApp ou e-mail e que podem gerar confusões.

Assim, a equipe saberá que a cada novo serviço será notificada pelo aplicativo.  

Leia também: Gestão de serviços: o que é e como fazer em 8 passos

Automatizar serviços burocráticos  

Por que perder tempo avisando manualmente os técnicos sobre um serviço recorrente? O software para gestão de equipes externas pode eliminar trabalhos burocráticos como esse.

Um bom software para gestão de equipes externas permite o agendamento automático de serviços frequentes, em que você já sabe a periodicidade em que devem acontecer. 

Gastar horas passando informações do relatório de papel para o computador? Com checklists digitais, o seu histórico é construído no momento do serviço e a análise de dados fica muito mais fácil!

O ideal é que seu app permita o preenchimento pela equipe de campo diretamente de um celular ou tablet, sem a necessidade de internet e com salvamento na nuvem.

A equipe de campo também não precisa se preocupar em perder tempo preenchendo informações sobre a empresa e o cliente. O próprio sistema realiza o preenchimento automaticamente com base nos dados cadastrados. 

É economia de tempo e mais produtividade para técnicos e gestores. 

Simplificar e organizar a rotina das equipes 

Com todas as informações centralizadas no software para gestão de equipes externas, a rotina da equipe de campo fica muito mais simples! 

O gestor realiza o agendamento das atividades, definindo os responsáveis, data, horário e local do serviço e os técnicos são notificados pelo app.

Por lá mesmo eles conferem os dados da visita técnica e realizam o preenchimento dos formulários. 

E o gestor consegue ter uma ampla visão dos serviços que estão planejados, em andamento ou atrasados, além de apresentar orçamentos ao cliente, observar indicadores e aplicar pesquisas de satisfação. 

Reduzir quantidade de papel usado pelas empresas 

Diga adeus ao acúmulo de papel, às informações perdidas ou rasuradas. Através dos softwares para gestão de equipes externas, todos os relatórios produzidos pela equipe de campo são 100% digitais. 

Os relatórios podem ser personalizados com questões, tipos de resposta, cores e logos que a empresa desejar utilizar. 

Assim, o cliente tem acesso a um documento profissional e personalizado.

O que é possível fazer em um software para gestão de equipes externas?

Conheça mais sobre as funcionalidades mais comuns em softwares para gestão de equipes externas. 

Lembrando que todas elas também estão disponíveis no software do Produttivo para você testar gratuitamente:

1. Planejamento e agendamento automático de serviços 

Os gestores criam e atribuem atividades aos responsáveis. Os agendamentos são interligados à agenda da equipe, que é notificada sempre que uma nova atividade é atribuída.

Quando um serviço é recorrente, é possível programar o agendamento automático de manutenções preventivas e outros serviços recorrentes.  

Além disso, os aplicativos também permitem o cadastro de clientes, peças, materiais, serviços e ativos.

Isso aumenta o controle por parte da gestão e ajuda a automatizar o preenchimento da equipe de campo, uma vez que todas as informações já estão no sistema. 

2. Controle de visitas e do andamento dos serviços 

Um bom software para gestão de equipes externas também disponibiliza uma série de recursos que ajudam gestores a controlar as visitas e o andamento dos serviços, como: 

• Preenchimento de geolocalização realizada pelo próprio sistema, com base nas coordenadas de onde o preenchimento foi realizado;
• Registros fotográficos com marcação da data, hora e local de onde a foto foi tirada;
• Acompanhamento à distância dos preenchimentos; 
• Monitoramento de indicadores sobre tempo de atendimento. 

3. Emissão de ordens de serviço e checklists digitais 

As ordens de serviço, checklists e outros relatórios digitais são criadas conforme a necessidade da empresa, que pode personalizar os tipos de campo de resposta, cores e logos do relatório.

Todos os documentos podem ser exportados em PDF ou Excel e enviados para seu cliente instantaneamente.

Entre as possibilidades de resposta do formulário temos: 

• Texto curto e longo;
• Questão de checklist;
• Fotos;
• QR Code de equipamentos;
• Lista de peças e materiais;
• Lista de serviços;
• Número;
• Data e hora;
• Opções de seleção única;
• Opções de seleção múltipla;
• Localização GPS;
• Assinatura.

4. Acompanhamento de Indicadores e histórico de serviços 

O acompanhamento de indicadores num software para gestão de equipes externas é realizado através das informações preenchidas nos formulários. 

A partir deles é possível ter dados como:

• Volume de trabalho da equipe técnica;
• Tempo de atendimento;
• Não conformidades mais recorrentes;
• Pontuação das inspeções;
• Nível de satisfação dos clientes com os serviços prestados. 

5. Comunicação em tempo real com o cliente e com a gestão 

No sistema, a gestão tem uma ampla visão das atividades que estão sendo realizadas, das atividades planejadas e das atrasadas.

Quando existe alguma não conformidade durante as inspeções, a gestão recebe alertas direto no painel, onde pode criar planos de ação para resolvê-la de forma rápida e satisfatória para o cliente. 

Para entrar em contato com a empresa, o cliente também dispõe de uma página personalizada de abertura de chamados, onde poderá descrever o motivo da solicitação.

Quais desafios na gestão de equipes externas podem ser resolvidos com o uso de um software? 

Um bom software para gestão de equipes externas ajuda a solucionar uma série de desafios que gestores e técnicos enfrentam na hora de realizar o trabalho em campo.

Veja quais são eles:

Acompanhamento de atividades

Os gestores precisam de processos bem estruturado para saber quais atividades já foram realizadas pela equipe.

Por isso, muitas vezes, recorrem a um alinhamento diário ou semanal sobre as demandas.

Ao usar um software que permita uma visualização clara do andamento das demandas, os alinhamentos periódicos acabam sendo dispensáveis, o que dá mais tempo para focar em outras tarefas e tomar decisões estratégicas. 

Para prestadores de serviço, são indicados softwares como o Produttivo, no qual é possível planejar e acompanhar em tempo real a agenda da equipe.

Já para vendedores e outras áreas, softwares como Pipefy, Trello e alguns CRMs podem ajudar.

Falhas na comunicação

Sem processos bem estabelecidos e tarefas claras para a equipe externa, o trabalho pode apresentar problemas, se tornando custoso para a empresa. 

A comunicação com a equipe externa deve ser clara, objetiva e constante, fazendo com que os colaboradores não fiquem ociosos ou em dúvida sobre as ações que devem ser desenvolvidas. 

O WhatsApp é muito utilizado aqui, porém requer atenção.

Muitos gestores utilizam como ferramenta para tudo: falar com a equipe, com o cliente, documentar informações do trabalho que está sendo realizado e outros.

E aí surgem problemas como falta de organização, atrasos, perda de histórico, falta de dados para tomar decisões, entre outros.  

Falta de capacitação

O investimento no treinamento da equipe deve ser algo contínuo, acompanhando a evolução e desempenho de cada colaborador.

Isso é importante para manter a equipe engajada com a empresa, melhorando também a qualidade do trabalho realizado.

Através dos dados coletados e da avaliação individual dos atendimentos realizados é possível entender e priorizar quais colaboradores devem passar por treinamento, entendendo suas dificuldades e dúvidas. 

Software para gestão de equipes externas: 10 opções para sua empresa

Já existem no mercado centenas de ferramentas e softwares que organizam processos de trabalho e tornam a gestão de equipes externas mais eficiente.

Listamos dez opções com objetivos diferentes. Veja qual melhor se adapta à realidade do seu negócio!

1. Produttivo – Controle de serviços de ponta a ponta

O Produttivo é um software e aplicativo voltado para a prestação e comprovação de serviços externos, como:

• Manutenções;
• Inspeções;
• Emissões de laudos técnicos;
• Relatórios fotográficos;
• Entre outros. 

Através do software, o gestor pode abrir novos chamados e designá-los para a equipe técnica, acompanhando a realização da atividade.

Os relatórios de comprovação são gerados em poucos instantes após a execução do serviço, tornando o trabalho mais confiável e de qualidade.

O técnico preenche formulários através do aplicativo, eliminando papel e o retrabalho de transferir informações para o computador.

O cliente também pode abrir chamados por meio de um link personalizado, agilizando o processo de atendimento.

Ao final de cada atendimento, podem ser enviadas pesquisas de satisfação e o software fornece dados e indicadores de volume e tempo de trabalho, assim como o nível de satisfação do cliente.

2. Oitchau – Controle de Horas

O OiTchau é um software focado no controle de horas trabalhadas. É possível criar jornadas de trabalho personalizadas de acordo com o cargo.

Também possui funcionalidades para alguns segmentos, como transportadoras, permitindo o acompanhamento em tempo real via GPS.

A plataforma oferece um aplicativo para funcionários, como também um quiosque com tablet para bater ponto, utilizando reconhecimento facial.

3. TOTVS RH / Feedz – Gestão de Desempenho

Essa plataforma auxilia as lideranças a gerenciarem a equipe e avaliarem o seu desempenho. 

No TOTVS RH/Feedz, é possível enviar feedbacks, criar planos de desenvolvimento para os colaboradores, realizar pesquisas internas e acompanhar o desempenho através de avaliações.

4. VR/Pontomais – Controle de Ponto

O VR/Pontomais é uma ferramenta para controle de ponto, onde gestores podem ter o controle da jornada de trabalho dos funcionários. É possível bater o ponto com registro simples, QR Code, reconhecimento facial e ponto offline, via aplicativo.

O sistema permite a centralização de todas as informações sobre faltas, bancos de horas e horas faltantes em um único lugar.

5. Trello – Organização de demandas

O Trello possui planos gratuitos para quem precisa organizar times e criar fluxos de trabalho.

Ele utiliza o formato kanban, ou seja, com colunas personalizáveis e visualização de projetos divididos em tarefas e ações.

O painel é compartilhado com mais colaboradores, incluindo recursos para finalização de atividades, priorização e checklists.

6. Pipefy – Gestão de processos 

Assim como o Trello, o Pipefy permite a criação de Workflows, substituindo formulários, planilhas, manuais e até e-mails.

É possível designar atividades para vários times, em painéis diferentes.

Um grande diferencial é a possibilidade de trabalho em conjunto entre empresa e cliente, onde eles podem fazer pedidos dentro da plataforma, centralizando e organizando as tarefas.

7. Google Formulários – Criação de formulários

O Google formulários é uma ótima indicação para trabalhos externos que precisam registrar informações das visitas e apresentá-las em planilhas. 

A ferramenta é gratuita e para acessá-la você só precisa ter uma conta no Gmail.

Na criação do formulário é possível configurar diversos tipos de resposta (texto curto, avaliação, lista, etc) e até marcar respostas como obrigatórias.

8. Google Maps – Gestão de localização

O Google Maps também é gratuito e pode ser um recurso complementar para quem deseja realizar a gestão de equipes externas, isso porque o sistema permite elaborar roteiros que a equipe utilizará no deslocamento até o serviço.

A app traça a rota ideal, apresenta o tempo de viagem, a quilometragem rodada e permite o envio da rota diretamente para o Whatsapp da equipe de campo. 

9. Asana – Gerenciamento de atividades 

O Asana é outra ferramenta utilizada na organização de demandas, assim como o Trello.

Na ferramenta, é possível criar tarefas recorrentes, projetos, organizar atividades em kanban, classificar a importância da demanda, entre outros!

Existe uma versão gratuita com algumas funcionalidades disponíveis, mas também existe a versão paga em que apresenta recursos extras e têm planos a partir de R$40,99 mensais.

10. Zapier – Integração entre sistemas

O Zapier é uma ferramenta fundamental se você deseja fazer a integração entre mais de um sistema.

Através da plataforma é possível integrar a agenda dos técnicos com o painel de atividades do Produttivo, por exemplo.

Assim, todas as atividades agendadas no software são marcadas na agenda da equipe de campo. 

É possível fazer a integração entre mais de 3.000 apps e com isso ter uma gestão muito mais completa!

Vantagens do Produttivo para o seu negócio

Com o Produttivo, a gestão de equipes externas deixa de ser um desafio e vira uma vantagem competitiva. Veja as vantagens de utilizar um sistema completo:

• Automação de ponta a ponta: o sistema permite receber solicitações de serviços em segundos, agendar automaticamente tarefas recorrentes, e gerar relatórios personalizados com poucos cliques.
• Padronização e profissionalização da operação: modelos de checklists, ordens de serviço, relatórios com identidade visual da sua empresa e envio imediato do resultado ao cliente.
• Controle em tempo real e histórico consolidado: você visualiza serviços planejados, em andamento ou concluídos, acumula dados sobre clientes, equipamentos, tempos de atendimento, satisfação e mais, gerando insights estratégicos.
• Redução de retrabalho e de papel: com aplicativo mobile que funciona offline, preenchimentos automatizados (via QR Code, voz, GPS), envio de relatórios para WhatsApp ou e-mail do cliente, você economiza tempo e evita erros de transcrição.
• Escalabilidade para diferentes portes de empresa: com planos adaptados para a sua empresa, o Produttivo se encaixa às necessidades do seu negócio.
• Melhoria da reputação e experiência do cliente: ao disponibilizar página personalizada para abertura de chamados, envio automático de pesquisas de satisfação e relatórios profissionais, sua empresa transmite imagem de eficiência e cuidado com o cliente.

Veja mais detalhes:

Essas vantagens transformam o software em um ativo estratégico: não apenas uma ferramenta operacional, mas um diferencial da sua empresa no mercado.

Para promover um aumento de produtividade, escolha um software de equipes externas completo. Teste grátis o Produttivo por 15 dias grátis, agende serviços, crie checklists e relatórios digitais, acompanhe indicadores e tenha total controle da sua operação!

Perguntas frequentes sobre software para gestão de equipes externas