A Ordem de serviço, ou OS, contribui para o andamento dos processos dentro e fora das empresas. Ela atende diversas áreas, de segmentos distintos como, por exemplo, locação de máquinas, manutenções industriais, vistorias e inspeções, segurança do trabalho e várias outras possibilidades.
O que talvez muitas pessoas não saibam é que existem modelos e formatos adequados para cada demanda. Até os sistemas são diferentes e voltados para necessidades específicas, você sabia?
Neste texto vamos te mostrar quais são esses tipos de ordem de serviço online e qual é o programa mais adequado para cada uma delas.
O que é sistema de ordem de serviço
A ordem de serviço como conhecemos é aquela preenchida em planilhas do excel ou pranchetas levadas durante as visitas ao seu cliente. Elas podem até funcionar, mas a quantidade de papel gerado e a dificuldade de arquivar e digitalizar os papéis se torna um empecilho para ter um histórico ou analisar dados.
Pensando em otimizar o uso das ordens de serviços é que surgiu a OS 2.0, também conhecida como ordem de serviço online.
Além da digitalização da ordem de serviço, essa nova versão, criada em sistemas e programas, representa uma verdadeira transformação de processos. Não é simplesmente passar uma ordem de serviço do papel para o computador e sim toda mudança que ela proporciona na captação e geração de dados, planejamento e controle da operação.
A começar pelo preenchimento, que é feito de forma digital, através do software e aplicativo, muito mais rápido e eficaz. O responsável então pode enviar a ordem de serviço automaticamente para outras áreas, sem a necessidade de repassar informações para o computador.
O sistema de ordem de serviço vem com funcionalidades que enriquecem o documento, proporcionando mais confiabilidade à execução do serviço. Você pode inserir imagens e, caso esteja preenchendo via aplicativo, pode tirar fotos dos ativos ou do serviço através do smartphone, detalhando as informações visualmente.
Outro ponto que vale destacar é a dinâmica que o sistema oferece: ao invés de preenchimentos longos, pode-se utilizar vários formatos de perguntas, como check list, conformidade e não conformidade, campo de observações, entre outros. Neste sentido, a ordem de serviço digital assegura que todas as informações essenciais estarão no documento, minimizando erros e esquecimentos.
Agora imagine a quantidade de papel gerado em preenchimentos manuais: como isso é arquivado em sua empresa? E como é feita a consulta?
Com um software, o armazenamento dos arquivos é feito na nuvem, facilitando a consulta por terceiros. Esse registro é importante não somente para consulta, mas também para levantamento de dados, quantidade de ordens de serviço realizadas, clientes que requerem mais serviços. Alguns softwares, como o Produttivo, oferecem indicadores e dados sobre os serviços realizados, dando um norte para a gestão que sabe quando precisa aumentar o time, quais os clientes mais delicados, entre outros pontos.
Quais as vantagens de um sistema de ordem de serviço?
O sistema de ordem de serviço pode ser usado para a comprovação de um trabalho, organização interna e também controle financeiro.
Veja abaixo algumas vantagens, especialmente dos sistemas voltados para serviços de instalação, manutenção, inspeção e auditorias:
Economia de tempo
Além da economia de papel, os sistemas de ordem de serviço contribuem para a economia de tempo. O preenchimento é mais rápido e a emissão da ordem de serviço é automática, sem o trabalho de repassar informações para Word ou Excel. Ao evitar o retrabalho e minimizar erros, a empresa ganha em agilidade, pois a equipe pode atender mais demandas sem necessidade de aumentar o quadro de funcionários.
Padronização e confiabilidade
Enquanto que no papel e no excel, o gestor depende que seu time preencha manualmente, os recursos do sistema de ordem de serviço padronizam perguntas e formatos dos documentos, reduzindo a possibilidade de alguma informação ficar de fora.
Personalização
No Produttivo, ao finalizar o preenchimento pelo aplicativo, a ordem de serviço é gerada automaticamente com o logo e cores da sua empresa. Você também pode personalizar as questões do formulário que são preenchidas.
Modelos de ordem de serviço prontos ou personalizados
O software e aplicativo do Produttivo, por exemplo, possui um modelo pronto de ordem de serviço com funcionalidades que tornam o preenchimento mais rápido, como fotos, cálculo automático de serviços e peças, entre outros. Confira uma ordem de serviço preenchida no sistema Produttivo.
Emissão de ordem de serviço de qualquer lugar
Outra vantagem do sistema de ordem de serviço é que a OS pode ser gerada a qualquer momento com apenas 1 clique, mesmo se não estiver conectado à internet.
Compatível com qualquer dispositivo móvel
As ordens de serviço digitais podem ser geradas em computadores, tablets ou smartphones compatíveis com as versões recentes do software e com acesso à internet.
Integrações
Um bom sistema de ordem de serviço permite integrações que tornem a experiência mais completa. O software do Produttivo pode ser integrado com sistemas de BI, ERP ou CRM.
Histórico fácil e seguro
Como mencionamos anteriormente, todos os documentos são arquivados digitalmente – no papel, há risco de rasuras no papel, desgaste, etc. O registro é importante para comprovação dos serviços e, sem isso, a empresa pode ter problemas com os clientes.
Cadastro de ativos e clientes
O software também permite o cadastro dos clientes, equipamentos, maquinários e instalações, facilitando a consulta pela equipe.
Leia também: Ordem de serviço segurança do trabalho: como fazer e modelos
Como funciona o sistema de OS?
O sistema de ordem de serviço cumpre um papel além da requisição de um atendimento, ele é um relatório e comprovação do serviço, pois contém várias funcionalidades:
- Checklists de conformidades e não-conformidades
- Fotos comprovando as questões, com marcação de localização, data e hora;
- Data automática de início e fim de um trabalho;
- Precisão de GPS para comprovar de fato o local em que o serviço foi executado;
- Assinatura digital e vários outros.
E como começar a utilizar um sistema de ordem de serviço?
Crie a ordem de serviço
Com o sistema de ordem de serviço existem modelos prontos que você só vai precisar adequar questões de acordo com o objetivo da atividade e do cliente. O preenchimento pode ser realizado pelo computador, no painel web, ou pelo aplicativo no celular com recursos como:
- Preenchimento por voz;
- Inclusão de imagens da galeria do smartphone ou fotografar na hora;
- Localização automática;
- Data e hora do início e finalização da atividade;
- Campo para assinatura digital.
E muitos outros recursos.
Uma grande vantagem da OS do Produttivo é que o técnico não precisa preencher campos de informações dos clientes e da empresa toda vez. A OS já vem com cabeçalhos preenchidos automaticamente.
Insira detalhes importante
O sistema de OS permite que o preenchimento seja mais completo, sem deixar nenhum detalhe importante de fora. Quais os objetivos da ordem de serviço, qual o problema que precisa ser resolvido, que tipo de serviço é necessário, identificação do local, ativo e do cliente e assinatura do técnico responsável.
Envie a ordem de serviço
Após a finalização do preenchimento, um relatório é gerado e enviado automaticamente para o gestor e para o cliente por email ou whats.
Outras funcionalidades:
- Cadastro de clientes, locais e equipamentos: clientes e ativos também possuem QR Code, no qual o técnico em campo pode escanear para iniciar a inspeção ou manutenção de um equipamento.
- Relatórios com cálculo automático do serviço: ao elencar, no preenchimento, quais serviços precisam ser executados, o valor total é calculado automaticamente, na hora.
- Portal para abertura de chamados: ao cadastrar os clientes, cada um possui uma URL para abertura de chamados, que cai direto no software ou no aplicativo do técnico.
- Pesquisas de Satisfação integradas com a execução do serviço: o gestor pode automatizar o envio de pesquisa de satisfação logo após a finalização de um atendimento. A pesquisa é em uma tela personalizada.
- Gestão das atividades da equipe: o gestor tem maior controle sobre o número de atendimentos realizados pelos técnicos, sabendo em tempo real a agenda de cada um.
- Planejamento automático de serviços: em serviços recorrentes, o gestor não precisa abrir as tarefas manualmente nos dias do serviço, mas sim, criar um planejamento automático, definindo as datas, cliente e serviço. O software vai notificar os técnicos e abrir a atividade automaticamente.
Quando devo usar um sistema de ordem de serviço mais completo?
Abaixo citamos duas demandas diferentes e qual tipo de sistema de ordem de serviço para cada uma delas.
Em quais casos utilizar a ordem de serviço online como o Produttivo?
- Serviços voltados ao B2B, isto é: empresas, comércios, indústrias e órgãos públicos;
- Serviços que envolvam equipamentos de alto valor, como geradores, máquinas agrícolas, placas solares, veículos pesados e outros;
- Serviços que, caso não sejam executados na periodicidade correta ou dentro dos protocolos, podem causar danos financeiros ou colocar a saúde das pessoas em risco. Alguns exemplos são: manutenções prediais, conservação de barragens, serviços em estações de tratamento de água, manutenções em parques eólicos e torres de telecomunicação;
- Serviços que garantem a segurança dos trabalhadores, da população ou do meio ambiente: inspeção e auditorias de segurança do trabalho, perícias, gestão ambiental, inspeção alimentar e outros;
- Serviços em que tenham riscos físicos e biológicos para os trabalhadores, como trabalhos à altura em que existem vários protocolos a serem seguidos e comprovados;
- Para todos os serviços em que há uma necessidade de controle e comprovação do trabalho. Mais importante que saber o que está sendo realizado, você precisa controlar como está sendo realizado.
Nesse caso, o relatório de ordem de serviço serve como uma vitrine para sua empresa, da qualidade do seu trabalho, e também como uma segurança para você e seu cliente. Também é o formato mais adequado para você que deseja fazer uma gestão estratégica dos seus serviços, pois é um formato que vai lhe fornecer dados, como:
- Tempo de atendimento;
- Indicadores de qualidade de manutenções, inspeções e auditorias;
- Dados sobre a saúde dos equipamentos e máquinas;
- Datas de próximos serviços e lacuna de novas oportunidades.
Quando devo usar um sistema de ordem de serviço mais simples?
Em casos de serviços que não exigem comprovação internamente e para o cliente, do trabalho executado. Aqui não podem estar envolvidos equipamentos, ativos e serviços de alto valor agregado. Se a sua demanda é diferente das citadas anteriormente e você precisa de notas de prestação de serviços, os sistemas mais indicados são aqueles voltados ao financeiro. Um exemplo é o ContaAzul.
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