Saiba como implementar um sistema de abertura de chamado

Seus clientes ainda têm dificuldade na hora de realizar uma abertura de chamado? Vamos mostrar como automatizar este processo, aumentando a eficiência e produtividade da equipe!

A abertura de chamado também é conhecida como help desk e diz respeito às solicitações dos seus clientes. Por isso, é preciso ter um processo bem estruturado, que ajude a melhorar o relacionamento com o cliente, como também a solução de problemas.

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Como funciona um sistema de abertura de chamado?

A tecnologia é essencial para automatizar etapas que podem levar muito tempo e que também são passíveis de erros. A abertura de chamado possui pontos delicados que, com um sistema automatizado, podem ser resolvidos.

O sistema de abertura de chamado tem como objetivo:

  • Organizar o fluxo diário de solicitações;
  • Controlar prazos de atendimentos;
  • Centralizar a comunicação;
  • Gerar tickets e distribuí-los automaticamente;
  • Aumentar a produtividade da equipe

Desta forma, o atendimento da empresa fica muito menos sobrecarregado, o cliente espera menos tempo para ser atendido e também minimiza chances de a demanda cair no esquecimento.

Ferramentas como o Produttivo são de grande importância na abertura de chamados: por meio do software, o cliente consegue abrir chamados diretamente para o técnico responsável, agilizando o atendimento.

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Como funciona um sistema de abertura de chamado para prestadores de serviço 

A seguir trouxemos na prática como funciona um sistema de abertura de chamado voltado para serviços de manutenção, instalação, auditoria e outros serviços. 

O Produttivo é um software e aplicativo que atende sua empresa desde a chegada de um novo cliente à pesquisa de satisfação. Confira as funcionalidades que vão fazer a diferença no dia a dia da sua equipe:

  • Cadastro de clientes ou equipamentos com QR Code: você pode cadastrar seus clientes e equipamentos com QR Code. Na hora de abrir um chamado, basta seu cliente ler o QR Code e algumas informações do chamado já vem preenchidas. Esse mesmo QR Code pode ser usado também pelo técnico no momento da execução do serviço
  • Link para abertura de chamados: cada cliente possui um link personalizado no qual ele pode realizar abertura de chamados diretamente ao técnico.
  • Mantém histórico de interações com o cliente: dependendo da quantidade de atendimentos realizados a cada cliente, podem ser gerados vários relatórios, que são salvos na plataforma. Mas se você deseja apresentar dados de uma única vez, pode gerar o relatório consolidado, com tudo o que foi realizado em determinado período.
  • Checklists e ordens de serviços: ao utilizar o Produttivo, você tem acesso a diversos modelos de checklists e ordens de serviços, que podem ser personalizados de acordo com cada cliente e tipo de serviço. Assim, o técnico não realiza preenchimentos manuais, passíveis de erros, evitando retrabalho.
  • Relatórios em tempo real: o Produttivo possibilita a apresentação de dados e informações do cliente instantaneamente. Após a finalização de um serviço ou atendimento, o relatório é gerado em instantes e pode ser enviado por e-mail ou WhatsApp.
  • Pesquisa de satisfação: o gestor pode estabelecer o envio de pesquisa de satisfação logo após a execução do serviço ou com outra periodicidade, avaliando o desempenho e reputação da empresa.

Por que adotar um sistema de abertura de chamado?

Por fim, a abertura de chamado funciona quando existe uma organização e padronização dos processos, agilizando atendimentos e resolvendo problemas de forma eficiente.

As principais vantagens de um sistema de abertura de chamados são:

  • Melhorar e automatizar a gestão das tarefas da equipe;
  • Reduzir atrasos e reclamações;
  • Reduzir retrabalho na gestão ou na execução dos serviços;
  • Maior previsibilidade das demandas, podendo organizar e monitorar a agenda da equipe;
  • Melhorar a comunicação com seu cliente, mantendo automaticamente informado sobre cada etapa da execução;
  • Evitar recorrência de problemas;
  • Aumento da satisfação do cliente
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