Para serviços de manutenção em campo, organizar um cronograma de visitas ajuda no aproveitamento, organização e produtividade do técnico. Veja como fazer!
Se sua empresa ainda não usa um cronograma de visitas, que tal conhecer mais sobre essa ferramenta para agilizar e organizar a execução dos serviços?
O cronograma, ou calendário de visitas, ajuda a otimizar o tempo do técnico, fideliza seu relacionamento com o cliente e ainda contribui para a organização geral da empresa.
A seguir, vamos entender melhor como usar esse tipo de ferramenta e também como organizar o cronograma de maneira eficiente para todas as partes. Continue lendo o artigo!
Veja também: Como funciona um sistema para visita técnica?
O que é cronograma de visitas técnicas
O cronograma de visitas técnicas é um calendário que organiza todos os chamados a serem atendidos pela empresa. Ele deve conter todas as atividades programadas dentro de um prazo que faça sentido para cada um, e também levar em consideração a disponibilidade do técnico e do cliente.
Embora seu uso seja intuitivo, o cronograma necessita de atenção para que ele não seja apenas um lembrete das atividades, mas também uma ferramenta para organização e gestão do tempo da equipe.
Veja algumas atividades que podem ficar mais fáceis com o uso do calendário:
- Avaliação para elaboração de orçamento;
- Manutenção preventiva;
- Manutenção preditiva;
- Manutenção corretiva curativa.
Alguns benefícios do cronograma de visitas técnicas são:
Otimização do tempo do técnico
Quando as visitas são devidamente organizadas (falaremos sobre isso mais adiante), é possível reduzir o tempo gasto com locomoção do profissional encarregado, e até incluir mais visitas no calendário.
Satisfação do cliente
Ao levar em conta a disponibilidade do cliente, a empresa demonstra respeito pelo seu tempo e ainda evita atrasos e esperas desnecessárias causadas por falta de organização.
Leia também: Pesquisa de Satisfação: o que é, como fazer e modelos para baixar
Gerenciamento de riscos
Organizando sua agenda de visitas, você também pode elaborar um calendário para fazer manutenções preventivas ou preditivas, evitando futuros danos ao equipamento e reduzindo a necessidade de manutenção corretiva emergencial.
Como montar um cronograma de visitas a clientes
Antes de elaborar o calendário de visitas técnicas, é preciso levar alguns pontos em consideração. O principal objetivo do cronograma de visitas a clientes é otimizar o tempo gasto de maneira efetiva, por isso considere:
Objetivo da visita
Alguns chamados demandam mais tempo que outros, por isso considere o tempo médio estimado para cada visita e organize o calendário do técnico.
Procure agendar visitas com o mesmo objetivo no mesmo dia ou em horários próximos. Assim o profissional leva apenas os documentos e equipamentos necessários para aquele tipo de chamado, e o gestor consegue estimar melhor o tempo médio gasto em cada um, evitando atrasos no cronograma.
Localização
Esse é o ponto mais importante para quem atende chamados externos. Não faz sentido agendar a primeira visita do dia em uma região da cidade e a seguinte, do lado oposto; isso adiciona custos de transporte, eleva o tempo gasto com deslocamento e aumenta o risco de atrasos.
Se possível, agende os atendimentos em regiões próximas no mesmo dia e em horários seguidos. Caso sua empresa trabalhe com solicitações emergenciais, avalie a possibilidade de designar um técnico para cada área da cidade.
Frequência
Alguns ativos ou equipamentos demandam manutenções agendadas com frequência pré-determinada, facilitando seu encaixe na agenda. Caso isso se aplique à sua empresa, você pode se organizar com antecedência para que os serviços da mesma categoria ou em locais próximos sejam agendados no mesmo dia ou turno.
Além disso, como essas visitas normalmente não são emergenciais, há mais espaço para flexibilizar datas e horários.
Tendo esses fatores em vista, chegou a hora de montar o cronograma de visitas. Considere quais são os pontos mais importantes para você (os técnicos podem ajudar a decidir o que é prioridade) como ponto de partida.
Você pode usar um calendário, um documento tipo Excel ou até um software digital para fazer a montagem. Seu cronograma deve ter um aspecto assim:
| Segunda | Terça | Quarta | Quinta | Sexta | Sábado | |
| 08:00 a 10:00 | Orçamento Sul | Manutenção Norte | Instalação Oeste | Instalação Leste | Manutenção Sul | |
| 10:00 a 12:00 | Orçamento Sul | Manutenção Leste | Orçamento Norte | Orçamento Oeste | Manutenção Leste | Instalação Sul |
| 12:00 a 14:00 | Almoço | |||||
| 14:00 a 16:00 | Instalação Sul | Orçamento Leste | Instalação Centro | Orçamento Oeste | ||
| 16:00 a 18:00 | Manutenção Leste | Manutenção Centro | Instalação Oeste | Manutenção Oeste |
Nesse modelo de cronograma, preferimos separar os serviços primeiro por localização (note como a mesma região tem atendimentos em sequência) e depois por objetivo da visita. Nem sempre isso será possível, já que dependemos da disponibilidade do cliente, mas controlar ao menos parte do cronograma já facilitará sua rotina.
Seu cronograma deve conter os dias da semana que sua empresa atende, e janelas de horário que façam sentido para os seus chamados. Se necessário, crie intervalos menores ou maiores e adapte o calendário conforme preferir.
Lembre-se que você pode e deve alterar esse modelo para que ele faça sentido para o seu negócio, combinando as prioridades como quiser.
Cronograma de visitas: dicas
Para te ajudar na organização do seu cronograma de visitas, separamos algumas dicas valiosas para o seu negócio:
Deixe espaços livres
Se você trabalha com atendimentos não planejados, deixe um espaço na agenda para esses casos. Para evitar tempo ocioso, deixe uma margem extra de tempo no intervalo estimado, assim é possível fazer encaixes ou adiantar o próximo serviço caso o anterior seja encerrado antes do previsto.
Confirme a visita
Se a visita técnica foi agendada com antecedência (ou seja, não foi emergencial) retorme para o seu cliente para lembrá-lo do compromisso. Assim você evita que o técnico faça uma viagem desnecessária caso o cliente tenha esquecido, e ainda pode encaixar outros atendimentos naquele horário.
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