A gestão de custos de manutenção une boas práticas de administração com os recursos ativos da sua empresa. O objetivo é aumentar a eficiência dos equipamentos utilizados ao longo de cada operação, e gerar a redução de custos, é claro.
Especialmente no segmento de manutenção, a falta de domínio sobre os gastos nos processos costuma ser o principal vilão entre os gestores. Isso porque todo o erro desorganiza o caixa da empresa – isto é, ao invés de gastar 5, você gasta 7.
A partir disso, dificilmente uma empresa consegue repor essa diferenciação de custo, mantendo a saúde financeira. Ao repetir este erro muitas vezes, pode ser que seja impossível reverter para um cenário onde haja lucro.
Para evitar essas situações, veja as dicas que preparamos para você!
- O que é custo de manutenção?
- Como calcular custos na gestão de manutenção?
- Gestão da manutenção: como reduzir custos?
- Como funciona o OBZ (Orçamento Base Zero)?
- 3 dicas para uma gestão de custos de manutenção eficiente
- Como automatizar a gestão de custos de manutenção?
- Perguntas frequentes sobre gestão de custos de manutenção
O que é custo de manutenção?
O custo de manutenção é todo gasto que envolve o processo de reparo e, até mesmo, de retrabalho durante as inspeções.
Entre tantas possibilidades, esse tipo de custo pode ser dividido em três frentes:
- Custo Direto;
- Custo Indireto;
- Custo Induzido.
Custo Direto
O custo direto é toda a ferramenta que se mostra necessária para realizar um determinado tipo de reparo. Entre os exemplos estão as ferramentas, as peças a serem repostas e, o mais importante, o custo da mão de obra.
Nos custos diretos, é necessário destacar o custo de mão de obra como um dos mais importantes. É nele que você consegue acrescentar a taxa de lucro e relacionar com o seu grau de especialização.
Custo Indireto
Já o custo indireto pode ser entendido como a depreciação de itens e o lucro cessante. É quando a sua empresa para de produzir por algum motivo. Um exemplo foi o período de lockdown que passamos na pandemia de Covid 19.
Custo Induzido
Por fim, o custo induzido está relacionado às falhas operacionais, ou seja, ele é a perda consequente de um erro interno. Entre os erros internos estão gastos desnecessários, multas e baixa retenção de clientes.
É aqui que entra a gestão de custos de manutenção de maneira ainda mais forte e necessária.
Como calcular custos na gestão de manutenção?
Na gestão de custos de manutenção, os cálculos são os principais aliados para um gestor identificar erros. Além disso e, é aqui que ele toma decisões, medidas paliativas de contenção de danos e de correção.
Felizmente, o cálculo não chega a ser um problema. Uma vez entendido, pode ser facilmente aplicado dentro do seu negócio, em tempo real.
Veja a seguir!
Cálculo de Custos Indiretos
Os custos indiretos não têm um cálculo geral. Para descobri-lo, você, gestor, precisa somar os gastos ao longo do mês por conta da quebra de equipamentos ou perda de ferramentas.
Já o lucro cessante, que é o prejuízo causado pelas interrupções das atividades, ou paradas indesejadas, pode ser acrescido aos custos indiretos do seguinte modo.
Considere a média do faturamento da empresa em um dia e multiplique pelo período de inatividade da empresa:
Média do faturamento X Período de Inatividade
Dica: para um cálculo mais exato, nós recomendamos que você também adicione as despesas operacionais do trabalho no período de lucro cessante.
Cálculo de Custos Induzidos
Já os custos induzidos são os mais fáceis, bastando somar todos os gastos evitáveis dentro de um período.
Por exemplo: neste mês o técnico fez uma visita técnica, passou da velocidade no rodar e recebeu uma multa. Outro dia, um contrato importante foi cancelado e o cliente não quis continuar recebendo os seus serviços.
Logo, você tem que somar o valor da multa com o prejuízo de menos um contrato ativo. Ao final, depois de todos os gastos evitáveis serem somados, você terá o valor exato do Custo Induzido.
Cálculo de Custos Diretos
Por outro lado, os custos diretos requerem atenção redobrada. Eles são referentes à mão de obra, peças de reposição, etc. Esses custos englobam não apenas o valor bruto, mas o custo do processo como um todo. Vamos te explicar.
Por exemplo, para repor uma peça do estoque. O valor do gasto de reposição pode ser encontrado a partir da seguinte fórmula:
Valor unitário + Custo de Frete + Custo de Armazenamento = Custo por Reposição
É importante ter em mente que o custo de armazenamento envolve todos os fatores diretos do seu almoxarifado. Sendo assim, você acrescenta uma parte dos gastos com luz, refrigeração, valor de mão de obra etc.
Quer mais um exemplo? O custo de mão de obra precisa considerar a remuneração mais os gastos com benefícios trabalhistas multiplicado por um. Por exemplo:
Salário do colaborador x (1 + gastos com leis sociais + encargos trabalhistas)
Fique atento aos detalhes. Aqui, isso faz toda a diferença para você saber exatamente o que está saindo de caixa.
Leia também: Como emitir nota fiscal de prestação de serviços + vantagens
Gestão da manutenção: como reduzir custos?
É impossível falar sobre gestão de custos de manutenção sem citar a gestão da manutenção. Isso acontece porque ambas as estratégias são relacionadas e devem ser implementadas juntas em um negócio.
Felizmente, você consegue reduzir custos de uma forma perceptível em pouco tempo. Basta ter alguns cuidados, como o uso do Orçamento Base Zero (OBZ) .
Como funciona o OBZ (Orçamento Base Zero)?
O OBZ consiste na prática de estudos de aplicação dos ativos da empresa. Ao invés de considerar demandas passadas, você avalia o ativo de acordo com o atual ou futuro cenário do seu negócio.
No Orçamento Base Zero, cada área da empresa precisa detalhar e orçar de forma individual a previsão dos seus gastos para o período. Assim, planeja as despesas sem considerar o orçamento histórico.
Seu principal objetivo é evitar desperdícios com custos desnecessários.
3 dicas para uma gestão de custos de manutenção eficiente
A gestão de custos de manutenção pode ser ainda mais eficiente a partir de novas implementações e a utilização de recursos extras.
Para tornar toda administração mais fácil, nós separamos 3 dicas para você colocar em prática dentro do seu negócio!
1. Invista em tecnologia
A tecnologia está entre as principais aliadas para empresas que lidam com manutenção. O motivo é unânime: máquinas não erram.
Justamente por isso, caso seja possível, tente automatizar tarefas e, desse modo, veja os custos por retrabalho caírem.
Leia também: ERP para prestação de serviços: 7 passos para implementar
2. Faça o mapeamento de custos
A estruturação é crucial para que você tenha controle sobre os custos e saiba quais passos devem ser tomados em sequência.
Se não mapear e hierarquizar gastos, a gestão de custos de manutenção fica em voo cego.
Ao ter um apoio visual e um histórico detalhado, você vê acertos a serem repetidos, erros para evitar e melhorias para o futuro.
3. Avalie a sua necessidade
A gestão de custos de manutenção pode ter regras mais gerais, especialmente na hora de calcular custos de mão de obra e peças.
Porém, no dia a dia, o sucesso dela depende da forma que é implementada dentro da empresa.
Justamente por isso, você precisa ter em mente a sua necessidade e considerar tudo, da cultura da empresa à liderança das equipes.
Como automatizar a gestão de custos de manutenção?
Adotar um sistema inteligente é o primeiro passo para deixar o retrabalho no passado.
Transforme sua operação com o Produttivo, o sistema que vai além do controle técnico: ele automatiza a gestão de custos de manutenção, centraliza ordens de serviço, checklists e indicadores e, ainda, integra com ferramentas como Omie e Conta Azul.
Isso significa mais agilidade na gestão financeira, menos retrabalho e decisões mais estratégicas baseadas em dados reais.
Com o Produttivo, sua equipe técnica e administrativa trabalham em sintonia – do campo ao financeiro, tudo conectado.
Perguntas frequentes sobre gestão de custos de manutenção
