Software para gestão de equipes externas: qual escolher?

O software para gestão de equipes externas é uma ferramenta que ajuda gestores na comunicação com a equipe de campo, no acompanhamento dos serviços realizados e no controle da jornada, evitando problemas com atrasos, retrabalhos e insatisfação do cliente.

Neste artigo, você entende quais são os principais recursos disponíveis nos melhores softwares do mercado e como eles ajudam a facilitar o dia a dia da equipe de campo, aumentando a produtividade. E de bônus ainda te indicamos os melhores apps para ter uma gestão completa e eficiente. 

Veja também: Checklists, ordens de serviços e relatórios digitais para equipes de campo usarem no celular!

O que é gestão de equipes externas?

A gestão de equipes externas, pode ser entendida como o gerenciamento de uma série de atividades desenvolvidas por colaboradores que realizam seus trabalhos fora da empresa. Alguns exemplos são vendedores, representantes, prestadores de serviços e técnicos.

É de responsabilidade da gestão de equipes externas fazer todo o controle do trabalho executado, incluindo: 

• Monitoramento dos colaboradores;
• Controle do tempo de execução do serviços;
• Controle do cumprimento de prazos;
• Engajamento da equipe;
• Organização dos processos;
• Acompanhamento de indicadores de desempenho e qualidade. 

E para realizar todas essas atividades é que existem os softwares para gestão de equipes externas. Eles centralizam tudo em uma única plataforma, para que os gestores consigam ter pleno controle sobre processos, realização de serviços e satisfação dos clientes. 

Para que serve um software para gestão de equipes externas? 

Veja como os softwares para gestão de equipes externas podem transformar a prestação de serviços através das soluções que disponibilizam: 

Padronizar processos

A falta de comunicação entre gestores e equipe externa, ocasionada pela distância e a própria correria do trabalho, pode contribuir para que o serviço desenvolvido pela equipe de campo seja cada vez mais individual, estimulando os colaboradores a realizarem as atividades cada um do seu jeito, criando e preenchendo relatórios diferentes, por exemplo. 

Com um software para gestão de equipes externas essa dificuldade acaba, porque todo processo deve ser centralizado na ferramenta e obrigatoriamente obedecer um passo a passo. 

Os aplicativos permitem, por exemplo, que sejam criados modelos específicos e únicos de relatórios para cada tipo de serviço. Assim, quando um colaborador é direcionado para aquela atividade, deve necessariamente preencher o relatório padrão criado no aplicativo. 

A distribuição das visitas também é feita pelo software, dispensando comunicações informais por WhatsApp ou e-mail e que podem gerar confusões. Assim, a equipe saberá que a cada novo serviço será notificada pelo aplicativo.  

Leia também: Gestão de serviços: o que é e como fazer em 8 passos

Automatizar serviços burocráticos  

Por que perder tempo avisando manualmente os técnicos sobre um serviço recorrente? O software para gestão de equipes externas pode eliminar trabalhos burocráticos como esse, ao permitir que você realize o agendamento automático de serviços frequentes, em que você já sabe a periodicidade em que devem acontecer. 

Ficar passando informações do relatório de papel para o computador para ter histórico e conseguir extrair dados a partir disso? Os apps de gestão também resolvem esse problema ao providenciarem checklists digitais que podem ser respondidos diretamente do celular ou tablet da equipe de campo e que têm integração com um painel de acompanhamento de dados. E o melhor: as informações não são perdidas, porque ficam salvas na nuvem.

A equipe de campo também não precisa se preocupar em perder tempo preenchendo informações sobre a empresa e o cliente. O próprio sistema realiza o preenchimento automaticamente com base nos dados cadastrados. 

É economia de tempo e mais produtividade para técnicos e gestores. 

Simplificar e organizar a rotina das equipes 

Com todas as informações centralizadas no software para gestão de equipes externas, a rotina da equipe de campo fica muito mais simples! 

O gestor realiza o agendamento das atividades, definindo os responsáveis, data, horário e local do serviço e os técnicos são notificados pelo app. Por lá mesmo eles conferem os dados da visita e realizam o preenchimento dos formulários. 

E o gestor consegue ter uma ampla visão dos serviços que estão planejados, em andamento ou atrasados, além de acompanhar os indicadores de operação. 

Leia também: O que é backlog manutenção e como calcular

Reduzir quantidade de papel usado pelas empresas 

Diga adeus ao acúmulo de papel, às informações perdidas ou rasuradas. Através dos softwares para gestão de equipes externas, todos os relatórios produzidos pela equipe de campo são 100% digitais. 

Os relatórios podem ser personalizados com questões, tipos de resposta, cores e logos que a empresa desejar utilizar. 

Para realizar o preenchimento só é necessário um celular ou tablet e não precisa nem ter acesso à internet, porque os aplicativos funcionam mesmo offline. O armazenamento é feito na nuvem e o acesso pode ser feito de qualquer lugar.

O que é possível fazer em um software para gestão de equipes externas?

Conheça mais sobre as funcionalidades mais comuns em softwares para gestão de equipes externas. 

Lembrando que todas elas também estão disponíveis no software do Produttivo para você testar gratuitamente:

1. Planejamento e agendamento automático de serviços 

Os gestores conseguem criar e atribuir atividades aos responsáveis e os agendamentos são interligados à agenda da equipe, que é notificada sempre que uma nova atividade é atribuída. E quando um serviço é recorrente existe ainda a possibilidade de realizar o agendamento automático.  

Os aplicativos também permitem o cadastro de clientes, peças, materiais, serviços e ativos, o que aumenta o controle por parte da gestão e ajuda a automatizar o preenchimento da equipe de campo, uma vez que todas as informações já estão no sistema. 

2. Controle de visitas e do andamento dos serviços 

Os softwares para gestão de equipes externas também disponibilizam uma série de recursos que ajudam gestores a controlar as visitas e o andamento dos serviços, como: 

• Preenchimento de geolocalização realizada pelo próprio sistema com base nas coordenadas de onde o preenchimento foi realizado;
• Registros fotográficos com marcação da data, hora e local de onde a foto foi tirada;
• Acompanhamento à distância dos preenchimentos; 
• Monitoramento de indicadores sobre tempo de atendimento. 

3. Emissão de ordens de serviço e checklists digitais 

As ordens de serviço, checklists e outros relatórios digitais são criadas conforme a necessidade da empresa, que pode personalizar os tipos de campo de resposta, cores e logos do relatório.

Todos os documentos podem ser exportados em PDF ou Excel e enviados para seu cliente instantaneamente.

Entre as possibilidades de resposta do formulário temos: 

• Texto pequeno e texto grande;
• Questão de checklist;
• Fotos;
• QR Code de equipamentos;
• Lista de peças e materiais;
• Lista de serviços;
• Número;
• Data e hora;
• Só data;
• Só hora;
• Opções de seleção única;
• Opções de seleção múltipla;
• Localização GPS;
• Assinatura.

Leia também: Relatório de visita técnica: 5 exemplos prontos e como fazer

4. Acompanhamento de Indicadores e histórico de serviços 

O acompanhamento de indicadores nos softwares para gestão de equipes externas é realizado através das informações preenchidas nos formulários. 

A partir deles é possível ter dados como volume de trabalho da equipe técnica, tempo de atendimento, não conformidades mais recorrentes, pontuação das inspeções e até o nível de satisfação dos clientes com os serviços prestados. 

5. Comunicação em tempo real com o cliente e com a gestão 

No sistema, a gestão tem uma ampla visão das atividades que estão sendo realizadas, das atividades planejadas e das atrasadas. E quando existe alguma não conformidade durante as inspeções, a gestão recebe alertas direto no painel, onde pode realizar o controle da operação, criando planos de ação para resolvê-las de forma rápida e satisfatória para o cliente. 

Além disso, o cliente é avisado por WhatsApp ou e-mail automático sobre o status do andamento do serviço, ficando por dentro de tudo que está acontecendo.

Para entrar em contato com a empresa, o cliente também dispõe de uma página personalizada de abertura de chamados onde poderá descrever o motivo da solicitação e até anexar fotos.

Quais os principais desafios na gestão de equipes externas que podem ser resolvidos com o uso de um software? 

Os softwares para gestão de equipes externas ajudam a solucionar uma série de desafios que tanto gestores, quanto a equipe externa enfrentam na hora de realizar o trabalho em campo. Veja quais são eles:

Acompanhamento de atividades

Os gestores precisam ter um processo bem estruturado para que tenham conhecimento sobre quais foram as atividades realizadas pela equipe. Por isso, muitas vezes, recorrem a um alinhamento diário ou semanal sobre as demandas.

Ao usar um software que permita uma visualização clara do andamento das demandas, os alinhamentos periódicos acabam sendo dispensáveis, o que dá mais tempo à gestão para focar em outras tarefas e usar as reuniões para explorar novas estratégias. 

Para prestadores de serviço, são indicados softwares como o Produttivo, no qual é possível planejar e acompanhar em tempo real a agenda da equipe, além de ter toda a comprovação e histórico dos serviços.

Já para vendedores e outras áreas, softwares como Pipefy, Trello e alguns CRMs podem ajudar.

Falhas na comunicação

Sem processos bem estabelecidos e tarefas claras para a equipe externa, o trabalho pode apresentar problemas, se tornando custoso para a empresa. 

A comunicação com a equipe externa deve ser clara, objetiva e constante, fazendo com que os colaboradores não fiquem ociosos ou em dúvida sobre as ações que devem ser desenvolvidas. 

O WhatsApp é muito utilizado aqui, porém requer atenção. Muitos gestores utilizam como ferramenta para tudo: falar com a equipe, com o cliente, documentar informações do trabalho que está sendo realizado e outros. E aí surgem problemas como falta de organização, atrasos, perda de histórico, falta de dados para tomar decisões, entre outros.  

Falta de capacitação

O investimento no treinamento da equipe deve ser algo contínuo, acompanhando a evolução e desempenho de cada colaborador. Isso é importante para manter a equipe engajada com a empresa, melhorando também a qualidade do trabalho realizado.

Através dos dados coletados e da avaliação individual dos atendimentos realizados é possível entender e priorizar quais colaboradores devem passar por treinamento, entendendo suas dificuldades e dúvidas. 

Software para gestão de equipes externas: 10 opções para sua empresa

Já existem no mercado centenas de ferramentas e softwares que organizam processos de trabalho e tornam a gestão de equipes externas mais eficiente. Vamos listar dez opções com objetivos diferentes. Veja qual melhor se adapta à realidade do seu negócio!

1. Produttivo – Controle de serviços de ponta a ponta

O Produttivo é um software e aplicativo voltado para a prestação e comprovação de serviços externos, como manutenções, inspeções, emissões de laudos técnicos, relatórios fotográficos, entre outros. 

Através do software, o gestor pode abrir novos chamados e designá-los para a equipe técnica, acompanhando a realização da atividade. Os relatórios de comprovação são gerados em poucos instantes após a execução do serviço, tornando o trabalho mais confiável e de qualidade.

O técnico preenche formulários através do aplicativo, eliminando papel e o retrabalho de transferir informações para o computador. O cliente também pode abrir chamados por meio de um link personalizado, agilizando o processo de atendimento.

Ao final de cada atendimento, podem ser enviadas pesquisas de satisfação e o software fornece dados e indicadores de volume e tempo de trabalho, assim como o nível de satisfação do cliente.

2. Oitchau – Controle de Horas

O OiTchau é um software focado no controle de horas trabalhadas. É possível criar jornadas de trabalho personalizadas de acordo com o cargo. Também possui funcionalidades para alguns segmentos, como transportadoras, permitindo o acompanhamento em tempo real via GPS.

A plataforma oferece um aplicativo para funcionários, como também um quiosque com tablet para bater ponto, utilizando reconhecimento facial.

3. Feedz – Gestão de Desempenho

Essa plataforma auxilia as lideranças a gerenciarem a equipe e avaliarem o seu desempenho. 

Na Feedz é possível enviar feedbacks, criar planos de desenvolvimento para os colaboradores, realizar pesquisas internas e acompanhar o desempenho através de avaliações.

4. Pontomais – Controle de Ponto

O Pontomais é uma ferramenta para controle de ponto, onde gestores podem ter o controle da jornada de trabalho dos funcionários. É possível bater o ponto com registro simples, QR Code, reconhecimento facial e ponto offline, via aplicativo.

O sistema permite a centralização de todas as informações sobre faltas, bancos de horas e horas faltantes em um único lugar.

5. Trello – Organização de demandas

O Trello possui planos gratuitos para quem precisa organizar times, criar fluxos de trabalho, em formato kanban, ou seja, com colunas as quais você consegue personalizar e visualizar projetos divididos em tarefas e ações.

O painel é compartilhado com mais colaboradores, incluindo recursos para finalização de atividades, priorização e checklists.

6. Pipefy – Gestão de processos 

Assim como o Trello, o Pipefy permite a criação de Workflows, substituindo formulários, planilhas, manuais e até e-mails. É possível designar atividades para outros times, em painéis diferentes.

Um grande diferencial é a possibilidade de trabalho em conjunto entre empresa e cliente, onde eles podem fazer pedidos dentro da plataforma, garantindo a centralização e organização das tarefas.

7. Google Formulários – Criação de formulários

O Google formulários é uma ótima indicação para trabalhos externos que precisam registrar informações das visitas e apresentá-las em planilhas. 

A ferramenta é gratuita e para acessá-la você só precisa ter uma conta no Gmail. Na criação do formulário é possível configurar diversos tipos de resposta (texto curto, avaliação, lista, etc) e até marcar respostas como obrigatórias.

8. Google Maps – Gestão de localização

O Google Maps também é gratuito e pode ser um recurso complementar para quem deseja realizar a gestão de equipes externas, isso porque o sistema permite elaborar roteiros que a equipe utilizará no deslocamento até o serviço.

A app traça a rota ideal, apresenta o tempo de viagem, a quilometragem rodada e permite o envio da rota diretamente para o Whatsapp da equipe de campo. 

9. Asana – Gerenciamento de atividades 

O Asana é outra ferramenta utilizada na organização de demandas, assim como o Trello. Na ferramenta é possível criar tarefas recorrentes, projetos, organizar atividades em kanban, classificar a importância da demanda, entre outros!

Existe uma versão gratuita com algumas funcionalidades disponíveis, mas também existe a versão paga em que apresenta recursos extras e têm planos a partir de US$10,99 mensais.

10. Zapier – Integração entre sistemas

O Zapier é uma ferramenta fundamental se você deseja fazer a integração entre mais de um sistema. Através da plataforma é possível integrar a agenda dos técnicos com o painel de atividades do Produttivo, por exemplo. Assim, todas as atividades agendados no software são marcadas na agenda da equipe de campo. 

É possível fazer a integração entre mais de 3.000 apps e com isso ter uma gestão muito mais completa!

Leia também: Checklist online: como fazer e modelos para usar

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