Cronograma de manutenção: o que é e como fazer? + Modelo

Crie o seu cronograma de manutenção de forma descomplicada. Veja o material e as dicas que preparamos!

O cronograma de manutenção é indicado para as empresas que visam a melhoria contínua dos serviços, aumentando assim a vida útil dos equipamentos inspecionados. 

Com isso, é possível evitar retrabalho, desperdícios de tempo e material, além das paradas indesejadas que causam muitos prejuízos.

Neste texto, vamos mostrar de que forma o cronograma de manutenção pode auxiliar a sua empresa no dia a dia.

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O que é cronograma de manutenção? 

O cronograma de manutenção é um tipo de planejamento

Nele, são adicionados todos os dados que ajudam nas  inspeções, limpezas, execução dos reparos e outros serviços para que as manutenções sejam entregues da melhor forma possível.

É importante deixar claro que o documento pode ser modificado conforme o modelo de operação e os processos de cada segmento.

No entanto, cada cronograma precisa seguir uma estrutura básica:

  • Mapeamento de serviços e manutenções que devem ser realizados para cada equipamento, ativo ou local;
  • Periodicidade em que esses serviços devem acontecer (diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral e por aí vai);
  • Descrição da atividade que será executada;
  • Assinatura dos responsáveis técnicos. 
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Além de planejar o que deve ser realizado, é importante que você também tenha processos que acompanhem e controlem seu cronograma, com:

  • Previsão do tempo que será necessário para concluir a demanda; 
  • Materiais e peças necessários;
  • Situação atual do serviço: planejado, em execução ou finalizado;
  • Checklist para controle e comprovação das tarefas.

Com o cronograma de manutenção, você tem maior organização e controle das rotinas de manutenção e serviços, facilitando a gestão dos equipamentos e também das atividades da equipe.

Sem dúvidas, é essencial para a gestão de manutenção

Cronograma de Manutenção

Modelo de cronograma de manutenção para baixar gratuitamente aqui

Como fazer um cronograma de manutenção? 

Como já abordamos neste conteúdo, cada negócio tem as suas particularidades. No entanto, existem alguns itens que precisam ser adicionados para que o documento consiga cumprir com o seu objetivo.

Mapeie todos os equipamentos 

O primeiro passo é registrar todos os equipamentos que precisam passar por manutenção. 

Quanto mais informações o técnico estiver em mãos, mais ágil e correta será a inspeção realizada. Veja quais são necessárias:

  • Identificação única do equipamento;
  • Fabricante;
  • Modelo;
  • Especificação;
  • Local.
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Defina prioridades 

Esse item é fundamental para o cronograma de manutenção pois ele é o norte de “por onde começar”.

Aqui precisamos identificar quais ativos necessitam de maiores reparos ou inspeções com maior frequência, etc.

Para ajudá-lo a definir quais são os itens prioritários, vale a pena fazer algumas reflexões, como:

  • Quais são os equipamentos mais críticos para a operação? 
  • Quais equipamentos têm apresentado mais falhas ao longo do tempo?

A partir daí, será mais fácil entender quais são os itens que precisam ter atenção redobrada da equipe. 

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Estabeleça periodicidade 

A periodicidade é principalmente definida dentro das  manutenções preventivas, corretivas planejadas e inspeções.

Isso porque a periodicidade é o tempo definido entre um serviço e outro, o que depende muito do estado de conservação do equipamento, o nível de criticidade (importância), recomendações do fabricante etc.

Ao analisarmos as condições do equipamento, vamos entender quais requerem um número de  manutenções mais frequentes, enquanto outras necessitam de um espaçamento maior de tempo.

A intensidade do uso também precisa ser levada em consideração. Afinal, os equipamentos que são mais utilizados sofrem desgastes com mais frequência.

É importante ainda verificar os desgastes das peças. Os modelos mais sensíveis necessitam de mais manutenção.

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Adicione os horários 

Na hora de construir o cronograma de manutenção preventiva, é fundamental adicionar os horários que serão feitas as análises e verificação de cada item. 

Os períodos mais indicados são aqueles fora do expediente ou que a demanda está baixa. Assim, é possível reduzir os prejuízos e a interrupção do trabalho.

Defina os profissionais responsáveis pelas tarefas

Escolha os profissionais que serão responsáveis por cada área. Dessa forma, em caso de problemas, os gestores já saberão quem procurar.

Além disso, dentro da equipe sempre há alguém especializado em determinada atividade, e essa escolha acaba sendo mais assertiva nesse quesito também.

Aqui as ordens de serviço podem te ajudar e guiar a comprovação do trabalho.

Acrescente dados importantes 

Para manter o controle do sistema ocorrido, é fundamental adicionar dados que são considerados importantes.

Quer um exemplo?

Você identificou um desgaste frequente de uma peça, que não é comum. Então, pode-se concluir que o colaborador não está utilizando o equipamento de forma adequada ou se será necessário substituir o maquinário por um novo modelo.

Um bom documento é aquele que contém as seguintes informações.

  • Data de manutenção e previsão da próxima data para manutenção;
  • Horário executado; 
  • Colaborador responsável;
  • Peças utilizadas;
  • Gastos no processo de manutenção;
  • Problemas identificados na máquina;
  • Informações relacionadas à produtividade tanto antes quanto após os reparos. 

Leia também: Controle de equipamentos: 8 dicas para fazer o seu

Como acompanhar e controlar o cronograma de manutenção?

Depois de criar o seu cronograma de manutenção chega o momento de acompanhar e controlar tudo o que será realizado. 

Fique atento às datas da execução dos serviços 

O cronograma vai te dar uma visão geral dos dias e horários reservados para as visitas, por exemplo. Mas além de apenas preencher essas datas, é fundamental acompanhar tudo de perto.

Uma visita precisou ser remarcada? Como realocar sem impactar as outras demandas ou a agenda do técnico disponível?

Lembre-se de que imprevistos acontecem e de que a repriorização de alguns itens precisam ser constantemente consideradas.

Use Ordens de Serviço e Checklists como principais aliados do seu cronograma de manutenção

Sabe a OS que o técnico preenche no papel (ou, de maneira mais tecnológica, em aplicativos como o Produttivo durante as inspeções? 

Ali ele descreve o estado de conservação dos equipamentos, o que foi feito durante o serviço (se foi trocada alguma peça, por exemplo), deixa observações para outros profissionais e recolhe a assinatura do cliente.

O checklist é a mesma coisa, podendo ser preenchido com conformidades e não conformidades, sendo o norte para o técnico, para o gestor e também para o cliente entenderem tudo o que foi checado.

Além de uma fonte riquíssima de informações, esses documentos são a comprovação da qualidade e agilidade do seu trabalho.

Veja um exemplo de checklist de manutenção gerado no sistema do Produttivo abaixo:

Use o modelo digital de checklist de manutenção preventiva no sistema do Produttivo

Informações e dados precisam ser analisados e apresentados

Aqui entra principalmente a função da Ordem de Serviço e do Checklist para a coleta e o acompanhamento das informações por parte da gestão do serviço.

Os relatórios gerados por esses documentos são fontes preciosas de dados como:

  • Tempo médio de atendimento;
  • Volume de trabalho;
  • Indicadores dos equipamentos;
  • Entre outros.

Manualmente, extrair esses dados e indicadores pode ser uma tarefa complicada e demorada, mas com a ajuda da tecnologia, como o Produttivo que citamos anteriormente, é possível ter tudo isso em segundos, já com gráficos e alertas de pontuação.

Veja este exemplo de um Relatório de Volume de Trabalho gerado no software Produttivo

Relatório de Volume de Trabalho

Os planos de ação feitos a partir dessas informações são muito mais precisos, pois com eles você pode avaliar soluções, novas contratações (caso necessário), além de impressionar o seu cliente com a organização e a confiabilidade necessárias.

Imagine você apresentando os números, argumentando seus pontos com embasamento e até sugerindo novos serviços com esse relatório em mãos, as chances de você fechar novos negócios ou ser indicado são enormes.

O mercado procura por profissionais que estão cada vez mais envolvidos com dados e informação!

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Quais são os benefícios do cronograma de manutenção? 

Ao desenvolver um planejamento eficiente, os processos da empresa começam a funcionar corretamente. O mais interessante é que todos os setores ganham com essa metodologia. 

  • Evita problemas; 
  • Otimiza a durabilidade das máquinas; 
  • Ajuda a entender quem são os responsáveis pela execução das tarefas;
  • Garante mais confiabilidade. 

Uma dica interessante é compartilhar o cronograma de manutenção com todas as pessoas que estão envolvidas no processo. 

Isso pode ser feito de forma online ou colocando em pontos estratégicos da empresa. 

“O problema nunca é a falta de tempo, e sim de organização.” – Franco Mathson.

Cronograma de manutenção preventiva Excel

Após descobrir os principais detalhes sobre o cronograma de manutenção, conheça o kit de plano de manutenção.

Aqui, você tem acesso ao manual estratégico de como utilizar o plano de manutenção preventiva de um jeito prático e eficiente. 

Assista abaixo: plano de manutenção na prática – passo a passo 

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