Neste artigo, voc\u00ea vai saber quais benef\u00edcios o paperless pode trazer para a sua empresa e o passo a passo para a aplica\u00e7\u00e3o. Boa leitura!<\/p>\n\n\n\n
Teste gr\u00e1tis: <\/strong>Elimine o papel com modelos de checklists, relat\u00f3rios e formul\u00e1rios totalmente digitais<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\t\t\t\t <\/p>\n\n\n\n Paperless significa, na tradu\u00e7\u00e3o literal do ingl\u00eas, “sem papel”. \u00c9 uma metodologia utilizada por empresas, que consiste em substituir o uso de documentos f\u00edsicos por alternativas digitais. Em vez de contratos impressos<\/a>, por exemplo, s\u00e3o utilizadas assinaturas eletr\u00f4nicas; substituindo notas fiscais<\/a>, arquivos s\u00e3o armazenados na nuvem. <\/p>\n\n\n\n O movimento paperless defende que, no melhor dos cen\u00e1rios, o uso de papel deve ser totalmente abolido. Mas, em empresas que n\u00e3o conseguem substituir 100% dos processos por abordagens mais tecnol\u00f3gicas, o ideal \u00e9 reduzir o m\u00e1ximo poss\u00edvel de seu uso. <\/p>\n\n\n\n Paperless n\u00e3o consiste somente em digitalizar pap\u00e9is que j\u00e1 existem. \u00c9, na verdade, uma transforma\u00e7\u00e3o total na forma de cria\u00e7\u00e3o, acesso e compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es, dados e documentos. A ideia vai muito al\u00e9m de deixar de usar papel. \u00c9 uma forma tornar os processos dentro da empresa mais sustent\u00e1veis e eficientes, armazenar e compartilhar informa\u00e7\u00f5es de forma f\u00e1cil e segura.<\/p>\n\n\n\n A ideia de um mundo sem papel pode parecer muito longe da realidade \u00e0 primeira vista, mas, na pr\u00e1tica, o paperless acontece em diversos setores. <\/p>\n\n\n\n Vamos conferir alguns exemplos de segmentos nos quais o paperless faz a diferen\u00e7a?<\/p>\n\n\n\n Dentro das empresas, o paperless torna o ambiente de trabalho um espa\u00e7o mais organizado e produtivo. Arquivos f\u00edsicos s\u00e3o substitu\u00eddos por sistemas digitais de gest\u00e3o de documentos, relat\u00f3rios e contratos s\u00e3o armazenados na nuvem e compartilhados eletronicamente. <\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, reuni\u00f5es podem ser registradas utilizando ferramentas digitais, dispensando o uso de papel e facilitando o acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es pelos participantes, no momento em que for necess\u00e1rio, por meio de qualquer dispositivo. <\/p>\n\n\n\n Algumas empresas se beneficiam do paperless a ponto de funcionar com trabalho totalmente remoto. Isso mostra como o paperless pode facilitar a rotina e promover um ambiente de trabalho flex\u00edvel e conectado.<\/p>\n\n\n\n O setor financeiro foi um dos primeiros a adotar o paperless. Hoje, processos como abertura de contas, consulta de saldos, envio de extratos e assinatura de contratos podem ser realizados de forma totalmente digital. Isso n\u00e3o apenas agiliza o atendimento, mas tamb\u00e9m aumenta a seguran\u00e7a, j\u00e1 que plataformas digitais permitem controle rigoroso sobre o acesso e o armazenamento das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Um exemplo pr\u00e1tico de como a tecnologia foi inclu\u00edda dentro de institui\u00e7\u00f5es banc\u00e1rias \u00e9 o surgimento do Pix em 2020, uma forma de transfer\u00eancia de valores monet\u00e1rios que funciona 24 horas por dia, de forma totalmente gratuita, e que n\u00e3o utiliza papel em nenhuma etapa, sendo realizado de forma totalmente online. <\/p>\n\n\n\n No setor educacional, o paperless tem revolucionado a intera\u00e7\u00e3o de professores e alunos com o conte\u00fado. Plataformas digitais complementam e, em alguns casos, at\u00e9 mesmo substituem cadernos e apostilas, permitindo o acesso a materiais de aula a qualquer momento e lugar. <\/p>\n\n\n\n Isso tamb\u00e9m facilita o aprendizado a dist\u00e2ncia, tornando o acesso ao ensino mais inclusivo e adapt\u00e1vel \u00e0s necessidades de cada estudante. Um exemplo \u00e9 o aumento do oferecimento de cursos superiores no formato EaD (Educa\u00e7\u00e3o \u00e0 Dist\u00e2ncia), que permite a forma\u00e7\u00e3o de v\u00e1rios profissionais.<\/p>\n\n\n\n A digitaliza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode beneficiar a administra\u00e7\u00e3o escolar, eliminando formul\u00e1rios<\/a> impressos e utilizando um \u00fanico sistema para integrar matr\u00edculas, lan\u00e7amentos de notas e presen\u00e7a, entrega de trabalhos, boletins e outros documentos.<\/p>\n\n\n\n \u00d3rg\u00e3os governamentais lidam diariamente com uma grande quantidade de papel, seja em processos judiciais, documentos oficiais ou atendimento ao cidad\u00e3o. Com o paperless, servi\u00e7os como emiss\u00e3o ou renova\u00e7\u00e3o de documentos, pagamentos de taxas e solicita\u00e7\u00f5es diversas podem ser feitos de maneira digital, reduzindo filas e burocracia.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, a digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 uma grande aliada da transpar\u00eancia, j\u00e1 que sistemas eletr\u00f4nicos permitem rastrear processos e acompanhar prazos com mais facilidade. Al\u00e9m da economia de recursos, o paperless representa tamb\u00e9m um avan\u00e7o na qualidade do servi\u00e7o p\u00fablico.<\/p>\n\n\n\n Antes de continuarmos, \u00e9 interessante sabermos mais sobre o contexto em que o paperless nasceu e se popularizou. Paperless \u00e9 um conceito que come\u00e7ou a ganhar forma com a revolu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica e o surgimento dos primeiros computadores pessoais, nas d\u00e9cadas de 1970 e 1980. <\/p>\n\n\n\n Empresas come\u00e7aram a explorar a digitaliza\u00e7\u00e3o e registro de documentos em meios eletr\u00f4nicos, com a inten\u00e7\u00e3o de tornar a gest\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es mais eficiente. Esse movimento foi inicialmente motivado pela necessidade de reduzir o uso de papel em escrit\u00f3rios, economizar espa\u00e7o f\u00edsico e otimizar processos burocr\u00e1ticos.<\/p>\n\n\n\n A populariza\u00e7\u00e3o da internet, nos anos 1990, foi muito importante para o avan\u00e7o do paperless. Com a internet, nasceu tamb\u00e9m a possibilidade de compartilhar documentos de forma instant\u00e2nea. A digitaliza\u00e7\u00e3o deixou de ser apenas uma tend\u00eancia e come\u00e7ou a ser um m\u00e9todo de armazenamento de informa\u00e7\u00f5es bastante utilizado. Ferramentas<\/a> como e-mails e sistemas de gest\u00e3o digital tornaram-se indispens\u00e1veis dentro de empresas, facilitando o armazenamento, o acesso e a organiza\u00e7\u00e3o de dados.<\/p>\n\n\n\n Nos anos 2000, a chegada de tecnologias como o armazenamento em nuvem e os dispositivos m\u00f3veis, como smartphones, tornou o paperless ainda mais \u00fatil. Com essas novidades, os documentos n\u00e3o s\u00f3 podiam ser armazenados digitalmente, mas tamb\u00e9m acessados de qualquer lugar, com seguran\u00e7a e praticidade. <\/p>\n\n\n\n O aumento da conscientiza\u00e7\u00e3o ambiental e a busca por sustentabilidade foram outros fatores que tornaram o paperless uma escolha estrat\u00e9gica para empresas comprometidas com a responsabilidade socioambiental.<\/p>\n\n\n\n Hoje, o paperless n\u00e3o \u00e9 somente uma solu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica, mas tamb\u00e9m uma filosofia de trabalho. Seu intuito \u00e9 refletir as demandas de um mundo cada vez mais conectado, prezar pela agilidade e demonstrar preocupa\u00e7\u00e3o com o futuro.<\/p>\n\n\n\n O paperless oferece uma s\u00e9rie de benef\u00edcios, desde a economia de custos at\u00e9 a contribui\u00e7\u00e3o para a sustentabilidade e a melhoria na seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es. <\/p>\n\n\n\n Vamos explorar algumas das principais vantagens que o paperless pode trazer para os neg\u00f3cios?<\/p>\n\n\n\n Uma das principais vantagens do paperless \u00e9 a redu\u00e7\u00e3o de custos<\/a>. Ao eliminar a necessidade de imprimir e armazenar documentos f\u00edsicos, as empresas podem reduzir despesas com papel, tinta, manuten\u00e7\u00e3o<\/a> de impressoras, espa\u00e7o para arquivos e at\u00e9 mesmo o tempo gasto com processos manuais. <\/p>\n\n\n\n Organizamos uma simula\u00e7\u00e3o do que \u00e9 poss\u00edvel economizar utilizando o paperless no dia a dia do seu neg\u00f3cio. <\/p>\n\n\n\n Vamos conferir os valores aproximados de economia por m\u00eas para uma empresa que imprime em torno de 5 mil p\u00e1ginas por m\u00eas, aproximadamente 100 folhas frente e verso por dia:<\/p>\n\n\n\n Os gastos b\u00e1sicos, com tinta e papel, atingem quase 3 mil reais. Aqui, n\u00e3o est\u00e3o inclusos o gasto com energia el\u00e9trica, m\u00f3veis ou dep\u00f3sitos para armazenagem dos documentos impressos, grampos, clips, pastas e, principalmente, manuten\u00e7\u00f5es preventivas e corretivas<\/a> das impressoras. <\/p>\n\n\n\n O armazenamento digital \u00e9 mais seguro que os documentos f\u00edsicos. Isso acontece porque os sistemas de backup e criptografia protegem informa\u00e7\u00f5es importantes contra perdas, danos ou acessos n\u00e3o autorizados. <\/p>\n\n\n\n Em vez de depender de arquivos armazenados em gavetas ou pastas, que podem ser perdidos, esquecidos ou guardados em locais errados, empresas escolhem utilizar plataformas seguras. Nelas, os dados sens\u00edveis ficam acess\u00edveis apenas para quem tem permiss\u00e3o, guardados numa pasta espec\u00edfica, o que impede que sejam perdidos, modificados ou exclu\u00eddos.<\/p>\n\n\n\n O paperless contribui para a preserva\u00e7\u00e3o do meio ambiente ao reduzir a demanda por papel, diminuindo o impacto no desmatamento e nos processos de fabrica\u00e7\u00e3o do produto. <\/p>\n\n\n\n Uma unidade de eucalipto, \u00e1rvore normalmente utilizada na produ\u00e7\u00e3o de papel, produz aproximadamente 10 mil folhas de papel. Seguindo o mesmo exemplo de uma empresa que gasta 2.500 folhas por m\u00eas, por ano, 3 \u00e1rvores seriam derrubadas exclusivamente para a produ\u00e7\u00e3o de papel dessa empresa.<\/p>\n\n\n\n A produ\u00e7\u00e3o do papel tamb\u00e9m depende do uso de \u00e1gua. \u00c9 estimado que, para cada folha, sejam utilizados 10 mil litros de \u00e1gua. Isso \u00e9 equivalente, no caso da empresa que estamos utilizando como exemplo, a 300 milh\u00f5es de litros de \u00e1gua por ano. Isso equivale a 120 piscinas ol\u00edmpicas cheias anualmente, ou 10 por m\u00eas.<\/p>\n\n\n\n A diminui\u00e7\u00e3o do uso de papel tamb\u00e9m diminui o uso de res\u00edduos<\/a>, especialmente do pl\u00e1stico utilizado nos cartuchos de tinta, canetas e pastas para armazenamento das impress\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n A recupera\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es em uma empresa paperless \u00e9 mais r\u00e1pida e eficiente. Procurar documentos pelo nome do arquivo em um sistema digital \u00e9 muito mais r\u00e1pido e f\u00e1cil do que encontr\u00e1-los em um local f\u00edsico, entre milhares de outros.<\/p>\n\n\n\n Com o paperless, os processos se tornam mais transparentes e os documentos s\u00e3o facilmente rastre\u00e1veis. Assim, as empresas t\u00eam mais controle sobre a documenta\u00e7\u00e3o de processos e podem garantir que eles est\u00e3o sendo realizados em conformidade com regulamentos internos e externos.<\/p>\n\n\n\n Empresas que adotam o paperless se destacam no mercado pela inova\u00e7\u00e3o e adapta\u00e7\u00e3o \u00e0s novas demandas tecnol\u00f3gicas. Al\u00e9m disso, os processos se tornam mais r\u00e1pidos e os custos para a empresa diminuem, o que permite a inclus\u00e3o de outros atrativos para seus clientes, mantendo um valor convidativo. <\/p>\n\n\n\n Adotar o paperless mostra que a empresa, al\u00e9m de demonstrar preocupa\u00e7\u00e3o em se manter atualizada, est\u00e1 comprometida com a sustentabilidade. Atualmente, muitos consumidores e parceiros de neg\u00f3cios valorizam institui\u00e7\u00f5es que se preocupam com a redu\u00e7\u00e3o de impactos ambientais. <\/p>\n\n\n\n Muito al\u00e9m de contribuir para a constru\u00e7\u00e3o da imagem p\u00fablica da marca, adotar o paperless atrai clientes que priorizam o consumo de empresas sustent\u00e1veis e socialmente respons\u00e1veis. Al\u00e9m disso, atrai tamb\u00e9m parcerias que podem ser interessantes, rent\u00e1veis e ben\u00e9ficas para a sociedade e a natureza.<\/p>\n\n\n\n Implementar o paperless em uma empresa n\u00e3o \u00e9 um processo imediato, mas com planejamento e as estrat\u00e9gias certas, a transi\u00e7\u00e3o pode ser feita de maneira eficaz. Trouxemos para voc\u00ea uma lista do que n\u00e3o pode faltar na estrutura\u00e7\u00e3o de um plano de a\u00e7\u00e3o<\/a>:<\/p>\n\n\n\n O primeiro passo \u00e9 avaliar todos os processos que envolvem o uso de papel na empresa. Identifique com que frequ\u00eancia, por quais motivos e em quais situa\u00e7\u00f5es os documentos f\u00edsicos s\u00e3o gerados e de que maneira eles s\u00e3o armazenados. <\/p>\n\n\n\n Assim, fica mais f\u00e1cil observar as maiores oportunidades de otimiza\u00e7\u00e3o de processos e redu\u00e7\u00e3o de custos. Al\u00e9m disso, voc\u00ea se prepara para atender \u00e0s necessidades de maneira digital. Por exemplo, se voc\u00ea trabalha com contratos, precisa de um software que permita a assinatura digital quando adotar o paperless.<\/p>\n\n\n\n A partir da an\u00e1lise dos processos feita, um dos primeiros passos \u00e9 a digitaliza\u00e7\u00e3o de diversos procedimentos. Vamos conferir algumas das a\u00e7\u00f5es imediatas?<\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante levar em conta que a digitaliza\u00e7\u00e3o pode ser feita de maneira gradual, come\u00e7ando pelos processos que mais demandam papel. Assim, \u00e9 poss\u00edvel garantir que a transi\u00e7\u00e3o seja suave e n\u00e3o interrompa ou prejudique o funcionamento da empresa.<\/p>\n\n\n\n A mudan\u00e7a para um modelo paperless exige adapta\u00e7\u00e3o dos colaboradores \u00e0s novas ferramentas e processos. Investir em treinamentos \u00e9 fundamental para que todos aprendam como utilizar as plataformas digitais de forma eficiente e segura. <\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante que a pessoa ou equipe respons\u00e1vel pelo treinamento garanta que todos os colaboradores saibam como realizar todos os processos necess\u00e1rios. No in\u00edcio, o suporte precisa ser garantido em todos os momentos e todas as d\u00favidas devem ser esclarecidas. Assim, a transi\u00e7\u00e3o pode ser realizada de maneira tranquila e com boa aceita\u00e7\u00e3o da equipe.<\/p>\n\n\n\n O Produttivo<\/a> \u00e9 um software para gest\u00e3o de servi\u00e7os que elimina a necessidade de papel e o retrabalho, gerando relat\u00f3rios autom\u00e1ticos a partir de checklists com diversas op\u00e7\u00f5es de perguntas. Al\u00e9m disso, ele pode ajudar gestores e equipe a organizar calend\u00e1rios, entregar demandas e avaliar resultados. Vamos conferir as principais funcionalidades<\/a>?<\/p>\n\n\n\n Gerando checklists<\/a> com o Produttivo, voc\u00ea conta com recursos de confiabilidade e prote\u00e7\u00e3o das suas informa\u00e7\u00f5es. O preenchimento pode ser feito sem internet e sincronizado posteriormente. Voc\u00ea pode escolher entre as dezenas de modelos<\/a> dispon\u00edveis, adapt\u00e1-los incluindo quest\u00f5es centrais para o servi\u00e7o realizado ou criar um documento completamente personalizado. Confira algumas das op\u00e7\u00f5es de campos de preenchimento poss\u00edveis:<\/p>\n\n\n\n Para a realiza\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os que precisam de comprova\u00e7\u00e3o fotogr\u00e1fica, \u00e9 poss\u00edvel adicionar um campo em que as fotografias s\u00e3o capturadas na hora e inseridas automaticamente pelo pr\u00f3prio app. Confira um exemplo de relat\u00f3rio de relat\u00f3rio fotogr\u00e1fico gerado a partir de uma checklist do app:<\/p>\n\n\n\n Teste gr\u00e1tis: Modelo digital de Relat\u00f3rio Fotogr\u00e1fico<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Para ter maior controle sobre a pontualidade dos servi\u00e7os e poder comprovar sua realiza\u00e7\u00e3o dentro do prazo, o app conta com preenchimento autom\u00e1tico de data e hora, e acesso ao GPS.<\/p>\n\n\n\n Usar papel somente por conta das assinaturas que precisam ser colhidas \u00e9 coisa do passado. Com o Produttivo, voc\u00ea coleta todas as assinaturas necess\u00e1rias utilizando apenas um celular ou tablet. <\/p>\n\n\n\n Depois de criar e preencher os checklists, o Produttivo gera automaticamente relat\u00f3rios<\/a> em PDF ou Excel, de acordo com a sua prefer\u00eancia, prontos para armazenamento na nuvem. Eles podem tamb\u00e9m ser compartilhados por WhatsApp<\/a> ou email com seus clientes em apenas alguns cliques. <\/p>\n\n\n\nO que \u00e9 paperless?<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/www.produttivo.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/12\/Paperless-1024x535.jpg\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nOnde aplicar paperless?<\/h2>\n\n\n\n
Empresas<\/h3>\n\n\n\n
Bancos e institui\u00e7\u00f5es financeiras<\/h3>\n\n\n\n
Educa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Governo<\/h3>\n\n\n\n
Como surgiu o paperless?<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/www.produttivo.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/aplicativo_gestao_de_servicos-1024x535.jpg\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\nQuais as vantagens do paperless?<\/h2>\n\n\n\n
Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n\n\n\n
Exemplo pr\u00e1tico de economia<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Aumento da seguran\u00e7a<\/h3>\n\n\n\n
Sustentabilidade<\/h3>\n\n\n\n
Recupera\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n
Governan\u00e7a corporativa<\/h3>\n\n\n\n
Vantagem competitiva<\/h3>\n\n\n\n
Valoriza\u00e7\u00e3o de marca<\/h3>\n\n\n\n
Por onde come\u00e7ar a aplicar o paperless na sua empresa?<\/h2>\n\n\n\n
Avalia\u00e7\u00e3o dos procedimentos<\/h3>\n\n\n\n
Digitaliza\u00e7\u00e3o de processos<\/h3>\n\n\n\n
<\/a><\/figure>\n\n\n\nTreinamentos para colaboradores<\/h3>\n\n\n\n
Como o Produttivo pode ajudar com o paperless?<\/h2>\n\n\n\n
Checklists<\/h3>\n\n\n\n
Fotografias<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
![\"Modelo](\"https:\/\/www.produttivo.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Modelo-de-Relatorio-fotografico-de-servico-para-usar-em-aplicativo-01.webp\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n![\"Modelo](\"https:\/\/www.produttivo.com.br\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/06\/Modelo-de-Relatorio-fotografico-de-servico-para-usar-em-aplicativo-02.webp\")
<\/a><\/figure>\n<\/figure>\n\n\n\nData, hora e localiza\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Assinaturas digitais<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Relat\u00f3rios inteligentes<\/h3>\n\n\n\n
Plano de atividades<\/h3>\n\n\n\n