Seus clientes ainda têm dificuldade na hora de realizar uma abertura de chamado? Vamos mostrar como automatizar este processo, aumentando a eficiência e produtividade da equipe!
A abertura de chamado também é conhecida como help desk e diz respeito às solicitações dos seus clientes. Por isso, é preciso ter um processo bem estruturado, que ajude a melhorar o relacionamento com o cliente, como também a solução de problemas.
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Como funciona um sistema de abertura de chamado?
A tecnologia é essencial para automatizar etapas que podem levar muito tempo e que também são passíveis de erros. A abertura de chamado possui pontos delicados que, com um sistema automatizado, podem ser resolvidos.
O sistema de abertura de chamado tem como objetivo:
- Organizar o fluxo diário de solicitações;
- Controlar prazos de atendimentos;
- Centralizar a comunicação;
- Gerar tickets e distribuí-los automaticamente;
- Aumentar a produtividade da equipe
Desta forma, o atendimento da empresa fica muito menos sobrecarregado, o cliente espera menos tempo para ser atendido e também minimiza chances de a demanda cair no esquecimento.
Ferramentas como o Produttivo são de grande importância na abertura de chamados: por meio do software, o cliente consegue abrir chamados diretamente para o técnico responsável, agilizando o atendimento.
Como funciona um sistema de abertura de chamado para prestadores de serviço
A seguir trouxemos na prática como funciona um sistema de abertura de chamado voltado para serviços de manutenção, instalação, auditoria e outros serviços.
O Produttivo é um software e aplicativo que atende sua empresa desde a chegada de um novo cliente à pesquisa de satisfação. Confira as funcionalidades que vão fazer a diferença no dia a dia da sua equipe:
- Cadastro de clientes ou equipamentos com QR Code: você pode cadastrar seus clientes e equipamentos com QR Code. Na hora de abrir um chamado, basta seu cliente ler o QR Code e algumas informações do chamado já vem preenchidas. Esse mesmo QR Code pode ser usado também pelo técnico no momento da execução do serviço
- Link para abertura de chamados: cada cliente possui um link personalizado no qual ele pode realizar abertura de chamados diretamente ao técnico.
- Mantém histórico de interações com o cliente: dependendo da quantidade de atendimentos realizados a cada cliente, podem ser gerados vários relatórios, que são salvos na plataforma. Mas se você deseja apresentar dados de uma única vez, pode gerar o relatório consolidado, com tudo o que foi realizado em determinado período.
- Checklists e ordens de serviços: ao utilizar o Produttivo, você tem acesso a diversos modelos de checklists e ordens de serviços, que podem ser personalizados de acordo com cada cliente e tipo de serviço. Assim, o técnico não realiza preenchimentos manuais, passíveis de erros, evitando retrabalho.
- Relatórios em tempo real: o Produttivo possibilita a apresentação de dados e informações do cliente instantaneamente. Após a finalização de um serviço ou atendimento, o relatório é gerado em instantes e pode ser enviado por e-mail ou WhatsApp.
- Pesquisa de satisfação: o gestor pode estabelecer o envio de pesquisa de satisfação logo após a execução do serviço ou com outra periodicidade, avaliando o desempenho e reputação da empresa.
Por que adotar um sistema de abertura de chamado?
Por fim, a abertura de chamado funciona quando existe uma organização e padronização dos processos, agilizando atendimentos e resolvendo problemas de forma eficiente.
As principais vantagens de um sistema de abertura de chamados são:
- Melhorar e automatizar a gestão das tarefas da equipe;
- Reduzir atrasos e reclamações;
- Reduzir retrabalho na gestão ou na execução dos serviços;
- Maior previsibilidade das demandas, podendo organizar e monitorar a agenda da equipe;
- Melhorar a comunicação com seu cliente, mantendo automaticamente informado sobre cada etapa da execução;
- Evitar recorrência de problemas;
- Aumento da satisfação do cliente
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