O contrato de manutenção é um documento que registra o combinado entre a empresa prestadora do serviço e o cliente, trazendo mais segurança para todas as partes.
Para que seu negócio não dependa de acordos verbais, o contrato de manutenção traz respaldo legal para a exigência do cumprimento do que foi combinado, assegurando cliente e empresa.
Esse documento formaliza a execução do serviço, garante seu cumprimento e também todas as responsabilidades dos envolvidos. Para a empresa, evita prejuízos; já para o cliente, certifica a realização de tudo que está contemplado no contrato.
A seguir, vamos entender melhor o que é contrato de manutenção e como fazer para diferentes áreas de atuação.
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O que é contrato de manutenção
O contrato de manutenção atua como uma garantia tanto para a empresa prestadora do serviço quanto para o cliente contratante. Por ter valor legal, ele permite que ambas as partes sejam acionadas judicialmente em caso de não cumprimento dos termos.
Com um bom contrato, você assegura:
- Pagamento do valor acordado;
- Pagamento de multa em caso de cancelamento;
- Isenção da responsabilidade de execução de outros serviços que não estejam previstos no contrato;
- Dispensa de responsabilidade em caso de danos;
- Cumprimento de prazos pré-estabelecidos;
- Formalização das atividades previstas.
Ou seja: você formaliza tudo aquilo pelo qual é responsável e o que é responsabilidade do cliente. Assim, sua empresa é obrigada contratualmente a cumprir com o que se prontificou, mas o cliente também é.
Na prática, isso evita desgastes causados por divergência no orçamento, solicitações de serviços adicionais não inclusos no contrato, inadimplência e outras dores de cabeça. Sua empresa só fica encarregada do que está no contrato.
Como o contrato pode ser usado como evidência em processos, é importante que ele seja elaborado ou pelo menos revisado pelo departamento jurídico. Algumas práticas registradas em contrato na verdade são consideradas abusivas pela Justiça e portanto não têm valor legal, invalidando o documento.
É o caso de restaurantes que cobram multa em caso de perda da ficha ou comanda. Embora muitos estabelecimentos aleguem que cabe ao cliente ser responsável pelo que consome, essa prática é considerada abusiva pelo Código de Defesa do Consumidor. Logo, a responsabilidade é, sim, do estabelecimento e não cabe multa ao cliente.
Por isso, peça a um(a) advogado(a) para revisar seu contrato e verificar se não há cláusulas que posteriormente podem ser desconsideradas pela Justiça.
Como fazer um contrato de manutenção
Como mencionamos anteriormente, o ideal é que seu contrato de manutenção seja elaborado e/ ou revisado por um profissional com conhecimento jurídico. Mas além disso, existem alguns pontos que você pode levar em consideração na hora de redigir o material.
✍️Você pode usar um modelo padrão de contrato e adaptá-lo a cada cliente conforme necessário. Um ponto para levar em consideração é a formalidade do conteúdo: prefira termos oficiais para que não haja brecha para interpretações diferentes.
✍️Antes de escrever o documento (ou assinar, caso venha do cliente), você também deve analisar o contexto do serviço que está sendo solicitado e se certificar de que é capaz de atender a demanda.
✍️Busque saber todos os fatores que podem impactar a realização da manutenção, como a acessibilidade do local. Explore todas as possibilidades e esteja por dentro das suas responsabilidades. Lembre-se que o contrato pode servir para acionar sua empresa na Justiça em caso de não cumprimento, por isso é importante pesar o impacto das cláusulas e seu não cumprimento.
✍️Outro ponto para considerar é a rescisão. Você pode e deve incluir o que fazer em caso de cancelamento por uma das partes. Caso o cliente cancele a prestação de serviços, registre se haverá devolução do valor pago ou algum tipo de multa.
✍️Porém, abra espaço para flexibilidade: se o cliente cancelou com antecedência e pretende solicitar a manutenção em outra ocasião, devolver o valor sem cobranças vai ajudar na fidelização. Portanto, inclua uma cláusula que cubra os deveres (seus e do cliente) haja cancelamento ou adiamento.
Modelo de contrato de manutenção
Você talvez já tenha assinado um contrato, pois muitas burocracias do nosso dia a dia exigem esse tipo de formalização. É o caso de abertura de conta em bancos, compra ou aluguel de imóveis e veículos, e até vínculos trabalhistas.
Seu contrato de manutenção vai seguir o mesmo padrão — informações completas, distribuídas de maneira clara e direta.
Vamos ver alguns pontos importantes para colocar no seu contrato:
- Contratado: é a sua empresa. O ideal é que esse campo inclua o nome, CNPJ, endereço, telefone e outras informações de contato;
- Contratante: é o cliente, que pode ser uma pessoa física ou jurídica. Deve apresentar os mesmos dados que o contratado;
- Prazo e cronograma: aqui você vai descrever o prazo para realização do serviço e eventuais cronogramas pertinentes à manutenção. Caso alguma etapa necessite de um prazo para o cliente, inclua esse dado.
- Preços: deve conter os valores tabelados para o serviço e também eventuais multas por atraso ou cancelamento, custos adicionais e outras cobranças;
- Serviço: você deve descrever com detalhes o que está (ou não está) incluso no acordo;
- Cláusulas: são todos os detalhes e exceções pertinentes ao serviço;
- Data: dia, mês e ano do início do contrato. Leve a data em consideração na hora de estabelecer prazos e cronogramas, pois eles começarão a contar a partir da data registrada;
- Assinatura: é a comprovação de que tanto o contratado quanto o contratante estão de acordo com tudo que foi listado anteriormente. É um dos campos mais importantes pois, sem assinatura de uma das partes, o contrato é anulado.
O contrato não deve ser apresentado em formato de lista; o material deve ter formato livre de texto. O Código Civil Brasileiro estabelece alguns critérios para esse tipo de documento, por isso a importância da revisão pelo departamento jurídico.
Alguns contratos mais delicados podem exigir ainda a assinatura de duas testemunhas, e firma reconhecida dos representantes da empresa prestadora de serviços e do cliente.
Também é importante que todos os termos do contrato estejam sob cláusulas numeradas e com título. Alguns exemplos:
Cláusula primeira: obrigações do contratante
Aqui vão todos os deveres do cliente, como pagamento no prazo, intervalo mínimo para cancelamento, entre outros. Você pode separar essas informações em parágrafos.
Cláusula segunda: obrigações da contratada
Agora é a vez das suas responsabilidades, incluindo todos os detalhes pertinentes à manutenção, seus prazos, o que aquele contempla e o que mais for relevante.
Cláusula terceira: condições de pagamento
É o espaço para colocar preços e opções de pagamento, como transferência bancária ou parcelamento. Caso haja acréscimo de juros ou algum tipo de desconto para pagamento à vista, inclua essa informação também.
Acrescente quantas cláusulas forem necessárias para cobrir todas as informações relevantes ao serviço. Não se esqueça da linguagem formal.
Depois que o contrato for assinado e a manutenção for concluída, você pode emitir uma declaração de serviços prestados como comprovante.
