Um bom orçamento de serviço atua como uma proposta comercial, informando preços e também permitindo o acompanhamento do trabalho realizado. Veja como fazer!
Diferente do orçamento de produtos, que informa o preço dos itens à venda, um orçamento de serviços oficializa as tarefas a serem realizadas. Nele é possível incluir o valor a ser pago pelo serviço, mas também mais detalhes sobre o trabalho para que tanto o cliente quanto os colaboradores entendam o que esse documento contempla.
Um bom orçamento de serviço vai servir também como histórico para o cliente, trazendo mais credibilidade para a empresa. Um exemplo: após a realização do serviço, seja ele um reparo ou uma instalação, o cliente pode assinar o orçamento, reconhecendo que aquela tarefa foi executada.
Conheça mais sobre orçamentos de serviços e veja como fazer um para sua empresa!
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O que é um orçamento de serviço?
O orçamento de serviço é um documento emitido pela empresa ao cliente, detalhando quais são os serviços prestados (manutenção, instalação, entre outros), o preço a ser cobrado e outras informações importantes para a realização daquele trabalho.
Como cada empresa trabalha de um jeito, esse material organiza os dados de maneira clara e padronizada para todos os colaboradores, evitando mal-entendidos. Além disso, também permite que o cliente entenda com facilidade o que será feito e o preço a ser pago.
Você pode fazer o orçamento no modelo de checklist, listando os serviços disponíveis, ou ainda elaborar um modelo mais formal, que vai facilitar ainda mais o processo e trazer credibilidade para sua empresa.
O que não pode faltar em um orçamento de serviço
Vamos ver alguns tópicos indispensáveis para um bom orçamento:
- Nome da empresa: prefira o nome fantasia, ou seja, aquele pelo qual sua empresa é conhecida pelos clientes;
- CNPJ: para evitar confusão com outras empresas de nome parecido, não se esqueça de incluir o CNPJ, que é um número único;
- Contato: pode ser o telefone ou e-mail para o consumidor entrar em contato. Se possível, coloque ambas as informações;
- Nome do cliente: aqui pode ser uma pessoa física ou jurídica que será responsável por acompanhar o serviço. Se os dados forem PJ, inclua também o nome da pessoa de contato;
- Contato do cliente: aqui vai o telefone ou e-mail (ou ambos) do cliente. Para um prestar um serviço ainda melhor, peça ao cliente o contato direto da pessoa que vai lidar com o orçamento;
- Endereço do cliente: essa informação é essencial para que o técnico se dirija ao local certo, nos casos de atendimentos externos. Peça ao cliente que forneça a informação mais completa possível, com número, complemento, sala e o que mais for necessário;
- Serviço: aqui o técnico vai detalhar o que precisa ser feito. Não basta colocar apenas ‘manutenção’; oriente sua equipe a escrever exatamente qual é a manutenção a ser realizada, como ‘troca do termostato’. Pode ser necessárias várias ações em um mesmo orçamento, então certifique-se de que haja linhas suficientes para cada uma das atividades relacionadas àquele chamado;
- Preço do serviço: essa é a quantia a ser paga pela empresa, levando em consideração o trabalho do técnico, custos com deslocamento, entre outros gastos. Portanto, deve ser o preço total daquele serviço. Caso haja mais de um serviço para executar, coloque o preço de cada um deles separadamente;
- Peças trocadas: muitas empresas se responsabilizam pela compra da peça, além do serviço em si. Portanto, descreva com precisão quais as peças que deverão ser trocadas, incluindo modelo e marca. Se seu orçamento não incluir substituição de peças, pode deixar esse campo em branco;
- Data: a data, com dia, mês e ano, é uma garantia tanto para você quanto para seu cliente, de que aquelas informações estão atualizadas;
- Prazo: junto ao campo da data, inclua também o prazo para o qual aquele orçamento é válido;
- Observações: use esse espaço para colocar quaisquer outras informações relevantes para o seu orçamento;
- Assinaturas: esse é um campo imprescindível para sua empresa e seus clientes, porque é um reconhecimento de todas as partes de que aquela informação está correta e foi aceita. Instrua colaboradores e clientes a assinar o orçamento para evitar dor de cabeça depois.
Após a elaboração do orçamento, você também pode inserir a data em que a visita será feita e o horário combinado. Orçamento pronto? Faça pelo duas cópias, sendo uma para sua empresa e outra para seu cliente.
Quais empresas devem usar o orçamento de serviço?
Um orçamento de serviço pode ser uma ferramenta útil para diversos segmentos que trabalham com manutenção e instalação, como:
- Empresas de climatização (refrigeração ou aquecimento);
- Manutenção predial;
- Frota e logística;
- Construção civil;
- Indústria e comércio.
Mesmo que sua empresa atue em outro setor, pode ser que o orçamento faça parte da sua rotina. Que tal considerar implantar orçamentos de maneira formal?
Como fazer um orçamento digital
Você pode fazer seu orçamento de serviço em papel ou no Word, mas saiba que também é possível elaborar orçamentos de maneira digital em aplicativos como o Produttivo. Veja um modelo pronto que você pode testar gratuitamente aqui.
Na versão digital, você pode preencher os mesmos campos que sugerimos para um orçamento de serviço em Word ou papel, e ainda incluir fotos e até mesmo a logomarca da sua empresa.
Outro benefício é o preenchimento automático dos dados da sua empresa. Terminou de preencher seu orçamento? Agora é só enviar para o cliente e pronto! Nada de pilhas de papel.
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