ERP para prestação de serviços: 7 passos para implementar

Parece até distante pensar em ERP para prestação de serviços, não é?

Imagine uma empresa de serviços que lida com dezenas de ordens por dia. Os técnicos registram suas atividades em planilhas, o financeiro confere manualmente os dados e o responsável por emitir as notas precisa correr atrás das informações em diferentes arquivos. 

No fim do mês, o retrabalho é tanto que parece mais fácil aceitar pequenos erros do que tentar organizar tudo. Esse cenário, comum em muitos negócios, poderia ser completamente diferente com a adoção de um ERP.

Ao centralizar processos e automatizar tarefas repetitivas, um ERP para prestação de serviços transforma a rotina de gestão. Ele melhora a comunicação entre setores, facilita o controle financeiro e garante mais eficiência. Neste  artigo, você vai entender como essa ferramenta funciona, quais benefícios ela traz e como implementá-la com sucesso na sua empresa. Boa leitura!

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O que é um ERP para prestação de serviços?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que, em português, significa Planejamento dos Recursos da Empresa, ou Planejamento dos Recursos Empresariais.

Basicamente, o ERP é um sistema de gestão que unifica processos internos e evita retrabalho. Em vez de usar um software para cada etapa, esse tipo de sistema centraliza tudo num só lugar. 

Com um programa único, setores de orçamento, ordens de serviço, comprovação da realização de atividades e financeiro da empresa, por exemplo, são unificados. Assim, todas as áreas acessam informações importantes com poucos cliques, de forma integrada, segura e eficiente.

Como funciona um ERP para prestação de serviços?

Um ERP atua em diferentes aspectos para garantir o cumprimento de seus objetivos. Basicamente, ele é uma ferramenta tecnológica que tem como objetivo principal centralizar informações. 

Isso é feito a partir da automatização de processos que comumente são realizados de maneira manual. Pense em quanto tempo cada pessoa leva para registrar, uma por uma, as atividades que realizou durante o dia de trabalho. E imagine a agilidade de ter tudo registrado e repassado para as outras áreas da empresa com pouquíssimos cliques. 

Além de ajudar no cotidiano dos técnicos, os gestores e a área financeira também são beneficiados. Isso porque muitos ERPs incluem análise de desempenho dos trabalhos e geração de documentos como nota fiscal de prestação de serviços e boleto bancário de maneira totalmente automatizada.

Logo você verá mais sobre os benefícios e funcionalidades de um ERP.

Quais são os benefícios de um ERP para prestação de serviços?

Os sistemas ERP oferecem diversas vantagens para as empresas. A seguir, destacamos as principais:

• Centralização das informações: Todos os dados da empresa ficam reunidos em um único sistema, facilitando o acesso, a consulta e a análise;
• Automação de processos: Atividades repetitivas, como lançamentos financeiros, emissão de relatórios e controle de estoque, são automatizadas, o que reduz erros e aumenta a produtividade;
• Aumento da base de clientes e lucratividade: com a automação de processos e a melhora na organização e transparência da empresa, o ERP fortalece a credibilidade da marca. Isso contribui para atrair mais clientes e, consequentemente, elevar o faturamento;
• Visão do desempenho em tempo real: muitos sistemas oferecem dashboards e relatórios que permitem acompanhar cronogramas, custos e resultados dos serviços em andamento, facilitando ajustes rápidos e decisões baseadas em dados concretos;
• Melhoria na gestão de contratos e qualidade do serviço: uso de um ERP permite um controle mais preciso de contratos, prazos, entregas e atendimento, evitando falhas e aumentando tanto a satisfação quanto a fidelização dos clientes;
• Suporte ao crescimento e escalabilidade: com processos automatizados e dados confiáveis, empresas de serviços conseguem crescer sem perder o controle operacional, mantendo a eficiência à medida que a demanda cresce;
• Foco em atividades estratégicas: ao eliminar atividades repetitivas, como emissão de notas fiscais e boletos, o ERP libera tempo para que a equipe se concentre em ações voltadas ao crescimento da empresa e à satisfação dos clientes.

Esses benefícios mostram que o ERP, quando bem implementado, vai muito além da simples automação financeira. Ele se torna uma ferramenta estratégica eficiente para empresas de serviços que buscam mais organização, qualidade e crescimento sustentável.

Quais são as funcionalidades de um ERP para prestação de serviços?

Um ERP para prestação de serviços deve conter funcionalidades específicas que atendam às necessidades desse segmento, facilitando a gestão integrada dos processos administrativos, financeiros e operacionais. As principais funcionalidades são:

• Gestão financeira: O sistema permite acompanhar o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber e orçamentos, além de gerar relatórios detalhados para decisões mais estratégicas;
• Integração entre setores: As áreas da empresa compartilham informações em tempo real, melhorando a comunicação e evitando falhas operacionais;
• Gestão de equipes: Permite acompanhar horas trabalhadas, direcionar projetos para os colaboradores, gerar relatórios de produtividade e acompanhar desempenho individual e coletivo;
• Gerenciamento de contratos de serviços: controla prazos, valores, obrigações e direitos dos contratos, automatiza cobranças e emissão de notas fiscais conforme as datas previstas, além de monitorar o status dos serviços contratados;
• Automação de processos administrativos e financeiros: acesso fácil a dados como contas a pagar e receber, emissão automática de boletos e notas fiscais eletrônicas, além de geração de relatórios financeiros para suporte à tomada de decisão;
• Armazenamento em nuvem e segurança de dados: garante a disponibilidade dos dados em qualquer lugar, com backups automáticos e recursos avançados de segurança para proteger as informações da empresa.

Vale lembrar que nem todos os ERPs oferecem todas essas funcionalidades. No próximo tópico, você vai ver o que é importante na hora de escolher o sistema mais adequado para o seu negócio.

Como escolher o ERP para prestação de serviços ideal?

Para escolher o ERP ideal para prestação de serviços, considere aspectos específicos que atendam às particularidades do segmento. Veja algumas dicas que podem facilitar essa escolha:

• Escolha um ERP especializado para seu nicho: Observe com cuidado quais são as funcionalidades oferecidas pelos ERPs que está pensando em contratar. Uma boa dica é observar quais softwares são mais populares no mercado em que você atua; 
• Avalie as funcionalidades essenciais para sua empresa: Liste todas as funcionalidades que seu negócio precisa. Para prestadores de serviços, por exemplo, um ERP que não trabalha com emissão automática de nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e) é uma perda de tempo e dinheiro. Avalie as dores e necessidades da sua empresa;
• Verifique a possibilidade de personalização: O ERP deve se adaptar às particularidades do seu negócio, e não o contrário. Isso inclui customização de telas, relatórios, regras de negócio, níveis de acesso e integrações. Além disso, o sistema precisa ser escalável, para crescer junto com a empresa;
• Garanta que a empresa oferece um bom suporte técnico: A tecnologia é ótima, mas, quando apresenta falhas, pode impactar o trabalho de vários funcionários. Por isso, um bom ERP para serviços deve ter suporte técnico eficiente, com atendimento em horários amplos e múltiplos canais de comunicação;
• Coloque os gastos e benefícios na ponta do lápis: Escolher entre ERPs que possuem preços discrepantes pode ser uma tarefa difícil. Mas um cálculo realista sobre os benefícios que cada uma tem o potencial de trazer para a empresa pode acabar com esse dilema. Considere os ganhos que terá com economia de tempo, aumento da produtividade, redução de erros e desperdícios. No cálculo de gastos, inclua custos de treinamento, manutenção, personalizações e atualizações.
• Por último, mas não menos importante, TESTE O SISTEMA antes de decidir: Vários softwares contam com períodos de teste grátis, para que o cliente possa entender se o ERP realmente se encaixa no cotidiano da empresa. Lembre-se: o tempo que você vai levar a mais nos testes, vai economizar em dores de cabeça se escolher um sistema inadequado. 

Como implantar um ERP para prestação de serviços na sua empresa?

Para implantar um ERP para prestação de serviços na sua empresa, é essencial seguir um processo estruturado, que garanta a adaptação do sistema às necessidades específicas do negócio e a adesão dos colaboradores. 

A implantação de ERP é um processo estratégico que envolve planejamento, personalização, migração de dados, treinamento e suporte contínuo. Veja uma possibilidade de passo a passo que leva essas questões em consideração:

1. Planejamento e definição de objetivos

O primeiro passo é identificar quais processos internos da empresa precisam ser otimizados e quais áreas serão integradas pelo ERP. A partir daí, defina metas claras e específicas para o projeto, como “melhorar o controle de contratos”, “automatizar faturamento” ou “otimizar a gestão de propostas”.

Nesta etapa, é importante envolver representantes de todos os times e escutar demandas com atenção.

Leia também: Como fazer mapeamento de processos em 6 passos

2. Escolha do ERP adequado

A escolha correta do ERP é crucial para o processo. Confira as dicas para escolher o ERP para prestação de serviços adequado para a sua empresa no tópico acima. 

3. Mapeamento e redesenho dos processos

A partir do momento da decisão do ERP, olhe com cuidado para cada uma das funcionalidades que ele oferece e trace uma estratégia para tirar o máximo proveito possível do software. 

Isso pode envolver adaptar processos antigos. É claro que não precisa ser tudo feito ao mesmo tempo, mas é importante mapear quais gargalos podem ser eliminados para tornar o ERP ainda mais eficiente. 

4. Preparação e migração de dados

A migração de dados é um processo que pode ser trabalhoso, caso o ERP que você contratou não tenha conexão com outros softwares. Se for o caso, organize e limpe os dados sobre seus clientes, serviços e demais aspectos importantes. Garanta que estejam atualizados e corretos antes da migração.

Se o ERP tiver integração com algum sistema que você já utiliza, consulte os termos ou entre em contato com o suporte para garantir que você não terá retrabalho desnecessário nesse processo. 

5. Treinamento da equipe

Realize treinamentos detalhados com sua equipe. Explique não só o uso do sistema, mas também os benefícios e mudanças que o ERP trará no cotidiano.

Utilize materiais de apoio como vídeos e manuais, para facilitar a adaptação e a continuidade do aprendizado.

6. Mantenha contato com o ERP no momento pós-implementação

Se você seguiu nossas dicas, com certeza escolheu um software com um ótimo atendimento ao cliente, então use esse benefício. Comunique à empresa qualquer dúvida ou imprevisto durante e após a implementação. Isso ajuda sua empresa e também leva feedbacks e melhorias para o ERP.  

7. Mostre-se disposto a ajudar sua equipe

Mesmo depois da implementação, você deve observar como sua equipe está se adaptando ao software. Apesar de facilitar vários processos, o ERP ainda precisa que alguns dados sejam preenchidos para que funcione corretamente, e é dever do gestor garantir que os funcionários entendam quando, porque e como fazer isso. 

Isso também é importante para que os colaboradores sintam confiança em dizer caso algo não saia como o planejado, seja por erro no preenchimento ou por um bug na tecnologia. 

Quais as vantagens de um app de gestão com ERP para prestação de serviços?

Quem trabalha com prestação de serviços sabe que tempo é um recurso valioso, mas muitas vezes escasso. Muitas empresas ainda lidam com papel, planilhas, sistemas paralelos e preenchimentos manuais que consomem horas de trabalho todos os dias. 

Além de improdutivo, esse processo abre espaço para erros, atrasos no faturamento e até prejuízos na hora de cobrar pelo que foi realizado. É aí que entra o poder da integração entre sistemas. Quando um aplicativo de gestão operacional se conecta a um ERP, os dados são passados automaticamente entre plataformas, eliminando retrabalho e garantindo precisão nas informações.

Imagine o seguinte: o técnico finaliza um atendimento no app e a atividade já vira uma venda registrada no ERP, pronta para ser cobrada. Sem precisar copiar dados, sem planilhas de apoio, sem esperar pelo administrativo no dia seguinte. Esse tipo de automação muda completamente o ritmo do dia a dia e libera tempo para o que realmente importa: atender melhor, crescer e lucrar.

Pensando nisso, o Produttivo agora permite integrar suas atividades com a Conta Azul e a Omie, dois dos ERPs mais usados no Brasil. Com essa conexão, os dados das ordens de serviço preenchidas no Produttivo são sincronizados com outros recursos com apenas alguns cliques, acelerando o faturamento e garantindo mais controle financeiro.

Mais do que apenas uma facilidade, essa integração ajuda a tornar sua operação mais confiável e profissional. Os gestores passam a ter uma visão mais clara do que foi realizado, faturado e o que ainda está pendente. O resultado aparece rápido: menos retrabalho, menos falhas e uma operação muito mais enxuta.

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