Num mercado de serviços que exige cada vez mais agilidade e profissionalismo, o controle financeiro é uma ferramenta indispensável. Empresas que entendem e acompanham suas finanças conseguem se destacar, oferecer preços competitivos e investir em melhorias contínuas e estratégicas.
Para se manter à frente da concorrência e crescer de forma sustentável, dominar as práticas de controle financeiro na prestação de serviços é o primeiro passo. Neste artigo, você vai aprender como organizar as finanças da sua empresa e garantir resultados cada vez melhores, além de ter acesso a materiais gratuitos que podem ajudar no processo. Boa leitura!
Produttivo Integra: Gestão de serviços e controle financeiro em um só lugar
- O que é controle financeiro prestação de serviços?
- Quais são os benefícios do controle financeiro prestação de serviços?
- Como fazer o controle financeiro prestação de serviços?
- Que ferramentas podem facilitar o controle financeiro prestação de serviços?
- Como a tecnologia ajuda no controle financeiro prestação de serviços?
O que é controle financeiro prestação de serviços?
O controle financeiro prestação de serviços é uma prática essencial para manter a saúde financeira de empresas que trabalham nesse segmento. Ele é feito a partir de boas práticas, que têm como objetivos principais:
- Entender a situação real do negócio;
- Estabelecer padrões relativos a preços e negociações;
- Manter as finanças registradas e organizadas;
- Tomar decisões baseadas em dados;
- Preparar a empresa para situações de crise.
Quais são os benefícios do controle financeiro prestação de serviços?
O controle financeiro prestação de serviços é imprescindível para que o negócio cresça e seja sustentável a longo prazo. Veja suas principais vantagens:
- Ajuda a fazer escolhas estratégicas na empresa como um todo, por exemplo em contratações de novos funcionários, planos de expansão, definição de preços para o cliente e escolha de fornecedores;
- Evita que a empresa fique para trás quando se trata de novas tecnologias e equipamentos;
- Garante que os funcionários sempre recebam seus salários de acordo com o valor e prazo estipulados durante a contratação, estimulando a permanência no time e o engajamento com a satisfação do cliente;
- Evita inconsistências fiscais por falta de pagamento de licenças, alvarás e similares.
Como fazer o controle financeiro prestação de serviços?
Pode parecer uma tarefa difícil, mas manter o controle financeiro prestação de serviços envolve prestar atenção a alguns aspectos essenciais, que causam problemas quando são ignorados. Vamos ver quais dessas questões são essenciais para fazer o controle financeiro:
Tenha clareza sobre o seu negócio
O primeiro passo para o controle financeiro é saber todos os detalhes possíveis sobre a sua empresa. Tipo de trabalho realizado, valor cobrado por cada serviço, gastos essenciais, salários dos funcionários, condição dos equipamentos. Basicamente, você deve conhecer o negócio como a palma da sua mão.
Isso é tão essencial porque, entendendo todo o mecanismo financeiro do negócio, é muito mais fácil identificar quando existem inconsistências. Além disso, também fica mais claro quando há a necessidade de trabalhar em melhorias como compra de novos equipamentos ou contratação de mais funcionários.
Controle o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma prática que deve ser adotada na empresa para garantir que o saldo final esteja dentro do esperado ao final de cada dia.
Nele, devem ser lançadas todas as previsões financeiras, gastos fixos (contas de luz, água, internet, aluguel, pagamentos de salários, parcelas de compras…) e recebimentos esperados (parcelas a receber, serviços previamente acordados, rendimento de aplicações financeiras…).
Com o uso do fluxo de caixa, é possível prever situações financeiras e ter embasamento para tomar decisões relativas a gastos, como redução de despesas, investimento em novos produtos ou cargos, controle de estoque e flexibilidade de prazos e valores oferecida para os clientes, por exemplo.
É possível fazer o controle de fluxo de caixa de forma simples e rápida utilizando planilhas ou softwares. Mais abaixo, você poderá baixar uma planilha gratuita e completa.
Separe as finanças pessoais das finanças do negócio
Principalmente em pequenos negócios ou em companhias em que o fundador cuida das finanças, a mistura das finanças pessoais com as empresariais é uma dor comum. O principal problema é que essa prática impede a visualização de dados reais, o que impossibilita vários movimentos indispensáveis para o crescimento da empresa.
Mas as questões não param por aí. É natural que, com o tempo e o crescimento, os ganhos financeiros aumentem cada vez mais. Se esse dinheiro é investido no negócio, a tendência é aumentar os ganhos exponencialmente, com as facilidades trazidas por equipes melhor estruturadas, equipamentos mais novos e processos mais tecnológicos.
Quando o dono do negócio utiliza todos os recursos para benefício próprio, o negócio fica mais propenso à estagnação, o que, a longo prazo, numa sociedade que valoriza o progresso constante, é insustentável.
Faça um planejamento financeiro
Uma das coisas mais essenciais para garantir o sucesso financeiro de qualquer negócio é se planejar. Um planejamento financeiro estratégico deve:
- Observar o histórico financeiro da empresa;
- Mapear processos que foram positivos e negativos, observando os possíveis motivos para sucessos e falhas;
- Conter valor inicial do caixa;
- Marcar datas de recebimento e pagamento, com valores;
- Estipular uma projeção de ganhos dentro de um período de tempo específico;
- Detalhar quais estratégias serão aplicadas para chegar nesse resultado.
Planeje seus investimentos
Um dos principais objetivos de um negócio é crescer. E isso só é possível com organização e escolhas estratégicas. Para te ajudar a entender, separamos um caso fictício prático que exemplifica a importância do planejamento.
Imagine o seguinte cenário: Antônio é dono de uma empresa de limpeza predial. Ele observou que seus funcionários demoram muito tempo na limpeza das fachadas dos edifícios, serviço que é realizado com o auxílio de mangueiras e vassouras. Conversando com colegas do ramo e consultando estudos, ele viu que lavadoras de alta pressão podem cortar o tempo usado nesse serviço pela metade.
Sem um planejamento claro, Antônio corre o risco de cometer um equívoco como esses:
- Adiar a compra por meses, por medo de investir nesses aparelhos e faltar dinheiro para alguma conta essencial. Não foi levado em consideração o tempo economizado com o uso das lavadoras de alta pressão, que resultaria em mais serviços realizados e, portanto, maior lucro.
- Comprar os aparelhos no impulso e perceber que outros aspectos mais relevantes para o crescimento da empresa no momento atual precisaram ser deixados de lado.
O segredo para não passar por nenhum dos dois problemas é se organizar para investir, seja em novas máquinas, novos funcionários ou outros tipos de mudança. Uma boa dica é anotar todas as ideias e mapear seus custos e benefícios. Então, organizar um calendário com as possibilidades e validar se elas são viáveis ou não de acordo com o planejamento financeiro geral.
Pense num plano de gestão para crises
Todo negócio está sujeito a mudanças no mercado, acidentes ou gastos inesperados. Essas questões podem desestabilizar o fluxo de caixa e causar vários tipos de problemas. Por isso, é necessário estar preparado para essas crises. Veja algumas das possíveis estratégias:
- Tenha uma reserva de emergência – ela pode ser o que vai suprir as necessidades do seu negócio se o fluxo de caixa não for suficiente para arcar com todas as despesas;
- Monitore seus indicadores financeiros com frequência – saiba exatamente qual é a margem de lucro, gastos fixos e investimentos do seu negócio. Assim, você saberá identificar quando algo estiver errado muito mais rapidamente;
- Mapeie seus riscos – é muito importante conhecer o mercado. Uma empresa que faz a instalação de aparelhos de ar condicionado, por exemplo, naturalmente vai vender mais em janeiro do que em setembro. Mas, se a baixa de vendas for no verão, algo está errado;
- Use ferramentas para manter o controle – a tecnologia possibilita o uso de diversos artifícios que te ajudam a analisar o crescimento do seu negócio baseado em dados e sem tomar tempo de outras atividades.
Que ferramentas podem facilitar o controle financeiro prestação de serviços?
Para te ajudar a manter o controle financeiro do seu negócio, existem diversas ferramentas que podem ser úteis. Veja algumas delas, que você pode baixar e usar agora mesmo no seu computador ou celular:
Orçamento de Serviços
O orçamento de serviços fica mais padronizado e prático quando você já tem uma lista com a relação de valores. O formato de planilha deixa tudo muito mais organizado. E o melhor: as contas são feitas automaticamente, é só inserir a quantidade e o valor de cada produto ou atividade. Veja um exemplo:
Além da planilha, você tem acesso a um modelo de apresentação comercial, para enviar a proposta para potenciais clientes de maneira profissional. Também vê dicas que vão te ajudar bastante na elaboração do orçamento. Baixe todos esses materiais no banner:
Recibo de Prestação de Serviços
O recibo de prestação de serviços é um documento importante para comprovar que os serviços prestados foram pagos. Ele também comprova a entrada de dinheiro no caixa. Veja um exemplo pronto para preencher:
Além do modelo simples, você tem acesso a modelos de quitação de parte da dívida, pagamento de entrada, pagamento de mão de obra e outros no Kit Recibo:
Planilha de Fluxo de Caixa
Uma planilha completa de fluxo de caixa, que projeta cenários de crise, agrega muito ao controle financeiro prestação de serviços. Veja uma das abas do documento:
Como a tecnologia ajuda no controle financeiro prestação de serviços?
As planilhas são um ótimo facilitador para manter o controle financeiro do seu negócio. Mas, se você quer ainda mais controle, automação e confiabilidade, um software de organização financeira pode ser a escolha correta.
E melhor ainda se esse programa para finanças for conectado com o app que você já usa para manter o controle dos serviços, não é? É nisso que o Produttivo pensou quando criou o Produttivo Integra: uma parceria com os ERPs Omie e Conta Azul.
A união com dois dos ERPs mais usados no país tem o objetivo de tornar os usuários do Produttivo cada vez mais conscientes sobre todos os âmbitos de seu negócio. Assim, garantimos controle, qualidade e praticidade de ponta a ponta, literalmente em todos os aspectos das operações realizadas.
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