A ficha de EPI é um daqueles documentos que parecem simples, mas fazem toda a diferença para a segurança no trabalho e para a proteção jurídica da empresa. 

Muita gente só se lembra dela quando há uma fiscalização ou um problema sério. Mas, na prática, ela deveria fazer parte da rotina de qualquer negócio que fornece EPIs aos funcionários.

Além de registrar a entrega dos equipamentos, a ficha serve para comprovar que a empresa está cumprindo com suas obrigações legais. 

E, se preenchida adequadamente, ainda ajuda na gestão de estoque, controle de validade e até na responsabilização em caso de mau uso.

Neste artigo, você vai entender tudo o que precisa saber sobre a ficha de EPI: para que serve, o que deve conter, quem assina, quanto tempo guardar e como modernizar o processo com modelos digitais.

Boa leitura! 😊

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O que é ficha de EPI?

A ficha de EPI serve para registrar e comprovar a entrega dos equipamentos de proteção individual para cada um dos colaboradores. 

É obrigação do empregador não só fornecer os equipamentos, mas também assegurar-se de que a equipe utiliza-os corretamente.

O documento protege seu negócio juridicamente. Ele atesta que a empresa fornece e fiscaliza o uso dos equipamentos, operando dentro da lei.

A ficha de EPI geralmente é feita no formato de checklist. É importante que inclua um espaço para assinatura do funcionário.

Todas as fichas de EPI devem ser guardadas em local seguro, porém de fácil acesso, pelo período mínimo de 5 anos.

Para que é usada a ficha de EPI?

A ficha de EPI é usada para várias finalidades, como:

• Comprovar fornecimento e fiscalização do uso de EPIs no caso de acidentes;
• Cobrar a devolução dos equipamentos no caso de desligamento de funcionários;
• Mapear quais tipos de serviço desgastam mais as EPIs;
• Identificar danos por mau uso;
• Controlar a validade dos equipamentos e programar substituições;
• Facilitar auditorias internas e externas;
• Entender a necessidade de treinamentos relacionados ao uso correto dos EPIs;
• Auxiliar na responsabilização em caso de negligência no uso dos equipamentos.

Qual NR fala sobre ficha de EPI?

A Norma Regulamentadora nº 6 aborda os equipamentos de proteção individual. 

Apesar de não citar diretamente uma ficha, o documento fala sobre a importância do registro de entrega e fiscalização de EPIs nas empresas.

O modelo mais comum é a ficha de EPI, por ser fácil, padronizada e efetiva.

De acordo com a norma, é responsabilidade do empregador:

• Adquirir as EPIs e distribuí-las entre os funcionários;
• Orientar e treinar os colaboradores quanto ao uso dos EPIs;
• Registrar o fornecimento dos equipamentos por meio de ficha de EPI ou outros formatos;
• Exigir o uso dos EPIs por parte dos trabalhadores.

O que é registrado na ficha de EPI?

Algumas informações são indispensáveis para manter a ficha de EPI fácil de identificar e completa.

Veja um exemplo de ficha de EPI pronta para preencher:

Veja quais são os dados que precisam ser registrados no documento:

Cabeçalho

Parte do cabeçalho pode ser padronizada em todas as fichas: inserir nome da empresa e CNPJ em todas as cópias já facilita o trabalho de preenchimento.

Já os dados variáveis, que devem ser preenchidos manualmente, são:

• Nome completo do colaborador;
• CPF do colaborador;
• Função ou cargo do colaborador;
• Departamento de atuação do colaborador (se houver);
• Data de admissão do colaborador;
• Número de matrícula ou registro do colaborador;
• Data do documento.

Listagem

Outro campo importante é a lista de equipamentos fornecidos. Ele deve ser preenchido manualmente, já que os dados vão mudar para cada colaborador.

Os dados que devem ser preenchidos são:

• Equipamento;
• Fabricante e marca;
• Data da entrega;
• Data da devolução (se houver);
• Quantidade;
• Tamanho (se houver);
• Certificado de Aprovação de Equipamento de Proteção Individual (CA).

Assinaturas

É importante que o documento possua dois espaços destinados a assinaturas.

Tanto o funcionário que recebe o EPI quanto o responsável pela entrega e fiscalização devem assinar.

Declaração

Esse campo é opcional. Ele é um breve termo de responsabilidade, que formaliza que o colaborador:

• Reconhece o fornecimento dos equipamentos;
• Responsabiliza-se pelo o uso correto;
• Se compromete a comunicar a empresa em caso de danos.

Você também pode incluir um campo para declaração de devolução. 

Mesmo equipamentos não descartáveis devem ser devolvidos à empresa periodicamente, para que sejam feitas inspeções e eventuais trocas.

Se sua empresa tem um departamento jurídico, é interessante que auxiliem na elaboração de uma declaração completa e em conformidade com a legislação.

O que é o CA na ficha de EPI?

CA ou CAEPI é a sigla para Certificado de Aprovação de Equipamento de Proteção Individual. 

É um número emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego após a realização de testes que comprovam a eficácia do EPI.

Segundo a NR 6, todo EPI precisa apresentar alguns dados essenciais, e o CA é um deles. 

Portanto, se o equipamento não for aprovado nos testes, ele não recebe um CA e sua venda não é autorizada no Brasil.

O CA tem um prazo de validade, e é responsabilidade da empresa solicitar renovação após o vencimento. CAs vencidos não podem ser utilizados.

Qual a importância da ficha de EPI?

A ficha de EPI é um documento fundamental para a segurança do trabalho, pois garante o controle da distribuição e uso dos EPIs. 

Mas essa não é sua única utilidade. Veja aspectos importantes em que ela ajuda:

Comprovação legal 

A emissão da ficha de EPI atende às exigências da NR 6, que determina que os empregadores devem fornecer EPIs gratuitamente e manter um registro de entrega.  

Também serve como prova em fiscalizações do Ministério do Trabalho e Emprego e de outros órgãos reguladores.

Redução de acidentes e doenças ocupacionais

O documento também assegura que os funcionários estão recebendo os EPIs adequados para sua função, reduzindo riscos de acidentes e doenças ocupacionais.

Ainda permite um controle eficiente sobre a validade dos EPIs e a necessidade de substituição ou manutenção.

Proteção jurídica para a empresa  

O documento é uma prova importante de que todos os procedimentos relacionados a EPIs são realizados corretamente. 

Além de reduzir a chance de processos trabalhistas, a empresa também se livra de possíveis multas ou sanções. 

Controle e gestão de estoque  

A ficha de EPI mapeia a situação dos equipamentos e mantém um histórico de trocas e consertos. 

Por isso, torna o planejamento de compras e manutenções mais fácil, evitando indisponibilidade ou desperdícios e mantendo EPIs em boas condições.

Responsabilização dos trabalhadores  

Ao assinar a ficha, o funcionário confirma que recebeu e se compromete a usar corretamente o EPI, reduzindo o risco de negligência no uso dos equipamentos.  

Em resumo, a ficha de EPI é essencial para garantir a segurança no ambiente de trabalho, proteger a empresa juridicamente e manter um controle eficaz sobre o uso dos equipamentos de proteção.

Quem deve assinar a ficha de EPI?

A ficha de EPI deve ser assinada por duas partes principais: o trabalhador e a empresa, representada por um funcionário.

O representante da empresa pode ser um profissional de segurança do trabalho, o responsável pelo almoxarifado ou um gestor do setor.

Ao assinar a ficha, o trabalhador que recebe o EPI:

• Confirma o recebimento do equipamento;
• Declara estar ciente da necessidade de uso e da forma correta de utilização;
• Assume a responsabilidade pelo uso adequado do EPI.  

Já o representante da empresa confirma que o EPI foi fornecido conforme as normas de segurança.  

Em algumas empresas, também pode haver a assinatura de um supervisor para reforçar o controle e a supervisão do uso correto dos EPIs.  

As assinaturas são essenciais para garantir a validade do documento, tanto para fins de fiscalização quanto para a segurança jurídica da empresa.

Como montar uma ficha de EPI em 3 passos?

A ficha de EPI deve ser organizada de forma clara e objetiva para garantir o controle da entrega e uso dos equipamentos. 

Ela pode ser feita em papel ou em formato digital.

1. Escolha o formato

O primeiro passo para montar sua ficha de EPI é a definição do formato que será utilizado: papel ou digital.

O papel fica sujeito a perdas e rasuras, ocupam espaço e são difíceis de localizar.

Versões digitais são mais confiáveis, não ocupam espaços físicos e são encontradas com poucos cliques.

2. Insira os dados

Como já vimos anteriormente, algumas informações não podem faltar na ficha de EPI. São elas:

• Identificação da empresa (Nome da empresa e CNPJ);
• Dados do trabalhador (Nome completo, CPF ou número de matrícula, cargo ou função, setor onde trabalha);
• Informações do EPI (Nome do EPI, contra o que protege, marca e modelo, número do CA, quantidade entregue, data de entrega);
• Declaração de ciência do trabalhador;
• Assinatura do trabalhador, confirmando o recebimento e o compromisso com o uso adequado;
• Assinatura do responsável pela entrega, garantindo que o EPI foi fornecido conforme as normas. 

3. Disponibilize cópias

Após o preenchimento da ficha de EPI, guarde uma cópia para controle interno da empresa, e forneça uma ao trabalhador.

Qual a validade da ficha de EPI?

A ficha de EPI é válida pelo período em que o trabalhador está com o equipamento. 

Se ele devolve o EPI ao final do turno de trabalho e pega novamente no início da jornada, deve assinar a ficha todos os dias.

Já se é um EPI que fica sob os cuidados do trabalhador, a ficha deve ser trocada somente quando o equipamento for substituído.

Por quanto tempo deve ser guardada a ficha de EPI?

Não há uma lei que especifica o  prazo de validade da ficha de EPI, mas o ideal é que ela seja guardada por no mínimo 5 anos.

Essa recomendação segue o art. 7º, inciso XXIX da Constituição Federal, que garante aos funcionários até 5 anos para mover ações contra a empresa.

Para funcionários que já saíram da empresa, o prazo cai para 2 anos após a data de saída.

Uma ficha emitida em janeiro de 2022, por exemplo, deve ser guardada até janeiro de 2027. Caso o trabalhador saia da empresa em julho de 2023, as fichas só precisariam ser mantidas até julho de 2025.

Dependendo da atividade da empresa, normas específicas podem exigir um período maior de arquivamento. 

Por exemplo, setores como construção civil e indústrias químicas podem ter exigências mais rigorosas.

Como fazer uma ficha de EPI digital?

Para não depender da fragilidade do papel e da instabilidade dos documentos em Word, que tal investir em um modelo digital de ficha de EPI? 

Modelos como o do Produttivo podem ser emitidos pelo celular, com preenchimento automático do cabeçalho, fotos tiradas na hora e assinaturas coletadas diretamente na tela do dispositivo.

Conheça o modelo de ficha de EPI digital do Produttivo:

Com o Produttivo, ainda é possível personalizar o formulário com:

• Questões de não conformidade;
• Fotos com marcação de data, hora e GPS;
• Customização com logo e cores da sua empresa;
• Preenchimento por voz;
• QR Code nos EPIs;
• Entre vários outros recursos!

Todo o preenchimento fica armazenado em nuvem, garantindo que as fichas sejam preservadas pelo tempo necessário.

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Perguntas frequentes sobre ficha de EPI