O recurso de mensagem automática WhatsApp para clientes, em empresas que prestam serviços de campo, ajudam gestores de equipes externas a manter clientes informados, reduzir chamadas duplicadas e eliminar retrabalhos.

Neste artigo, você encontra modelos práticos, pensados exclusivamente para você que trabalha com equipes em campo. Você vai ver modelos de:

• Recebimento do chamado;
• Agendamento de visita técnica;
• Chegada do técnico;
• Serviço pronto;
• Necessidade de compra de peças;
• Envio de relatório.

Também, vai aprender como fazer relatórios automatizados para enviar diretamente para o cliente após a conclusão do serviço, como esse:

Garanta a satisfação e conquiste a confiança do seu cliente. Boa leitura! 😉

Veja também: Sistema de abertura de chamado para receber solicitações de clientes na hora

O que é mensagem automática no WhatsApp? 

Uma mensagem automática WhatsApp para clientes é um texto pré-configurado para ser enviado de forma automática em momentos específicos do processo de atendimento. 

No contexto de serviços de campo, isso significa acionar o cliente com informações claras e no tempo certo: confirmação de agendamento, aviso de chegada do técnico, atualização sobre atraso ou conclusão da visita, por exemplo.

Para que servem a mensagem automática WhatsApp para clientes?

Os objetivos dessas mensagens são:

• Agilizar a comunicação e direcionar o atendimento;
• Evitar ligações desnecessárias;
• Melhorar a experiência do cliente ao acompanhar cada etapa do serviço.

Mais do que causar uma boa impressão, elas ajudam gestores a reduzir retrabalhos, aumentar a confiança do cliente e garantir mais eficiência em todo o fluxo de ordens de serviço.

Quando enviar mensagem automática WhatsApp para clientes? 

Uma mensagem automática WhatsApp para clientes pode ser disparada em diferentes etapas do serviço e da jornada.

O ideal é usar essas mensagens para garantir clareza, agilidade e confiança na comunicação entre cliente e equipe técnica.

Veja alguns momentos estratégicos para o envio:

• Confirmação de agendamento da visita técnica ou manutenção.
• Aviso de chegada do técnico ao local.
• Atualização de status (início, pausa, atraso ou conclusão do serviço).
• Envio de relatório ao final da execução.
• Pedido de aprovação de orçamento antes da realização de uma atividade.
• Comunicação de imprevistos ou reagendamento.
• Lembretes de compromissos futuros, como inspeções periódicas.
• Pesquisa de satisfação logo após a conclusão da ordem de serviço.

Assim, a automação se torna parte do fluxo operacional, reforçando a experiência do cliente e a eficiência da equipe.

Quais são os benefícios de realizar o atendimento ao cliente no WhatsApp? 

No contexto de serviços de campo, o uso de mensagens automáticas no WhatsApp vai muito além de encantar clientes.

Entre os principais benefícios, estão:

• Facilidade na comunicação: o WhatsApp é amplamente utilizado e evita que o cliente precise ligar várias vezes para a empresa;
• Rapidez no direcionamento: cada mensagem leva o cliente à informação correta (status, técnico responsável, reagendamento) de forma ágil;
• Atendimento personalizado: inclusão do nome do cliente, número da OS ou detalhes do serviço em execução;
• Clareza operacional: mensagens automáticas substituem ruídos de comunicação, deixando o cliente seguro sobre cada etapa;
• Disponibilidade contínua: mesmo fora do horário comercial, o cliente recebe retorno imediato sobre sua solicitação;
• Escalabilidade: é possível atender alto volume de ordens sem perder qualidade, priorizando os casos mais urgentes;
• Centralização de informações: todas as interações ficam registradas no histórico da ordem de serviço, acessível para qualquer pessoa do time;
• Metrificação: cada interação gera dados que podem orientar melhorias nos processos;
• Feedback em tempo real: pesquisas de satisfação pós-serviço permitem acompanhar de perto a percepção do cliente.

Assim, o WhatsApp se consolida como um canal estratégico para empresas que gerenciam equipes externas e precisam unir agilidade, organização e confiança em seus atendimentos.

Mensagem automática Whatsapp para clientes exemplos

Aqui estão exemplos práticos de mensagens automáticas para ordens de serviço e serviços de campo.

Mensagens de saudação e boas-vindas

Esse tipo de mensagem automática WhatsApp para clientes é utilizada durante um primeiro contato. Algumas possibilidades são:

1. Olá! Seja bem-vindo a |NOME DA EMPRESA|. Como podemos te ajudar?
2. Olá! Obrigado por ter entrado em contato com a gente. O que você gostaria de saber?
3. Oi! Ficamos muito felizes com o seu contato. Como podemos te ajudar?  (Detalhar as opções com os respectivos números. Exemplo: Opção 1; Opção 2; Opção 3);
4. Olá, tudo bem? Recebemos a sua mensagem e vamos responder o mais rápido possível. Enquanto isso você gostaria de compartilhar comigo o que precisa? 
5. Olá, tudo bem? Me chamo |NOME DO ATENDENTE| e estou aqui para te ajudar. Para começar você poderia compartilhar comigo o motivo do seu contato? 
6. Olá, obrigada por entrar em contato com a |NOME DA EMPRESA|. Recebemos sua mensagem e vamos retornaremos em |TEMPO MÁXIMO DE PRIMEIRA RESPOSTA|;
7. Olá, estamos muito felizes em te atender! Entraremos em contato com você assim que possível, dentro do nosso horário comercial, de |HORÁRIO DE INÍCIO DO ATENDIMENTO| até |HORÁRIO DO FIM DO ATENDIMENTO|, de |DIA DA SEMANA INICIAL| até |DIA DA SEMANA FINAL|;
8. Olá, ficamos felizes em receber o seu contato! Nossa prioridade é te ajudar. Em breve, um membro da nossa equipe de suporte entrará em contato com você. Mas enquanto isso gostaria de compartilhar o motivo da sua mensagem?
9. Olá, tudo bem? Seja bem-vindo a |NOME DA EMPRESA| Digite sua dúvida e um atendente responderá em instantes;
10. Olá! Seja bem-vindo a |NOME DA EMPRESA|! É sempre um prazer atender você. Se precisa conversar com algum de nossos atendentes digite sua dúvida e aguarde que em alguns minutinhos vamos respondê-lo;
11. Olá, tudo bem? Sou a |NOME DO ATENDENTE| e vou te ajudar hoje. Gostaria de pedir para que tenha em mãos seus documentos e dados cadastrais para estar preparado quando essas informações forem solicitadas;

Mensagem de recebimento do chamado

Já essa mensagem automática WhatsApp para clientes é utilizada para comprovar a abertura de chamado. Veja opções:

1. Olá, |NOME|! Recebemos sua solicitação de serviço (OS |NÚMERO DA OS|) em |DATA_HORA|. Nossa equipe entrará em contato em breve.
2. Olá, |NOME|! Sua solicitação foi registrada com sucesso. OS |NÚMERO DA OS| já está em análise.
3. |NOME|, recebemos seu chamado e já estamos organizando a visita técnica. OS |NÚMERO DA OS|.
4. Chamado recebido! Nosso time entrará em contato em breve para agendar os próximos passos da OS |NÚMERO DA OS|. Para confirmar seu horário, envie “SIM”. Caso queira remarcar, indique uma data para a qual você tem disponibilidade.
5. Obrigado pelo seu contato, |NOME|! Recebemos sua solicitação de serviço e em breve confirmaremos o agendamento.
6. Olá, |NOME|! Recebemos sua OS |NÚMERO DA OS|. Um de nossos atendentes vai conversar com você em instantes. Enquanto isso, em quais dias e horários você tem disponibilidade para receber nosso técnico?

Mensagem de agendamento de visita técnica

Uma mensagem automática WhatsApp para clientes pode servir para agendar uma visita técnica após a abertura do chamado. Veja:

1. Olá, |NOME|! Sua visita técnica está agendada para |DATA DO AGENDAMENTO| às |HORA DO AGENDAMENTO|. Técnico: |NOME DO TÉCNICO|.
2. |NOME|, confirmamos sua visita técnica em |DATA DO AGENDAMENTO| às |HORA DO AGENDAMENTO|.
3. Sua ordem de serviço |NÚMERO DA OS| está agendada para |DATA DO AGENDAMENTO|. Agradecemos pela disponibilidade.
4. Olá! Técnico |NOME DO TÉCNICO| estará na sua localização em |DATA DO AGENDAMENTO| às |HORA DO AGENDAMENTO|.
5. Agendamento confirmado: OS |NÚMERO DA OS|, data |DATA DO AGENDAMENTO|, hora |HORA DO AGENDAMENTO|.

Mensagem automática de manutenção preventiva

A mensagem automática WhatsApp para clientes também tem a função de avisar seu cliente de que seus equipamentos precisam passar por manutenção preventiva.

1. Olá, |NOME|. Estamos entrando em contato para lembrá-lo que a manutenção preventiva do equipamento |NOME DO EQUIPAMENTO| está programada para |DATA|.
2. Lembrete: a manutenção preventiva de seu contrato está chegando. Nossa equipe entrará em contato para agendar a melhor data para você.
3. Bom dia, |NOME|! A |NOME DA EMPRESA| recomenda que seja realizada a manutenção preventiva do equipamento |NOME DO EQUIPAMENTO| em breve. Deseja confirmar o agendamento?
4. Estamos cuidando para que você não tenha surpresas. A manutenção preventiva do seu sistema está prevista para |DATA|. Deseja confirmar?
5. |NOME|, sua próxima manutenção preventiva está chegando! Esse cuidado evita paradas inesperadas e garante maior vida útil aos equipamentos. Podemos agendar?
6. Prevenir é melhor do que remediar. Sua manutenção preventiva está prevista para os próximos dias. Entre em contato e confirme seu horário preferido.

Mensagem de status do técnico

Outra possibilidade é utilizar a mensagem automática WhatsApp para clientes para avisar sobre onde o técnico está e quanto tempo ele demorará para chegar, evitando atrasos e surpresas.

1. Olá, |NOME|! O técnico |NOME DO TÉCNICO| está a caminho e deve chegar às |HORA DE CHEGADA PREVISTA| no local combinado.
2. Atualização da OS |NÚMERO DA OS|: |NOME DO TÉCNICO| iniciou o deslocamento até o local combinado. A previsão é que ele chegue no local combinado daqui a |TEMPO ATÉ O LOCAL| minutos.
3. |NOME|, |NOME DO TÉCNICO| está chegando. Por favor, prepare o local para atendimento.
4. O técnico está próximo, |NOME|! Chegada prevista: |HORA DE CHEGADA PREVISTA|.
5. Atualização: |NOME DO TÉCNICO| iniciou o atendimento da OS |NÚMERO DA OS|.

Mensagem de serviço pronto

Quando o serviço ficar pronto, é só enviar uma mensagem automática WhatsApp para clientes:

1. Olá, |NOME|! O serviço da OS |NÚMERO DA OS| foi concluído com sucesso. No caso de dúvidas, entre em contato conosco! |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|
2. |NOME|, sua ordem de serviço |NÚMERO DA OS| foi finalizada. Agradecemos pela confiança e estamos à disposição! |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|
3. Serviço concluído! OS |NÚMERO DA OS| finalizada por |NOME_TÉCNICO|. Confira detalhes sobre o atendimento. |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|
4. Atendimento finalizado com sucesso, |NOME|. Obrigado pelo contato! No caso de dúvidas, consulte o relatório ou fale com um de nossos atendentes.  |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|
5. A OS |NÚMERO DA OS| foi concluída. Esperamos que esteja satisfeito com o serviço. 

Mensagem de necessidade de compra de peças

Ás vezes, o técnico percebe que só será possível concluir o serviço após comprar algumas peças. É só ele elaborar um orçamento e enviar para o cliente:

1. Olá, |NOME|! Algumas peças são necessárias para a conclusão da OS |NÚMERO DA OS|. Veja a importância de cada uma delas e um orçamento: |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|
2. |NOME|, identificamos peças faltantes que precisam ser adquiridas para finalizar o serviço. Confira quais são elas: |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|
3. |NOME|, para concluir a OS |NÚMERO DA OS|, será necessário comprar as peças listadas. |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|
4. |NOME|, favor analisar a necessidade de compra das peças para finalização da OS |NÚMERO DA OS|.|ORÇAMENTO PEÇAS PDF|. No caso de dúvidas, entre em contato com um de nossos atendentes. 
5. Olá, |NOME|! Segue o orçamento das peças para a OS |NÚMERO DA OS|: |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|.
6. |NOME|, enviamos o orçamento das peças necessárias para manutenção: |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|.
7. Orçamento gerado para as peças da OS |NÚMERO DA OS|. Confira: |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|.
8. Para concluir o serviço, será necessário aprovar o orçamento das peças: |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|.
9. OS |NÚMERO DA OS|: orçamento das peças disponível. |ORÇAMENTO PEÇAS PDF|. Aguardamos sua aprovação para prosseguir com o processo.

Mensagem de envio de relatório

1. Olá, |NOME|! O relatório da OS |NÚMERO DA OS| está disponível: |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|.
2. |NOME|, confira o relatório completo da visita técnica: |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|.
3. Relatório gerado para a OS |NÚMERO DA OS|. |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|.
4. OS |NÚMERO DA OS| concluída. Veja todos os detalhes no relatório: |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|.
5. O relatório referente à sua ordem de serviço |NÚMERO DA OS| já foi enviado: |RELATÓRIO DE SERVIÇO PDF|.

Cuidados ao enviar mensagem automática WhatsApp para clientes 

Para que a automação seja realmente eficiente no atendimento técnico, é importante observar alguns pontos:

• Mantenha a linguagem clara e profissional, sem termos que possam gerar ambiguidade;
• Evite excesso de perguntas logo no início: direcione para coletar apenas as informações essenciais, como endereço, número da OS ou tipo de equipamento;
• Use um tom cordial e objetivo, reforçando a importância do cliente para a empresa;
• Personalize as mensagens com variáveis como |NOME|, |NÚMERO OS| ou |NOME DO TÉCNICO| para dar proximidade sem perder eficiência;
• Ofereça sempre a opção de falar com um atendente humano, caso o cliente precise;
• Crie opções de resposta simples (ex.: “Digite 1 para reagendar a visita / Digite 2 para falar com o suporte”), facilitando a comunicação;
• Planeje o fluxo de mensagens pensando na jornada do cliente: desde o chamado até a finalização do serviço, sem deixar lacunas;
• Humanize a comunicação, incentivando que os técnicos se apresentem quando assumem a demanda;
• Informe prazos e horários de atendimento, evitando ansiedade do cliente quanto ao retorno;
• Avise quais dados serão solicitados no atendimento (ex.: número de série, endereço, contato responsável);
• Quando aplicável, compartilhe o tempo estimado de chegada ou conclusão do serviço, trazendo previsibilidade.

Como colocar mensagem automática para cliente passo a passo?

Para configurar a mensagem automática Whatsapp para clientes é só seguir esse passo a passo: 

1. Acesse o WhatsApp Business;
2. Vá em “Configurações”;
3. Clique em “Ferramentas Comerciais”;
4. Em seguida selecione a opção que deseja: “Mensagem de saudação”, “Mensagem de ausência” ou “Respostas Rápidas”;
   1. A mensagem de saudação será enviada após a primeira mensagem do cliente ou depois de 14 dias de inatividade;
   2. A mensagem de ausência é enviada sempre que você não estiver disponível e ainda é possível configurar um horário;
   3. As respostas rápidas são respostas frequentes que você pode enviar apenas ao digitar uma barra “/” na conversa, agilizando o atendimento. 

5. Habilite o botão de “Enviar a mensagem”
6. Na caixa de texto, escreva a mensagem desejada e salve.

Agora, caso você deseje disparar mensagens automáticas conforme algum gatilho ou selecionando perfis específicos de clientes, a dica é contratar um serviço de automação que realize o disparo em massa de mensagens.

Esse recurso é muito utilizado para empresas que desejam enviar mensagens de ampla divulgação dos seus serviços, por exemplo. 

Leia também: Aplicativo de serviços: 4 apps para melhorar sua gestão

Aplicativos de mensagem automática WhatsApp para clientes

Quer otimizar ainda mais as mensagens automáticas de Whatsapp que você envia para os seus clientes? Aqui vão 3 dicas que vão te ajudar!

1. Tenha um app de gestão de serviços

Para seus clientes, informar que o serviço foi concluído não é suficiente. Eles querem provas concretas. Você precisa conquistar a confiança deles.

O Produttivo é um software de gestão de serviços completo e focado no gerenciamento de serviços de campo.

A plataforma permite:

• Recebimento de ordens de serviço;
• Agendamento de serviços;
• Visão do calendário de cada técnico;
• Geração ou personalização de modelos de checklists;
• Emissão de relatórios prontos para envio em PDF ou Excel, por WhatsApp ou email;
• Inserção de fotografias tiradas na hora com marcação de data, hora e local;
• Elaboração de orçamento de peças e serviços;
• Aplicação de pesquisas de satisfação.

2. Tenha um app de automação de mensagens no WhatsApp

Existem alguns apps que podem te ajudar na aplicação de mensagem automática WhatsApp para clientes no cotidiano da sua equipe. Veja:

• What Auto: O app permite a criação de respostas automáticas, configuração no seu próprio bot e personalização do tempo de resposta. Um diferencial é que além do WhatsApp, o recurso pode ser utilizado no Telegram também; 
• AutoResponder: Diferente do aplicativo anterior, o AutoResponder só pode ser utilizado no WhatsApp e têm recursos como mensagem de boas-vindas, personalização, envio para grupos, contatos, números desconhecidos e mais!
• uRocket: É uma ferramenta focada no disparo em massa de mensagens. Através dela é possível criar fluxos de mensagens, segmentar disparos, personalizar texto com variáveis como nome ou fazer disparos pontuais. 

3. Combine as funcionalidades dos dois sistemas

Com os relatórios gerados em poucos cliques do Produttivo e a facilidade proporcionada por um app de mensagem automática WhatsApp, fica fácil  alavancar suas estratégias e fechar mais contratos.

Te convidamos a conhecer como o Produttivo pode te ajudar ainda mais, digitalizando e automatizando atividades burocráticas da gestão para que você tenha tempo para focar em novas estratégias. 

Teste o Produttivo grátis por 15 dias e veja como ele pode te ajudar a economizar tempo da equipe técnica e aumentar sua capacidade de atendimento. 

Perguntas frequentes sobre mensagem automática WhatsApp para clientes