O relatório de viagem é o registro dos deslocamentos realizados por colaboradores durante a execução do trabalho. 

Ele organiza informações como quem se deslocou, para onde foi, por qual motivo e quanto tempo a viagem levou, ajudando a transformar trajetos do dia a dia em dados para a gestão.

Neste artigo, você vai entender por que esse tipo de relatório é importante para empresas com equipes externas, quais informações não podem faltar e quais são os principais desafios de fazer esse controle de forma manual.

Boa leitura! 😀

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O que é um relatório de viagem?

O relatório de viagem é um documento que registra os deslocamentos realizados por colaboradores a serviço da empresa. Ele reúne informações como:

• Quem fez a viagem;
• Para onde foi;
• Por qual motivo;
• Quanto tempo levou;
• Qual distância foi percorrida.

Na prática, esse tipo de relatório funciona como um histórico organizado das movimentações da equipe externa. 

Na construção civil, ele é essencial para acompanhar visitas técnicas, deslocamentos entre canteiros, idas a fornecedores e atendimentos fora da sede.

Mais do que um simples controle, o relatório de viagem ajuda o gestor a entender como o tempo da equipe está sendo utilizado. 

Com esses dados, fica mais fácil identificar rotas ineficientes, atrasos recorrentes e oportunidades de melhorar o planejamento das atividades.

O relatório de viagem também serve para apoiar decisões financeiras e operacionais, contribuindo para o controle de custos com combustível, a análise da produtividade das equipes e a organização do cronograma da obra.

Por que o relatório de viagem é tão importante em obras e construção civil?

Em obras, o deslocamento faz parte da operação. Equipes circulam o tempo todo entre canteiros, fornecedores e frentes de serviço diferentes, e cada viagem impacta prazo, custo e produtividade. 

O relatório de viagem ajuda a transformar esses deslocamentos em informação para a gestão.

Deslocamento constante de equipes

Obras exigem movimentação diária. Técnicos, engenheiros e prestadores de serviço raramente permanecem no mesmo local por longos períodos, o que dificulta o acompanhamento da rotina externa sem um registro estruturado.

Sem visibilidade sobre esses deslocamentos, o gestor perde referência sobre onde a equipe está, quanto tempo leva entre um ponto e outro e como isso afeta o andamento da obra.

Controle de custos com combustível, tempo e horas improdutivas

Cada viagem tem um custo, mesmo quando ele não aparece de forma explícita. Tempo parado no trânsito, rotas mal planejadas e deslocamentos desnecessários aumentam gastos e reduzem a produtividade da equipe.

O relatório de viagem permite identificar esses gargalos com mais clareza, ajudando a reduzir desperdícios e a usar melhor os recursos disponíveis.

Mais previsibilidade no cronograma da obra

Atrasos de deslocamento impactam diretamente o cronograma. Quando a equipe chega depois do previsto, toda a sequência de atividades pode ser comprometida.

Com dados de viagem organizados, o gestor consegue ajustar prazos, planejar rotas mais eficientes e tomar decisões com base na realidade do campo, e não apenas no planejamento teórico.

Leia também: O que é Relatório Diário de Obra + modelo digital

Relatório de viagem também faz sentido para outros segmentos?

Embora seja essencial em obras e na construção civil, o relatório de viagem também tem papel estratégico em outros tipos de operação que dependem de equipes em campo. 

Sempre que há deslocamento frequente, o controle das viagens impacta produtividade, custos e planejamento.

Assistência técnica e manutenção

Equipes que atendem chamados externos precisam lidar com rotas variadas e prazos apertados. 

O relatório de viagem ajuda a organizar atendimentos, reduzir deslocamentos desnecessários e melhorar o aproveitamento do tempo em campo.

Facilities e serviços prediais

Serviços distribuídos em diferentes locais exigem visibilidade sobre a movimentação das equipes. 

Com relatórios de viagem estruturados, fica mais fácil planejar visitas, distribuir demandas e acompanhar o cumprimento das rotinas.

Instalação e suporte técnico

Empresas que realizam instalações ou suporte fora da sede se beneficiam do histórico de deslocamentos. 

O relatório ajuda a entender quanto tempo cada atendimento demanda e a ajustar o planejamento das equipes.

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Quais informações um bom relatório de viagem precisa ter?

Para funcionar na prática, o relatório de viagem precisa ir além de um simples registro de saída e chegada. 

Ele deve reunir dados que ajudem o gestor a entender o deslocamento da equipe e seus impactos na operação.

Identificação do colaborador e da equipe

Saber quem realizou a viagem é o ponto de partida. Em obras com várias frentes de trabalho, esse dado evita confusões e facilita a análise por função, equipe ou responsável.

Data, horário e duração do deslocamento

O registro de quando a viagem começou, terminou e quanto tempo levou ajuda a entender atrasos, janelas improdutivas e problemas recorrentes de logística.

Origem, destino e rota percorrida

Informar de onde a equipe saiu e para onde foi permite mapear os deslocamentos mais frequentes. Esse histórico é essencial para comparar rotas, identificar desvios e planejar trajetos mais eficientes.

Quilometragem e distância percorrida

A distância percorrida está diretamente ligada a custos com combustível, manutenção de veículos e tempo de viagem. 

Motivo da viagem

Visita técnica, execução de serviço, inspeção, retirada de material ou reunião externa. Registrar o motivo ajuda a relacionar o deslocamento com a atividade realizada e a avaliar se ele foi realmente necessário.

Ocorrências e imprevistos

Trânsito intenso, mudanças de rota, atrasos ou problemas no caminho fazem parte da rotina externa. Quando registrados, esses fatores ajudam a explicar variações no cronograma e a melhorar o planejamento futuro.

Quais os desafios de fazer relatório de viagem de forma manual?

Quando o relatório de viagem depende de anotações manuais, planilhas ou mensagens trocadas ao longo do dia, a informação chega incompleta. 

Em obras, onde o ritmo é acelerado e as prioridades mudam o tempo todo, esse tipo de controle dificilmente acompanha a realidade do campo.

Informações imprecisas ou esquecidas

Horários anotados depois, distâncias estimadas e rotas descritas de memória são comuns. Com o tempo, esses registros perdem valor e deixam de representar o que realmente aconteceu no deslocamento.

Falta de padrão entre equipes

Cada colaborador registra a viagem de um jeito. Alguns anotam tudo, outros quase nada. Para o gestor, isso gera relatórios inconsistentes e difíceis de comparar entre obras, equipes ou períodos.

Retrabalho para quem gerencia

Conferir dados, cobrar preenchimento, ajustar planilhas e cruzar informações toma tempo precioso que poderia estar sendo usado para planejar melhor a operação.

Pouca visibilidade para tomada de decisão

Sem dados confiáveis e atualizados, o gestor acaba decidindo no escuro, baseado em percepções e não em informações reais.

Como a tecnologia facilita a criação de relatórios de viagem?

A tecnologia muda o papel do relatório de viagem. Em vez de depender do preenchimento manual, os dados passam a ser registrados ao longo do deslocamento, com mais precisão e menos esforço para a equipe.

Registro automático dos deslocamentos

Quando o trajeto é acompanhado por sistema, informações como horário, duração e rota deixam de depender da memória do colaborador. O relatório passa a refletir o que realmente aconteceu no campo.

Dados mais confiáveis para a gestão

Com registros padronizados, o gestor consegue comparar viagens, identificar padrões e entender gargalos com mais clareza. O relatório deixa de ser apenas histórico e passa a apoiar decisões operacionais.

Menos retrabalho para equipes e gestores

A automação reduz a necessidade de conferência manual, ajustes em planilhas e cobranças constantes. Isso libera tempo tanto para quem está na rua quanto para quem faz a gestão.

Integração entre planejamento e execução

Com tecnologia, o relatório de viagem não fica isolado. Ele se conecta ao planejamento do dia, às rotas definidas e às atividades previstas, criando uma visão mais completa da operação.

Leia também: Como criar um modelo de formulário digital?

Relatório de viagem com visão em mapa: mais controle para gestores de obras

Quando o relatório de viagem é feito a partir de uma visão em mapa, o deslocamento deixa de ser apenas um dado registrado depois e passa a fazer parte da gestão em tempo real. 

Para obras e serviços externos, isso muda completamente o nível de controle sobre a operação.

Visualização da equipe em campo

A visão em mapa permite acompanhar onde os colaboradores estão ao longo do dia. 

Em vez de depender de ligações ou mensagens, o gestor tem uma leitura clara da movimentação da equipe entre obras, visitas técnicas e fornecedores.

Essa visibilidade ajuda a entender atrasos, redistribuir demandas e reagir mais rápido a imprevistos no campo.

Planejamento de rotas mais eficiente

Com base nos deslocamentos registrados, fica mais fácil planejar rotas mais inteligentes. O gestor consegue reduzir trajetos desnecessários, evitar sobreposição de visitas e diminuir o tempo gasto na estrada.

Na prática, isso significa mais tempo produtivo na obra e menos custo com deslocamento.

Relatórios mais completos e contextualizados

A visão em mapa ajuda não apenas a saber que houve um deslocamento, mas a entender como ele aconteceu, por onde passou e quanto impactou o dia da equipe.

Esse histórico facilita análises futuras, ajustes no planejamento e decisões mais alinhadas com a realidade do campo.

Como o Produttivo ajuda a criar um relatório de viagem prático e fácil

Na rotina de obras e serviços externos, o relatório de viagem precisa funcionar sem atrapalhar a operação. É exatamente aí que o Produttivo entra, organizando os deslocamentos da equipe de forma automática e centralizada.

Os dados de viagem ficam reunidos em um só lugar. O gestor consegue acompanhar deslocamentos filtrando por colaborador, equipe, obra ou período, sem depender de anotações soltas ou planilhas paralelas.

Tudo isso integrado a um sistema de acompanhamento, planejamento e gestão de serviços completo!

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Perguntas frequentes sobre relatório de viagem