Além do uso dos equipamentos de proteção, é interessante para a empresa que haja o acompanhamento por meio de uma ficha de EPI. Esse documento auxilia no controle e é uma garantia para todas as partes envolvidas.
De acordo com a Norma Regulamentadora Nº 6 (NR-6) do Governo Federal, a empresa deve obrigatoriamente fornecer os EPIs necessários aos seus colaboradores. Também é sua responsabilidade garantir seu uso correto pelos funcionários.
A seguir, veremos mais detalhes sobre essa norma e tudo que você precisa saber sobre a ficha de controle de EPI.
Veja também: Checklist de EPI digital no aplicativo
O que é EPI?
EPI é a sigla para equipamentos de proteção individual. São dispositivos disponibilizados para os profissionais de modo a minimizar riscos à sua segurança no trabalho.
Alguns exemplos de EPI são:
- Capacete;
- Óculos;
- Máscara;
- Protetor auricular;
- Avental;
- Luvas;
- Cinturão de segurança;
- Calçados;
- Roupas específicas.
Esses equipamentos podem ser descartáveis ou não. As particularidades vão depender do segmento da empresa e da área de atuação do profissional.
A lista completa de EPIs reconhecidos pelo Ministério do Trabalho é extensa e leva em consideração, além do do tipo do equipamento, também o tipo de proteção, que pode ser contra:
- Agentes cortantes;
- Agentes perfurantes;
- Agentes biológicos;
- Agentes químicos;
- Agentes mecânicos;
- Agentes térmicos;
- Agentes meteorológicos;
- Frio;
- Calor;
- Chamas;
- Umidade;
- Sabão e detergente;
- Baixa concentração de oxigênio;
- Choques elétricos;
- Gases e vapores;
- Luminosidade;
- Radiação;
- Ruídos;
- Impactos e quedas;
- Incêndios;
- Vibração.
Responsabilidades da empresa
Conforme citamos acima, a NR-6 atribui à empresa o fornecimento dos equipamentos de uso individual que protejam o trabalhador contra riscos à sua saúde e segurança no trabalho.
Outra responsabilidade da empresa empregadora é garantir a adequação dos dispositivos e seu estado de conservação. Ainda deve orientar o colaborador quanto ao uso e registrar seu fornecimento por meio de livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme a Portaria SIT n.º 107, de 25 de agosto de 2009.
Aí entra a importância de emitir uma ficha de entrega de EPI. Isso pode ser feito em papel ou com um modelo digital.
Responsabilidades do funcionário
Embora a empresa seja responsável por todos os fatores acima, o trabalhador também tem suas obrigações quanto ao uso do EPI. Por exemplo:
- Utilizar o equipamento somente para a finalidade a qual se destina;
- Comunicar quaisquer alterações ao empregador;
- Seguir as recomendações de uso da empresa.
Use a ficha de EPI para registrar também as incumbências dos colaboradores, atestando que se responsabilizam pelo uso correto dos equipamentos.
O que é CA na ficha de EPI?
Ainda segundo a Norma Reguladora Nº 6, CA é o número do Certificado de Aprovação referente a cada EPI. Esse número é uma garantia de qualidade emitida pelo Ministério do Trabalho por meio de um laudo. Isso significa que o equipamento em questão foi testado e aprovado conforme a legislação vigente para ser comercializado e utilizado.
Esses testes levam em consideração a resistência dos equipamentos a danos, se realmente protegem contra os agentes a que se propõem, entre outros fatores. Se o equipamento não passar no teste, ele não pode ser vendido no país e, portanto, não deve ser usado. Assim, também não recebe um número de CA.
Porém, o CA tem um prazo de validade e deve ter sua renovação solicitada quando essa data expirar. Ou seja, além do fornecimento do equipamento, a empresa é responsável por garantir que o Certificado de Aprovação daquele EPI esteja dentro da validade. Via de regra, esse prazo é de cinco anos após a emissão do laudo, mas a data pode ser alterada conforme avaliação dos órgãos fiscalizadores.
Atenção: EPIs que não tenham o Certificado de Aprovação emitido pelo Ministério do Trabalho não podem ser fornecidos aos funcionários. Portanto, solicite essa informação ao seu fornecedor no momento da compra para garantir que sua empresa está operando de acordo com a lei.
Como consultar o CA
Se você não sabe o número do Certificado de Aprovação dos EPIs da sua empresa, não se desespere! O próprio Ministério do Trabalho permite a consulta dessa informação aqui. Basta inserir o tipo do equipamento, o fabricante e o tipo de proteção para obter o número do CA.
É possível solicitar a renovação do Certificado de Aprovação, mas isso deve ser feito pela empresa distribuidora (fabricante ou importador) pelo menos 90 dias antes da data de validade.
Validade do EPI x validade do CA
Um ponto importante para ficar de olho é que a validade do equipamento de proteção individual é diferente da validade do CA. O primeiro é um prazo determinado pelo fabricante levando em consideração a vida útil do produto, assim como é feito com alimentos ou produtos de higiene. Já o prazo do Certificado de Aprovação é estipulado pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) após avaliação.
Ao comprar os EPIs para sua empresa, primeiro você deve se certificar de que eles possuem o número do CA (portanto, foram aprovados para uso pela legislação local) e que esse número está dentro da validade.
Depois de adquirir os equipamentos, certifique-se de que eles sejam usados até a data de validade informada pelo fabricante. Uma vez que os produtos tenham passado do prazo de vencimento, eles não são mais seguros para uso.
O que é ficha de EPI
Agora que você já sabe tudo sobre os equipamentos, é hora de compreender a importância da ficha de EPI para sua empresa. Enquanto os dispositivos protegem os colaboradores durante o trabalho, a ficha protege sua empresa do ponto de vista jurídico.
É um documento que registra e comprova a entrega dos equipamentos para cada colaborador, atestando que sua empresa está operando dentro da lei.
Além disso, em caso de acidentes, você pode usar a ficha para comprovar que sua empresa não tem responsabilidade sobre a ocorrência. Afinal, no que compete aos equipamentos de segurança, sua empresa tem provas de que foram fornecidos, seu uso foi orientado e que seus funcionários reconhecem o cumprimento das normas pela empresa.
Você ainda pode usar esse documento para histórico de quais funcionários receberam quais equipamentos. Assim, você tem um inventário dos EPIs fornecidos para cada colaborador e também da devolução, para acompanhamento em caso de desligamento ou de danos ao dispositivo.
A ficha de controle de EPI pode ser feita no formato de checklist, ou ainda incluir uma declaração de ciência dos funcionários. Tenha sempre um modelo de ficha de EPI pronto, e guarde cuidadosamente todas as fichas preenchidas.
Caso você opte por um sistema digital, como o Produttivo, suas fichas ficarão armazenadas em nuvem, para você não se preocupar com o espaço ocupado pelo papel. Outra vantagem desse tipo de armazenamento é que não há risco de perdas ou danos ao material.
Como fazer uma ficha de EPI
Conforme falamos ali em cima, a legislação permite que o registro seja feito eletronicamente e na forma de fichas ou livros. O importante é manter a documentação e garantir que ela contemple algumas informações padrão.
Veja o que deve constar na ficha de EPI e como preencher:
Cabeçalho
Essa informação pode ser igual em todas as fichas, deixando apenas um espaço em branco para preenchimento manual dos dados variáveis. Deve conter:
- Nome da empresa;
- CNPJ da empresa;
- Nome completo do colaborador;
- CPF do colaborador;
- Função ou cargo do colaborador;
- Departamento do colaborador (se houver);
- Data de admissão do colaborador;
- Número de matrícula ou registro do colaborador;
- Data do documento.
Listagem
Outro campo que deve ser preenchido manualmente, já que as informações vão mudar conforme a ficha. Você pode incluir:
- Equipamento;
- Fabricante e marca;
- Data da entrega;
- Data da devolução (se houver);
- Quantidade;
- Tamanho (se houver);
- CA.
Assinaturas
Reserve dois campos para assinatura: um do funcionário que está recebendo o EPI e outro para um representante da empresa.
Declaração
Esse campo é opcional. Nele, você pode incluir um breve termo de responsabilidade, formalizando que o colaborador reconhece o fornecimento dos equipamentos, responsabiliza-se pelo o uso correto e se compromete a comunicar a empresa em caso de danos. Você também pode incluir um campo para declaração de devolução. Mesmo equipamentos não descartáveis devem ser devolvidos à empresa para que esta garanta que o funcionário esteja usando um equipamento novo, não reutilizando um antigo.
Se sua empresa tem um departamento jurídico, é interessante que auxiliem na elaboração de uma declaração completa e em conformidade com a legislação.
Modelo de ficha de EPI
Você pode usar as dicas que demos acima para criar uma ficha de EPI em papel ou Word. Outra opção são os modelos fornecidos pelo Produttivo.
Ficha de EPI em Word
O Produttivo conta com o Kit EPI gratuito, que vem com ficha de EPI em Word, checklist, declaração de recebimento e cartilha de boas práticas.
O modelo pode ser preenchido no computador ou impresso. Olha só como fica:
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Ficha de EPI modelo digital
Para não depender da instabilidade do papel, que tal investir em um modelo digital de ficha de EPI? O Produttivo conta um modelo pronto para uso que é preenchido diretamente no celular ou tablet, e pode ser enviado automaticamente logo após o preenchido.
Conheça o modelo de ficha de EPI do Produttivo:
Com o Produttivo, é possível personalizar o formulário com as questões que fazem sentido para a sua empresa, e até customizar a ficha com logo e cores. Todo o preenchimento fica armazenado em nuvem, assim o gestor não perde nada.
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