O modelo de orçamento para prestação de serviços ajuda na padronização dos orçamentos apresentados por sua empresa. Isso é importante para transmitir maior seriedade e profissionalismo ao cliente, resultando em mais confiança.
O orçamento não é um documento complexo e pode ser elaborado em poucas etapas. Portanto, neste artigo você vai aprender qual é a importância do documento e como utilizar um modelo digital.
Veja também: Modelo digital de orçamento de serviços
O que é um modelo de orçamento para prestação de serviços?
O modelo de orçamento de serviço é um documento emitido pela empresa ao cliente, detalhando quais são os serviços prestados (manutenção, instalação, entre outros), o preço a ser cobrado e outras informações importantes para a realização do trabalho.
Como cada empresa trabalha de um jeito, esse material organiza os dados de maneira clara e padronizada para todos os colaboradores, evitando mal-entendidos. Além disso, também permite que o cliente entenda com facilidade o que será feito e o preço a ser pago.
Você pode fazer o orçamento no modelo de checklist, listando os serviços disponíveis, ou ainda elaborar um modelo mais formal, que vai facilitar ainda mais o processo e trazer credibilidade para sua empresa.
A importância de um bom modelo de orçamento
Diferente do orçamento de produtos, que informa o preço dos itens à venda, um orçamento de serviços documenta o que foi ou será realizado.. Nele é possível incluir o valor a ser pago pelo serviço, mas também mais detalhes sobre o trabalho para que tanto o cliente quanto os colaboradores entendam o que esse documento contempla.
Um bom orçamento de serviço vai servir também como histórico para o cliente, trazendo mais credibilidade para a empresa. Um exemplo: após a realização do serviço, seja ele um reparo ou uma instalação, o cliente pode assinar o orçamento, reconhecendo que aquela tarefa foi executada.
Leia também: 76 modelos de mensagem automática Whatsapp para clientes
Como fazer um modelo de orçamento para prestação de serviços?
Vamos ver alguns tópicos indispensáveis para um bom orçamento. Você pode utilizar este modelo de orçamento digital.
Dados da empresa
É recomendado que o modelo de orçamento tenha um cabeçalho com as informações da sua empresa. Insira seu fantasia e de preferência, inclua o CNPJ. Vale também incluir dados de contato, pode ser o telefone ou e-mail para o consumidor entrar em contato. Se possível, coloque ambas as informações. Outra dica é inserir o logo da sua empresa com as suas cores.
Dados do cliente
Em seguida das informações da sua empresa, é importante colocar as informações do seu cliente, como telefone ou e-mail. Para prestar um serviço ainda melhor, peça ao cliente o contato direto da pessoa que vai lidar com o orçamento. É preciso um campo para o endereço do cliente, a fim de que o técnico se dirija ao local certo, nos casos de atendimentos externos. Peça ao cliente que forneça a informação mais completa possível, com número, complemento, sala e o que mais for necessário.
Detalhes do serviço
Aqui o técnico vai detalhar o que precisa ser feito. Não basta colocar apenas ‘manutenção’; oriente sua equipe a escrever exatamente qual é a manutenção a ser realizada, como ‘troca do termostato’. Podem ser necessárias várias ações em um mesmo orçamento, então certifique-se de que haja linhas suficientes para cada uma das atividades relacionadas àquele chamado:
- Detalhamento da falha
Transcreva o que foi detectado como falha na visita anterior ou qual é a reclamação do cliente.
- Procedimentos adotados
Vale descrever as ações corretivas imediatas ou de contenção do problema, se for o caso.
- Cronograma
Prazos são importantes para corrigir falhas de alta criticidade e também para que o técnico tenha uma agenda organizada. Essa etapa vai depender do tipo de serviço que você realize. Adapte-a de forma que melhor se encaixe na sua operação.
Investimento
Essa é a quantia a ser paga pelo cliente, levando em consideração o trabalho do técnico, custos com deslocamento, entre outros gastos. Portanto, deve ser o preço total daquele serviço. Caso haja mais de um serviço para executar, coloque o preço de cada um deles separadamente.
Campos adicionais
Estes campos podem variar de acordo com o tipo de serviço, por exemplo, é um conserto, revisão ou instalação? Será a manutenção de um veículo ou de um maquinário? Isso deve ser levado em consideração para que o orçamento seja adequado.
Proposta comercial
Ter um modelo de orçamento para prestação de serviços agiliza a produção da proposta comercial. Se for um contrato a longo prazo, vale a pena ter uma proposta pronta e adequada para seu nicho de mercado.
O que não pode faltar em um modelo de orçamento?
Com a tecnologia, outros campos podem ser acrescentados em um modelo de orçamento para prestação de serviços. Os modelos digitais permitem inserir o horário, tempo de atendimento, calculados automaticamente e até fotos. Veja as sugestões que tornam seu orçamento mais interessante que o da concorrência:
- Peças trocadas: muitas empresas se responsabilizam pela compra da peça, além do serviço em si. Portanto, descreva com precisão quais as peças que deverão ser trocadas, incluindo modelo e marca. Se seu orçamento não incluir substituição de peças, pode deixar esse campo em branco;
- Data: a data, com dia, mês e ano, é uma garantia tanto para você quanto para seu cliente de que aquelas informações estão atualizadas;
- Prazo: junto ao campo da data, inclua também o prazo para o qual aquele orçamento é válido;
- Fotos: em modelos de orçamento digitais, é possível incluir campo para imagens que o técnico pode utilizar caso sinta necessidade de oferecer mais informações;
- Tempo médio de atendimento: quando o gestor possui mais informações sobre tempo, consegue gerir melhor a agenda dos técnicos e tornar os serviços mais ágeis;
- Assinaturas: esse é um campo imprescindível para sua empresa e seus clientes, porque é um reconhecimento de todas as partes de que aquela informação está correta.
Leia também: Como fazer apresentação proposta comercial + modelo grátis
Dicas para criar um modelo de orçamento para a sua empresa
Você notou que a tecnologia pode ajudar a criar orçamentos mais rápidos e completos, contribuindo para uma operação eficiente. Por isso, se você quiser personalizar o seu modelo de orçamento, siga as etapas:
Defina a ferramenta utilizada
Sabemos que muitos orçamentos ainda são feitos no papel. Mas existem desvantagens no formato, desde a dificuldade em manter um histórico, quanto retrabalho de passar todas as informações do papel para o computador. Por isso, vale a pena tornar esse documento digital, como em sistemas para prestadores de serviços.
O técnico preenche o orçamento e envia para aprovação do cliente. Com o orçamento aprovado, o gestor pode agendar o atendimento em instantes.
Inclua todas as informações necessárias
Um modelo de orçamento completo vai orientar o técnico, garantindo que nenhum ponto importante fique de fora. O orçamento não precisa ficar longo, mas sim direto ao ponto e com os campos relevantes para ajudar a equipe.
Estipule prazos para cada etapa
Se for mais de um serviço, colocar prazos ajuda na organização da agenda dos técnicos e passa mais tranquilidade ao cliente, que tem previsão de quando o serviço será finalizado.
Entenda o que o seu cliente precisa
Antes mesmo de elaborar o orçamento, ouvir o cliente faz a diferença para entender com clareza qual é a necessidade e evitar erros ou retrabalhos que comprometem a agilidade do serviço.
Pratique preços justos e competitivos
Quando o orçamento traz campos para cálculo de serviço, materiais e tempo, o gestor consegue um cálculo mais exato e justo sobre o serviço, valorizando a mão de obra e aumentando a competitividade no mercado.
Modelo de orçamento digital
O Produttivo é um software e aplicativo no qual o gestor pode ter maior controle sobre a operação. O gestor conta com modelos de orçamento, ordem de serviço, manutenções preventivas, entre outros.
O cliente conta com um portal exclusivo para abertura de chamados, onde pode incluir informações sobre o serviço e o gestor pode designar um técnico para atender a demanda, realizando orçamentos mais rápidos.
O atendimento é realizado via aplicativo, ou seja, o técnico não precisa levar computador ou prancheta a campo, apenas o smartphone. Ele faz o preenchimento do orçamento ou ordem de serviço e gera um relatório em poucos cliques, compartilhando com o cliente em um modelo bonito e moderno. Veja abaixo um orçamento gerado através do Produttivo!
Você pode começar a usar o Produttivo gratuitamente. Clique no banner abaixo!
