O sistema de gestão de frotas é um software que ajuda no controle dos veículos, no acompanhamento da manutenção e na organização das informações da operação.
Para uma empresa que presta serviços, uma inspeção pendente ou um veículo parado pode afetar os atendimentos previstos.
Na escolha do sistema, vale entender quais controles sua empresa precisa e como a equipe vai utilizá-los. Aqui, você vai conhecer as principais funcionalidades, os critérios de avaliação e o que testar antes de contratar.
Boa leitura!😊
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- O que faz um sistema de gestão de frotas?
- Como funciona um sistema de gestão de frotas?
- Qual a importância do sistema de gestão de frotas?
- Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de frotas?
- Como interpretar os dados de um sistema de gestão de frotas?
- Como escolher o sistema de gestão de frotas?
- Como o Produttivo pode auxiliar na gestão de frotas?
- Perguntas frequentes sobre sistema de gestão de frotas
O que faz um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas é uma ferramenta que auxilia na supervisão, controle e organização de uma frota de veículos.
Pode ser usado em operações com caminhões, carros, vans ou outros veículos, conforme os recursos oferecidos.
Nem todo sistema de gestão de frotas oferece os mesmos controles. Há soluções voltadas ao rastreamento, outras ao abastecimento e outras à manutenção e aos registros dos serviços.
Desde a quantidade de veículos até a facilidade de uso, são diversos os critérios para escolher o melhor sistema de gestão de frotas para a sua empresa.
Como funciona um sistema de gestão de frotas?
O sistema recebe dados da operação, organiza essas informações e permite que gestores e equipes acompanhem veículos, atividades e ocorrências.
Veja como o sistema funciona passo a passo:
Coleta e registro das informações
Os dados podem ser preenchidos pela equipe, recebidos de outro software ou coletados por dispositivos instalados nos veículos.
Um checklist, por exemplo, reúne o resultado de uma inspeção; um rastreador fornece informações de localização.
Antes de contratar, confira quais informações precisam ser registradas manualmente e quais são coletadas automaticamente.
Leia também: Geolocalização: para que serve e como funciona?
Organização dos dados por veículo
Os registros precisam estar associados ao veículo correto.
Placa ou outro identificador, inspeções, peças substituídas e serviços realizados ajudam a formar um histórico que pode ser consultado em novas intervenções.
Acompanhamento de atividades e ocorrências
Por meio de um painel web ou aplicativo, gestores e operadores visualizam as informações e acompanham o andamento das atividades.
Isso permite identificar serviços pendentes, consultar os responsáveis e verificar o que foi concluído.
Planejamento de rotas e otimização
Com base nos dados coletados, o sistema pode oferecer sugestões para otimizar as rotas, reduzir o tempo de viagem e minimizar o consumo de combustível, contribuindo para uma gestão mais eficiente da frota.
Alertas e notificações
Outro recurso do sistema é a geração de alertas automáticos para eventos específicos, como desvios de rota não autorizados, manutenção pendente, excesso de velocidade, entre outros.
Esses alertas permitem uma resposta rápida a situações críticas.
Relatórios e análises
Os gestores podem acessar relatórios detalhados sobre diversos aspectos da operação da frota, como análises de desempenho dos motoristas, consumo de combustível, custos operacionais, eficiência das rotas, entre outros.
Ao integrar esses componentes, um sistema de gestão de frotas proporciona uma visão abrangente e em tempo real das atividades dos veículos, trazendo eficiência operacional, reduzindo custos e aumentando a segurança dos motoristas.
Qual a importância do sistema de gestão de frotas?
O sistema de gestão de frotas pode trazer muitos benefícios para a empresa, vamos entender melhor sua importância:
Gestão da manutenção
Um dos principais benefícios é o controle da manutenção dos veículos, já que é possível acompanhar quais estão com manutenção pendente e criar um planejamento para agendar vistorias futuras.
Ao programar intervenções, a empresa organiza a agenda e os recursos necessários para reduzir paradas inesperadas. Os intervalos devem considerar o veículo e suas condições de uso.
Controle de custos e uso dos veículos
Conforme as funcionalidades contratadas, é possível acompanhar despesas com abastecimento, peças, pneus e serviços.
O histórico permite verificar quais veículos concentram gastos e investigar mudanças ao longo do tempo.
O aumento do consumo, por exemplo, exige análise antes de ser atribuído a um defeito. Rotas, condução e manutenção influenciam esse resultado.
Da mesma forma, registrar a inspeção de um pneu só terá efeito sobre sua conservação se os problemas encontrados forem tratados.
Organização da equipe e dos serviços
Centralizar as atividades ajuda na gestão de serviços, na distribuição de tarefas e no acompanhamento de prazos.
Em vez de procurar informações em diferentes conversas, o gestor consulta qual serviço está previsto, quem é o responsável e o que foi registrado.
Segurança e rastreabilidade das informações
Inspeções registradas ajudam a comunicar condições que exigem avaliação e a consultar providências anteriores. Fotos, observações, identificação do responsável e datas dão contexto ao histórico.
O software apoia o controle, mas não substitui a inspeção nem a decisão técnica.
Um formulário concluído não comprova, sozinho, que o veículo está seguro para operar: é necessário avaliar os resultados e tratar as restrições encontradas.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão de frotas?
Cada sistema de gestão de frotas oferece diferentes recursos para atender às necessidades da empresa.
A comparação deve considerar quais controles são indispensáveis e como eles funcionam na rotina.
Rastreamento e telemetria
O rastreamento permite acompanhar a localização dos veículos. A telemetria envolve a coleta e transmissão de dados de operação, que podem apoiar o monitoramento do desempenho e a investigação de problemas.
Confira quais dados a solução entrega, como são obtidos e com que frequência são atualizados. Não presuma que um mapa inclua informações do motor ou que a coleta de dados, por si só, ofereça diagnóstico de falhas.
Roteirização
A roteirização é usada para planejar os trajetos dos veículos e organizar a sequência de deslocamentos.
Na avaliação, considere o tipo de serviço, os locais atendidos, os horários e as restrições que precisam entrar no planejamento.
Uma operação de entregas pode exigir critérios diferentes de uma equipe que realiza visitas técnicas.
Para esse segundo contexto, a roteirização de equipes externas deve acompanhar a agenda e a distribuição dos atendimentos.
Controle de combustível, pneus e despesas
Soluções especializadas podem reunir abastecimentos, consumo, movimentações de pneus e despesas por veículo.
Antes de comparar relatórios, verifique quais lançamentos alimentam cada controle e quem será responsável por mantê-los atualizados.
Checklists, manutenção e histórico dos veículos
Os checklists padronizam o que deve ser verificado e quais informações precisam ser registradas. Podem ser usados na entrada e saída, em inspeções periódicas e nos serviços de manutenção.
Procure recursos para identificar o veículo, registrar respostas, anexar fotos e detalhar não conformidades.
No planejamento, confira se o sistema permite definir responsáveis, datas e recorrências compatíveis com a operação.
Relatórios e documentação dos serviços
Em alguns casos, é necessário emitir documentos, como laudos e relatórios, que devem ser repassados aos órgãos fiscalizadores.
Alguns sistemas de gestão de frota, como o Produttivo, facilitam o preenchimento dos documentos e ainda possibilitam sua emissão de forma totalmente digital.
Veja um exemplo de Checklist de Veículos preenchido e exportado em PDF pelo Produttivo:
Experimente o Modelo de Checklist de Veículos do Produttivo
Como interpretar os dados de um sistema de gestão de frotas?
Os dados ajudam a identificar pontos de atenção quando são comparados com o planejamento e com as condições da operação.
Antes de decidir, confira o período analisado, a atualização dos registros e o significado de cada indicador.
Para te ajudar a interpretar os dados gerados pelo sistema de gestão de frotas, separamos as dicas a seguir, confira:
Acompanhamento de indicadores
Ao obter os indicadores da sua frota, selecione os que mais fazem sentido para sua operação e os de maior criticidade.
Além disso, é importante criar o hábito de acompanhar os indicadores periodicamente para avaliar se estão melhorando.
Caso as ações aplicadas não estejam se refletindo nos indicadores, pode ser necessário mudar de estratégia ou procurar a verdadeira causa-raiz do problema.
Veja algumas ações recomendadas a partir de problemas que podem ser indicados:
| Informação observada | O que conferir | Possível ação |
| Inspeções em atraso | Data prevista, responsável e motivo da pendência | Ajustar a programação e encaminhar as atividades prioritárias |
| Falhas repetidas no mesmo veículo | Componente, condição encontrada e reparos anteriores | Solicitar avaliação técnica e revisar o acompanhamento |
| Aumento no tempo dos serviços | Tipo de atividade, escopo e recursos disponíveis | Investigar espera por peças, dificuldades ou mudanças no atendimento |
| Crescimento dos gastos de manutenção | Serviços executados e uso do veículo no período | Avaliar a composição dos custos antes de comparar veículos |
Planos de ação
Após encontrar os principais gargalos, crie um plano para tratar os problemas. Ele pode incluir o objetivo, as medidas necessárias, os responsáveis e os prazos.
Relacione a ação ao registro que a originou e acompanhe sua conclusão. É importante distinguir o serviço encerrado de uma pendência ainda não resolvida, inclusive quando ela depende de aprovação ou de uma peça.
Como escolher o sistema de gestão de frotas?
Chegou a hora de escolher o sistema de gestão de frotas que será implementado na empresa!
Veja nossas dicas para te ajudar a escolher o melhor sistema de gerenciamento de frotas para as suas necessidades:
Funcionalidades necessárias para a operação
Cada sistema oferece funcionalidades diferentes, portanto defina quais são os recursos indispensáveis para atender suas demandas. Separe o que precisa ser resolvido agora do que poderá ser necessário depois.
Se o problema está nas inspeções sem registro e nas manutenções pendentes, por exemplo, avalie esse fluxo primeiro.
Se a prioridade é abastecimento ou telemetria, confira os recursos específicos e suas dependências antes de contratar.
Facilidade de uso e implantação
É importante que o sistema seja fácil de usar, já que a equipe precisa aderir ao software. Observe a interface, o preenchimento no celular, o painel de atividades e a consulta aos registros.
Peça que um profissional da operação preencha uma inspeção e que o gestor localize o resultado. Verifique dúvidas, campos desnecessários e etapas que exigem retrabalho. Confira também como serão feitos os cadastros iniciais, a orientação da equipe e o suporte.
Observe como é a interface, a página de abertura de chamados, o painel de atividades e as integrações do sistema.
Veja como é o painel de atividades do Produttivo:
A página mostra todas as atividades, tanto as pendentes quanto as em andamento e realizadas, permite atribuir o serviço aos técnicos e até criar novas tarefas. Tudo isso em uma interface fácil de usar.
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Integrações e acesso ao histórico
Se a empresa já utiliza outro software, identifique quais informações precisam circular entre eles. Pergunte se a conexão já existe, quais dados são transferidos e se há configuração ou cobrança adicional.
Teste também a consulta por veículo, período e responsável, conforme sua necessidade. Verifique como exportar os registros e quais condições de acesso se aplicam após o encerramento da contratação.
Investimento e condições de contratação
O investimento deve considerar os recursos necessários e as condições de uso. Compare assinatura, usuários, módulos, implantação, suporte e eventuais integrações, conforme a proposta de cada fornecedor.
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O que testar antes de contratar
Avalie um fluxo completo, do cadastro à consulta do relatório. Você pode usar dados demonstrativos que representem uma atividade da empresa:
- Cadastre um veículo e confira se ele pode ser identificado sem ambiguidade.
- Programe uma inspeção, com formulário, data e responsável.
- Preencha pelo celular, incluindo foto, observação e uma ocorrência de teste.
- Confira como o gestor recebe a informação e organiza a providência necessária.
- Finalize a atividade e verifique se o relatório apresenta os dados corretamente.
- Localize o registro no histórico e teste sua exportação ou compartilhamento.
Se o trabalho offline for necessário, inclua essa condição na avaliação e confira a sincronização depois. Ao final, registre o que funcionou, o que depende de configuração e o que não foi atendido pela ferramenta.
Como o Produttivo pode auxiliar na gestão de frotas?
O Produttivo é um sistema desenvolvido para auxiliar no planejamento, execução e comprovação de serviços.
Para a gestão de frotas, conta com modelos digitais de checklist prontos para uso e editáveis para registrar informações sobre os veículos e acompanhar os serviços relacionados a eles.
Checklist Caminhão
O checklist de caminhão pode ser usado para registrar inspeções e informações da manutenção. Os campos podem reunir a identificação do veículo, os itens verificados, observações, fotos e assinaturas.
Olha só como ele fica preenchido e exportado pelo Produttivo:
Experimente o Modelo de Checklist de Caminhão do Produttivo
Checklist Veículos
Já o modelo digital de checklist de veículos pode ser usado para registro de entrada e saída ou para verificação de não conformidades. Vamos ver como fica:
Experimente o Modelo de Checklist de Veículos do Produttivo
Com os recursos de checklist do Produttivo, é possível personalizar perguntas e definir campos obrigatórios.
Fotos e observações ajudam a detalhar as ocorrências, enquanto as assinaturas registram a participação dos responsáveis.
Você também pode criar seu próprio checklist, relatório ou ordem de serviço personalizado, atendendo às necessidades da operação.
Planejamento, acompanhamento e comprovação dos serviços
No Produttivo, o gestor organiza as atividades no painel e distribui os serviços para a equipe.
O plano de manutenção e serviços permite programar atividades recorrentes e acompanhar o histórico dos ativos.
No aplicativo, o profissional preenche o formulário e registra as informações do atendimento, inclusive offline. Após a sincronização, os dados ficam disponíveis para acompanhamento.
Os relatórios automáticos reúnem as informações preenchidas, reduzindo a necessidade de montar cada documento manualmente.
Os indicadores ajudam a acompanhar volume de trabalho, tempo de atendimento e não conformidades.
Já a roteirização organiza a sequência das visitas, e o mapa da equipe apoia o acompanhamento da localização pelos serviços registrados.
Para avaliar a aplicação na sua frota, escolha um dos modelos, registre uma inspeção e confira o relatório gerado.
Teste o Produttivo gratuitamente por 15 dias e verifique como organizar esse processo com sua equipe. Se preferir, fale com um de nossos consultores.
Perguntas frequentes sobre sistema de gestão de frotas
