Se a visita técnica faz parte da sua rotina de trabalho, mas não sabe por onde começar a organizar seu dia a dia, calma! Neste artigo, trazemos informações valiosas para quem quer aprender como funcionam as visitas técnicas.
Uma visita técnica é muito mais do que apenas analisar um ambiente ou fazer um checklist de atividades: quando bem realizada, ela é uma ferramenta crucial para manter o seu trabalho organizado e elevar a satisfação do cliente.
Em serviços externos, como atendimentos a domicílio, é preciso saber se organizar para que as visitas sejam bem aproveitadas.
Além disso, é importante documentar todas as atividades, registrar o tempo investido nos reparos e catalogar quais foram os materiais utilizados durante o serviço.
Por isso, preparamos um artigo para que você saiba tudo sobre o que é uma visita técnica, seu objetivo e como fazer. Acompanhe!
Veja também: Relatório de Visita Técnica – Modelo Digital
O que é visita técnica?
Na prestação de serviços, uma visita técnica busca analisar e resolver algum problema, atendendo a um chamado do cliente. A visita pode ser realizada apenas como diagnóstico e orçamento, ou também como solução, realizando os reparos necessários.
A visita técnica é, geralmente, realizada em campo. Após o atendimento, o técnico gera um documento, que chamamos de relatório de visita técnica, para comprovação do que foi realizado no atendimento.
Qual o objetivo da visita técnica?
Em um serviço de manutenção, o objetivo de uma visita técnica é inspecionar os equipamentos e garantir que recebam o diagnóstico adequado, bem como as intervenções necessárias, se for o caso.
A visita pode ser solicitada pelo próprio cliente após identificar um problema, ou fazer parte de um cronograma de manutenção. Porém, o objetivo é o mesmo: analisar o estado de funcionamento dos equipamentos ou ativos, sugerir melhorias e realizar correções para que os equipamentos estejam funcionando da melhor forma possível.
Leia também: Inspeção: o que é e sua importância para a empresa
Qual a importância da visita técnica?
Para o cliente, a visita técnica ajuda a manter os equipamentos funcionando corretamente, aumentando sua vida útil e diminuindo os gastos com manutenção corretiva. Já para empresas e prestadores de serviços, auxilia na satisfação e fidelização do cliente.
Além disso, a visita técnica garante outros benefícios como:
- Esclarecer dúvidas referentes ao serviço solicitado;
- Encontrar soluções viáveis e compatíveis com cada tipo de manutenção;
- Manter as condições ideais de funcionamento dos equipamentos;
- Criar planos de ação, caso haja a necessidade de novas visitas;
- Aumentar a segurança dos operadores de máquinas e equipamentos;
- Garantir conformidade com normas e regulamentações.
Leia também: 76 modelos de mensagem automática Whatsapp para clientes
Como fazer a visita técnica?
Agora que você já sabe o que é visita técnica, é preciso entender como fazer essa parte do serviço com produtividade e assertividade. Veja o que é necessário para elaborar as visitas de maneira efetiva:
Defina o objetivo da visita técnica
Existem visitas técnicas com diversas finalidades, seja para elaboração de orçamentos de serviços, reparos e instalações, apresentação de projetos de manutenção, e por aí vai.
É fundamental que o técnico esteja alinhado com o que é solicitado da visita, sabendo o que deverá ser feito, quais as ferramentas necessárias para aquele serviço e qual o tempo estimado para o atendimento, entre outros fatores relevantes.
Organize a rota
Se a rota de atendimento não for organizada considerando a localização de cada visita, é possível que a equipe gaste um tempo precioso com deslocamento e tenha gastos desnecessários.
Por isso, a gestão deve organizar a rota dos chamados do dia, monitorando a agenda do técnico que está em campo, traçando o melhor destino e intercalando com visitas que estejam no mesmo trajeto.
Utilize um cronograma
O uso de um plano de manutenção também pode auxiliar nas visitas técnicas, pois com ele é possível elaborar um cronograma das próximas visitas.
Com o plano, você tem uma ideia da quantidade de visitas indicadas, quem do corpo técnico estará disponível para novos atendimentos ou retornos, qual é o histórico do equipamento, e outras informações que beneficiam tanto a visita quanto o ativo.
O material contribui ainda para a definição da periodicidade dos serviços, como semanais, mensais, semestrais ou anuais, por exemplo.
Além disso, ele se torna um relatório completo de tudo o que foi realizado ao longo do tempo, como um histórico que te ajuda a montar estratégias e apresentar para seus superiores ou clientes.
Escolha uma boa ferramenta de trabalho
Quando citamos ferramentas, estamos falando sobre as ordens de serviço ou checklists de visita técnica.
Você pode escolher entre os formatos mais utilizados: papel, Excel ou aplicativo, como o do Produttivo.
O app é ideal para padronizar e otimizar todas as etapas da visita técnica, desde a abertura do chamado em poucos cliques, até o acompanhamento de volume de visitas, histórico de equipamentos, entre outros recursos.
Além disso, a ferramenta reúne tudo o que é necessário constar em um relatório de visita técnica, proporcionando um preenchimento ágil, personalizado, e garantindo a confiabilidade das informações.
Entre as informações indispensáveis estão:
- Cadastro de ativos;
- Cadastro de locais e clientes;
- Informações referentes ao serviço, como: fotos, tipo de serviço (inspeção, instalação, manutenção), marcação de data e hora;
- Questões de conformidades e não conformidades;
- Assinaturas.
Você pode começar a usar o nosso modelo digital de relatório de visita técnica gratuitamente.
Acompanhe a visita técnica
É importante fazer o acompanhamento durante e após o fechamento da visita. Usando um sistema como o Produttivo, o gestor tem o controle da operação de ponta a ponta e pode acompanhar o atendimento mesmo à distância.
Veja alguns recursos para gestores:
- Portal do cliente: aberturas de chamado em poucos cliques que geram alertas diretamente no painel do gestor;
- Preenchimento automático de cabeçalho com informações do cliente e da empresa prestadora, padronizando os documentos;
- Localização via GPS;
- QR Code para identificação dos equipamentos;
- Preenchimento por voz;
- Fotos com marcação de data e hora, ideal para comprovação;
- Campos para descrição de serviços com observações;
- Mais de 13 tipos de gráficos de relatórios de visitas;
- Assinatura digital.
Após o encerramento da visita, o relatório é gerado automaticamente e pode ser enviado ao cliente por e-mail ou WhatsApp. Além disso, os indicadores de todas as visitas podem ser analisados por meio de gráficos, para entender as métricas da empresa.
Aproveite para testar grátis por 15 dias com todas as funcionalidades inclusas!
Visita técnica em obra
Não é só a manutenção que se beneficia da visita técnica: alguns segmentos, como a construção civil, também precisam desse tipo de atendimento.
A visita técnica em obra permite acompanhar se o andamento do projeto está como esperado, e deve ser feita pelo engenheiro ou arquiteto responsável. Outra vantagem desse tipo de visita é que ele mantém o orçamento da obra atualizado.
Uma opção para quem atua na área é o Relatório Diário de Obra (RDO) digital. O modelo conta com campos direcionados a esse segmento, permitindo fazer o acompanhamento da obra e fazendo o registro das informações.
Relatório de visita técnica
Um relatório de visita técnica é o documento gerado ao final da visita técnica, preenchido pelo profissional responsável pelo serviço.
Nesse documento ficam registrados detalhes da visita como: informações do equipamento, hora de entrada e saída do técnico, descrição do serviço realizado, orçamento elaborado, entre outros.
O objetivo do relatório é trazer mais informações para o técnico, guiando o atendimento, e também atuar como comprovante para o cliente. Em caso de dúvidas, o relatório pode ser consultado para entender o que foi contemplado na visita.
Com o Produttivo, é possível fazer todo o planejamento, execução e comprovação da visita técnica, e nosso modelo de relatório visita técnica conta com questões prontas para o preenchimento. Encante seus clientes!
