Aprenda na prática como realizar o controle de serviços em sua empresa, ganhando tempo e agilidade!
Todo gestor passa pelo desafio do controle de serviços, porque administrar as atividades diárias, em conjunto com o desenvolvimento de estratégias, demanda tempo. No entanto, o controle de serviços contribui para a qualidade dos serviços prestados e a produtividade do time envolvido.
Ter controle, no entanto, não significa monitorar o tempo todo o que a equipe está fazendo, mas sim, utilizar ferramentas que ajudem na autogestão, a fim de que o gestor delegue as atividades e tenha a tranquilidade de que tudo vai ser cumprido dentro do prazo.
É ganho de tempo para todos: o gestor pode se focar em atividades estratégicas e o time que vai a campo sabe exatamente o que deve executar, evitando tempo ocioso e até mesmo retrabalho.
O que é controle de serviços
Dentro do meio empresarial, o controle de serviços está muito atrelado a uma visão global das operações, com um fluxo organizado e claro para todos os envolvidos que permita entender:
- Quem é o cliente e suas necessidades;
- Quais são os serviços oferecidos e seus benefícios;
- Agendamento de serviços;
- Padronização da execução dos serviços;
Como o cliente passa por várias áreas dentro da empresa ou organização, é importante que todos estejam na mesma sintonia para garantir que a experiência seja satisfatória. Logo, ter controle dos serviços é alinhar estratégias que padronizem o trabalho e entregue excelência.
Quais os benefícios do controle de serviços?
Não é só ganho de tempo: podemos garantir que um bom controle de serviços vai aumentar a eficiência dos serviços prestados, bem como tornar a empresa mais competitiva. Estamos falando de um mercado exigente, onde o controle vai fazer a diferença para que o cliente fidelize!
Qualidade operacional: com todos os processos padronizados, seu time se comunica com maior facilidade, garantindo confiabilidade nos serviços prestados..
Atendimento ágil: ao buscar ferramentas para o controle de serviços externos, por exemplo, gestores e técnicos poupam tempo, uma vez que estas ferramentas permitem o envio e recebimento automático de serviços. O Produttivo, por exemplo, automatiza o agendamento de serviços, comunicando técnicos, clientes e gestores, gerando notificações sobre o status do serviço.
Redução de atrasos e tempo ocioso: ao ter um cronograma de serviçosa serem realizados, a equipe tem clareza de prazos e, se finalizarem uma tarefa antes do tempo, podem adiantar outras.
Melhoria contínua: esta parte é importante para que a empresa não pare no tempo. Ao ter conhecimento sobre todas as etapas da jornada de um cliente dentro da empresa, pode se focar em áreas que ainda precisam de atenção.
Redução de falhas: com documentação adequada sobre atividades, ordens de serviço e relatórios, o time pode observar quais são os pontos críticos e dar a devida atenção.
Fidelização dos clientes: clientes felizes significa redução de custos, já que a empresa pode evitar reembolsos, correções, críticas e concessão de descontos.
Como implementar o controle de serviços?
Agora que você sabe a importância e os benefícios do controle de serviços, pode começar a aplicar na rotina da sua equipe! Nós vamos te ajudar com 3 práticas simples.
- Utilize planilhas de controle
Para que você possa quantificar e acompanhar os status de tarefas diárias, uma planilha será muito útil. Escolha entre o Google Sheets ou o Excel para criar uma planilha que seja fácil de utilizar.
Nas colunas, coloque sempre:
- Nome da atividade;
- Nome do cliente
- Técnico responsável pela atividade
- Descrição do trabalho;
- Data do serviço
- Preço e descontos (se for o caso);
- Status da atividade.
Se for necessário mais campos, vá incluindo até que essa planilha atenda as necessidades da sua empresa. No Kit Ordem de Serviço, do Produttivo, temos 7 modelos disponíveis para Word e Excel. Você pode baixar gratuitamente!
Veja um exemplo abaixo de Ordem de Serviços para Manutenção Corretiva. Todos os campos são personalizáveis, desde o cabeçalho até os itens!
- Padronize todos os documentos
A ordem de serviço é fundamental para documentar o serviço realizado e comprovar para o cliente.
Verifique se todas as ordens de serviço, abertura de chamados possuem cabeçalhos e informações que identifiquem a empresa. É importante documentar cada etapa dos serviços prestados para que facilite na hora de gerar comprovantes e relatórios.
Neste link, você encontra diversos modelos. Abaixo você confere um modelo de ordem de serviço!
- Capacitação do time
O treinamento pode parecer, à primeira vista, um investimento alto. Mas todo gestor pode identificar quem são os líderes dentro das equipes para delegar atividades importantes, incentivar a autogestão e ferramentas que deem autonomia aos técnicos.
Ter um time preparado ajuda o gestor a ter mais tempo livre para planejar o negócio.
- Utilize ferramentas digitais
As ferramentas vão desde a planilha que citamos acima como também softwares de ordem de serviço para descentralizar o trabalho e aumentar a velocidade no agendamento e prestação de serviços.
Sem o papel como intermediário, técnicos realizam entregas em tempo real, sem a necessidade de estar no escritório para receber novas atividades ou gastar horas no computador passando as informações e fotos do serviço.
No Produttivo, você controla seus serviços de ponta a ponta:
- Página personalizada para seus clientes solicitarem serviços para a sua empresa, integrada com seu sistema de gestão
- Ordens de serviço e checklists digitais
- Relatórios de serviços gerados na hora após o preenchimento da ordem de serviço ou checklist
- Agendamento automático de serviços
- Indicadores da operação e da equipe
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