O que é não conformidade, quais são os tipos e como descrever

O que é não conformidade, quais os tipos e como descrever

Uma não conformidade não significa apenas erros ou falhas detectadas, mas oportunidade de melhoria de um produto, serviço ou processo. A ocorrência de não conformidades é comum em diversos setores, da indústria à prestação de serviços, sendo que é importante para gestores avaliarem a frequência das não conformidades e como tratá-las. 

Você vai entender mais como detectar e agir diante de uma não conformidade, quais pontos devem ser analisados e medidas corretivas.

Veja também: Modelos digitais de relatórios de não conformidades que podem ser adaptados diversos segmentos

O que é uma não conformidade?

Podemos definir o significado de não conformidade como o não cumprimento de um requisito ou que não possui o resultado esperado. Podem ser desde entregas atrasadas até peças produzidas fora de padrão. As não conformidades também seguem algumas normas e regras, como as da ABNT (Associação Brasileira de Normas e Técnicas): 

Não conformidade é um termo utilizado em vários segmentos do mercado, podemos notar pelas ISO’s diversificadas citadas acima. Profissionais das áreas de inspeções, auditorias e manutenções usam para avaliar serviços, produtos, equipamentos e procedimentos.

Leia mais O que é um relatório de auditoria, qual a importância e como fazer

Modelo de relatório de não conformidade digital com recursos que agilizam o preenchimento

Quais são os tipos de não conformidade?

A não conformidade pode se apresentar em diversas empresas, segmentos e momentos, por isso, existem tipos que podem ajudar na detecção e também indicar qual caminho corretivo deve ser seguido.

Causa Externa ou Interna

A causa diz respeito à origem da não conformidade, se devido a um fator externo, como não atender a um requisito de uma norma regulamentadora. Ou, fator interno, relacionado aos produtos de fornecedores, por exemplo.

Identificação Externa ou Interna

Da mesma forma, a não conformidade pode ser detectada internamente, através dos funcionários, como também de fontes externas, através de reclamações de clientes.

Maior ou Menor (Intensidade)

Essa escala avalia a criticidade da não conformidade, se está relacionada a problemas graves, como a segurança de funcionários ou dos consumidores de um produto final (não conformidade maior) ou se é menor, sendo uma falha pontual e de fácil correção.

Real e Potencial

A não conformidade real já ocorreu e precisa ser corrigida, sendo que suas consequências já podem ser sentidas. Já as não conformidades potenciais são detectadas antes de efetivamente acontecerem – seja através de manutenções preditivas e preventivas de equipamentos, detectando perda de desempenho, peças e materiais com defeito, que poderiam comprometer a qualidade da produção, entre outros.

Requisito

As não conformidades podem ser classificadas de acordo com qual requisito deixou de atender, seja uma norma de certificação, produto, cliente, etc.

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Exemplo de não conformidade

Vamos citar 4 exemplos mais comuns de não conformidades encontradas dentro das empresas. São elas: 

Não conformidades em manutenção

Durante as manutenções, a não conformidade tem o papel importante de análise e verificação dos equipamentos e seu funcionamento.

Por exemplo, nas manutenções preventivas, o relatório de não conformidade mostra os ativos que precisam de peças para serem trocadas e, assim, é possível agendar uma manutenção corretiva para o conserto dessas máquinas.

Não conformidade na segurança do trabalho

Essas não conformidades estão relacionadas à segurança do trabalho, focado em entender se os funcionários estão fazendo uso de capacetes, luvas, máscaras e outros equipamentos que fazem parte da lista de EPI’s obrigatórios, conforme o ramo de atividade de cada empresa prestadora de serviços.

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Exemplos de não conformidade iso 9001

A certificação ISO 9001 diz respeito à qualidade final de produtos e serviços, com foco na gestão estratégica da empresa para melhorar a eficiência operacional. Assim, uma não conformidade seria falta de treinamento da equipe, matéria-prima de baixa qualidade, desperdício de recursos, entre outros pontos. Com isso, a empresa não consegue sua certificação.

Não conformidades na qualidade e confiabilidade

A lista de não conformidades, neste caso, comprova o andamento da gestão da qualidade do equipamento e a sua confiabilidade tem relação com o tempo de vida útil.

Em quais condições e por qual período de tempo esperamos que um ar condicionado funcione dentro de uma loja no shopping? Para chegar a essa probabilidade, o relatório de não conformidades traça caminhos e diretrizes para correções e reparos, evitando desperdício de dinheiro.

Como descrever uma não conformidade

De modo geral, quem descreve uma não conformidade é o técnico em campo ou o responsável pela manutenção interna. Ele realiza a checagem, preenche cada item e, após isso, gera o relatório de não conformidade.

Alguns dos itens que devem estar, sem falta, neste relatório de não conformidade são:

  • Data e departamento: quando ocorreu e onde;
  • Requisito: qual requisito deixou de ser atendido;
  • Descrição da não conformidade: detalhes do ocorrido e observações significativas;
  • Correção ou ação imediata: em caso de poder ser feita alguma ação para conter a não conformidade, até que seja analisada a causa-raiz e feita a correção.
  • Responsável: quem são os responsáveis do setor e também do preenchimento do relatório de não conformidade;
  • Prazo e data de conclusão: qual a data limite ou previsão para o problema ser corrigido definitivamente;
  • Análise de Causa: aqui pode ser a causa detectada no momento em que ocorreu a não conformidade. Posteriormente, pode ser identificada a causa raiz, ou seja, como aquele problema surgiu. Por exemplo, um equipamento sobreaqueceu e parou de funcionar. A causa foi o sobreaquecimento, porém, a causa raiz pode ser mau uso, falta de manutenção, etc.
  • Ação Corretiva: posteriormente, pode ser descrita a ação corretiva para a raiz da não conformidade, evitando a repetição da falha.
  • Análise de eficácia, etc: um trabalho muito importante é acompanhar se a ação corretiva funcionou. Por isso, deve ser feita a análise de eficácia, determinando que a ocorrência da não conformidade reduziu ou foi extinta.
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Como tratar uma não conformidade

Toda não conformidade precisa ser tratada, seja ela maior ou menor. Isso faz parte da resolução do serviço e garantia de qualidade e confiabilidade da máquina ou equipamento.

O processo de tratar uma não conformidade de modo correto passa por 3 etapas bem simples.

Aplicar uma ação imediata

Uma decisão tomada para amenizar as consequências do problema. Ou seja, esse tipo de ação não exige tanto esforço por parte de planejamento, porém requer muita pressa para poder corrigir o desvio e não tornar o problema ainda maior.

Vamos para o exemplo: imagine que uma mangueira hidráulica de uma máquina estoura e acaba vazando muito óleo no chão. Neste caso, a ação imediata é isolar a área afetada e recolher o material junto com o solo contaminado.

Analisar a causa raiz e propor planos de ação

Geralmente utilizamos ferramentas investigativas para encontrar a causa raiz de um problema na manutenção. Citaremos alguns exemplos resumidamente para você entender como cada uma delas funciona na prática.

Método DMAIC

O método DMAIC, para muitos especialistas, é a evolução do Ciclo PDCA. Isso porque ele é muito mais detalhado, por meio de estudos estatísticos.

O significado de cada etapa do Método DMAIC consistem em:

Definir: a primeira atividade desse ciclo é definir o estágio em que a não conformidade se encontra. Descrever minuciosamente e de maneira clara, além de estabelecer a quem (equipe/técnico), o que (falha/não conformidade), onde (equipamento/ativo) o problema ocorreu. 

Medição: Já entramos aqui na fase das análises mais profundas, com base em dados e indicadores. O gestor precisa acompanhar de perto o equipamento. Para uma melhor visualização pegue as informações coletadas e organize em gráficos, como na imagem abaixo.

Exemplos de alertas mais frequentes

Análise: Após a coleta de dados e indicadores de manutenção realizadas na etapa de medição, os números devem ser analisados para definir a causa raiz.

Melhoria: nesta fase as melhorias são colocadas em prática, conforme o problema encontrado na análise. É um processo que requer atenção, pois qualquer erro pode gerar um novo problema. 

Controle: é a fase de acompanhar o que foi implementado, comparar o antes e depois, ver o que deu certo e errado e aplicar os pontos positivos em outros ativos semelhantes dentro do planejamento.

5 porquês

Nessa metodologia, criada pelo inventor e empresário japonês Sakichi Toyoda, também fundador da Toyota Industries, consideramos a Causa Potencial Provável, e a partir dela aplicamos as perguntas propostas. São cinco porquês que significam:

  • 1º Porquê: sintoma
  • 2º Porquê: desculpa, razão pelo qual aquele primeiro sintoma não foi corrigido
  • 3º Porquê: detecção do agente causador
  • 4º Porquê: causa superficial
  • 5º Porquê: causa raiz

Ciclo PDCA 

O PDCA, também conhecido como ciclo de Deming, é composto por quatro etapas, que são identificadas por cada letra de sua sigla: Planejamento, Execução, Monitoramento e Ações Corretivas.

Podemos defini-lo pelo modo sistemático com que orienta os profissionais na planejamento de ações que visam a mudança, a resolução de problemas ou a implementação de projetos dentro das empresas.

Leia mais – O que é plano de ação e para que serve?

5W2H

Aqui trabalhamos com algumas perguntas que vão te ajudar a entender o que pode ter causado o problema e chegar na sua causa raiz com maior assertividade. Assim, são realizadas perguntas:

  • What: qual é a ação corretiva
  • Why: porque precisa ser corrigido
  • Where: onde será feito
  • When: quando será realizado
  • How: como será feito
  • How Much: quanto vai custar a correção (de recursos e tempo)

Leia mais – Plano de Ação 5W2H: conceito, como fazer e quais vantagens

O que é um relatório de não conformidade?

O relatório de não conformidade serve como um registro das não conformidades, permitindo o acompanhamento da evolução da empresa em relação à redução da recorrência das falhas, bem como ter um histórico de comprovação das correções.

Ele pode ser usado em manutenções corretivas, preventivas, inspeções e auditorias de conformidade.

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Relatório Não Conformidade

Você pode experimentar um modelo digital de relatório de não conformidade dentro do sistema do Produttivo gratuitamente. Os campos do formulário podem ser personalizados pelo gestor no painel e o técnico responsável faz o preenchimento por aplicativo, seguindo o roteiro do formulário, padronizando o trabalho e agilizando a resolução do problema.

  • No preenchimento, o técnico pode marcar a não conformidade e ela fica em vermelho no relatório. No painel, o gestor pode abrir um plano de ação corretivo;
  • Recursos de fotos inseridas pelo celular com marcação de data e hora;
  • Localização GPS em tempo real;
  • Informações preenchidas automaticamente, como local, setor, equipamento, entre outros;
  • Planos automáticos de serviços: a fim de evitar falhas, no sistema o gestor pode definir a rotina de manutenções ou inspeções e o sistema abre as atividades no app do técnico, na data correta.

Veja o modelo de relatório gerado em poucos cliques, no aplicativo, após a finalização da inspeção ou auditoria:

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