A gestão de custos de manutenção é muito importante para a operação de toda empresa.
Os seus gastos devem ser administrados com o intuito de impedir investimentos desnecessários, além de auxiliar na redução de orçamento de manutenção, sem perder a eficiência do trabalho. O custo de manutenção está relacionado com a mão de obra, ferramentas, peças de reposição, entre outros elementos.
A partir de agora, explicaremos quais são os tipos de custos de manutenção, como calcular o custo de manutenção e como reduzi-lo no dia a dia da operação.
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Quais são os tipos de custos de manutenção?
Para entender melhor o que são custos de manutenção, é importante classificá-los da seguinte forma:
- Custos Diretos
- Custos Indiretos;
- Custos Induzidos.
Vamos explicar, resumidamente, cada um deles.
Custo Direto
Os custos diretos estão relacionados com as atividades que fazem parte do dia a dia da operação:
- Peças de reposição;
- Ferramentas;
- Mão De obra;
- Insumos;
- Serviços.
Custo Indireto
Já no custo indireto, é possível adicionar a depreciação de equipamentos:
Como se sabe, com o passar do tempo, os ativos perdem o valor naturalmente, seja pelo seu uso ou pelo desgaste dos componentes. Então, é necessário fazer manutenções para que eles voltem a funcionar corretamente.
Custo Induzido
Por fim, o custo induzido surge pelos impactos que são gerados na cadeia produtiva, como um problema no setor de manutenção.
Aqui, é possível colocar como exemplo uma equipe que teve que fazer hora extra em virtude de um problema que surgiu em um determinado equipamento.
Conhecer essa classificação é fundamental para fazer a análise corretamente. Assim, tanto a gestão financeira quanto a gestão de dados podem ser organizadas de forma clara e com eficiência.
Como calcular Custo de Manutenção?
Existem inúmeros indicadores de desempenho utilizáveis na manutenção. Eles têm propósitos variados de acordo com as metas a serem atingidas pelo seu time. Alguns deles são:
- Gastos com Manutenção em Percentual do RAV (Custo de Reposição do Ativo);
- Valor do estoque de materiais e peças de reposição de MRO (Manutenção, Reparo e Operação) expressos em percentual do RAV;
- Custo de manutenção por unidade produzida;
Por exemplo, os gastos absolutos de manutenção, convertidos em percentual do RAV, vão demonstrar em quanto tempo os ativos em serviço poderiam ser substituídos por novos.
Vamos exemplificar e calcular:
- Custo anual total de manutenção de R$ 1.000.000,00
- Valor para reposição das máquinas e equipamentos em uso de R$ 20.000.000,00.
RAV =R$ 1.000.000,00/R$ 20.000.000,00 = 0,05 * 100 = 5%.
Já o valor do inventário de materiais e peças de reposição de MRO (Manutenção, Reparo e Operações) se refere a todo o estoque das unidades fabris em avaliação.
Isso inclui o estoque em consignação e o estoque gerenciado pelo fornecedor, caso houver.
De acordo com o SMRP, nas melhores indústrias esse indicador fica abaixo de 1,5%, ou seja, o valor do estoque de materiais e peças é menor que 1,5% do Custo de Reposição do Ativo (RAV).
Por fim, o exemplo do custo do consumo energético que pode ser melhorado entre 5% a 10% dependendo do programa de manutenção adotado e das metas da empresa.
Quanto maior a participação da manutenção preventiva e preditiva, melhor a eficiência energética dos processos.
Como reduzir os custos com manutenção?
A partir de agora, mostraremos algumas dicas para que você aprenda como reduzir os custos com manutenção. Acompanhe!
Crie planos de manutenção com prioridades
Recomendamos contar com o apoio da Matriz de Criticidade e do Plano de Manutenção. Essas são ferramentas que ajudam a escolher quais são as ações de manutenção mais indicadas para a operação e suas periodicidades.
Na Matriz de Criticidade, a Curva ABC é utilizada como base, uma vez que ela consegue focar na classificação de máquinas e equipamentos conforme o impacto de falhas em vários critérios.
Imagine, por exemplo, gerador. Se ele apresenta riscos para a segurança do operador e do meio ambiente, se a produção é interrompida por completo devido a sua ausência, se a qualidade do produto final é afetada e se o custo de manutenção está dentro do orçamento, provavelmente, ele deve ser classificado como prioritário.
Após analisar os equipamentos de acordo com os critérios acima, você pode classificá-los conforme a criticidade.
- Criticidade A: indispensáveis para a operação, como no exemplo acima;
- Criticidade B: médio impacto. O problema não impacta de forma drástica a produção, a segurança e a operação;
- Criticidade C: a falha não influencia diretamente a produção.
A partir daí, você consegue trabalhar com prioridades, focando naquilo que traz não só custos de manutenção, mas que afetam negativamente a produção e a qualidade do trabalho.
E é aqui que entra o papel do Plano de Manutenção, uma planilha onde você define datas, quem irá executar a manutenção, em qual período de intervalo, etc.
Veja um exemplo abaixo:
Esse é um modelo pronto e gratuito que você pode baixar clicando aqui.
Descubra o MTBF do ativo
Uma dica interessante é fazer o cálculo do tempo médio entre as falhas, isto é: o período de tempo que houve um problema em um ativo e quando ocorrerá o próximo defeito na máquina.
É muito importante descobrir esse valor porque, quanto menos tempo um equipamento permanece em manutenção, menos problemas você terá com gargalos, furos no estoque, atrasos na entrega e desperdício de recursos.
Para fazer o cálculo do MTBF, é necessário contar com três variáveis: tempo real de disponibilidade (TD), tempo total de manutenção (TM) e P.
O TD se refere ao período em que um ativo pode operar sem reparo. Já o TM é o período em que um equipamento ficou inerte devido a manutenção e falhas. O P é o número de vezes em que um ativo não foi utilizado por causa de um reparo.
Quer entender como funciona? Veja o exemplo abaixo!
- Gerador: disponibilidade integral de 24 horas;
- Interrupções: três (uma hora, duas horas e 30 minutos (0,5 horas).
MTBF = [24 – (1 + 2 + 0,5)] / 3 = 6,8333 horas ou 410 minutos
A partir daí, você consegue desenvolver estratégias para resolver um gargalo que está ligado ao equipamento, fazendo com que o ativo fique menos tempo parado na manutenção. É mais produtividade para a sua empresa e menos custos com reparos.
Conheça o MTTR da sua equipe
O MTTR se refere ao período em que um equipamento ficou parado em manutenção.
Descobrir esse dado é fundamental para entender o quanto tempo é necessário aguardar a solução do problema. Se o período for maior que o permitido, vale, por exemplo, investir em um ativo temporário. Um bom valor de MTTR é aquele em que o número fica sempre baixo.
Nunca é demais lembrar que nem sempre o MTTR está relacionado com o MTBF, uma vez que ele utiliza apenas duas variáveis: o TM e o P.
A fórmula para descobrir o MTTR = (Tempo total de reparo) / (quantidade de falhas)
Ao utilizar o mesmo exemplo acima, é possível ter a seguinte fórmula:
MTTR = (1 + 2 + 0,5) / 3 = 1,1666 horas ou 70 minutos
O MTTR será: 0,5 horas ou 30 minutos, ou seja: período em que sua equipe deve concluir o reparo. Ele ficará ativo a cada 11,5 horas, a indisponibilidade será de 30 minutos.
Use um plano de manutenção emergencial
Trata-se de um plano em que é aplicado manutenção corretiva não planejada. Nele, a operação já tem conhecimento sobre como resolver o problema de forma mais ágil.
Ou seja: quando um equipamento tem pane elétrica, quais são as estratégias de manutenção que precisam ser executadas? Existe alguma norma de segurança que é necessário acrescentar?
Lembrando que este é um plano emergencial, que deve ser evitado através do planejamento e do investimento em manutenção preventiva sempre!
Registre as ocorrências dos equipamentos
O histórico de anomalias ajuda a entender os motivos pelos quais ocorrem as falhas e como evitá-las pelos próximos dias.
Além disso, tendo um histórico dos equipamentos os técnicos responsáveis irão entender exatamente o que já foi feito no ativo, evitando retrabalhos e ajudando nas tomadas de decisões mais assertivas.
Invista na manutenção preventiva
De acordo com a NBR 5462, a proposta da manutenção preventiva é atuar com prevenção para impedir anomalias nos ativos, além de evitar manutenções que não estavam agendadas e acidentes na rotina de trabalho.
A manutenção preventiva é planejada para determinados períodos, sendo mais econômica que o custo da manutenção corretiva.
No segundo caso, o prejuízo é maior, pois o ativo permanece inerte por mais tempo, além disso, o reparo é mais lento se for comparado com outros tipos de manutenção.
Use a tecnologia a seu favor
Ferramentas, como o aplicativo do Produttivo, podem influenciar no aumento de agilidade, menos retrabalho e até em novas oportunidades de negócio para a sua empresa.
A tecnologia permite acompanhar a performance da sua equipe em tempo real.
Você utiliza dados e análises mais completas, que ajudam a administrar os custos de manutenção.
Ao todo são 8 gráficos de desempenho que auxiliam no controle de toda a operação.
Veja alguns exemplos:
Relatório de preenchimentos realizados
Aqui fica todo o seu histórico de serviços e todos os relatórios gerados por sua equipe. Você pode filtrar por cliente, responsável técnico, data, tipo de serviço e várias outras informações. Você encontra facilmente e em poucos cliques qualquer informação que desejar.
Relatório de alertas
Os alertas representam problemas ou pontos de atenção que foram identificados durante as inspeções e serviços realizados pela equipe em campo. Como você vê na imagem acima, os gráficos apresentam os alertas mais recentes e os mais frequentes, em uma visualização simples de entender e super organizada.
A partir deles você pode mapear planos de ação e até já deixar alguns serviços agendados.
Relatório de volume de trabalho
Um importante indicador para as empresas é a quantidade de trabalhos realizados. Com esse indicador você consegue:
- Mensurar a produtividade;
- Mensurar o crescimento da empresa;
- Identificar a necessidade da contratação de mais colaboradores, ferramentas ou softwares para atender o crescimento da demanda.
Além de agrupar por mês o colaborador, também é possível filtrar por locais/recursos, formulário e data, permitindo fazer diversas análises, como o cliente que esta demanda mais trabalho, qual serviço está sendo mais recorrente e por quem, possíveis quedas em demandas específicas e vários outros.
Relatório de tempo de atendimento
O tempo de atendimento é uma métrica crucial para manter qualidade dos serviços prestados e implica diretamente na satisfação dos clientes. Tendo esse indicador é possível:
- Manter a qualidade e rapidez dos atendimentos;
- Monitorar SLAs;
- Mensurar a produtividade;
- Identificar gargalos no processo.
Indicadores de Inspeção
Com esses indicadores você tem um panorama completo de como estão seus ativos. Como ilustrado na imagem acima, cada barra representa a pontuação atingida na aplicação dos checklists de inspeção e auditoria.
Os gráficos podem ser visualizados em 4 tipos de agrupamentos:
- Agrupado por Local/Recurso;
- Agrupado por Atividade;
- Agrupado por Seção;
- Agrupado por Outros Critérios.
Graças a essa ferramenta, é possível acompanhar as atividades e o desempenho da equipe de maneira simples; programar suas atividades recorrentes e criar um plano de ação para corrigir algum problema a partir do alerta.
A partir desses dados e recursos, o gestor consegue definir indicadores de desempenho (KPIs) para descobrir se a sua equipe de manutenção está fazendo um trabalho eficiente e quais são os pontos que precisam de ajustes.
Tudo isso garante agilidade, padronização e confiabilidade para toda a operação.
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