Gerenciar os pagamentos da sua empresa não precisa ser complicado!

Neste artigo, você vai descobrir o que é gestão de pagamentos, por que ela é importante e como organizar suas finanças de forma prática e eficiente.

Além disso, vamos compartilhar 7 dicas para otimizar sua gestão, mostrar os problemas que podem surgir sem controle financeiro e explorar as tendências para o futuro.

Ótima leitura! 😉

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O que é gestão de pagamentos?

A gestão de pagamentos é uma prática empresarial que consiste em organizar todas as despesas do negócio.

Isso inclui pagamentos de funcionários, fornecedores, impostos, contas básicas, serviços contratados e aluguéis, por exemplo.

A gestão de pagamentos serve para manter as contas em dia, evitar cancelamentos, atrasos e outros problemas.

Em outras palavras, ela é uma das grandes responsáveis por manter a saúde financeira do seu negócio. 

O que é gestão de pagamentos em empresas de serviço?

Em empresas de serviço, a gestão de pagamentos vai além de organizar os gastos que você viu ali em cima.

Ela pode incluir, por exemplo:

• Compra de equipamentos especiais, de acordo com a necessidade dos clientes;
• Reembolso de funcionários por compra de ferramentas e peças em campo;
• Pagamento de prestadores terceirizados ou autônomos.

O grande diferencial da gestão de pagamentos nas empresas de serviço é que cada gasto precisa estar vinculado ao respectivo serviço, para evitar confusões, pagamentos duplicados e até processos trabalhistas.

Por que a gestão de pagamentos é importante?

A gestão de pagamentos tem inúmeras vantagens para o seu negócio. As principais delas são:

Evita erros e esquecimentos

Um dos principais problemas de uma gestão de pagamentos precária ou inexistente é que os erros são frequentes. Eles incluem, por exemplo:

• Esquecer de fazer pagamentos;
• Fazer pagamentos duplicados;
• Atrasar pagamentos;
• Perder contratos por inadimplência.

Com uma gestão de pagamentos efetiva, é possível ter controle de tudo o que precisa ser pago e das datas de vencimento.

Mantém o fluxo de caixa previsível

Para ter o financeiro do seu negócio saudável, você precisa ter uma noção clara de quais são seus gastos fixos mensais e de quanto é possível gastar para além desse valor.

A gestão de pagamentos registra todos esses dados e facilita a tomada de decisões estratégicas.

Assim, você evita desequilíbrios e garante o lucro necessário para fazer melhorias na empresa e conquistar cada vez mais mercado. 

Dá clareza sobre os custos reais

É possível que você esteja pagando muito caro numa ferramenta que não é tão vantajosa assim para o seu negócio.

Ou que esteja deixando de fazer investimentos que, apesar de um valor mais alto, seriam grandes impulsionadores da sua empresa.

Uma boa gestão de pagamentos se preocupa com isso: sabe dizer o quão vantajosa é cada escolha e o quanto cada ferramenta, equipamento e funcionário custa para o caixa.

Cria confiança

Não atrasar as contas te torna um bom cliente aos olhos dos seus fornecedores. Isso pode ser um fator decisivo na hora de conseguir descontos ou condições especiais, por exemplo.

Atrasos nos pagamentos podem fazer com que alguns profissionais ou empresas evitem parcerias com a sua empresa, além de manchar a imagem do negócio.

Garante conformidade com a lei

Em alguns casos, o atraso de pagamento é contornável e as empresas aceitam negociações, com ajuste de valor e juros. 

Mas, em outros, pagamentos atrasados ou não realizados podem gerar problemas legais para a empresa.

Um exemplo é o pagamento de trabalhadores no regime CLT. De acordo com o artigo 459 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o salário deve cair no máximo até o quinto dia útil do mês posterior à realização do trabalho. 

Nos casos de atraso no salário, as punições vão desde juros e multa até indenização ao funcionário por danos morais.

7 dicas de boas práticas para otimizar sua gestão de pagamentos

Separamos para você algumas dicas para melhorar a gestão de pagamentos do seu negócio! Veja:

1. Conheça seus gastos

O primeiro passo é ter muita clareza sobre o quanto sua empresa gasta para se manter, ou seja, quais são os gastos básicos. Pense, por exemplo, em:

• Contas básicas: aluguel do espaço, luz, água, internet;
• Salário dos funcionários: desde os sócios até os estagiários e freelancers;
• Custos operacionais: manutenções preventivas, combustíveis, parcelas de equipamentos;
• Fornecedores e materiais: peças e materiais necessários para executar os serviços em geral;
• Impostos e taxas fixas: tributos municipais, estaduais e bancários.

2. Automatize procedimentos repetitivos

Algumas contas podem ser colocadas no débito automático, evitando atrasos ou esquecimentos.

Mas a automatização de processos não para por aí! Também é possível se beneficiar da tecnologia para:

• Gerar relatórios automáticos de pagamentos e despesas, sem precisar atualizar planilhas manualmente;
• Integrar o financeiro às ordens de serviço, vinculando cada pagamento ao serviço correspondente;
• Controlar prazos e lembretes de vencimentos, evitando multas e juros;
• Facilitar a conciliação bancária, comparando o que foi pago com os extratos de forma automática;
• Centralizar todas as informações em um único sistema, garantindo mais transparência e agilidade nas decisões.

3. Mantenha o fluxo de caixa atualizado

Um fluxo de caixa atualizado e organizado é o seu maior aliado na construção de um financeiro saudável para a sua empresa.

Com ele, é possível fazer consultas a qualquer momento sobre qualquer movimentação, observar se a empresa está em cenário de crescimento e investigar quais os melhores tipos de investimento.

Manter esse controle em dia também evita surpresas (como falta de capital para cobrir despesas ou pagamentos esquecidos) e ajuda o gestor a tomar decisões com base em dados reais, não em suposições.

4. Revise relatórios financeiros

Analisar relatórios financeiros com frequência é essencial para entender como anda a saúde da empresa e identificar onde o dinheiro está sendo bem aplicado. E claro, o que pode melhorar.

Essas análises ajudam a enxergar padrões de gasto, avaliar a rentabilidade de cada serviço e corrigir falhas antes que virem prejuízo.

Além disso, revisar os relatórios permite comparar resultados entre períodos, acompanhar o impacto de decisões estratégicas e manter a equipe alinhada com os objetivos financeiros do negócio.

Quanto mais atualizados e completos forem esses dados, mais embasadas serão as decisões do gestor.

5. Crie um fluxo de aprovação para liberação de pagamentos

Criar um fluxo de aprovação para liberação de pagamentos significa definir uma sequência de etapas e responsáveis antes que qualquer valor saia do caixa da empresa.

Na prática, isso quer dizer que cada pagamento passa por uma verificação.

Por exemplo: o setor financeiro confere o valor e o vencimento, o gestor da área confirma a necessidade da despesa e, só então, alguém autorizado realiza a liberação.

Esse tipo de controle é essencial para evitar fraudes, duplicidade de pagamentos e gastos desnecessários.

Além disso, ajuda a manter um histórico mais confiável das movimentações e facilita auditorias ou revisões financeiras futuras.

6. Centralize todas as informações

Manter todas as informações financeiras em um único lugar facilita o controle dos pagamentos e reduz o risco de erros.

Quando dados de despesas, ordens de serviço, aprovações e relatórios ficam espalhados em planilhas diferentes ou sistemas desconectados, aumenta a chance de duplicidade, atrasos e retrabalho.

Centralizando essas informações, o gestor consegue ter uma visão completa do fluxo de caixa, acessar rapidamente dados importantes e tomar decisões financeiras mais seguras e estratégicas.

7. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma grande aliada na gestão de pagamentos e pode transformar processos que antes eram manuais e sujeitos a erros em tarefas rápidas e confiáveis.

Com ferramentas digitais, é possível automatizar cobranças e pagamentos recorrentes, evitando atrasos e esquecimentos, integrar diferentes sistemas, como financeiro e operacional, e gerar relatórios detalhados com informações em tempo real.

Além disso, a tecnologia permite monitorar o fluxo de caixa constantemente, emitir alertas de vencimento e acompanhar o histórico de aprovações e pagamentos de forma centralizada.

Isso facilita a tomada de decisão, reduz retrabalho e aumenta a transparência em toda a empresa.

Quais os problemas de não ter uma boa gestão de pagamentos?

A falta de uma boa gestão de pagamentos pode gerar vários problemas.

Alguns deles são:

Retrabalho

A falta de uma boa gestão de pagamentos gera retrabalho constante, porque tarefas que deveriam ser simples se tornam complexas e repetitivas.

Por exemplo, pagamentos feitos de forma incorreta ou fora do prazo exigem reestruturação de planilhas, conferência de notas fiscais e renegociação de prazos com fornecedores.

Além disso, documentos duplicados ou registros inconsistentes obrigam a equipe a refazer lançamentos, consumindo o tempo que poderia ser dedicado a atividades estratégicas.

Esse ciclo de retrabalho não só aumenta o custo operacional da empresa como também impacta a confiabilidade dos dados financeiros, prejudica a tomada de decisões e gera estresse na equipe.

Em empresas de serviço, onde cada ordem de pagamento pode estar ligada a um projeto ou cliente específico, os erros se acumulam e podem se tornar problemas sérios de planejamento e execução.

Desorganização

Sem uma gestão de pagamentos estruturada, a empresa sofre com a desorganização financeira, tornando difícil acompanhar entradas e saídas de dinheiro de forma clara.

Planilhas desatualizadas e processos improvisados geram confusão sobre quais contas foram pagas, quais ainda estão pendentes e quais foram esquecidas.

Esse cenário aumenta o risco de atrasos, pagamentos duplicados ou mesmo despesas não contabilizadas corretamente.

Além disso, a desorganização compromete a visão geral do fluxo de caixa, dificultando o planejamento financeiro e a tomada de decisões estratégicas.

Em empresas de serviço, cada atraso ou erro pode impactar diretamente a execução de projetos, a relação com clientes e a confiança de fornecedores.

Atrasos em pagamentos

Atrasos em pagamentos são um dos problemas mais críticos quando a gestão financeira não é bem organizada.

Eles podem ocorrer por falta de controle de datas de vencimento, ausência de lembretes ou processos internos confusos.

Além de gerar multas, juros e penalidades, os atrasos prejudicam o relacionamento com fornecedores e prestadores de serviço, podendo comprometer entregas e a continuidade de contratos essenciais.

Para empresas de serviço, cada atraso pode significar a paralisação de projetos ou atrasos na execução de ordens de serviço, impactando diretamente a satisfação do cliente.

Prejuízo financeiro

A falta de uma gestão de pagamentos eficiente pode gerar prejuízos significativos, mesmo que a empresa pareça saudável no curto prazo.

Erros, atrasos e desorganização resultam em custos extras com multas, juros e renegociações, além de perdas por pagamentos duplicados ou até mesmo esquecimento de cobranças a receber.

Em empresas de serviço, cada ordem de serviço não controlada pode representar desperdício de recursos, pois materiais ou horas de trabalho podem ser mal contabilizados ou pagos incorretamente.

Além do impacto imediato no caixa, a ausência de controle compromete a capacidade de planejar investimentos e reinvestir no negócio, prejudicando o crescimento sustentável.

Ao longo do tempo, esses prejuízos acumulados reduzem a margem de lucro, afetam a saúde financeira da empresa e dificultam a tomada de decisões estratégicas.

Histórico de dados alterado

Quando não há uma gestão de pagamentos organizada, o histórico financeiro da empresa pode ficar inconsistente ou alterado, tornando difícil acompanhar a evolução das despesas e receitas ao longo do tempo.

Erros em lançamentos, pagamentos duplicados ou registros feitos de forma improvisada comprometem a confiabilidade dos dados, dificultando análises precisas e decisões estratégicas baseadas em informações reais.

Em empresas de serviço, isso pode afetar o cálculo de custos de cada projeto, o acompanhamento de lucros por cliente e a avaliação de desempenho da equipe.

Além disso, a falta de registros confiáveis complica auditorias e revisões financeiras, aumenta o risco de fraudes e reduz a transparência necessária para investidores, sócios ou gestores.

Manter um histórico de dados correto e atualizado é fundamental para prevenir problemas futuros e garantir que todas as decisões financeiras sejam embasadas em informações sólidas.

Quais as perspectivas da gestão de pagamentos para o futuro?

A gestão de pagamentos, assim como várias estratégias dentro de empresas, está num cenário de evolução constante.

Veja alguns dos principais horizontes da gestão de pagamentos e como aplicar cada um deles no seu negócio.

Automatização dos pagamentos

A automatização, como você já viu, é uma das grandes tendências na gestão de pagamentos.

Ela permite que tarefas repetitivas, como emissão de boletos, conciliação bancária e pagamentos recorrentes, sejam realizadas sem intervenção manual.

Além de reduzir erros e atrasos, a automação libera tempo da equipe para atividades estratégicas, como análise de fluxo de caixa, planejamento de investimentos e melhoria de processos.

Adotar sistemas automatizados pode te ajudar a prever melhor os gastos e organizar o caixa de forma mais eficiente, mantendo o controle mesmo em períodos de maior movimento.

Uso de inteligência artificial

A inteligência artificial (IA) está cada vez mais presente no financeiro, ajudando a analisar grandes volumes de dados, prever inadimplência e detectar inconsistências automaticamente.

Com IA, é possível identificar padrões de pagamento, antecipar problemas e sugerir soluções antes que eles se tornem prejuízos.

Isso significa decisões mais rápidas e precisas, otimização do fluxo de caixa e redução de riscos financeiros.

Integração total entre o financeiro e a operação

Quando o financeiro está conectado à operação, por meio de ordens de serviço, projetos e contratos, todos os dados ficam centralizados e atualizados em tempo real.

Essa integração permite acompanhar custos por projeto ou cliente, reduzir erros de lançamento e tomar decisões baseadas em informações precisas.

Além disso, melhora a comunicação entre equipes, garantindo que todos trabalhem com dados confiáveis e alinhados com os objetivos da empresa.

Como o Produttivo ajuda na gestão de pagamentos?

O Produttivo simplifica a gestão de pagamentos da sua empresa ao integrar serviços prestados e financeiro em um único sistema. Com ele, você consegue:

• Emitir cobranças automaticamente assim que o serviço é finalizado;
• Acompanhar pagamentos até que o dinheiro entre no caixa;
• Visualizar receitas e pendências em um painel único e centralizado;
• Evitar retrabalho e erros com dados sempre organizados e confiáveis;
• Tomar decisões financeiras mais precisas, com controle total sobre o fluxo de caixa;
• Economizar tempo e reduzir a burocracia, sem precisar alternar entre planilhas e sites diferentes.

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Perguntas frequentes sobre gestão de pagamentos