Imagine uma empresa de manutenção sendo processada por cobranças inadequadas. Durante a preparação da defesa, o advogado vai solicitar a nota fiscal. Esse é um documento que deve estar presente em todas as vendas e prestações de serviços.
Essa é só uma das diversas situações em que esse registro é útil para prestadores e vendedores. Neste artigo, você vai saber como emitir nota fiscal de prestação de serviços. Além disso, vai saber mais sobre a legislação envolvendo o assunto e a importância desse documento para a sua empresa. Boa leitura!
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- O que é nota fiscal de prestação de serviços?
- Qual é a importância de emitir nota fiscal de prestação de serviços?
- Quando devo emitir nota fiscal de prestação de serviços?
- É obrigatório emitir nota fiscal de prestação de serviços?
- Qual a diferença entre NF-e e NFS-s?
- Como emitir nota fiscal de prestação de serviços?
- Como a tecnologia pode ajudar a emitir nota fiscal de prestação de serviços?
O que é nota fiscal de prestação de serviços?
A nota fiscal de prestação de serviços (NFS-e) é um documento legal que registra e formaliza a transação entre o prestador e o cliente. Ela é utilizada exclusivamente por empresas e profissionais que oferecem serviços.
Seu principal objetivo é comprovar que o serviço foi realizado e que o prestador está em dia com as obrigações fiscais. Mas também existem várias outras vantagens em inserir esse documento no cotidiano da empresa, que vamos explorar a seguir.
Qual é a importância de emitir nota fiscal de prestação de serviços?
Agora que você já sabe o que é a nota fiscal de prestação de serviços, vamos entender porque é tão importante emiti-la e quais suas vantagens.
Legalidade
Emitir a nota fiscal de prestação de serviços é uma maneira de garantir que o seu trabalho está dentro da lei. Sem ela, você pode ser penalizado com multas e, em casos extremos, até enfrentar problemas legais mais sérios, como processos judiciais ou revogação de licenças.
Mesmo nos casos em que ela não é obrigatória, é interessante ter o documento, que serve como proteção para o trabalhador e a empresa.
Comprovação de transações
Além de ser uma obrigação legal, a NFS-e também serve como comprovação da transação comercial. Ela registra tanto o serviço prestado quanto o pagamento recebido, funcionando como uma espécie de “prova” de que o serviço foi feito e acordado entre as partes.
Isso ajuda a evitar conflitos com o cliente, esquecimentos de cobrança ou até mesmo questões relacionadas a impostos.
Transparência e controle
Emitir a nota fiscal de prestação de serviços ajuda a manter a transparência no seu negócio. Isso facilita a organização para eventuais auditorias ou fiscalizações.
Além disso, você consegue controlar de maneira eficaz o que foi faturado e quando e acompanhar melhor as finanças.
Agilidade
A emissão da nota fiscal de serviço é uma maneira de agilizar processos relacionados à contabilidade na sua empresa. Quando esse documento já faz parte do cotidiano dos prestadores de serviços, o retrabalho é eliminado. Isso acontece porque não é necessário que um profissional separe um tempo específico para verificar os ganhos: as notas fiscais já são comprovantes de fácil acesso e confiáveis.
Segurança
Com a nota fiscal, você tem a segurança de que está cumprindo as obrigações fiscais. Isso significa que não corre o risco de sofrer penalidades em caso de fiscalização.
Em certos casos, empresas ou microempreendedores que não trabalham com nota fiscal podem ser penalizados.
Quando devo emitir nota fiscal de prestação de serviços?
O melhor momento para emitir a nota fiscal de prestação de serviços é logo após a conclusão de uma atividade. Com isso, você evita esquecimentos, problemas fiscais e finanças desorganizadas. Além disso, a emissão imediata ajuda a organizar as finanças e a dar uma visão clara do que está sendo faturado.
Apesar de esse imediatismo não ser legalmente exigido, faz sentido incluir a criação de notas fiscais no treinamento de seus funcionários, por conta de todos os benefícios que a emissão rápida traz para a empresa.
É obrigatório emitir nota fiscal de prestação de serviços?
A emissão de nota fiscal de prestação de serviços é obrigatória em várias situações, mas nem sempre. Existem regras básicas e especificidades dentro de cada uma.
Mesmo para as pessoas e empresas que não precisam obrigatoriamente, emitir a nota fiscal é sempre uma boa prática. Além de todos os benefícios que já exploramos, ela também contribui para uma imagem de profissionalismo e seriedade.
Quem precisa emitir nota fiscal de prestação de serviços?
A emissão de nota fiscal de prestação de serviços é uma obrigatoriedade para todas as empresas, mas não para todos os casos quando o trabalhador é Microempreendedor Individual (MEI).
Para facilitar o entendimento, considere:
- A empresa fictícia “Florear”, de jardinagem e paisagismo;
- Francisco, um jardineiro que trabalha em regime MEI;
- A doceria “Sonho doce”;
- A senhora Maria José.
Imagine que Maria José quer contratar alguém para curar plantas doentes, cuidar do solo e plantar novas mudas no seu jardim. Pense também que a proprietária da “Sonho Doce” quer fazer um jardim de inverno e instalar floreiras nas janelas do estabelecimento, para atrair mais clientes. Agora, veja em quais situações envolvendo esses quatro a emissão da nota fiscal de prestação de serviços seria obrigatória:
- Se a “Florear” for contratada pela doceria “Sonho doce”, ela será obrigada a emitir nota fiscal de prestação de serviços;
- No caso de a “Florear” ser contratada por Maria José, a emissão da NFS-e também é obrigatória;
- Se a “Sonho Doce” decidir contratar Francisco, ele também precisa emitir a nota fiscal;
- Se Francisco for contratado por Maria José, a emissão de nota fiscal é facultativa.
Em resumo, empresas que prestam serviço para outras empresas ou para pessoas físicas são obrigadas a emitir nota fiscal. Já no caso de Microempreendedores Individuais, é obrigatório gerar o documento quando o serviço é prestado para empresas, mas não para pessoas físicas.
É importante pontuar que, com base na Lei N° 8.846, de 21 de janeiro de 1994, a nota fiscal é um direito do consumidor. Por isso, nos nossos exemplos fictícios, se Maria José solicitasse a nota fiscal, Francisco seria obrigado a providenciar o documento. Em resumo, mesmo não sendo obrigatória, a nota fiscal pode ser exigida do trabalhador MEI pela pessoa física que o contratou.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-s?
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é usada para venda de produtos, enquanto a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é exclusiva para prestação de serviços. A principal diferença está no tipo de transação que cada uma comprova.
A NF-e é mais comum em negócios que vendem mercadorias. Bons exemplos são: mercados, lojas de ferramentas, concessionárias e farmácias. Já a NFS-e é a escolha certa para quem oferece serviços como consultorias, manutenção, treinamentos, entre outros. Barbearias, técnicos de manutenção e instalação, cursos de idiomas, arquitetos e médicos são exemplos de profissionais e estabelecimentos que vendem serviços e, portanto, emitem NFS-e.
Como emitir nota fiscal de prestação de serviços?
Emitir a nota fiscal de prestação de serviços do jeito mais tradicional é um processo feito no site do Governo Federal.
Alguns municípios ainda exigem que o processo seja feito no site da prefeitura, mas isso tem sido cada vez mais raro. Se for o caso da sua cidade, o processo é específico de cada sistema, procure informações no site da Prefeitura ou entre em contato pelos endereços de email e celular disponibilizados.
Veja como fazer num passo a passo simples no programa do Governo:
Passo 1 – Cadastre sua empresa no Portal Nacional
O primeiro passo é acessar o site do Portal Nacional e realizar o cadastro. Você faz isso clicando em “Fazer primeiro acesso”, ao lado do botão “Entrar”.
O cadastro é simples e vai te pedir informações como CNPJ, endereço da empresa e dados do responsável fiscal. Depois de preencher tudo e autenticar as informações, você será direcionado para a página inicial do sistema.
Passo 2 – Ajuste as configurações
Após o cadastro, você precisará ajustar as configurações no sistema. Para isso, basta clicar no símbolo de engrenagem. Aí é só preencher as informações solicitadas na página para a qual você for direcionado, como e-mail e telefone.
No campo “Valor Aproximado dos Tributos” a recomendação que consta no e-book do Sebrae e da Receita Federal sobre cadastro e emissão de NFS-e é selecionar a opção: “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.
Esse passo é importante para garantir que a nota seja emitida corretamente e sem erros.
Passo 3 – Emita a nota
Agora que o sistema está configurado e todas as informações estão disponíveis, você pode emitir a nota fiscal. É só clicar no ícone com uma nota fiscal e um sinal de mais (+). Ele está no menu superior, ao lado do ícone de casa que indica a home do site. Existem duas modalidades de emissão:
Emissão simplificada
Ideal para quem é MEI, esse tipo de emissão só está disponível para serviços cadastrados como favoritos. Para favoritar um serviço, clique no ícone de estrela no menu superior, em “Novo serviço favorito” e preencha os dados sobre ele.
Nesse tipo de emissão, você só precisa preencher os dados do cliente e o valor do serviço prestado e, logo depois, gerar a nota.
Emissão completa
A emissão completa permite incluir serviços não cadastrados como favoritos. Lembrando que o número máximo de serviços cadastrados como favoritos é 10.
Nesse tipo de emissão, são mais campos para preencher. Lembre-se que “tomador de serviço” é a pessoa ou empresa que recebeu o serviço. Não é obrigatório informá-lo, mas inserindo o CPF ou CNPJ o sistema consegue puxar as demais informações.
Uma caixa que exige bastante atenção é a do endereço: bairro, logradouro, número e complemento estão em campos separados. É necessário ter cuidado para não se confundir, porque isso gera erro na emissão.
Pelo aplicativo
Para MEIs, existe a possibilidade de emitir a nota fiscal pelo app. O processo só pode ser feito com serviços favoritos, ou seja, só é possível emitir notas simplificadas.
Como a tecnologia pode ajudar a emitir nota fiscal de prestação de serviços?
Antes de qualquer nota fiscal ser emitida, existe um passo anterior que faz toda a diferença: o orçamento. Se ele for mal feito, incompleto ou impreciso, a nota fiscal pode sair errada. Isso gera retrabalho, questionamentos do cliente e até riscos fiscais. Por isso, digitalizar esse processo desde o início não é só uma comodidade: é uma forma de proteger o negócio e ganhar agilidade com segurança.
Saiba mais: Planilha de orçamento para prestação de serviços
No papel, os orçamentos podem ser perdidos, preenchidos de forma incorreta, incompleta ou até ilegíveis. Com o Produttivo, essa etapa acontece direto no celular ou tablet, durante a visita do prestador de serviço. Ele preenche as informações do serviço na hora e, com um clique, envia para o cliente por WhatsApp ou e-mail. O orçamento sai pronto, completo e com cálculos automáticos, podendo ser usado como base direta para a emissão da NF.
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E como isso ajuda na hora de emitir a nota fiscal de serviço?
Com todos os dados organizados desde o primeiro contato com o cliente, a emissão da nota fiscal vira um processo quase automático. O orçamento já traz:
- Descrição exata do serviço prestado;
- Valor final acordado com o cliente;
- Dados do técnico responsável;
- Data e local da execução.
Nada de preencher tudo na pressa ou tentar lembrar depois o que foi combinado. O documento que gerou o serviço é o mesmo que sustenta a nota fiscal — e está tudo salvo na nuvem, acessível a qualquer momento.
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