{"id":11366,"date":"2022-10-12T08:00:00","date_gmt":"2022-10-12T11:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.produttivo.com.br\/blog\/?p=11366"},"modified":"2025-10-09T17:08:13","modified_gmt":"2025-10-09T20:08:13","slug":"controle-de-atividades","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.produttivo.com.br\/blog\/controle-de-atividades\/","title":{"rendered":"Controle de atividades: o que \u00e9 e como fazer"},"content":{"rendered":"\n

A produtividade de uma empresa est\u00e1 diretamente ligada ao controle de atividades da sua equipe. <\/p>\n\n\n\n

Um bom controle ajuda a manter as tarefas em dia, auxilia na avalia\u00e7\u00e3o de desempenho dos funcion\u00e1rios e identifica pontos de melhoria nos processos internos.<\/p>\n\n\n\n

Independentemente do tamanho da equipe, o controle de atividades tamb\u00e9m reflete na percep\u00e7\u00e3o que o cliente tem sobre a empresa, pois ela se torna muito mais organizada, \u00e1gil e com melhor comunica\u00e7\u00e3o.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Veja tamb\u00e9m: <\/strong>
Aplicativo digital para controle de atividades em campo<\/a><\/strong>
Gest\u00e3o de servi\u00e7os: guia completo para organizar, automatizar e crescer<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\tO que voc\u00ea vai ver neste conte\u00fado:<\/strong>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t
  1. O que \u00e9 controle de atividades?<\/a>
  2. Import\u00e2ncia do controle de atividades<\/a>
  3. Vantagens do controle de atividades<\/a>
  4. Como fazer o controle de atividades?<\/a>
  5. Aplicativo de gerenciamento de tarefas<\/a>
  6. Planilha de Controle de Atividades<\/a>
  7. Sistema de controle de atividades<\/a><\/ol>\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\n\n\n

    <\/p>\n\n\n\n

    O que \u00e9 controle de atividades?<\/h2>\n\n\n\n

    O controle de atividades faz parte das quatro fun\u00e7\u00f5es prim\u00e1rias da gest\u00e3o, junto com planejamento, organiza\u00e7\u00e3o e lideran\u00e7a<\/strong>. N\u00e3o \u00e9 apenas saber quais s\u00e3o as atividades de cada funcion\u00e1rio, mas criar procedimentos, regras e melhores pr\u00e1ticas que guiam o trabalho da equipe ou departamento, padronizando os resultados.<\/p>\n\n\n\n

    No dia a dia, o controle de atividades \u00e9 realizado atrav\u00e9s de planilhas ou sistemas, que acompanham o status de cada atividade, dando ao gestor uma vis\u00e3o sobre o cumprimento de prazos e andamento de projetos.<\/p>\n\n\n\n

    Leia mais: <\/strong>Monitoramento de equipe externa: como fazer?<\/a><\/p>\n\n\n\n

    \"Curso<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n

    Import\u00e2ncia do controle de atividades<\/h2>\n\n\n\n

    O controle de atividades \u00e9 importante porque oferece aos gestores visibilidade sobre as demandas e, aos funcion\u00e1rios, entendimento sobre o que precisa ser feito. Entre outros pontos, vale refor\u00e7ar:<\/p>\n\n\n\n

    Clareza em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 produtividade<\/h3>\n\n\n\n

    O que n\u00e3o \u00e9 medido, n\u00e3o \u00e9 gerenciado, diria a frase c\u00e9lebre do estat\u00edstico William Edwards Deming. Por isso, o controle de atividades n\u00e3o significa microgerenciar tarefas, mas medir a capacidade produtiva da equipe e da empresa<\/strong> como um todo, evitando atrasos e corrigindo gargalos na opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

    A partir do controle de atividades, o gestor sabe quanto tempo leva determinado servi\u00e7o, etapa ou tarefa. Isso tamb\u00e9m contribui para uma melhor precifica\u00e7\u00e3o dos servi\u00e7os e produtos.<\/p>\n\n\n\n

    Cria\u00e7\u00e3o de planejamentos mais assertivos<\/h3>\n\n\n\n

    Ao conhecer a capacidade produtiva da equipe, bem como o tempo para realiza\u00e7\u00e3o das tarefas, os planejamentos t\u00eam maiores chances de serem bem-sucedidos. Quando existe mais de um setor envolvido, o controle de atividades ajuda a criar cronogramas<\/a> reais, sem que uma \u00e1rea impacte o trabalho da outra.<\/p>\n\n\n\n

    Entendimento dos funcion\u00e1rios sobre seus pap\u00e9is<\/h3>\n\n\n\n

    Outro fator positivo \u00e9 que os funcion\u00e1rios seguem processos pr\u00e9-estabelecidos e fun\u00e7\u00f5es claras, evitando retrabalho e ac\u00famulo de fun\u00e7\u00f5es. Como os gestores tamb\u00e9m sabem o tempo de execu\u00e7\u00e3o de atividades, o funcion\u00e1rio n\u00e3o trabalha com prazos apertados, que podem comprometer o resultado final ou o contr\u00e1rio, que \u00e9 a ociosidade.<\/p>\n\n\n\n

    Leia mais: <\/strong>Gest\u00e3o de equipes externas: 9 pr\u00e1ticas importantes<\/a><\/p>\n\n\n\n

    \"Manual<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n

    Vantagens do controle de atividades<\/h2>\n\n\n\n

    Al\u00e9m da otimiza\u00e7\u00e3o dos processos, o controle de atividades \u00e9 vantajoso, porque administra um dos recursos mais valiosos das empresas: o tempo. Assim, as principais vantagens s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n

    Produtividade<\/h3>\n\n\n\n

    Com fun\u00e7\u00f5es claras e processos definidos, o trabalho se torna mais \u00e1gil e a equipe mais produtiva. Erros s\u00e3o minimizados e corrigidos rapidamente, porque a empresa possui planos de a\u00e7\u00e3o<\/a> e de conting\u00eancia pr\u00e9-definidos: o foco n\u00e3o \u00e9 em falhas, mas em solu\u00e7\u00f5es pr\u00e1ticas.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

    Vale refor\u00e7ar novamente que a padroniza\u00e7\u00e3o dos processos de trabalho resultam em uma melhor organiza\u00e7\u00e3o. A tecnologia ajuda muito nesse quesito, com sistemas que controlam o recebimento de demandas, a execu\u00e7\u00e3o, comprova\u00e7\u00e3o e, principalmente, a comunica\u00e7\u00e3o entre o time.<\/p>\n\n\n\n

    Desempenho<\/h3>\n\n\n\n

    \u00c9 imprescind\u00edvel que gestores avaliem o desempenho coletivo e individual de seus times, para que possam reconhecer l\u00edderes, especialistas e detectar dificuldades dos funcion\u00e1rios, para ajud\u00e1-los a se desenvolver. <\/p>\n\n\n\n

    Quando n\u00e3o h\u00e1 uma avalia\u00e7\u00e3o, um funcion\u00e1rio pode se sentir desmotivado ou perdido. A estagna\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m pode levar a uma alta rotatividade de pessoas, o que custa caro para as empresas.<\/p>\n\n\n\n

    Como fazer o controle de atividades?<\/h2>\n\n\n\n

    Chegou a hora de entender na pr\u00e1tica como realizar o controle de atividades. Este trabalho pode come\u00e7ar de forma simples, com um plano. Confira as etapas a seguir:<\/p>\n\n\n\n

    \"Manual<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n

    Seja espec\u00edfico com as tarefas<\/h3>\n\n\n\n

    Ter clareza sobre suas fun\u00e7\u00f5es ajuda os funcion\u00e1rios a focar seus esfor\u00e7os no que \u00e9 importante.<\/strong> Isso tamb\u00e9m contribui para que o gestor saiba o que acompanhar e cobrar de cada membro da equipe.<\/p>\n\n\n\n

    O gestor pode utilizar metodologias como o 5W2H<\/a> para detalhar tarefas, especificando: qual \u00e9 a tarefa, quem s\u00e3o os respons\u00e1veis, o motivo, qual \u00e9 o prazo, setor ou \u00e1rea envolvida, como eles devem executar e qual o custo \u2014 sejam valores ou tempo.<\/p>\n\n\n\n

    A distribui\u00e7\u00e3o de tarefas pode ser di\u00e1ria ou semanal, com reuni\u00f5es para alinhamento e para tirar d\u00favidas da equipe, colocando metas individuais e coletivas.<\/p>\n\n\n\n

    Tenha indicadores de performance<\/h3>\n\n\n\n

    Quando um funcion\u00e1rio n\u00e3o sabe se seu trabalho est\u00e1 bom ou quais pontos precisam ser melhorados, o engajamento tende a diminuir. Ou seja, o profissional se torna desmotivado, impactando negativamente na qualidade do trabalho entregue.<\/p>\n\n\n\n

    O gestor pode criar indicadores para avaliar o desempenho individual e coletivo da equipe <\/strong>e isso vai depender do tipo de trabalho executado. Pode ser desde agilidade para entregas, respeito aos prazos, aumento nas vendas<\/p>\n\n\n\n

    Os indicadores de performance<\/a> da empresa tamb\u00e9m devem ser estabelecidos, como: indicadores de satisfa\u00e7\u00e3o, atrav\u00e9s de pesquisa com o cliente; avaliar a efetividade do trabalho, que \u00e9 a rela\u00e7\u00e3o entre a efic\u00e1cia dos processos e a efici\u00eancia dos colaboradores,<\/p>\n\n\n\n

    Existem muitos outros indicadores que podem ser utilizados e ser\u00e3o definidos no planejamento estrat\u00e9gico da empresa, de acordo com a meta estabelecida.<\/p>\n\n\n\n

    Estabele\u00e7a prazos<\/h3>\n\n\n\n

    \u00c9 comum dentro de um planejamento a defini\u00e7\u00e3o de prazos para reduzir atrasos e oferecer maior tranquilidade aos colaboradores para desenvolver os trabalhos. Os prazos precisam estar dentro do realismo em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s exig\u00eancias dos gestores, respeitando o tempo real de produ\u00e7\u00e3o de um funcion\u00e1rio. <\/p>\n\n\n\n

    Os prazos ajudam a evitar a assimetria na divis\u00e3o de tarefas. Neste cen\u00e1rio, existe ociosidade de um lado e funcion\u00e1rios sobrecarregados do outro. Se n\u00e3o existem projetos em andamento, a comunica\u00e7\u00e3o faz toda a diferen\u00e7a: os funcion\u00e1rios podem elencar suas tarefas e os prazos negociados.<\/p>\n\n\n\n

    Fa\u00e7a acompanhamentos constantes<\/h3>\n\n\n\n

    Os prazos funcionam adequadamente quando existe um acompanhamento cont\u00ednuo <\/strong>durante toda a execu\u00e7\u00e3o de uma tarefa, por isso, \u00e9 comum ocorrer entregas pontuais que servem como milestones, ou seja, marcos ao longo de um projeto que ajudam a estimar se a entrega ocorrer\u00e1 dentro do cronograma.<\/p>\n\n\n\n

    Valorize a comunica\u00e7\u00e3o interna<\/h3>\n\n\n\n

    Uma caracter\u00edstica de equipes motivadas e produtivas \u00e9 a comunica\u00e7\u00e3o interna. N\u00e3o s\u00e3o, necessariamente, reuni\u00f5es longas, mas encontros curtos para saber da equipe quais s\u00e3o as atividades e em quais tarefas ou projetos gostariam de se envolver.<\/p>\n\n\n\n

    A comunica\u00e7\u00e3o interna \u00e9 positiva em muitos outros aspectos, como troca de experi\u00eancias, envolver o time nas metas da empresa e organizar os processos.<\/p>\n\n\n\n

    Conte com o apoio da tecnologia<\/h3>\n\n\n\n

    O controle de atividades possui muitas camadas, desde a gest\u00e3o dos funcion\u00e1rios como a comunica\u00e7\u00e3o. J\u00e1 existem softwares no mercado, como o Produttivo, que organizam e padronizam os processos de trabalho, desde o recebimento de demandas, distribui\u00e7\u00e3o e comprova\u00e7\u00e3o dos servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n

    Isso otimiza o tempo do gestor, evitando controle manual de atividades e reduz o tempo entre a chegada, execu\u00e7\u00e3o e finaliza\u00e7\u00e3o das tarefas.<\/p>\n\n\n\n

    Leia tamb\u00e9m: Software para gest\u00e3o de equipes externas: qual escolher?<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \"sistema<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Aplicativo de gerenciamento de tarefas<\/h2>\n\n\n\n

    Se voc\u00ea deseja iniciar ou quer aprimorar o controle de atividades da sua equipe, confira algumas ferramentas que v\u00e3o automatizar alguns processos e tornar a gest\u00e3o mais eficiente.<\/p>\n\n\n\n

    Google Agenda<\/h3>\n\n\n\n

    O Google Agenda<\/a> \u00e9 uma ferramenta gratuita do Google com calend\u00e1rio, que permite a cria\u00e7\u00e3o de eventos, reuni\u00f5es e outros compromissos. Basta ter uma conta Google para iniciar. As agendas podem ser compartilhadas com equipes e o gestor tem visibilidade sobre a agenda da sua equipe.<\/p>\n\n\n\n

    Trello<\/h3>\n\n\n\n

    O Trello<\/a> \u00e9 uma ferramenta visual para gest\u00e3o de projetos e atividades. Ele possui planos gratuitos e serve para atividades individuais e coletivas, independentemente do tamanho da equipe. Possui recursos de checklists, upload de arquivos multim\u00eddia em cart\u00f5es interativos, distribu\u00eddos em colunas de acordo com o tipo de projeto e atividade.<\/p>\n\n\n\n

    Por exemplo, podem ser criadas colunas sobre o andamento de um projeto e as tarefas distribu\u00eddas em cada uma.<\/p>\n\n\n\n

    Pipefy<\/h3>\n\n\n\n

    Assim como o Trello, o Pipefy<\/a> tamb\u00e9m \u00e9 uma plataforma para gest\u00e3o de projetos, mas um pouco mais robusta. Ele oferece pain\u00e9is com indicadores de performance da equipe e integra\u00e7\u00f5es interessantes para agilizar a comunica\u00e7\u00e3o entre empresas, funcion\u00e1rios e clientes: troca de e-mails de forma manual ou autom\u00e1tica, integra\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os de SMS, entre outros.<\/p>\n\n\n\n

    Runrun.it<\/h3>\n\n\n\n

    O Runrun.it<\/a> \u00e9 uma plataforma para gest\u00e3o de atividades que, por meio de intelig\u00eancia artificial, calcula as horas dedicadas em cada projeto ou atividade. O gestor pode criar fluxos de trabalho para as equipes e configurar m\u00e9tricas para ter dados sobre tempo de realiza\u00e7\u00e3o das tarefas, projetos em andamento, finalizados, atrasados, entre outros.<\/p>\n\n\n\n

    Produttivo<\/h3>\n\n\n\n

    O Produttivo<\/a> \u00e9 um software e aplicativo focado em prestadores de servi\u00e7os, eliminando o uso de papel nos servi\u00e7os. O servi\u00e7o em campo \u00e9 realizado atrav\u00e9s do aplicativo, preenchendo ordens de servi\u00e7o, checklists e muitos outros formul\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n

    O t\u00e9cnico possui uma agenda dos servi\u00e7os que precisam ser realizados, diretamente no aplicativo.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure><\/div>\n\n\n\n

    Os formul\u00e1rios digitais possuem recursos de preenchimento, como quest\u00f5es de conformidade e n\u00e3o conformidade, comandos por voz, inser\u00e7\u00e3o de fotos com marca\u00e7\u00e3o de data, hora e local. Ap\u00f3s a realiza\u00e7\u00e3o do servi\u00e7o, um relat\u00f3rio \u00e9 gerado automaticamente, em um modelo pronto para ser compartilhado com cliente ou gestor.<\/p>\n\n\n\n

    Planilha de Controle de Atividades<\/h2>\n\n\n\n

    O controle de atividades pode ser realizado atrav\u00e9s de planilhas no Excel, embora ainda exija a disciplina de todos os funcion\u00e1rios para preench\u00ea-la. Veja abaixo o modelo com exemplos.<\/p>\n\n\n\n

    N\u00ba<\/strong><\/td>Atividade<\/strong><\/td>Respons\u00e1vel<\/strong><\/td>Estado atual<\/strong><\/td>In\u00edcio<\/strong><\/td>Previs\u00e3o de t\u00e9rmino<\/strong><\/td>Situa\u00e7\u00e3o<\/strong><\/td><\/tr>
    01<\/td>Elaborar relat\u00f3rio de vendas<\/td>Victor<\/td>Iniciada<\/td>27\/09\/22<\/td>30\/09\/22<\/td>Em dia<\/td><\/tr>
    02<\/td>Preparar plano de contas<\/td>Carlos<\/td>Adiada<\/td>25\/09\/22<\/td>10\/10\/22<\/td>Atrasado<\/td><\/tr>
    03<\/td>Encerrar balan\u00e7o<\/td>Ana<\/td>Encerrada<\/td>10\/09\/22<\/td>30\/09\/22<\/td>Adiantada<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n

    Voc\u00ea pode inserir mais colunas, caso seja necess\u00e1rio para o planejamento. No Excel, \u00e9 poss\u00edvel inserir filtros nas colunas, para saber o status das tarefas. Pode tamb\u00e9m utilizar as f\u00f3rmulas da planilha para automatizar a contagem de tarefas e at\u00e9 o tempo gasto na execu\u00e7\u00e3o de cada uma.<\/p>\n\n\n\n

    Sistema de controle de atividades<\/h2>\n\n\n\n

    O controle de atividades feito de forma manual ou atrav\u00e9s de planilhas ainda exige tempo do gestor para extrair dados sobre o andamento de toda a opera\u00e7\u00e3o. Experimente o sistema do Produttivo e conhe\u00e7a os benef\u00edcios: <\/p>\n\n\n\n

    • Portal de abertura de chamados para o cliente;<\/li>
    • Cadastro de clientes, equipamentos e ativos, gerando QR Code para cada um, facilitando o in\u00edcio de execu\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os;<\/li>
    • Painel para controle das atividades, onde o gestor tem vis\u00e3o sobre quais tarefas est\u00e3o em aberto, finalizadas, revisadas, prazos e respons\u00e1veis.<\/li>
    • Os formul\u00e1rios de servi\u00e7os podem ser personalizados de acordo com o tipo de servi\u00e7o a ser executado;<\/li>
    • A exporta\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios pode ser detalhada ou consolidada, agrupando v\u00e1rios relat\u00f3rios em um \u00fanico documento e facilitando a comprova\u00e7\u00e3o.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Voc\u00ea pode experimentar o software e o aplicativo gratuitamente. Clique no banner abaixo!<\/p>\n\n\n\n