Controle de ordem de serviço

Controle de ordem de serviço: como fazer em 5 passos

O controle de ordem de serviço é uma ferramenta poderosa de gestão, porque permite acompanhar o andamento das etapas de realização de um serviço, resgatar históricos de dados e melhorar estratégias. 

Neste artigo você aprende como realizar um controle de ordem de serviço eficiente, como a tecnologia pode otimizar ainda mais esse acompanhamento e ainda tem acesso a uma planilha de controle para baixar gratuitamente. 

Veja também: Modelo de ordem de serviço digital

O que é ordem de serviço?

Ordem de serviço (OS) é um documento que reúne informações e orientações que guiam o planejamento e a execução de um serviço, formalizando o trabalho a ser realizado e servindo como um instrumento de comunicação entre gestores e equipes de campo. 

A OS pode ser criada a partir de uma solicitação de serviço feita por algum cliente ou pela determinação de um contrato de prestação de serviço, muito comum no caso de atividades recorrentes, como é o caso das manutenções, que acontecem periodicamente conforme estabelecido pelos cronogramas de manutenção.

Na ordem de serviço devem estar descritas informações sobre o serviço prestado; cliente; data e hora de realização; materiais, ferramentas e equipamentos utilizados; identificação dos responsáveis pela execução do trabalho e custos envolvidos. 

Ou seja, através da ordem de serviço os setores conseguem acompanhar as demandas de forma mais rápida e organizada.

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Para que serve a ordem de serviço?

O objetivo da ordem de serviço é organizar o fluxo de atividades (que podem ser tanto externas quanto internas), além de ser uma fonte riquíssima de comprovação de tudo o que foi realizado durante a execução do serviço.

Também são funções da OS: 

  • Padronizar e formalizar as solicitações de serviços; 
  • Orientar a execução das atividades
  • Melhorar a comunicação e a troca de informações sobre os serviços entre gestores e equipe técnica; 
  • Ter controle sobre a realização dos serviços; 
  • Servir como histórico de dados; 
  • Acompanhar a produtividade da equipe técnica;
  • Controlar materiais utilizados na prestação do serviço
  • Orientar os colaboradores para evitar acidentes de trabalho; 
  • Organizar as demandas de serviço conforme a capacidade produtiva da equipe;
  • Garantir o cumprimento de prazos. 

Veja também: Sistema de ordem de serviço: o que é e como usar

Como fazer o controle de ordem de serviço?

O controle de ordem de serviço fica mais fácil quando todas as informações são detalhadas na OS, desde pedidos novos, requisição de materiais e peças, até atualização de atividades. Tudo deve estar muito bem documentado. 

É importante ressaltar que os tipos de OS podem variar de acordo com o ramo e os serviços prestados pela empresa. Logo, cada OS deverá ter o seu formato, incluindo as informações que são mais relevantes para cada segmento. 

Abaixo separamos o passo a passo para que você comece a realizar hoje mesmo o controle das suas OS, com base em informações que não podem faltar, independente do tipo de serviço que você preste: 

1. Padronize a estrutura da OS

Comece o controle de ordem de serviço, criando um documento padronizado, que siga uma lógica na distribuição das questões. 

Crie modelos padrões para cada tipo de OS que você precisa emitir. Na estruturação, não se esqueça de considerar a apresentação das seguintes informações: 

  • Cabeçalho com dados da empresa, do cliente e do local de realização do serviço;
  • Número da ordem de serviço; 
  • Listagem dos serviços prestados e materiais utilizados com os respectivos preços; 
  • Observações para diagnóstico das ações realizadas durante o serviço;
  • Soluções aplicadas;
  • Recomendações;
  • Data de solicitação do serviço;
  • Data de realização do serviço;
  • Custos totais do serviço; 
  • Assinatura do cliente e do responsável pelo serviço. 

Caso a OS seja uma ordem de serviço de segurança do trabalho, certifique-se de incluir informações adicionais: 

  • Grau de risco das atividades a serem desenvolvidas; 
  • EPIs obrigatórios para a realização do serviço; 
  • Medidas preventivas adotadas pela empresa conforme as normas de segurança do trabalho;
  • Informações sobre treinamentos e habilidades necessárias para realização dos serviços; 
  • Procedimentos a serem adotados em casos de acidente de trabalho.
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2. Tenha atenção ao gerar a ordem

Erros por falta de atenção são muito comuns e podem ser extremamente prejudiciais para empresas de qualquer segmento.

Por isso, a pessoa responsável pelo preenchimento da ordem de serviço deve entender sobre a tarefa e deixar claro todas as possíveis falhas que podem acontecer, além de observações para que o time e o gestor fiquem por dentro do que foi efetuado.

Leia também: [Download] Planilha ordem de serviço

3. Mantenha um controle dos prazos

A OS é um norte para averiguar a disponibilidade dos técnicos, dos dias e horários para encaixe de visitas; criar rotas de visitas externas, entre outras informações importantes.

Tendo toda essa organização, a partir da OS, é muito mais fácil ter o controle dos prazos, previsões de atrasos e, assim, manter o time e o cliente a par de tudo o que está acontecendo.

Além disso, ao estipular prazos para a realização de um serviço, é possível avaliar a atuação da equipe através dos dados coletados, o que auxilia a tomada de decisão das lideranças. 

O preço de um serviço, por exemplo, pode ser determinado de acordo com o tempo que a equipe leva para realizá-lo. 

Leia também: Ordem de serviço NR 1: Como fazer e modelos para usar

4. Planeje as ações

Organizar as ações que serão realizadas, seja dia a dia ou semanalmente, trazem mais eficiência e autonomia para os colaboradores.

Planejamento sempre será a alma de um bom negócio, pois evita falhas, paradas, atrasos e prejuízos inesperados. 

Fazer o controle de ordem de serviço já é um planejamento e mostra que você está no caminho certo! 

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5. Use um sistema de controle de ordem de serviço 

Quanto mais automatizadas suas tarefas forem, melhor será para a sua empresa e para o time. Isso porque os softwares, como o Produttivo, tornam as tarefas mais fáceis e administram os dados com precisão, pois diminuem o erro humano ocasionado pelo preenchimento manual.

Sabe a burocracia de preencher a mão, passar os dados para o computador e só depois de tudo isso entregar o relatório para o cliente? Com um aplicativo essa demora não existe mais, porque os preenchimentos são automáticos, o acompanhamento é feito em tempo real e os relatórios personalizados saem no mesmo instante, podendo ser enviados por WhatsApp ou e-mail. 

Vale a pena testar na prática essa tecnologia.

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Controle de ordem de serviço excel

O controle de ordem de serviço em Excel é muito utilizado para controlar atrasos, ver o status de cada ordem de serviço e o tempo de atendimento. 

Abaixo separamos uma planilha criada pelo Produttivo que reúne sete modelos de ordem de serviço, que podem ser baixados gratuitamente. Confira: 

Planilha Controle de ordem de serviço

A planilha controle ordem de serviço criada pelo Produttivo oferece um Kit Ordem de Serviço completo com 7 opções de modelos grátis para usar como Excel ou imprimir, e uma planilha de controle com dois tipos de gráficos diferentes. 

Nesse kit você encontra: 

  • 1 modelo de ordem de serviço em Word;
  • 3 modelos de ordem de serviço com foto e checklist;
  • 2 modelos em Excel com opções de foto, checklist e pontuação;
  • 1 planilha com status e indicadores de atendimentos.
Kit Ordem de Serviço para baixar gratuitamente

Veja mais sobre os modelos através desse vídeo que preparamos com dicas especiais para você realizar o controle de ordem de serviço de forma eficiente e estratégica: 

Como funciona um sistema de controle de ordem de serviço? 

O sistema de controle de ordem de serviço digitaliza e automatiza os processos de produção e gestão da ordem de serviço

Nele é possível não só criar OS personalizadas, como monitorar indicadores de operação que o próprio sistema capta através dos preenchimentos realizados, como volume de trabalho, tempo de atendimento e não conformidades mais recorrentes. 

Através de softwares, o controle de ordem de serviço fica muito mais completo e prático, afinal os dados são coletados e armazenados sozinhos e o gestor só precisa se preocupar em analisar as informações apresentadas. 

No aplicativo de controle de ordem de serviço do Produttivo, por exemplo, o acompanhamento de OS funciona dessa forma: 

  1. Você pode criar uma OS do zero ou usar um modelo pronto. É possível personalizar com logo e cores da empresa e usar mais de 13 opções de campo de resposta, como texto, seleção múltipla ou única, foto e assinatura; 
  2. Os clientes, locais e ativos podem ser cadastrados no software para que o técnico não precise preencher essas informações manualmente na hora do serviço;
  3. O agendamento da OS pode ser feito de forma manual ou automática, como em casos de serviços recorrentes;
  4. Após o agendamento, a OS aparece no aplicativo do técnico automaticamente, aí é só abrir a ordem de serviço e começar o preenchimento do formulário em campo. Isso pode ser feito de também no modo offline;
  5. Ao final do preenchimento, a OS é gerada automaticamente, em segundos, em PDF ou Excel no padrão da sua empresa, com a logo e as cores personalizadas;
  6. Pronto! Agora é só enviar para o email ou WhatsApp do seu cliente. 

Veja um exemplo de modelo de ordem de serviço gerado automaticamente pelo Produttivo.  Veja como com um sistema de gestão de ordem de serviço é fácil preencher e gerar OS’s completas em poucos cliques: 

Que tal experimentar grátis agora mesmo? Teste grátis e veja como é fácil! 

Controle de Ordem de Serviço por aplicativo

Software para controle de ordem de serviço: principais funcionalidades

Veja algumas das funcionalidades do software para controle de ordem de serviço do Produttivo:

  • QR Code para identificação dos equipamentos e preenchimentos automáticos;
  • Fotos para comprovação dos serviços; 
  • Registro de localização GPS e horário de entrada e saída da OS;
  • Checklists de conformidade e não conformidade;
  • Assinaturas digitais;
  • Relatórios de serviços personalizados;
  • Agendamento automático de OS de manutenção preventiva;
  • Página de abertura de chamados;
  • Acompanhamento do status de realização do serviço via WhatsApp para os clientes;
  • Histórico de indicadores de serviços e tempo de atendimento. 

Leia também: Ordem de serviço eletricista: como fazer e modelos prontos

Por que utilizar um programa de controle de ordem de serviço? 

Entre os benefícios garantidos com o uso de sistemas de controle de ordem de serviço, como o aplicativo Produttivo, estão:

  • Gerenciamento eficiente: mais controle da operação de ponta a ponta, com uma melhor organização das informações e das equipes;
  • Fim do retrabalho e erros humanos: preenchimentos automáticos, sem perda de informações ou erros comuns ao preenchimento manual. Formatação das ordens de serviço em poucos cliques, fácil e rápido de fazer;
  • Padronização e confiabilidade: os dados são salvos em nuvem e você pode replicar as OS’s quando quiser;
  • Presença digital: preenchimento feito pelo celular e com funcionamento offline. Seu cliente vai se impressionar! 
  • Design customizável: mostre ao seu cliente a autoridade da sua empresa. Sua marca estará em todos os relatórios, e você ainda pode personalizar para cada cliente também. É satisfação garantida! 
  • Eficiência na comunicação com o cliente: Envio automático de notificações por WhatsApp para os clientes com o andamento das atividades; 

É muito mais fácil garantir um bom fluxo de trabalho quando as ações são planejadas, não é mesmo? Por isso, com o software para controle de ordem de serviço diga adeus a problemas como: 

  • Esquecimento da ordem de serviço ou perda de documentos; 
  • Perda de tempo repassando informações para o computador; 
  • Atrasos na entrega para o cliente; 
  • Rasuras ou falta de legibilidade; 
  • Dificuldade em buscar históricos e tirar dados; 
  • Falta de controle e organização. 
Controle de Ordem de Serviço por aplicativo

Qual a importância de realizar um bom controle de ordem de serviço?

Não basta ter um modelo de ordem de serviço, para melhorar os resultados da empresa é preciso ter um controle eficiente que garanta que os serviços executados saíram conforme o planejado. 

Para isso, muito mais do que emitir uma OS, é preciso acompanhar o que os indicadores dizem, só assim a empresa conseguirá ter maior controle de custos, diminuir a quantidade de ajustes e retrabalho e monitorar os prazos de entrega e de tempo de atendimento. 

Ao implementar um bom processo de controle de ordem de serviço as empresas podem se beneficiar sabendo: 

  • A quantidade de OS abertas no backlog;
  • Quais técnicos são responsáveis por cada OS;
  • Quais técnicos estão em operação e o volume de trabalho;
  • O tempo de atendimento de acordo com cada serviço;
  • Os custos envolvidos com determinado serviço;
  • Como está o cumprimento dos prazos de entrega;
  • Principais não conformidades e como tratá-las para que não ocorram mais.

Leia também: Ordem de serviço online: como funciona e como emitir

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Se você procura um sistema para controle de ordem de serviço fácil e versátil, o Produttivo é a solução ideal. No sistema, além de criar OS personalizadas, você consegue acompanhar os principais indicadores de operação. 

Teste na prática e veja como os resultados podem se transformar ao ter pleno controle sobre os serviços que realiza. 

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