Quando se fala em excelência operacional, muitas dúvidas surgem: será que requer investimentos altos? Em quanto tempo é possível atingir esse patamar? A gente te ajuda com dicas práticas para melhorar seus processos e atingir novos resultados!
Todo gestor almeja resultados sempre positivos em seu setor, mas sabemos que na área de prestação de serviços, a excelência é um desafio: envolve pessoas, processos, expectativas do cliente e muitos detalhes. Mas quando existe uma estrutura bem desenhada de fluxo de atividades e rotinas diárias, fica mais fácil trilhar um caminho com menos erros.
Por isso, continue lendo esse conteúdo para entender o que é excelência operacional e como sua empresa pode direcionar esforços para atingi-la.
Veja como funciona um sistema e aplicativo para controle da operação
O que é excelência operacional?
No livro “Em Busca da Excelência”, de Tom Peters e Robert H. Waterman Jr., os autores realizaram uma extensa pesquisa com o objetivo de entender o que move as grandes empresas. A partir desse estudo, eles tiveram descobertas que trazem resultadona gestão até hoje.
Os autores notaram que empresas que atingem a excelência operacional possuem lideranças mais flexíveis, que estimulam a autogestão de seus funcionários. Elas conseguiam ter muito mais ações inovadoras, otimizando processos e, como ponto central, buscavam a melhoria contínua do trabalho executado.
Por não estacionarem suas práticas, as empresas com alto nível de excelência operacional estavam sempre na ponta do mercado, oferecendo novas soluções e buscando metodologias que tornassem o trabalho mais produtivo.
O Sistema Toyota de Produção
Um bom exemplo de excelência operacional foi disseminado pela Toyota, onde fizeram uma analogia com uma casa. Assim fica mais fácil entender como a excelência funciona:
No Sistema Toyota de Produção, existem três elementos básicos: a base, as colunas (paredes) e o teto de uma casa.
Fundação (base): composta pela padronização e estabilidade. A produção é nivelada, os processos bem estabelecidos e o gerenciamento é claro e visual.
Colunas (paredes): fluxo conectado ao cliente, entregando o que ele pediu, na qualidade e momento certo. Também faz parte a notificação de problemas e ação imediata para correção.
Teto: no teto está o cliente, que recebe a melhor qualidade, menor custo e menor prazo.
Claro que essa “casa” pode ser adaptada ao modelo do seu negócio, estabelecendo quais são os objetivos principais e qual caminho é necessário percorrer para atingi-los.
Benefícios da excelência operacional
Buscar a excelência operacional envolve diversas áreas, logo, toda a empresa pode ser beneficiada. Os ganhos principais são:
Processos mais rápidos e eficientes: o time busca ferramentas e melhores práticas que promovam um fluxo de produção suave e eficiente, reduzindo atrasos, retrabalho e tempo ocioso.
Serviços confiáveis: quando o gestor é capaz de ver todo fluxo de atividades dentro da empresa, consegue corrigir erros com maior facilidade, melhorando os serviços prestados e reduzindo erros.
Fluxo ininterrupto: quando existe uma metodologia e processos bem estruturados, como por exemplo o recebimento de demandas dos clientes, o fluxo de trabalho não para. Por isso que ferramentas digitais são tão importantes nesta parte, principalmente para automatizar etapas que demandam tempo da equipe.
Colaboradores mais produtivos: ao oferecer autonomia à equipe, estes podem contribuir com ideias, não precisam esperar ordens para executarem as atividades e contam com ferramentas que guiem seu trabalho.
Orientação por dados: é preciso que o gestor esteja sempre atento a relatórios e indicadores para agir em pontos críticos, como também captar oportunidades de melhoria. Por isso, mais uma vez a tecnologia se faz necessária, através de ferramentas e softwares que geram informações valiosas para calcular os resultados e orientarem os próximos passos.
5 ações para trilhar um caminho rumo à excelência operacional
É simples entender e desejar a excelência operacional, mas como começar a implementá-la? Já deixamos claro que não requer grandes investimentos logo de cara, mas sim, a organização do fluxo de trabalho, o engajamento da equipe e a eficiência dos serviços já percorrem a metade do caminho.
Por isso, confira as 5 dicas para colocar a excelência operacional em prática:
Reduzindo o desperdício
A primeira pergunta que o gestor deve fazer é: onde são desperdiçados esforços do time? É muito tempo entre realizar uma atividade (seja uma manutenção, visita técnica) e iniciar outra? Tempo preenchendo planilhas e relatórios?
A excelência operacional requer agilidade, logo, buscar ferramentas que automatizam etapas longas e que reduzem a produtividade do time é essencial.
Corrija erros imediatamente
Sabemos que falhas são comuns, mas esperar para resolvê-las pode acarretar custos altos para a empresa. O gestor deve mapear as falhas e estar um passo à frente delas, traçando estratégias que previnam de o erro acontecer novamente. Ferramentas de relatórios e indicadores podem ajudar neste momento, eliminando erros pequenos e que muitas vezes podem ser fáceis de resolver.
Promova a autogestão da equipe
Se o gestor passa muito tempo gerenciando seu time, acaba deixando outras atividades estratégicas de lado. Por isso, procurar por sistemas que gerem as atividades automaticamente é importante. Assim, o time pode receber suas atividades diárias e não precisa esperar pela ordem do gestor.
A autogestão também promove o “eu resolvo”, ou seja, profissionais que tomam a iniciativa de corrigir problemas. Mas lembre-se: isso é possível quando existe um processo bem estruturado e ele sabe como agir diante das situações.
Defina os objetivos e busque a melhoria contínua
Os objetivos da empresa devem ser claros e bem estabelecidos. A partir dessa definição é que o gestor pode então criar estratégias para chegar até eles. Mas este é um passo recorrente! Com novas demandas e tecnologias surgindo cada vez mais rápidas, após um ciclo de melhorias, outro deve ser iniciado. Isso torna o trabalho mais dinâmico e a empresa mais competitiva no mercado.
Processos, pessoas e tecnologia caminham juntos
Quando os três pontos trabalham juntos, a empresa trabalha de maneira mais eficiente. Lembre-se:
- Uma empresa com processos e pessoas, mas sem tecnologia, acaba tendo menor agilidade e operações de alto custo.
- Uma empresa com processos e tecnologias, mas sem pessoas, tem alta rotatividade de equipe, o que também gera um custo maior.
- E por fim, se há tecnologia e pessoas, mas zero processos, o fluxo de trabalho se torna caótico e a tecnologia se torna sem sentido, pois não facilita o trabalho.
Comece a organizar a rotina de trabalho da sua equipe com processos agilizados e que realmente facilitam a rotina da equipe. O Produttivo é uma ferramenta de automação de serviços, reduzindo tarefas manuais do gestor!
Por meio do sistema e do aplicativo, o fluxo de atividades como manutenções, ordem de serviço, laudos técnicos e relatórios são gerados de forma automática, reduzindo desperdício de tempo da equipe em preenchimento de formulários manuais.
Além disso, o sistema gera relatórios em tempo real, documentos importantes para registrar serviços prestados e também viabilizar indicadores importantes para as estratégias do gestor.
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