Veja as principais diferenças dos 3 métodos mais utilizados para checklist de segurança do trabalho, qual é o momento certo para utilizar cada um deles + 2 modelos prontos.
Nos últimos dias falamos sobre a importância do check list de segurança do trabalho, também usado como ordem de serviço, e das boas práticas para ter sucesso com esse tipo de procedimento. Hoje, trouxemos dois modelos prontos de checklist segurança do trabalho e mais algumas dicas de como personalizar o seu próprio modelo.
Vamos falar sobre os formatos mais comuns e os prós e contras de cada um.
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Checklist segurança do trabalho: por que devo me preocupar também com as ferramentas que estou utilizando?
Como falamos brevemente no outro texto, o check list ou ordem de serviço segurança do trabalho é um procedimento flexível. É possível usá-los para diversos cenários e tipos de inspeção.
O que levantamos como ponto de atenção é a importância de se preocupar não somente com a definição do procedimento e a execução dele, mas também a ferramenta que vai ser utilizada durante todo o processo.
Lembra da história que não basta ter procedimentos e uma ótima equipe, mas também é preciso dar as condições e ferramentas adequadas para que os profissionais atinjam toda sua performance?
Então, hoje vamos falar exatamente sobre esse ponto: as ferramentas.
Em geral, existem 3 formatos principais de check list de segurança do trabalho:
1) Checklist Segurança do Trabalho em Papel
É o mais antigo e também o mais utilizado para ordem de serviço e checklists. Para diversas áreas, não somente da segurança do trabalho, ele já é visto como algo ultrapassado e anti-produtivo.
Vamos te explicar o porquê.
Querendo ou não, o papel nos demanda muito tempo em toda a cadeia produtiva, desde o momento do preenchimento, até a consolidação dos dados. Isso porque ele é ainda um procedimento que requer muito trabalho manual. Quer ver alguns exemplos práticos?
👎 Ele pode molhar, sujar ou ser perdido: incidentes acontecem e as condições externas, como chuva e sujeira, estão fora do nosso controle, não é mesmo?
👎 É facilmente esquecido: Imaginou chegar no cliente e ver que esqueceu do check list? Que atire a primeira pedra quem nunca 😅
👎 Dificulta a padronização: O problema não é o técnico e nem o procedimento. Mas o papel por si só não facilita o dia a dia. Vamos nos colocar no lugar do profissional: como garantir a agilidade da inspeção mantendo a qualidade e, ainda, ao mesmo tempo, ter que anotar informação por informação à mão?
👎 Desfavorece a confiabilidade: novamente, o problema não está na equipe, mas sim na falta de recursos do papel para a comprovação. Se você quiser fazer um trabalho mais detalhado e tirar algumas fotos, por exemplo, terá que fazer isso à parte usando a câmera do celular. Não parece algo muito prático, né?
👎 Gera retrabalho: se todas as informações forem passadas depois para o computador, lá se vão muitas horas. Imagina ter que subir foto por foto e digitar cada informação? Se tiver que confirmar o que está escrito, então, aí é uma dor de cabeça que só. E, olha, esse é um cenário bem recorrente. Aqui nem precisamos falar muito para mostrar que é um problema, né? Podemos finalizar com uma frase: vamos pensar que tempo da equipe é dinheiro.
👎 Dificulta o histórico: ainda que você tenha muita organização (muita mesmo), tempo e paciência, o papel é totalmente desfavorável ao histórico. A começar pelo armazenamento. Tem que ter todo um controle e espaço para não se perder. Só que, ainda assim, é inevitável que para encontrar as informações depois, tem que resgatar toda a papelada. Sem contar nas situações que estão fora do nosso controle, como é o caso de molhar ou rasgar. Para ter indicadores e fazer comparativos, é praticamente inviável ou muito trabalhoso.
Bom, citamos 6 motivos para não usar o papel para o check list segurança do trabalho, mas, sejamos justos: ele também tem seu lado bom.
O papel, muitas vezes, é a porta de entrada para empresas que estão começando. E não tem nenhum problema nisso. O mais importante, acima de tudo, é ter procedimentos sólidos e bem estruturados.
Você precisará ter mais atenção, organização e gastará mais tempo, é verdade, mas ainda assim é um procedimento válido e que pode ajudar a sua empresa.
Resumo:
Quando usar: pequenas empresas que estão começando a estruturar processos;
Nível de eficiência de 0 a 5: ⭐⭐
Diferencial competitivo: 👎 ausente
Produtividade: ❌ baixa
2) Checklist Segurança do Trabalho em Excel
Diante do tópico anterior, você deve ter ficado pensando: então vou usar o excel para elaborar meu checklist ou ordem de serviço segurança do trabalho. É um método melhor? Sim, com certeza! Mas aqui também cabem ressalvas e vale balancear os prós e contras.
Primeiro, vamos começar com o ponto positivo em relação ao papel: dados.
- O Excel facilita muito mais a extração de informações. Aliás, desde sempre, esse foi o objetivo principal desse tipo de ferramenta: gerar análises. Então, se você já condensa tudo em um Excel e manja das fórmulas, para geração de dashboards e acompanhamento vai ser uma maravilha.
Mas, aqui está o pulo do gato: como falamos anteriormente, o Excel é excelente para análise, mas não para coleta. Mas por quê?
- O check list ou ordem de serviço de segurança do trabalho em planilhas continua sendo manual. Você ainda assim vai ter que inserir as informações uma a uma. Com o agravante que aqui você vai ter que levar notebooks a campo e se preocupar com uma série de coisas como a conservação do equipamento, a falta de bateria, o espaço. Também não é muito prático.
Bom, mas não para por aí. Lembra das fotos para aumentar a confiabilidade?
- Aqui também vai dar um trabalhão para inserir uma a uma e, novamente, tem que ter muita organização para dar certo. Primeiro tem que tirar a foto, depois passar pro computador, e então inserir, dentro da formatação da planilha, na célula adequada. Um pouquinho chato, né? Vamos combinar.
E aí citamos mais um ponto importante que esse tipo de ferramenta não entrega muito também: confiabilidade.
- Como não são ferramentas desenvolvidas para realizar check lists de segurança do trabalho, as planilhas não possuem vários recursos interessantes para comprovação, como marcação de início e fim da inspeção, localização, fotos tiradas na hora também com marcações de data e gps, questões obrigatórias e várias outros recursos.
Enfim, se fosse pra resumir, podemos dizer que é uma ferramenta melhor e economiza um pouco de tempo, dependendo do caso, em relação ao papel. Porém, ainda não é muito prática e tem ausência de recursos importantes para uma boa execução de ordem de serviço segurança do trabalho.
Resumo:
Quando usar: profissionais com certo conhecimento de Excel e com processos um pouco mais estruturados
Nível de eficiência de 0 a 5: ⭐⭐⭐
Diferencial competitivo: 😐 razoável
Produtividade: ❌ baixa
3) Checklist Segurança do Trabalho em Aplicativos
Chegamos ao método mais recente e já utilizado por diversas empresas: os aplicativos de automatização de relatórios e controle de equipes em campo.
Essas tecnologias fazem parte da nova era em que vivemos e oferecem o que há de mais recente no mercado. Elas surgiram para resolver problemas comuns causados pelos métodos mais antigos.
Em outras palavras, os aplicativos solucionam desafios como retrabalho, falta de padronização e agilidade e abrem caminho para a aceleração de processos, ganho de produtividade e eficiência.
Vamos ver como funciona?
Antes de tudo, aplicativos com essa finalidade, muitas vezes, oferecem muito mais do que checklists online. Dependendo da ferramenta que escolher, o aplicativo atende a operação de ponta a ponta, desde a o preenchimento do checklist de segurança do trabalho em si, até o acompanhamento do trabalho em tempo real e geração de dados e indicadores. Um aplicativo bem completo é o Produttivo. Vamos mostrar como funciona:
➡ Agilidade: Com o aplicativo, você elimina todo o trabalho manual de captação de dados. Não vai mais precisar dos papéis, câmera fotográficas e planilhas. Tudo pode ser realizado dentro do próprio aplicativo.
⭐ Bônus: Você pode configurar diferentes procedimentos, por exemplo: pode ter um checklist para NR1, um para NR13 e outro laudo para inspeções mais gerais. Não tem limite. Eles vão aparecer dessa forma no celular para serem respondidos:
➡ Comprovação: são vários recursos para aumentar a confiabilidade da coleta de dados do seu check list de segurança do trabalho: como foto com marcação de data e localização, hora de início e fim do trabalho, questões fechadas, bloqueador de galeria, precisão de GPS, funcionamento offline, fotos ilimitadas, assinatura digital e vários outros.
Este é um modelo de relatório gerado automaticamente dentro do aplicativo Produttivo com todas as informações coletadas. Para testar gratuitamente o modelo, acesse este link.
➡ Controle e planejamento: lembra que falamos que o aplicativo vai além do checklist de segurança do trabalho e que ele envolve toda a operação? Então, você poderá acompanhar tudo que está sendo feito em tempo real e à distância. É possível gerenciar também com facilidade as atividades que já foram realizadas e o que está em aberto por responsável técnico e cliente.
⭐ Bônus: Ah, se você possui atividades fixas e periódicas de um contrato fechado com um cliente, por exemplo, você configura uma única vez essa informação e o sistema gera as demandas automaticamente para os técnicos responsáveis ao longo de todo tempo.
➡ Histórico e indicadores: é possível acompanhar indicadores da equipe e também do trabalho executado, como:
📈 Volume de trabalho;
📈 Tempo de atendimento;
📈 Pontuações atingidas durante as auditorias e inspeções;
📈 Desempenho das inspeções por local ou cliente;
📈Não-conformidade geradas em campo, com funcionalidade de criação de plano de ação para cada uma delas;
📈 Histórico de atendimento com diversos filtros (responsável técnico, cliente, data, tipo de procedimento e até mesmo por palavra-chave).
Muito legal, né? São todos recursos integrados e fáceis de usar que juntos facilitam o dia a dia e aumentam a eficiência.
Agora, você pode estar se perguntando: e o preço? Diante de todos os prós e contras apresentados para cada uma das ferramentas, aqui a única desvantagem seria o investimento, certo? Depende.
Diferente de um tempo atrás em que existiam no mercado apenas softwares complexos e voltados para grandes empresas, como os ERPs, hoje existem opções acessíveis para pequenos negócios também.
Custo-benefício e retorno do investimento de aplicativos para check list segurança do trabalho
O Produttivo possui planos que atendem desde as pequenas empresas até as grandes. Inclusive, já contamos nesse outro texto a história do seu Márcio, que como microempreendedor individual, investiu no Produttivo para se manter competitivo e garantir a fidelização e permanência de seus clientes mais importantes. Ele é especialista em NR13.
Mas, claro, vamos ser honestos mais uma vez. Se você está iniciando a empresa está com um recurso mínimo, comece por alguma das ferramentas anteriores. O aplicativo, de fato, vai contribuir para você conquistar diferencial competitivo e gerar mais oportunidades. O retorno do investimento é garantido dentro de poucos meses e, dependendo do caso, de semanas.
Mas entendemos que, acima de tudo, é importante ter a clareza do momento do negócio e apostar em um crescimento saudável. Por isso, se você estiver há poucos meses no mercado e ainda está dando o giro do seu fluxo de caixa, te damos 2 conselhos:
1- Organize bem seus processos e realize os serviços e preenchimento de check list e ordem de serviço de segurança do trabalho com 100% de dedicação, padronização e qualidade;
2- Trace metas e acompanhe esse trabalho de perto, estabelecendo um objetivo de quando poderá dar um passo a frente para avançar para uma tecnologia.
Com esses dois passos, você terá um plano mais sólido de crescimento e, com isso, já conseguirá visualizar um futuro com uma tecnologia. Apostamos que dentro de poucos meses! Afinal, como falamos, aplicativos como o Produttivo são acessíveis e também possuem planos adequados para os pequenos.
“Já tenho um processo rodando e uma equipe de 2 ou 3 pessoas ou mais, o que eu faço?”
Se você está nesse cenário, te incentivamos a seguir em frente e estudar a transição para uma tecnologia. O saldo é positivo para todos os aspectos:
👍 Você vai diminuir o tempo de entrega de relatórios. Apenas para citar um exemplo, a HNR Engenharia, uma de nossas clientes que contamos a história também nesse outro texto, diminui o tempo de 2h para 30 min. E temos outros casos em que essa diferença é ainda maior. Relatórios que levava 7 dias e até 1 mês para serem entregues ao cliente, hoje são enviados na hora;
👍 Você vai ter mais controle e tempo: tanto você, quanto sua equipe, vão ver a produtividade crescer como um jato. Todo o tempo gasto preenchendo e configurando relatórios poderá ser usado estrategicamente analisando dados e traçando estratégias. Temos um cliente, da área de inspeção de equipamentos, que passou a economizar 200h todo mês;
👍 Seus clientes vão sentir instantaneamente as mudanças e vão ficar mais satisfeitos: vai acabar os ruídos de comunicação e divergência de informações. Tudo isso vai contribuir também para que eles reconheçam, através de dados e comprovações, o valor e qualidade do seu trabalho. Temos a história da Mep, por exemplo, que com isso dobrou o número de contratos.
Resumo:
Quando usar: pequenas, médias e grandes empresas que estejam há alguns meses no mercado, com equipes de acima de 2 pessoas
Nível de eficiência de 0 a 5: ⭐⭐⭐⭐⭐
Diferencial competitivo: ✅ Alto
Produtividade: ✅ Alta
Sentiu que chegou a hora? Então para encerrar de forma prática, temos dois convites.
O primeiro é: se você ficou curioso para conhecer mais da história dessas empresas, temos esse texto aqui.
O segundo é testar gratuitamente todos os recursos na prática. Oferecemos 15 dias grátis com todas as funcionalidades liberadas. Para começar, temos dois modelos prontos:
Modelo de checklist de segurança do trabalho no Aplicativo: testar grátis
Ah, temos um time de atendimento para ajudar durante os testes grátis também. Então, qualquer dúvida, é só chamar a gente no chat ao lado.
Independente do procedimento que escolher, desejamos muito sucesso na sua jornada!
