A digitalização de relatórios técnicos é fundamental para melhorar a agilidade e eficiência dos serviços prestados.

Imagine fechar um serviço de inspeção técnica e levar um mês para entregar o relatório ao cliente.

Parece exagero. Mas era exatamente o que acontecia na ISQ Brasil, uma das maiores empresas de inspeção, engenharia e ensaios técnicos do país, com mais de 25 anos de atuação e padrões ISO rigorosos.

30 dias para montar e entregar documentação depois do serviço concluído. Um processo manual, descentralizado e cheio de retrabalho. Cada área criava seus próprios formulários. Ninguém falava a mesma língua.

Hoje, os relatórios saem na mesma semana do serviço. A base de usuários cresceu e o Produttivo virou referência interna de eficiência em toda a empresa.

Esse é o case da ISQ Brasil com o Produttivo.

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Quem é a ISQ Brasil

A ISQ Brasil é filial do grupo português ISQ, entidade privada e independente focada em segurança operacional e integridade de ativos industriais. No Brasil, atua há mais de 25 anos como referência em inspeção técnica, consultoria e ensaios.

O nível de exigência é alto. Conformidade com normas ISO, relatórios técnicos de vasos de pressão, inspeções NR-13, ensaios de ultrassom, líquido penetrante, partícula magnética. Documentação que não aceita erro.

Exatamente por isso, o problema que você vai ler a seguir é ainda mais expressivo.

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O problema: 30 dias para entregar um relatório técnico

Antes de adotar o Produttivo, a ISQ Brasil enfrentava um gargalo que comprometia tanto a operação interna quanto a experiência do cliente: o prazo médio de entrega dos relatórios técnicos era de 30 dias após a execução do serviço.

O processo era inteiramente manual e descentralizado. Cada área criava seus próprios formulários, sem padrão definido.

Os técnicos iam a campo, faziam anotações e tiravam fotos que ficavam guardadas na galeria do celular. Dias depois, de volta ao escritório, tentavam reconstruir o que tinham visto em campo.

Paula, Analista de Planejamento e Controle da Produção a ISQ, e uma das principais vozes internas sobre a adoção do Produttivo, descreve bem o que acontecia na prática:

“Acabava que eles faziam a inspeção, tiravam foto e ficava na galeria; eram deslocados para outra atividade e iniciavam o relatório quatro, cinco dias depois, aí se enrolavam para associar a foto ao equipamento.”

O resultado era retrabalho constante, alto esforço operacional para revisão e organização dos documentos, e uma dependência pesada de planilhas Excel . Crescer com esse processo era inviável.

Como o Produttivo entrou na operação

Em setembro de 2023, Wellington, um dos coordenadores de produção, adotou o Produttivo com um objetivo pontual: agilizar a elaboração dos relatórios de vasos de pressão nos contratos sob sua gestão.

O resultado foi impressionante. Enquanto outros coordenadores demoravam semanas para fechar relatórios, ele entregava no prazo. A diretoria reparou.

“Por que ele é o único que entrega no prazo?”

A pergunta virou investigação. A investigação virou interesse. E o interesse virou expansão interna.

Foi assim que Paula conheceu o sistema. Ao entender o potencial da ferramenta, ela percebeu que o Produttivo poderia ir muito além.

“A diretoria viu que ele era o único que entregava os relatórios no prazo e falou: ‘por que não expandir?’. Estamos muito felizes com a aceitação e o feedback dos usuários.”

A partir daí, Paula passou a incentivar ativamente a adoção do sistema entre outros coordenadores, tornando-se a principal porta-voz do Produttivo dentro da empresa.

A solução: padronização, digitalização e agilidade

A implantação foi estruturada em duas frentes.

Formulários padronizados

Acabaram os modelos descentralizados. Todos os formulários passaram a ser aprovados pelo setor de qualidade e padronizados conforme as normas ISO. Um formulário único por tipo de serviço, usado por toda a empresa.

Digitalização da coleta e entrega de relatórios

Os técnicos passaram a registrar tudo diretamente no app do Produttivo, em campo, no momento do serviço. Fotos associadas ao equipamento na hora, sem depender da memória depois.

O impacto foi imediato para a equipe e para o cliente final:

“Os usuários estão gostando muito, está sendo mais ágil do que fazer anotações em campo e depois voltar para o escritório para preencher, principalmente na questão das fotos. Isso está sendo um ganho muito grande, tanto para a ISQ quanto para a confiabilidade desses relatórios junto ao cliente.”

Com a coleta estruturada, a revisão ficou mais rápida e o prazo de entrega caiu de 30 dias para 5 dias.

Os resultados: de 10 para 96 usuários e relatórios prontos em poucos dias

Depois do realinhamento, quem estava usando o sistema de verdade entregava mais rápido, com mais qualidade e menos retrabalho. Isso se espalhou organicamente pela empresa.

Os números falam:

• Prazo de entrega dos relatórios: de 30 dias para 5 dias, ou seja, na mesma semana do serviço;
• Usuários ativos: de 10 para 96, crescimento de 860%.

Mas o resultado mais importante não aparece em nenhuma dessas métricas. O Produttivo entrou pela porta de um único coordenador e, pelo exemplo, se espalhou por toda a empresa. Hoje é parte do jeito que a ISQ Brasil trabalha.

O que você pode aprender com a ISQ Brasil

A ISQ Brasil tinha um problema de processo e a tecnologia foi a ferramenta que tornou o processo possível.

Com isso, temos três aprendizados diretos:

1. Padronização e digitalização juntas, do jeito certo. A ISQ Brasil não chegou em 5 dias de entrega por acaso. O Produttivo ajudou a construir um formulário único, alinhado às normas ISO e aprovado pelo setor de qualidade. Com o processo padronizado dentro do sistema, a equipe em campo já sabia exatamente o que preencher, e o relatório saía pronto, evitando retrabalhos.

2. Um caso de sucesso interno se multiplica sozinho. Na ISQ Brasil, ninguém precisou convencer ninguém por obrigação. Quando um coordenador começou a entregar relatórios no prazo enquanto todos os outros atrasavam, a pergunta surgiu naturalmente: como ele faz isso? Quando a ferramenta funciona de verdade, resolve um problema de toda operação.

3. Resultado real não precisa de promessa. O que transformou a ISQ Brasil não foi uma funcionalidade mirabolante. Foi um processo mais simples, mais claro e mais confiável do que o que eles tinham antes.

Se a sua operação ainda depende de anotações em papel, fotos espalhadas na galeria e relatórios que demoram semanas para sair, o problema não é a equipe. É o processo.

Quer ver sua empresa alcançar benefícios como esses, reduzindo retrabalho, acelerando relatórios e trazendo mais segurança para toda a operação?