O relatório de prestação de serviços é a melhor forma de comprovar o trabalho realizado pela sua equipe. Quer saber mais informações? Leia o artigo completo!
O relatório de prestação de serviços é um documento indispensável para comprovar o trabalho executado e trazer informações claras e confiáveis.
Esse processo é usado a diferentes tipos de serviço e segmentos, como facilities e manutenção de máquinas, equipamentos e ativos.
O relatório de prestação de serviços pode ser usado tanto para acompanhamento interno, quanto para comprovação ao cliente.
Neste artigo vamos te explicar a importância desse documento e como montar esse documento. Confira!
Veja também: Modelos de relatórios de prestação de serviços digital e com fotos
O que é relatório de prestação de serviços?
O relatório de serviço é um arquivo usado para descrever todas as informações referentes a um trabalho executado por uma empresa ou um profissional autônomo.
É através dele que você consegue comprovar e documentar para seu cliente todos os principais itens acordados no contrato antes, durante e depois das manutenções.
Quando falamos em gestão de equipe, esse documento auxilia o gestor e os liderados a anotarem e comprovarem todas as atividades que foram realizadas.
Por exemplo: quais peças foram trocadas, qual o tempo que o técnico levou para realizar suas tarefas, prazo de resposta ao cliente e que tipo de manutenção foi realizada no ativo, entre outros.
Já em relação aos clientes, o relatório vira a comprovação do serviço entregue. Por exemplo: descrição do serviço, fotos de antes e depois da visita, assinaturas dos responsáveis, histórico da visita, entre outros.
Abaixo, vamos te apresentar quais são as informações que devem conter em um relatório de prestação de serviços. Veja abaixo!
O que deve conter em um relatório de prestação de serviços?
Todos os dados contidos em um modelo de relatório de serviço vão depender da área de atuação da empresa e das especificações com base no trabalho que foi realizado.
Porém, existem alguns dados gerais que são essenciais e devem conter em todos os relatórios sem exceção, confira:
- Cabeçalho com dados completos do cliente, da sua empresa, do equipamento/ativo e do chamado;
- Descrição do serviço como: quem é o responsável técnico, data e hora de entrada e saída, local onde foi realizado o trabalho, detalhamento do serviço ( tipo de manutenção, conserto, troca de peças ou equipamentos, etc) e, sempre que possível, anexar fotos para comprovação do serviço;
- Diagnóstico do problema: quais foram os serviços realizados? Qual foi a resolução do problema? Observações para as próximas inspeções;
- Assinatura do cliente ou do responsável por conferir todos os itens que constam no relatório final.
Vale lembrar, que o relatório de prestação de serviços permite que o profissional responsável lembre-se de todos os detalhes do trabalho realizado e em caso de retrabalho, tenha dados sólidos para uma negociação.
Por isso, acrescente o máximo de informações e dados que puder ao documento.
Como fazer um relatório de prestação de serviços?
O primeiro passo é escolher o tipo de relatório que você quer gerar, ou seja, o que melhor se encaixa para a realidade da sua empresa, veja as opções abaixo:
Relatório de prestação de serviços no papel: é o tipo mais popular do mercado, a famosa prancheta que o profissional carrega durante as inspeções. Aqui os preenchimentos são manuais, realizados pelos técnicos em campo.
Relatórios de prestação de serviços no Excel: já nesta opção o técnico preenche as informações em campo, também no papel, e no escritório as informações são passadas para o computador, inclusive todas as fotos tiradas em campo também são anexas depois assim que o técnico chega no escritório.
Aplicativo para Relatórios de Prestação de Serviços: o tipo mais atual, onde o técnico preenche tudo pelo celular, inclusive tirando fotos pela câmera e usando recursos de ponta.
Vamos mostrar como essa tecnologia funciona no próximo tópico!
Aplicativo para relatórios de prestação de serviços
Agora que você já sabe tudo sobre o relatório de prestação de serviços, considere usar a tecnologia para facilitar o seu dia a dia e tornar os processos mais práticos e assertivos.
Veja como funciona na prática:
Passo 1 – Preenchimentos
O técnico em campo preenche as informações pelo celular, que fica como na imagem abaixo:
Após o fim do preenchimento, que conta com vários recursos como: preenchimentos automáticos, fotos com marcação de data e localização, QR Code, preenchimento por voz, exportação PDF e mais, você vai para o próximo passo.
Leia também: Como gerar Relatório de Inspeção completo em segundos
Passo 2 – Exportar o relatório completo
Com as informações coletadas, o técnico finaliza a atividade e gera na hora o relatório de prestação de serviços, que pode ser enviado para o seu cliente por e-mail ou WhatsApp em poucos cliques.
Veja abaixo exemplos de relatório de serviços prestados, gerados pelo software Produttivo, para você utilizar em sua empresa!
Tudo com muita agilidade, fácil de fazer e totalmente personalizado, já que você pode colocar as cores e logo da sua empresa, deixando o relatório do seu jeito.
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