O que é checklist? 15 perguntas e respostas sobre o tema

Veja as principais perguntas e respostas sobre checklist + modelos prontos para usar!

Muita gente nos pergunta: o que é checklist? Vamos responder 15 perguntas frequentes e importantes sobre o tema.

Como o checklist pode ser utilizado para várias frentes do mercado de trabalho, este conteúdo é focado para a área de prestação de serviços: realização de manutenção, vistorias em equipamentos, visitas técnicas, entre outros..

Portanto, se você é dessa área, as próximas questões vão te ajudar muito a entender, montar, aplicar e acompanhar seus checklists. Confira o que vai rolar por aqui:

1 – O que é checklist?

2 – Qual a função de um checklist na prestação de serviços?

3 – Como é feito um checklist?

4 – Como implementar um checklist em uma empresa prestadora de serviços?

5 – Quando usar uma lista de verificação?

6 – Quais segmentos de serviços podem utilizar um checklist?

7 – Como escolher as melhores perguntas para o seu checklist?

8 – Quem pode elaborar checklist dentro da empresa?

9 – Quais as vantagens de aplicar um checklist na prestação de serviços?

10 – Como apresentar um checklist para o seu cliente?

11 – Quais os tipos mais usados de checklist?

12 – Quais os formatos mais usados de checklist?

13 – Como fazer checklist online?

14 – Quais são os 3 maiores erros na hora de montar e gerar um checklist?

15 – Qual a chave do sucesso de um checklist eficiente e funcional?

Vamos lá?

1 – O que é checklist?

Checklist é um termo que vem do inglês: “check” que significa verificar e “list” que podemos traduzir como “lista”. Fazendo a junção dessas duas expressões temos a lista de verificação que aqui no Brasil é super utilizada.

Na prática checklist é um método de controle através de uma lista que contém diversas opções de preenchimento como nome, tarefas e atividades que devem ser lembradas a fim de acompanhar uma visita técnica, por exemplo.

2 – Qual a função de um checklist na prestação de serviços?

O maior objetivo de uma lista de verificação é fazer com que o trabalho da equipe seja mais organizado e padronizado durante a execução de manutenções e inspeções.

3 – Como é feito um checklist?

Um bom planejamento faz a diferença na hora de criar um check list. Os modelos variam de basicamente de acordo com três premissas: o serviço que será realizado, o tipo de equipamento ou ativo e a periodicidade. Dentro desse planejamento devemos seguir alguns passos para facilitar seu desenvolvimento. Veja quais são:

Definir as verificações para cada equipamento – Qual equipamento será verificado? Quais são os itens a serem inspecionados para cada um deles? Qual a melhor forma de fazer uma pergunta para cada um dos itens? Qual resposta você espera que o técnico coloque (número, texto, foto, um x na questão..) em cada questão? Nessa etapa, utilize seu conhecimento técnico, histórico, recomendação de fabricante e exemplos de outros concorrentes;
Organize e separe as verificações por equipamento e periodicidade – A partir das informações anteriores, você consegue analisar a melhor maneira de montar o seu checklist. Eles podem variar de acordo com o equipamento, periodicidade e até cliente. Você pode ter um modelo de inspeção mensal e outro trimestral para o mesmo equipamento, por exemplo, com questões diferentes. O checklist deve estar alinhado com o seu plano de manutenção;
Criar etapas – Depois de definida e criada a lista de itens a serem inspecionados, chega o momento em que o gestor define o roteiro da visita, que é a sequência do checklist. O técnico precisa de um tempo determinado para a realização do serviço, depois o administrador recolhe as respostas recolhidas para fazer a análise do trabalho. Cada item desse chamamos de etapa e é definido pela gestão da manutenção;

Estabelecer os detalhes técnicos – Outro passo muito importante são as definições do serviço em si: em qual cliente o checklist será implementado (CNPJ, endereço, sede ou até mesmo sala ou andar), qual técnico irá realizar o serviço e quais são os dados da visita (horário de entrada e saída, por exemplo). Essas informações geralmente vão no cabeçalho do checklist
Testar o checklist – Essa dica é preciosa, pois muitas empresas criam um padrão de checklist para todos os clientes ou segmentos que atendem e esquecem de testar o que funciona ou não funciona para cada um deles. Algumas informações podem e devem ser padronizadas, mas há casos específicos que devem ser testados em campo para fazer sentido. Fique atento e conte com a equipe externa para essa etapa.

4 – Como implementar um checklist em uma empresa prestadora de serviços?

Primeiro de tudo é preciso definir um responsável para a área. Pode ser um supervisor, o próprio dono da empresa ou até mesmo um técnico mais experiente Essa deve acompanhar a criação, preenchimento e até possíveis otimizações no modelo.

Depois do checklist em si, com uma boa estrutura, é hora de apresentar e treinar a equipe. Deixe sempre tudo muito claro sobre escolhas, mudanças e dados que não podem deixar de serem preenchidos. Você também pode colocar metas e bonificações para os técnicos.

Por exemplo, por que não oferecer um prêmio para o técnico que preencheu 100% todos os checklists? Ou aquele que preencheu com melhor padronização? Nesse texto, damos também algumas dicas de indicadores operacionais e também gerenciais para você acompanhar.

Por fim é acompanhar os resultados. Aqui também entra o papel do gestor.

5 – Quando usar um check list?

Existem diversas ocasiões durante a rotina da prestação de serviços onde o checklist pode ser utilizado. Entre elas estão:

Acompanhar manutenções preventivas e inspeções;
Verificar a entrada e saída de veículos, caminhões, máquinas ou equipamentos;
Verificar se todos os procedimentos predefinidos foram realizados como a troca de óleo ou de peças, por exemplo;
Checar a chegada dos lotes de matéria prima, fazendo assim o controle de estoque de uma indústria;
Controlar o que entra e saí de uma obra, na construção civil;
Comprovar a utilização de EPI’s para fins de segurança do trabalho;
Entre outros.

Podemos citar muitas outras neste tópico, mas já deu para ter uma ideia da variedade de aplicação de um checklist, né?! Vamos seguir para as próximas perguntas.

6 – Quais segmentos de serviços podem utilizar um checklist?

Esta lista também pode ser bem extensa, mas iremos citar os principais segmentos do mercado de serviços para que você tenha uma ideia geral:

Checklist Manutenção Predial;
Checklist Manutenção de Ar Condicionado;
Checklist Segurança do Trabalho;
Checklist de Frota Pesada;
Checklist de Manutenção Preventiva;
Checklist de Inspeção de Extintores de Incêndio;
E muito mais.

7 – Como escolher as melhores perguntas para o seu checklist?

Lembra do item “testar o checklist” que citamos lá na pergunta número 3? Pois é, não existe uma resposta pronta para este caso. Além de existirem particularidades de cada segmento, existem as necessidades do seu cliente, a maneira que melhor se encaixa para o entendimento e agilidade da equipe etc.

Uma das responsabilidades do gestor da manutenção é justamente identificar tudo isso, através de testes, mas também da experiência de mercado que sua bagagem profissional proporciona. Usar a própria bagagem, informações de fabricantes, conversas com outros profissionais da área e referências de empresas parceiras faz a diferença.

A dica de ouro aqui é tentar otimizar tudo que for mais geral e não esquecer das questões pontuais que devem conter em algumas das listas de verificações durante os atendimentos.

Também é importante levar em consideração pesquisas sobre as leis e normas específicas que regem seu segmento, pois muitas delas já definem algumas periodicidades e questões que, obrigatoriamente precisam ser verificadas, como é o caso das manutenções prediais, de HVAC (PMOC) e segurança do trabalho.

8 – Quem pode elaborar checklist dentro da empresa?

Claro que iremos falar do gestor da manutenção, afinal, trouxemos esse ponto até aqui. Mas não só ele pode realizar essa tarefa, seu funcionário, seja ele líder de equipe, profissional do administrativo ou gestor de equipe podem realizar essa função sem nenhum tipo de problema.

9 – Quais as vantagens de aplicar um checklist na prestação de serviços?

Citamos a padronização e organização de processos anteriormente, porém existem mais alguns pontos super positivos da implementação de checklist dentro de uma empresa prestadora de serviços. Veja quais são:

Redução de custos – O checklist auxilia na administração e controle do material utilizado, tempo da equipe em campo, a redução do retrabalho e horas extras por falta de comunicação e organização nas informações e outros itens que, se calculados, se transformam em uma gestão mais previsível, o que pode gerar economia para a empresa;
Melhora na comunicação – Quem trabalha com equipe interna e externa vai perceber uma grande diferença na padronização da comunicação. Os técnicos ficarão a par do que é realmente importante e das informações que não podem faltar;
Melhora a vida útil do equipamento e ativo – Isso acontece quando o checklist se transforma numa fonte de dados e históricos, por exemplo, pontuação alcançada nos checklists durante um determinado período. Um gestor que enxerga de forma estratégica, utiliza essas informações como base para tomadas de decisões mais certeiras;
Maior segurança e comprovação de serviços – Principalmente se assinado pelo cliente ou responsável técnico, o checklist é um meio de comprovar tudo o que foi conferido, de qual maneira, quando foi realizado e quem fez as vistorias. Por tanto, para reivindicar uma anomalia no serviço fica muito mais fácil de defender seu serviço;
Promovem avanços tecnológicos na empresa – A organização e gestão de manutenção através do checklist gera um avanço nas metodologias já implantadas nas organizações e pode ser a porta de entrada para melhorias contínuas;
Satisfação do cliente – Seus clientes com certeza sentirão diferença das entregas, seja da parte de eficiência, seja nas entregas de relatórios ou até na prospecção de novos serviços e contratos. Não podemos esquecer que tudo isso gera indicações e, consequentemente, mais lucro para a sua empresa.

10 – Como apresentar um checklist para o seu cliente?

A apresentação final do checklist, também chamado de relatório técnico ou relatório fotográfico, faz toda a diferença no relacionamento e satisfação com seu cliente.

Separamos algumas dicas:

✔️Organização e clareza das informações sempre! Agrupe as questões relacionadas mais próximas. Se possível, crie um padrão de resposta para sua equipe para as perguntas abertas desta forma será mais simples de qualquer membro da equipe conseguir apresentar tudo o que foi recolhido em campo;

✔️ Aparecência conta muito durante a apresentação do seu checklist. Colocar a logomarca do cliente, personalizar as cores, deixar as questões bem formatadas e padronizadas mostra capricho e cuidado, o que agrada até mesmo aquele cliente mais exigente;

✔️Evite erros ortográficos pois além de gerar ruídos na comunicação também pega muito mal com o cliente. Esse erro geralmente acontece com checklists preenchidos manualmente, aqueles impressos em papel, mas podem ser evitados. Falaremos dos formatos mais modernos de checklists nas próximas perguntas;

✔️Anexe fotografias, gráficos e todos os itens de comprovação do serviço que puder. Durante a apresentação podem surgir dúvidas e questionamentos do seu cliente onde você precisará estar munido de provas para trazer ainda mais credibilidade às suas entregas;

✔️Seja flexível e ágil durante essas apresentações. O cliente não pode receber pessoalmente? Exporte seu relatório técnico e envie por e-mail ou mande uma foto pelo Whatsapp. Tempo é dinheiro, e quanto mais tempo seu cliente levar para receber as informações que precisa, menos satisfeito ele ficará e isso pode gerar perda de contratos, o pesadelo de qualquer prestador de serviços.

Veja esse exemplo de relatório, gerado em segundos, dentro do aplicativo Produttivo.

11 – Quais os tipos mais usados de checklist?

Verificação de etapas

É o tipo mais comum de checklist.

Geralmente utilizado para indicar de maneira clara um conjunto de etapas exigidas para o cumprimento de uma manutenção. Ele também pode e deve ser aplicado em situações críticas de tempo.

Portanto, essa é uma boa opção para usar quando a empresa precisa cumprir um prazo apertado e não quer perder a qualidade no serviço prestado.

**Afazeres (to do)**

A lista de verificação ‘’to do’’ (um verbo em inglês que traduzindo fica “fazer”) está bem ligada aos afazeres a serem cumpridos internamente pela equipe. Mas quando falamos internamente é sobre a estruturação e processos da empresa que também podem ser aplicados para a equipe externa, ok?!

É possível desenvolver esse documento para cada área da empresa, como gestores da manutenção ou direcionamento para as visitas técnicas, o que garante que os colaboradores assimilem e cumpram a inspeção desenvolvida para um determinado cliente.

Soluções de problemas

Como o nome sugere, esse checklist propõe a identificação e resolução de eventuais erros ocorridos durante os atendimentos. Esse documento é composto por um conjunto de instruções a serem seguidas diante de uma circunstância de risco.

A troca de uma determinada peça do ativo não saiu como esperada e está gerando um desgaste desnecessário? O checklist de resolução de problemas é essencial para esse caso, pois traz o respaldo que os colaboradores precisam para lidar com imprevistos.

12 – Quais os formatos mais usados de checklist?

Existem 3 formatos de checklists mais usados no mercado. São eles:

Checklist em papel – Foi o primeiro formato gerado pelos técnicos. Você já deve ter utilizado ou visto aquelas pranchetas com as folhas de preenchimento, né?! O profissional preenchia com a caneta ou lápis, gastando um bom tempo para fazer isso em cada visita.

Esse formato ainda é utilizado, mas para muitas empresas, com operações que exigem mais agilidade e padronização ele não funciona mais. Tanto pela perda e extravio de informações quanto pelo tempo levado para entregar um relatório.

Checklist em Excel – É a evolução do papel. Aqui já estamos no computador e podemos até gerar alguns gráficos, mas ainda sim exige um profissional para digitalização das informações recolhidas em campo, o que não é nada prático e seguro.

Aplicativo para checklist – O último lançamento do mercado. É a tecnologia mais avançada se tratando de listas de verificação. Surgiu para facilitar a vida do gestor e dos técnicos durante as manutenções.

Com este formato os preenchimentos são realizados em alguns cliques, as fotos tiradas diretamente do celular já são anexadas e saem automaticamente no relatório técnico final, sem precisar passar tudo para o computador, por exemplo.

Além disso, tudo fica mais organizado e bonito, no padrão da sua empresa com a logo e as cores que você quiser. E o mais importante, o tempo levado para gerar esses relatórios caem de dias ou semanas, para apenas algumas horas.

Já testou algum checklist digital? Se a resposta for não, está na hora de você experimentar essa tendência do mercado para não ficar para trás perante seus concorrentes.

13 – Como fazer checklist online?

Por falar em app de checklist, você sabe como preencher e utilizar um checklist online?

Como é um formato feito justamente para poupar tempo, alguns checklists já estão prontos para usar.

No Produttivo, são vários modelos de checklist como:

Caso nenhum desses checklists sejam o que você procura, é possível criar a sua própria lista de verificações. O teste é grátis e dura 15 dias.

14 – Quais são os 3 maiores erros na hora de montar e gerar um checklist?

🔴 1 – Falta de personalização

Citamos mais cedo sobre esse ponto, mas há um alerta sobre esse erro que ainda não falamos.

Quando você tem apenas um único checklist para atender diversos segmentos e clientes, algumas perguntas que não fazem sentido para alguns podem atrapalhar o atendimento, gerando uma perda de tempo maior que o esperado e facilitando para que erros sejam cometidos durante as inspeções.

🔴 2 – Não gerar histórico de equipamentos

Já ouviu falar em histórico de equipamentos? Ele é o documento gerado após as manutenções através da coleta de dados (informações) do ativo.

Esse histórico é uma peça fundamental para uma prestação de serviço de excelente qualidade, te ajudando a identificar o que já foi realizado em cada ativo, a periodicidade das manutenções e a sugerir novos serviços ao seu cliente.

🔴 3 – Deixar de analisar indicadores dos serviços prestados

Os indicadores de serviços prestados são uma consequência do histórico de equipamentos.

Os dados que você tiver em mãos podem se transformar em relatórios de volume de trabalho, relatórios de tempo de atendimento ou relatórios de alertas, por exemplo.

Essas atividades são mais fáceis de serem realizadas através do aplicativo de checklist.

A tecnologia transforma faz da lista de verificações um instrumento muito mais poderoso do que apenas realizar uma manutenção, ela faz com que o checklist seja uma fonte riquíssima de indicadores de melhorias para o seu serviço.

15 – Qual a chave do sucesso de um checklist eficiente e funcional?

Sabemos que para qualquer processo dentro de uma empresa as pessoas são peças chave, e neste momento não seria diferente.

O engajamento de todo o time na implementação dessa metodologia é um dos segredos do seu sucesso.

Além disso, a educação através de treinamentos e cursos são ótimos para direcionar os técnicos e gestores a aplicarem boas práticas nas rotinas de trabalho.

Também podemos contar com o compromisso das lideranças do começo ao fim das implementações destes checklists.

E por fim, reconhecer que todo novo processo requer tempo para tracionar e trazer bons resultados, mas seguindo as dicas deste artigo que você acabou de ler, com certeza, estará em um caminho certo para isso. 😉