Este artigo é indicado especialmente para administradoras e síndicos que querem otimizar seus serviços em condomínios e se posicionar como uma referência no mercado.
Nele contamos como a ASC Service virou um case de sucesso ao usar a tecnologia para garantir operações mais ágeis e eficientes.
Construir uma trajetória de sucesso, com diferenciais competitivos e que, de fato, transformam a vida de síndicos e condôminos: rumo a essas conquistas, a ASC Service, administradora de condomínios com atuação no Distrito Federal, Goiás e Santa Catarina, deu um passo à frente do mercado e vivenciou uma verdadeira transformação em seus serviços nos últimos 15 meses.
A tecnologia foi a principal aposta da ASC para levar inovação para dentro dos processos e garantir operações mais eficientes. O principal foco da empresa foram os serviços de facilities, que passaram a ser entregues com mais agilidade e qualidade. As mudanças e melhorias refletiram e continuam refletindo diretamente no relacionamento e satisfação dos síndicos e moradores.
ASC Service no mercado
A ASC Service atua no mercado de gestão predial desde 1998. Ao longo dessa trajetória, conquistou diversos clientes, com diferentes tamanhos e necessidades. Hoje a administradora conta com um portfólio completo de soluções para administração de condomínios: imobiliária e condominial, conservação, limpeza, manutenção e segurança patrimonial.
Em quase 20 anos de história, sempre estiveram presentes no DNA da empresa o cuidado e a preocupação em atender com excelência as diferentes necessidades dos clientes.
Atentos a isso, há cerca de um ano e meio, gestores da administradora perceberam a necessidade de inovar nos processos para continuar oferecendo serviços diferenciados e de qualidade. Foi então que procuraram o Produttivo: um sistema e aplicativo completo para gestão de operações externas.
Os principais desafios da ASC e as melhorias alcançadas:
1) Agilidade e produtividade
Antes da implementação da tecnologia, os processos de facilities eram controlados todos em papel, desde a supervisão em campo, até a gestão no escritório. Segundo o Gestor de Operações da ASC Service, Tiago Salazar, hoje tudo é digital, mais rápido e eficiente:
“A questão do papel foi muito otimizada, pois a gente entendeu que isso não era eficaz. Antes o supervisor ia no condomínio, anotava tudo que tinha lá e passava pra gente no papel. Pra mandar pro cliente, tínhamos que digitar tudo no Word. Além disso, mensalmente a gente criava um relatório fotográfico, em que as fotos eram tiradas e depois tínhamos que colar foto por foto no Word.”
Esse processo manual, comum entre diversas administradoras, gera retrabalho, sobrecarrega gestores e acaba atrasando as entregas. Para Tiago, essa realidade pode ser facilmente percebida comparando os tempos de execução:
“Antes o cliente esperava entre 2 e 3 dias para receber um relatório. Hoje supervisor faz bem rápido, na hora, e já manda pra ele”, completa o coordenador.
2) Confiabilidade e qualidade
Para a ASC, a troca do papel pelos processos digitais também está diretamente relacionada com a qualidade e comprovação do trabalho. O procedimento anterior dificultava a gestão a distância e a confiabilidade das informações.
“Como eu vou comprovar para meu cliente que minha equipe está no local e hora combinada, fazendo a execução de acordo com o que síndico espera? Hoje, com o relatório fotográfico criado e gerado na hora, eu posso comprovar, com fotos e legendas, em qual local do prédio está o meu supervisor e o que ele está fazendo”, explica.
Segundo o coordenador, um dos relatórios mais utilizados pela equipe é o supervisão de jardinagem: “Muitas das vezes não temos como saber exatamente como estava a jardinagem antes do serviço e após o serviço. Então, colocamos fotos de antes e depois para mostrar para o cliente”, cita.
Além de mostrar a qualidade do serviço realizado, o relatório também trouxe vantagens para os procedimentos internos da empresa. Problemas como rescisão por conflito de informações e falta de comprovação da execução, por exemplo, foram minimizados.
3) Comunicação e satisfação do cliente
Dentro do processo manual, um outro desafio era manter contatos ágeis com os clientes. Uma situação comum, por exemplo, era do síndico não estar disponível no prédio no momento em que o supervisor passava. Hoje tudo é acompanhado em tempo real com o Produttivo.
“Agora o processo é mais fácil e rápido. Enviamos o relatório na hora pro síndico e ele automaticamente dispara para os moradores pelo WhatsApp. Então facilitou muito. Se ele pedir ajuste, nossa equipe pode fazer na hora e já reenviar o relatório”.
Tiago afirma que toda essa agilidade reflete diretamente na eficiência da operação e, consequentemente, no bom relacionamento com o cliente. O resultado é positivo para todos: os gestores podem ter um controle mais assertivo, a equipe se sente estimulada em realizar um ótimo trabalho e o cliente fica feliz e satisfeito com a rapidez e confiabilidade na entrega.
“A empresa (ASC Service) teve um ganho realmente, como o nome já diz, de produtividade. Hoje nossa equipe externa trabalha focada no Produttivo, então eles têm metas de relatórios e produção. A comunicação na empresa ocorre de forma mais eficaz e agora a diretoria e o cliente sabem tudo que está sendo feito”
O coordenador ainda recebeu feedbacks e elogios de clientes, reflexo de toda otimização que aconteceu na empresa.
“Muitas das vezes a gente nota que o cliente se impressiona muito de você chegar, gerar um relatório na frente dele, pedir pra ele assinar e ele pergunta ‘Cadê a caneta?’. Quando ele vê que é na própria tela, ele se surpreende e diz coisas como ‘Que inovação!’ ‘Que legal, não vi em outras empresas’, exemplifica Thiago
Os próximos passos da ASC com o Produttivo
Para continuar sendo uma referência no mercado e garantir um futuro de sucesso, a ASC e o Produttivo entendem que a inovação, seguida das otimizações, não podem parar. Por isso, a administradora é auxiliada internamente pela área de Sucesso do Cliente, formada por um time responsável por acompanhar o cliente em toda sua trajetória com a solução. Segundo Giuliana Cortes, líder da área, a evolução é nítida na parceria com a ASC:
“A ASC Service está há mais de um ano e meio com a gente. Nesse tempo, trabalhamos juntos em diversas otimizações e hoje considero que eles já estejam em uma fase mais avançada. Então já vejo o time do Tiago criando relatórios de alertas com base nas informações coletadas nos prédios, para programação e planejamento de serviços futuros, por exemplo. Daqui pra frente, o nosso trabalho é garantir que a empresa desfrute cada vez mais dos dados gerados pelo aplicativo, como indicadores de qualidade e produtividade”
Apesar do objetivo final ser sempre a otimização, para Giuliana, a história com cada cliente é única:
“Mesmo que existam características comuns entre os clientes, como tipo de serviço e segmento de atuação, cada cliente tem uma necessidade particular. Hoje eu atendo administradoras que fazem serviço de ponta a ponta, administradoras que só supervisionam e administradoras que atuam como síndicos terceirizados. Para cada um deles, a tratativa é diferente, mesmo a estrutura da solução sendo a mesma. E esse tratamento diferenciado vai garantir o sucesso dele, assim como temos visto com vários clientes”, completa.
Clique aqui para conferir algumas dessas conquistas
Como o Produttivo ajuda a ASC e outras administradoras na prática
Quer entender como a equipe do Tiago e outras administradoras usam o Produttivo no dia a dia? Explicamos, de forma resumida, abaixo:
1º: Administradoras e síndicos acessam o painel administrativo pelo computador, no qual cadastram fornecedores, condomínios, ativos, formulários e atividades;
2º: Equipes responsáveis pelos serviços utilizam o aplicativo no celular para receber as atividades a serem executadas ou supervisionadas utilizando formulários e checklists digitais;
3º: Após a execução, supervisores geram relatórios automáticos com fotos de comprovação e assinatura digital. Em seguida, podem enviá-los aos síndicos e diretoria. Gestores também podem acompanhar tudo em tempo real pelo painel administrativo e visualizar indicadores de produtividade e qualidade no dashboard.
As fotos utilizadas acima mostram alguns recursos e execuções realizadas no Produttivo. Todos esses passos e funcionalidades também estão disponíveis para serem testados gratuitamente. Para começar, basta fazer um cadastro e seguir as orientações do app!
